Cách hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm chi tiết năm nhất 2026

Nắm vững cách hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm là kỹ năng quan trọng giúp kế toán xử lý chính xác các sai sót về giá, số lượng hoặc chiết khấu thương mại. Năm 2026, các quy định chứng từ đã có những cập nhật mới mà bạn không thể bỏ qua. Sau đây, AZTAX sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước định khoản để đảm bảo hồ sơ thuế của doanh nghiệp luôn minh bạch và đúng luật.

1. Các trường hợp phát sinh hóa đơn điều chỉnh giảm

Trong quá trình kinh doanh, đôi khi doanh nghiệp phải điều chỉnh hóa đơn đã phát hành nhằm đảm bảo thông tin giao dịch và kê khai thuế đúng đắn. Một số tình huống phổ biến cần lập hóa đơn điều chỉnh giảm bao gồm:

• Phát hiện sai sót trên hóa đơn: Nếu hóa đơn đã xuất cho khách hàng hoặc nhà cung cấp nhưng ghi nhầm số lượng, đơn giá hoặc tổng giá trị, doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh giảm để điều chỉnh lại doanh thu và thuế GTGT cho chính xác.
• Giảm giá hàng hóa sau khi bán: Khi doanh nghiệp quyết định giảm giá sản phẩm do lỗi kỹ thuật, chất lượng không đạt hoặc các lý do khác, cần lập hóa đơn điều chỉnh giảm để cập nhật doanh thu và thuế GTGT tương ứng.
• Thực hiện chiết khấu thương mại: Trong trường hợp có chương trình chiết khấu sau khi hóa đơn đã phát hành, doanh nghiệp phải lập hóa đơn điều chỉnh giảm để phản ánh giá trị chiết khấu và điều chỉnh thuế GTGT liên quan.
• Điều chỉnh doanh thu: Nếu doanh thu cần giảm sau khi hoàn tất quyết toán công trình, hợp đồng lắp đặt hoặc dịch vụ, doanh nghiệp phải lập hóa đơn điều chỉnh giảm để cập nhật doanh thu và thuế GTGT đúng với thực tế.

2. Cách hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm

Hướng dẫn hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm giúp doanh nghiệp xử lý chính xác các trường hợp thay đổi về giá trị giao dịch sau khi hóa đơn đã phát hành. Vậy trong từng tình huống cụ thể, kế toán phải ghi nhận ra sao để đảm bảo tính hợp lệ và tuân thủ quy định?

Khi doanh nghiệp cần điều chỉnh giảm doanh thu do hóa đơn đã phát hành, kế toán thực hiện hạch toán theo hướng dẫn sau:

2.1 Hạch toán bên bán

Trong các trường hợp như hóa đơn viết sai, hoặc điều chỉnh lại giá trị công trình, hợp đồng khi quyết toán thuế, kế toán ghi:

• Nợ TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
• Nợ TK 33311: Thuế GTGT phải nộp
• Có TK 111, 112, 131: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, hoặc phải thu khách hàng

2.2 Hạch toán bên mua

Khi hàng hóa vẫn còn trong kho, ghi giảm giá trị hàng hóa:

• Nợ TK 111, 112, 331: Tiền đã trả hoặc phải trả
• Có TK 156: Hàng hóa
• Có TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ

Nếu hàng hóa đã bán, ghi giảm giá vốn hàng bán:

• Nợ TK 111, 112, 331: Tiền đã trả hoặc phải trả
• Có TK 632: Giá vốn hàng bán
• Có TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ

Nếu hàng hóa đã sử dụng cho sản xuất, kinh doanh hoặc chi phí quản lý:

• Nợ TK 111, 112, 331: Tiền đã trả hoặc phải trả
• Có TK 154, 642…: Chi phí sản xuất, chi phí bán hàng hoặc chi phí quản lý
• Có TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ

Lưu ý: Trường hợp hóa đơn điều chỉnh giảm liên quan đến chiết khấu thương mại hoặc giảm giá hàng bán không áp dụng hạch toán theo các bút toán trên.

Xem thêm: Cách hạch toán hủy hóa đơn đầu ra chi tiết nhất

3. Ví dụ hạch toán hoá đơn điều chỉnh giảm

Hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm là một nghiệp vụ quan trọng trong quá trình rà soát và hoàn thiện số liệu kế toán, đặc biệt vào thời điểm khóa sổ cuối kỳ.

Việc điều chỉnh giảm các khoản chi phí phát sinh sai hoặc không còn phù hợp không chỉ giúp doanh nghiệp phản ánh đúng thực trạng tài chính mà còn đảm bảo tuân thủ quy định về thuế và kế toán.

Dưới đây là ví dụ về hạch toán hoá đơn điều chỉnh giảm:

Ngày 15/06/2022, công ty Y xuất hàng cho khách như sau:

Ngày 20/09/2022, công ty Y phát hiện sai đơn giá (giá thực tế của tủ lạnh Samsung là 11.500.000 nhưng kế toán lại viết là 12.000.000). => Kế toán lập biên bản điều chỉnh và xuất hóa đơn điều chỉnh giảm như sau:

Dựa vào hóa đơn điều chỉnh đó, các bạn hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm doanh thu, thuế GTGT như sau:

Bên bán:

Hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm Doanh thu và thuế GTGT phải nộp:

• Nợ TK 511: 7.500.000
• Nợ TK 33311: 750.000
• Có TK 131: 8.250.000

Bên mua:

Hạch toán Giảm giá trị hàng hóa và thuế GTGT (Vì hàng còn tồn kho):

• Nợ TK 111, 112, 331: 8.250.000
• Có TK 156: 7.500.000
• Có TK 1331: 750.000

Nếu hàng đó đã bán thì hạch toán Giảm giá vốn hàng bán:

• Nợ TK 111, 112, 331: 8.250.000
• Có TK 632: 7.500.000
• Có TK 1331: 750.000

4. Quy định về việc điều chỉnh giảm doanh thu

Quy định về việc điều chỉnh giảm doanh thu là nội dung quan trọng trong công tác kế toán và quản lý thuế. Việc giảm doanh thu phát sinh khi có các yếu tố như hàng bán bị trả lại, giảm giá sau bán hoặc phát hiện sai sót trong ghi nhận.

Doanh nghiệp cần nắm rõ nguyên tắc thực hiện đúng quy định và đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính.

Dựa trên điểm b, khoản 1, Điều 81 của Thông tư 200/2014/TT-BTC, các quy định về điều chỉnh giảm trong doanh thu được quy định như sau:

b) Việc điều chỉnh giảm doanh thu được thực hiện như sau:

– Khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại phát sinh cùng kỳ tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa dịch vụ được điều chỉnh giảm doanh thu của kỳ phát sinh;

– Trường hợp sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ từ các kỳ trước, đến kỳ sau mới phát sinh chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán hoặc hàng bán bị trả lại thì doanh nghiệp được ghi giảm doanh thu theo nguyên tắc:

+ Nếu sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ từ các kỳ trước, đến kỳ sau phải giảm giá, phải chiết khấu thương mại, bị trả lại nhưng phát sinh trước thời điểm phát hành Báo cáo tài chính, kế toán phải coi đây là một sự kiện cần điều chỉnh phát sinh sau ngày lập Bảng cân đối kế toán và ghi giảm doanh thu, trên Báo cáo tài chính của kỳ lập báo cáo (kỳ trước).

+ Trường hợp sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ phải giảm giá, phải chiết khấu thương mại, bị trả lại sau thời điểm phát hành Báo cáo tài chính thì doanh nghiệp ghi giảm doanh thu của kỳ phát sinh (kỳ sau).

Như vậy, việc điều chỉnh giảm doanh thu được thực hiện theo các quy định cụ thể sau đây:

• Đối với khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hoặc hàng bán bị trả lại trong cùng kỳ tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa dịch vụ, doanh thu của kỳ đó sẽ được điều chỉnh giảm.
• Đối với trường hợp sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ từ các kỳ trước và chỉ phát sinh chiết khấu thương mại, giảm giá sau khi đã lập Báo cáo tài chính, doanh nghiệp phải xem xét và điều chỉnh sự kiện này trong kỳ lập báo cáo trước đó bằng cách ghi giảm doanh thu.
• Nếu sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ phải giảm giá, chiết khấu thương mại, bị trả lại sau khi đã lập Báo cáo tài chính, thì doanh nghiệp sẽ ghi giảm doanh thu của kỳ phát sinh (kỳ sau).

Xem thêm: Dịch vụ kế toán cho doanh nghiệp

Xem thêm: Chi phí hóa đơn năm trước hạch toán vào năm sau được không?

5. Hướng dẫn xuất hóa đơn điều chỉnh giảm theo Nghị định 70

Việc xuất hóa đơn điều chỉnh giảm theo Nghị định 70 cần tuân thủ đúng trình tự và nội dung theo quy định nhằm tránh sai sót và rủi ro về thuế. Vậy doanh nghiệp cần thực hiện những bước nào khi lập hóa đơn điều chỉnh theo Nghị định này?

Theo quy định mới tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, quá trình lập hóa đơn điều chỉnh giảm được thực hiện qua các bước sau:

Bước 1: Rà soát và xác định lỗi sai

Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ lưỡng hóa đơn đã phát hành để phát hiện những thông tin chưa chính xác như: tên đơn vị, địa chỉ, mã số thuế, giá trị hàng hóa – dịch vụ, thuế suất, số tiền… Đồng thời xác định nguyên nhân và mức độ sai lệch của các nội dung này.

Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh và nêu rõ lý do giảm

Trên hệ thống hóa đơn điện tử, chọn số hóa đơn gốc có sai sót để tiến hành lập hóa đơn điều chỉnh giảm. Cần ghi đầy đủ lý do điều chỉnh giảm vào phần nội dung để đảm bảo minh bạch và dễ đối chiếu.

Bước 3: Ký số và gửi hóa đơn điều chỉnh

Nếu sử dụng hóa đơn điện tử những không có mã của cơ quan thuế, người bán sẽ ký số và chuyển hóa đơn cho bên mua. Trường hợp dùng hóa đơn có mã, hóa đơn cần gửi lên cơ quan thuế để được cấp mã trước khi chuyển đến người mua.

Bước 4: Kê khai thuế theo hóa đơn điều chỉnh

Cả bên bán và bên mua sẽ cập nhật điều chỉnh doanh thu, thuế GTGT đầu vào hoặc đầu ra tương ứng vào kỳ kê khai có phát sinh hóa đơn điều chỉnh. Đồng thời, dữ liệu hóa đơn điện tử cần được chuyển đúng định dạng theo quy định để đảm bảo tuân thủ nghĩa vụ với cơ quan thuế.

6. Lưu ý khi lập hóa đơn điều chỉnh giảm và các sai sót thường gặp

Khi thực hiện hóa đơn điều chỉnh giảm, doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định và tránh những sai lầm phổ biến để đảm bảo tuân thủ pháp luật và kê khai thuế chính xác.

Thời hạn và nghĩa vụ lập hóa đơn

• Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điều chỉnh giảm phải được lập trong vòng 7 ngày kể từ khi phát hiện sai sót hoặc thỏa thuận điều chỉnh.
• Doanh nghiệp cần cập nhật tờ khai thuế GTGT trong kỳ kê khai gần nhất, hoặc bổ sung nếu kỳ kê khai đã kết thúc.
• Việc chậm lập hóa đơn có thể bị xử phạt từ 4–8 triệu đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Chứng từ cần lưu trữ

• Mẫu hóa đơn điều chỉnh giảm: Phải nêu rõ lý do và tham chiếu hóa đơn gốc.
• Biên bản thu hồi hoặc biên bản điều chỉnh, có chữ ký của cả hai bên liên quan.
• Hóa đơn gốc và chứng từ liên quan: Hợp đồng, phiếu xuất kho, hoặc chứng từ liên quan khác.
• Tờ khai thuế GTGT và TNDN đã được điều chỉnh.

Những sai lầm phổ biến khi xử lý hóa đơn điều chỉnh

• Không lập biên bản điều chỉnh, khiến hóa đơn bị coi là không hợp lệ.
• Hạch toán sai tài khoản, ví dụ ghi nhầm vào TK 511 thay vì TK 521.
• Không cập nhật tờ khai thuế GTGT đúng hạn, dẫn đến nguy cơ bị truy thu thuế.
• Thiếu chứng từ liên quan, khiến chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN.

7. Các câu hỏi thường gặp

Câu 1: Hạch toán hóa đơn đầu vào điều chỉnh giảm là gì?

Hạch toán điều chỉnh giảm hóa đơn đầu vào là quy trình sửa đổi các hóa đơn đã nhận nhằm đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định thuế. Quy trình này ảnh hưởng trực tiếp đến sổ sách tài chính của doanh nghiệp và liên quan đến việc thanh toán thuế, đảm bảo rằng số tiền doanh nghiệp phải nộp cho cơ quan thuế là chính xác và hợp pháp.

Việc hạch toán điều chỉnh giảm hóa đơn đầu vào giúp doanh nghiệp điều chỉnh các sai sót trong hóa đơn, bảo đảm rằng các khoản chi phí và thuế GTGT được ghi nhận đúng cách và phù hợp với quy định hiện hành.

Câu 2: Thời điểm hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm là khi nào?

Thời điểm hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm được quy định bởi Thông tư 78/2014/TT-BTC. Theo đó, người bán có thể thông báo điều chỉnh cho từng hóa đơn hoặc nhiều hóa đơn điện tử có sai sót (sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT) và gửi thông báo đến cơ quan thuế bất kỳ thời điểm nào, nhưng không muộn hơn ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điều chỉnh.

Câu 3: Khi nào cần xuất hóa đơn điều chỉnh giảm?

Doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh giảm trong một số tình huống cụ thể nhằm đảm bảo số liệu kế toán và thuế khớp đúng với thực tế giao dịch. Các trường hợp phổ biến bao gồm:

Giảm giá hàng bán sau khi xuất hóa đơn

Khi hàng hóa sau khi giao bị lỗi, kém chất lượng hoặc không đạt thỏa thuận ban đầu, doanh nghiệp quyết định giảm giá cho khách hàng thì phải lập hóa đơn điều chỉnh giảm cho hóa đơn đã phát hành.

Áp dụng chiết khấu thương mại sau kỳ bán hàng

Nếu sau khi kết thúc chương trình bán hàng, tổng mức chiết khấu cho khách hàng vượt quá số đã giảm trước đó, người bán cần xuất hóa đơn điều chỉnh giảm tương ứng để cập nhật lại giá trị giao dịch.

Hóa đơn có sai sót

Theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, nếu hóa đơn điện tử (có mã hoặc không mã của cơ quan thuế) đã gửi cho người mua nhưng phát hiện sai sót về mã số thuế, thuế suất, giá trị hàng hóa, tiền thuế, quy cách hoặc chất lượng, doanh nghiệp có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế tùy theo mức độ sai lệch.

Câu 4: Hóa đơn điều chỉnh giảm có được phép ghi số âm không?

Dựa trên nội dung được nêu tại khoản 13, Điều 1 của Nghị định 70/2025/TT-BTC, cơ quan nhà nước đã hướng dẫn rõ quy tắc ghi nhận giá trị và hình thức thể hiện trên hóa đơn như sau:

Đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn điều chỉnh thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.

Vì vậy, khi phát hiện hóa đơn điện tử có sai lệch và cần thực hiện điều chỉnh giảm, doanh nghiệp sẽ thể hiện phần giá trị điều chỉnh bằng số âm, phản ánh đúng bản chất của nghiệp vụ và phù hợp với quy định thực tế.

Câu 5: Có cần điều chỉnh lại chi phí và giá vốn khi xuất hóa đơn điều chỉnh giảm không?

Có. Nếu việc điều chỉnh liên quan đến số lượng hàng hóa, doanh nghiệp cần đồng thời điều chỉnh giá vốn (TK 632) và hàng tồn kho (TK 156) để đảm bảo số liệu chính xác.

Câu 6: Hóa đơn điều chỉnh giảm có ảnh hưởng đến thuế GTGT không?

Có. Doanh nghiệp phải kê khai điều chỉnh giảm thuế GTGT đầu ra tương ứng với giá trị điều chỉnh trên hóa đơn theo quy định.

Có thể thấy, hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm tuy không phức tạp nhưng đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ quy định chặt chẽ. Nắm vững quy trình sẽ giúp doanh nghiệp duy trì tính minh bạch và hạn chế sai sót trong báo cáo tài chính. Đây cũng là bước quan trọng để tối ưu công tác kế toán và quản lý thuế. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ với AZTAX qua HOTLINE: 0932.383.089 để được tư vấn cụ thể hơn.

Xem thêm: Hóa đơn bị loại hạch toán thế nào?

Xem thêm: Cách kê khai và hạch toán hóa đơn thay thế khác kỳ, khách tháng