Thủ tục khắc dấu công ty mới thành lập nhanh nhất

Sau khi nhận được giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, việc khắc dấu cho công ty mới thành lập là một trong những bước thủ tục quan trọng đầu tiên để công ty có thể bắt đầu hoạt động. Vậy thủ tục khắc dấu công ty mới thành lập cần những gì? Bài viết sau đây sẽ giải đáp những thắc mắc về vấn đề trên. Kính mời các quý doanh nghiệp theo dõi bài viết này.

1. Cách làm con dấu pháp nhân cho công ty

Con dấu công ty là một yếu tố có tính pháp lý với mục đích nhận biết doanh nghiệp. Chúng được cấp sau khi doanh nghiệp hoàn tất thủ tục thành lập công ty hoặc sau khi thực hiện thủ tục thay đổi mẫu con dấu của doanh nghiệp. Con dấu có thể là vật được khắc chìm hoặc nổi theo yêu cầu, với mục đích tạo hình cố định trên văn bản, và thể hiện tính pháp lý cũng như tư cách pháp nhân của chủ sở hữu con dấu. Khi đóng con dấu lên văn bản, đây là việc xác lập giá trị pháp lý đối với văn bản đó.

Điều 43 Luật doanh nghiệp 2020 quy định về dấu của doanh nghiệp như sau:

“1. Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc đấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

2. Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.
3. Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành.

Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.”

Dấu công ty bao gồm một số loại như sau:

• Dấu tròn: Đây là loại dấu thể hiện giá trị pháp lý và khẳng định tính hợp pháp của doanh nghiệp. Dấu tròn là con dấu pháp nhân và phải được đăng ký tại cơ quan công an. Doanh nghiệp chỉ được sử dụng dấu tròn khi đã được cấp Giấy chứng nhận.
• Dấu vuông gồm các loại: Loại dấu này bao gồm dấu chức danh, dấu mã số thuế, dấu logo công ty, và tất cả đều có giá trị pháp lý sau khi đăng ký với Cơ quan đăng ký kinh doanh để công bố thông tin trên Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Các loại dấu này có thể được sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp mà không phải chịu sự quản lý của Cơ quan nhà nước.

Việc đăng ký mẫu dấu là quy trình cá nhân hoặc tổ chức sử dụng con dấu tiến hành đăng ký mẫu dấu với cơ quan đăng ký mẫu dấu theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp. Con dấu chỉ được coi là hợp pháp khi nó đã được đăng ký mẫu con dấu.

Có hai trường hợp doanh nghiệp có thể được cấp con dấu:

• Trong trường hợp đầu tiên: con dấu của doanh nghiệp sẽ chỉ được cấp sau khi đã hoàn tất đầy đủ các bước trong quá trình thành lập công ty.
• Trường hợp thứ hai: Doanh nghiệp có thể được cấp con dấu sau khi thực hiện thủ tục thay đổi con dấu doanh nghiệp.

2. Thủ tục khắc dấu công ty mới thành lập

2.1 Thủ tục khắc dấu pháp nhân cho doanh nghiệp:

Bước 1: Khắc con dấu pháp nhân

Sau khi doanh nghiệp được thành lập và nhận được Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (doanh nghiệp), doanh nghiệp cần tự đến cơ quan khắc dấu để làm con dấu pháp nhân cho công ty.

Thời gian cần thiết: Từ 01 – 02 ngày làm việc.

Bước 2: Đăng bố cáo để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia

Hồ sơ cần bao gồm:

• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.
• Thông báo việc sử dụng mẫu dấu của doanh nghiệp.
• Biên bản thông báo việc sử dụng mẫu dấu của doanh nghiệp, áp dụng cho công ty TNHH hai thành viên và công ty cổ phần.
• Hồ sơ quyết định cho việc thông báo việc sử dụng mẫu dấu của doanh nghiệp.

Thời gian xử lý hồ sơ: Từ 03 – 05 ngày làm việc.

2.2 Thủ tục đăng tải mẫu dấu công ty qua mạng điện tử

Bước 1: Tạo tài khoản đăng ký doanh nghiệp

Để tạo tài khoản trên cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia, bạn cần thực hiện các bước sau:

• Truy cập trang web: dangkykinhdoanh.gov.vn
• Đăng ký tài khoản đăng ký kinh doanh bằng cách gửi yêu cầu và file scan bản công chứng của chứng minh thư của người chủ tài khoản tới phòng đăng ký kinh doanh.

Sau khi gửi yêu cầu và tài liệu cần thiết, bạn sẽ nhận được thông báo từ Sở Kế hoạch và Đầu tư sau khoảng 1 ngày làm việc, cho phép bạn sử dụng tài khoản để nộp và ký hồ sơ.

Bước 2: Tạo hồ sơ thông báo mẫu dấu công ty

Để tạo hồ sơ thông báo mẫu dấu bạn cần thực hiện các bước sau:

• Thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu hoặc thông báo về thay đổi mẫu con dấu.
• Để ủy quyền, cá nhân cần nộp thông báo mẫu dấu (Người được ủy quyền) hoặc hợp đồng dịch vụ cùng giấy giới thiệu nếu ủy quyền cho tổ chức dịch vụ thông báo mẫu dấu.
• Yêu cầu kèm theo bản sao công chứng về chứng minh thư của người nộp hồ sơ.

Bước 3: Nhập thông tin và ký nộp hồ sơ

Doanh nghiệp tự nhập thông tin và quét hồ sơ, lưu trữ chúng dưới định dạng PDF, sau đó tải tệp hồ sơ đã quét vào thư mục tương ứng.

Để xác nhận, doanh nghiệp có thể ký hồ sơ bằng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc sử dụng chữ ký số điện tử (chữ ký số được sử dụng để nộp thuế trực tuyến cho công ty).

Sau quá trình xử lý trong khoảng 3-5 ngày làm việc, Sở Kế hoạch và Đầu tư sẽ đăng tải thông tin về mẫu con dấu của doanh nghiệp trên cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia và gửi thông báo về việc đăng tải mẫu con dấu của doanh nghiệp qua email cho người liên hệ.

2.3 Thủ tục tiến hành đăng ký dấu công ty trực tiếp tại cơ quan nhà nước:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký mẫu dấu cho doanh nghiệp

Chủ thể cần chuẩn bị các tài liệu sau đây:

• Thông báo việc sử dụng mẫu con dấu của doanh nghiệp.
• Thông báo về thay đổi mẫu con dấu hoặc số lượng con dấu của doanh nghiệp.
• Thông báo hủy mẫu con dấu của doanh nghiệp (nếu doanh nghiệp đăng ký mẫu con dấu mới).

Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký mẫu dấu

Trước khi sử dụng mẫu con dấu của doanh nghiệp, doanh nghiệp cần gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh tại tỉnh nơi có trụ sở chính của doanh nghiệp để thông báo về mẫu con dấu và yêu cầu đăng tải thông báo này trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Người đại diện theo pháp luật có thể gửi Thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu của doanh nghiệp trực tiếp tới Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi có trụ sở chính của doanh nghiệp.

Nếu hồ sơ đủ điều kiện, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành tiếp nhận hồ sơ.

Bước 3: Nhận kết quả

Khi nhận thông báo mẫu con dấu của doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy biên nhận cho doanh nghiệp và thực hiện đăng tải thông tin về mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Trong trường hợp doanh nghiệp đã nhận được thông báo về việc đăng tải thông tin về mẫu con dấu mới, thông báo về việc đăng tải thông tin về mẫu con dấu của doanh nghiệp từ các lần trước đó sẽ không còn hiệu lực.

2.4 Trường hợp ủy quyền cho người khác đến nhận con dấu

Để nhận con dấu, đại diện doanh nghiệp cần mang theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản gốc) và xuất trình CMND cho cơ quan công an. Ngoài ra, nếu đại diện hợp pháp của doanh nghiệp không thể trực tiếp đến nhận con dấu, có thể ủy quyền cho người khác đến nhận con dấu (Giấy ủy quyền phải có công chứng).

Xem thêm: Thủ tục đăng ký kinh doanh hộ cá thể

3. Các quy định thủ tục khắc dấu công ty mới thành lập

3.1 Điều kiện của công ty khắc dấu

Để thành lập công ty, công ty phải tuân thủ các điều kiện về trật tự an ninh theo Nghị định số 96/2016/NĐ-CP như sau:

• Người đứng đầu văn phòng đại diện, chi nhánh, hoặc công ty theo quy định phải có lý lịch rõ ràng và không thuộc vào các trường hợp bị cấm thành lập hoặc quản lý doanh nghiệp.
• Cơ sở kinh doanh phải đáp ứng các yêu cầu về trang thiết bị kỹ thuật, quy trình kinh doanh, và các tiêu chuẩn khác. Trụ sở thực hiện hoạt động kinh doanh phải tuân theo quy hoạch ngành nghề kinh doanh có điều kiện và không được đặt tại vị trí bị cấm theo quy định của luật pháp.
• Chỉ tổ chức và cá nhân Việt Nam hoạt động trong nước mới được tham gia kinh doanh sản xuất con dấu.
• Cơ sở kinh doanh phải có Giấy chứng nhận đủ điều kiện về an ninh, trật tự từ Cơ quan Công an cấp.

3.2 Hồ sơ thành lập công ty

Để thành lập doanh nghiệp, người muốn tổ chức cần chuẩn bị những tài liệu sau:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
• Điều lệ công ty.
• Danh sách cổ đông (nếu là công ty cổ phần) hoặc danh sách thành viên (nếu là công ty TNHH).
• Bản sao các giấy tờ như Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân, hoặc Hộ chiếu của thành viên hoặc cổ đông của công ty.
• Bản sao các giấy tờ như Quyết định thành lập, Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đối với tổ chức.
• Bản sao giấy tờ chứng thực cá nhân của người đại diện theo pháp luật.
• Giấy ủy quyền nếu nộp thông qua đại diện.

3.3 Hồ sơ xin cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện về an ninh, trật tự

Sau khi thành lập doanh nghiệp, để đủ điều kiện cho hoạt động khắc dấu, công ty cần chuẩn bị các tài liệu sau:

• Giấy đề nghị cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện về an ninh và trật tự.
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Bản khai lý lịch của người có trách nhiệm về trật tự và an ninh tại cơ sở kinh doanh.

4. Một số lưu ý về mẫu con dấu doanh nghiệp

Số lượng con dấu: Tùy chọn, do doanh nghiệp tự quyết định.

Mẫu con dấu: Bao gồm hình thức, kích thước, nội dung và màu mực. Mỗi doanh nghiệp phải đưa ra quyết định về hình thức, nội dung và kích thước con dấu.

• Hình thức con dấu có thể là hình tròn, hình đa giác hoặc hình dạng khác.

Trong nội dung mẫu con dấu, không sử dụng hình ảnh và ngôn ngữ:

• Biểu tượng quốc gia, quốc huy, và biểu tượng Đảng của Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
• Hình ảnh, biểu tượng, tên của nhà nước, cơ quan nhà nước, tổ chức vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp.
• Sử dụng từ ngữ, biểu tượng và hình ảnh phải tuân thủ các giá trị truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức, và bản sắc văn hóa của dân tộc Việt Nam.

Doanh nghiệp chịu trách nhiệm tự đảm bảo tính hợp pháp của mẫu con dấu. Cơ quan đăng ký kinh doanh không có trách nhiệm thẩm tra nội dung của mẫu con dấu của doanh nghiệp trong quá trình xử lý thủ tục thông báo mẫu con dấu.

Quy định về mẫu con dấu cho các doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01/07/2015:

• Nếu muốn tiếp tục sử dụng con dấu đã được cấp, doanh nghiệp có thể tiếp tục sử dụng mà không cần thông báo cho Cơ quan Đăng ký kinh doanh.
• Nếu doanh nghiệp muốn làm thêm con dấu mới hoặc thay đổi màu mực dấu, họ phải thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu theo hướng dẫn.
• Nếu doanh nghiệp muốn làm con dấu hoàn toàn mới, họ phải nộp lại con dấu cũ và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu. Cơ quan công an sẽ cấp Giấy biên nhận cho việc này.
• Trong trường hợp bị mất con dấu hoặc Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu, doanh nghiệp có thể làm con dấu mới, nhưng họ phải thông báo việc mất con dấu và mẫu Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu. Ngoài ra phải tìm hiểu kĩ các quy định thủ tục thành lập công ty về việc khắc con dấu để thực hiện suôn sẻ nhất.

5. Dịch vụ thành lập công ty tại AZTAX

Chào mừng bạn đến với AZTAX – đối tác tin cậy cho mọi nhu cầu về dịch vụ thành lập công ty. Tại AZTAX, chúng tôi không chỉ mang đến dịch vụ pháp lý mà còn là người bạn đồng hành tận tâm, hỗ trợ doanh nghiệp của bạn từ khâu khởi đầu.

Dịch vụ thành lập công ty của chúng tôi không chỉ giúp bạn vượt qua các thủ tục hành chính một cách nhẹ nhàng, mà còn tập trung vào việc hiểu rõ nhu cầu và mục tiêu kinh doanh của bạn. Đội ngũ chuyên gia tại AZTAX không chỉ là những chuyên gia vững về pháp lý và tài chính, mà còn là đồng đội đầy nhiệt huyết, luôn sẵn lòng hỗ trợ bạn xây dựng nền tảng vững chắc cho sự phát triển doanh nghiệp.

Chúng tôi cam kết không chỉ mang đến sự chuyên nghiệp mà còn tạo ra mối quan hệ đối tác bền vững. AZTAX không chỉ là nơi bạn lựa chọn để giải quyết các thủ tục pháp lý, mà còn là đồng hành trong hành trình phát triển doanh nghiệp của bạn. Chúng tôi luôn sẵn sàng lắng nghe, tư vấn và hỗ trợ bạn vượt qua mọi thách thức.

Hãy để AZTAX là người bạn đồng hành đáng tin cậy, giúp doanh nghiệp của bạn khởi đầu mạnh mẽ và tiến xa trên con đường thành công. Cùng chúng tôi, mỗi bước đi là một chặng đường trải nghiệm và thành công mới!

Việc khắc dấu cho công ty đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của bạn. Không chỉ đảm bảo tính cá nhân hóa cho các tài liệu và văn bản liên quan đến công ty mà còn đóng góp vào việc tăng cường uy tín và thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty. Chính vì thế mà thủ tục khắc dấu công ty mới thành lập mới trở nên quan trọng. Bài viết này mong muốn mang đến những thông tin hữu ích cho các doanh nghiệp quan tâm đến vấn đề này. Chúng tôi, AZTAX tự tin là đối tác chuyên nghiệp trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ thành lập công ty, cam kết đảm bảo giá cả hợp lý và thời gian xử lý nhanh chóng.

Xem thêm: Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty

Xem thêm: Thủ tục thành lập chi nhánh công ty

Xem thêm: Thủ tục thành lập công ty con