Trong thời đại hiện đại, hạch toán chi phí phúc lợi cho nhân viên đang trở thành một yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp thu hút và duy trì nhân tài. Việc đầu tư vào các chế độ phúc lợi không chỉ giúp nâng cao sự hài lòng của nhân viên mà còn tăng cường hiệu quả lao động và giảm tỷ lệ nghỉ việc. Những chi phí này không chỉ đơn thuần là khoản chi tiêu mà còn là đầu tư vào tương lai bền vững của tổ chức. Hãy cùng AZTAX khám phá sâu hơn về vấn đề này nhé!
1. Pháp lý về hạch toán chi phí phúc lợi cho nhân viên
Theo Điều 6, Thông tư 78/2014/TT-BTC ngày 18/06/2014 của Bộ Tài chính về thuế TNDN:
- Chi phí phải thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định pháp luật.
- Đối với hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 20 triệu đồng (bao gồm thuế GTGT), thanh toán phải qua chứng từ không dùng tiền mặt.
Theo Thông tư số 151/2014/TT-BTC ngày 10/10/2014 của Bộ Tài chính về hướng dẫn thi hành Nghị định số 91/2014/NĐ-CP ngày 01/10/2014 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung và điều chỉnh một số điều tại các Nghị định quy định về thuế:
Tại Điều 1 Chương I sửa đổi, bổ sung điểm 2.31 Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 của Bộ Tài chính về khoản chi miễn trừ khi tính vào thu nhập chịu thuế. Các khoản chi không tương ứng với doanh thu tính thuế, trừ các khoản chi sau:
- Khoản chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động, bao gồm các khoản như chi đám hiếu, hỷ, nghỉ mát, hỗ trợ điều trị, học tập, thiên tai, tai nạn, khen thưởng học tập, và hỗ trợ chi phí đi lại trong dịp lễ tết, không được vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế trong năm tính thuế của doanh nghiệp.
- Lương bình quân thực tế trong năm được xác định bằng cách lấy quỹ lương thực hiện trong năm chia cho 12 tháng. Quỹ lương thực hiện trong năm được quy định tại tiết c, điểm 2.5, Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 của Bộ Tài chính.
Ví dụ: Công ty A mua hàng hóa làm quà cho con nhân viên vào dịp Quốc tế Thiếu nhi 1-6 với:
- Tổng chi phí 500.000 đồng/người;
- Tổng thu nhập 100.000.000 đồng/năm;
- Làm việc 12 tháng/năm.
Như vậy, ta có mức lương bình quân 1 tháng là 8.333.333 đồng/tháng.Xét khoản chi quà tặng 500.000 đồng, nhỏ hơn mức lương bình quân cá nhân theo tháng là 8.333.333 đồng. Chi phí này được tính vào chi phí trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN và được khấu trừ thuế GTGT. Tuy nhiên, công ty sẽ phải lập hóa đơn GTGT như hóa đơn bán hàng thông thường.
Bên cạnh đó, đối với mua hàng hóa làm quà tặng nhân viên nhân dịp lễ, sinh nhật có giá trị dưới 200.000 đồng/người thì doanh nghiệp có thể tổng hợp và lập chung thành một hóa đơn. (Theo Nghị quyết 119/2018/NĐ-CP).
2. Cách hạch toán chi phí phúc lợi cho nhân viên
Các chứng từ cần thiết để hạch toán chi phí phúc lợi cho nhân viên bao gồm:
- Có hợp đồng mua bán (nếu có);
- Có hóa đơn mua quà tặng;
- Có giấy tờ thanh toán (phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi);
- Có hoá đơn xuất khẩu (doanh nghiệp xuất);
- Danh sách nhân viên nhận quà được ký xác nhận;
- Quyết định công ty về quà tặng cho nhân viên;
- Quy chế tài chính và quy chế chi tiêu nội bộ tại doanh nghiệp.
2.1 Hạch toán trích lập quỹ khen thưởng phúc lợi:
Trong năm khi tạm trích quỹ khen thưởng, phúc lợi, ghi nhận:
- Nợ TK 421 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối
- Có TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3531, 3532, 3534).
Cuối năm, xác định quỹ khen thưởng, phúc lợi được trích thêm, ghi:
- Nợ TK 421 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối
- Có TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3531, 3532, 3534).
Tính tiền thưởng phải trả cho công nhân viên và người lao động khác trong doanh nghiệp, ghi nhận:
- Nợ tài khoản 3531 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi.
- Có tài khoản 334 – Nợ người lao động.
Dùng quỹ phúc lợi để chi trợ cấp khó khăn, chi cho công nhân viên và người lao động nghỉ mát, chi cho phong trào văn hóa, văn nghệ quần chúng, ghi:
- Nợ TK 3532 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi
- Có các TK 111, 112.
2.3 Doanh nghiệp không trích lập quỹ khen thưởng phúc lợi
Những khoản chi phí này có thể hạch toán vào chi phí quản lý hoặc bán hàng của doanh nghiệp:
- Nợ 641/642
- Nợ 133
- Có 331/111/112
3. Hạch toán chi phí thăm hỏi ốm đau
Khi doanh nghiệp nhận được tiền trợ cấp ốm đau, thai sản, dưỡng sức, phục hồi sức khỏe từ cơ quan bảo hiểm:
- Dựa vào báo cáo ngân hàng để thực hiện hạch toán:
- Nợ 1121: Tiền trợ cấp bảo hiểm cho NLĐ
- Có 3383: Phải trả khác cho NLĐ được hưởng chế độ
Khi doanh nghiệp chi trả tiền trợ cấp cho ốm đau, thai sản, dưỡng sức, phục hồi sức khỏe của người lao động:
- Dựa trên chứng từ thanh toán để hạch toán như sau:
TH1: Nếu doanh nghiệp chi trả tiền trợ cấp cho người lao động bằng tiền mặt
- Căn cứ vào phiếu chi, hạch toán:
- Nợ 338: Phải trả khác cho NLĐ được hưởng chế độ (Chi tiết TK 3383)
- Có 1111: Số tiền đã chi trả tiền trợ cấp cho người lao động
TH2: Nêu doanh nghiệp chi trả tiền trợ cấp cho người lao động bằng tiền gửi ngân hàng
- Căn cứ vào UNC, Phiếu báo Nợ của ngân hàng, hạch toan:
- Nợ 330: Phải trả khác cho NLĐ được hưởng chế độ (Chi tiết TK 3383)
- Có 1121: Số tiền đã chi trợ cấp cho người lao động
4. Hạch toán chi phí nghỉ mát cho nhân viên
Dựa trên Khoản 2, Điều 63, Thông tư số 200/2014/TT-BTC hướng dẫn hạch toán chi phí nghỉ mát cho nhân viên, quy trình hạch toán như sau:
- Nếu doanh nghiệp có quỹ phúc lợi và sử dụng quỹ này cho chi phí nghỉ mát:
- Nợ TK 353 (Quỹ khen thưởng, phúc lợi): Số tiền chi.
- Nợ TK 133 (Thuế GTGT được khấu trừ) (nếu có).
- Có TK 111, 112, 331 (Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, hoặc phải trả).
- Nếu doanh nghiệp không có quỹ phúc lợi và sử dụng vốn chủ sở hữu để chi cho nghỉ mát:
- Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp): Số tiền chi.
- Nợ TK 133 (Thuế GTGT được khấu trừ) (nếu có).
- Có TK 111, 112, 331 (Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, hoặc phải trả).
Tổng kết lại, việc hạch toán chi phí phúc lợi cho nhân viên không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là đầu tư chiến lược cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Quản lý chính sách phúc lợi hiệu quả sẽ giúp củng cố nền tảng nhân sự vững mạnh và thúc đẩy sự nghiệp ngày càng phát triển. Mọi thắc mắc, xin vui lòng liên hệ AZTAX qua hotline: 0932.383.089.
