Mẫu đơn xin nghỉ không lương là văn bản giúp người lao động đề xuất với doanh nghiệp về việc nghỉ làm trong một khoảng thời gian nhất định mà không hưởng lương vì lý do cá nhân hoặc những nhu cầu cần thiết khác. Việc chuẩn bị đơn đầy đủ, rõ ràng sẽ giúp người lao động trình bày lý do nghỉ, thời gian nghỉ dự kiến và thuận tiện hơn trong quá trình xin phê duyệt. Vậy mẫu đơn xin nghỉ không lương cần có những nội dung gì, cách viết ra sao và cần lưu ý những quy định pháp luật nào khi thực hiện thủ tục? Cùng AZTAX tìm hiểu các mẫu đơn thông dụng, hướng dẫn cách viết chi tiết và những lưu ý quan trọng để quá trình xin nghỉ không lương diễn ra thuận lợi trong bài viết dưới đây.
1. Mẫu đơn xin nghỉ không lương chuẩn nhất 2026
Trong bối cảnh thị trường lao động ngày càng linh hoạt, nhu cầu tạm ngừng công việc để giải quyết những vấn đề cá nhân mà vẫn duy trì quan hệ lao động đang trở nên phổ biến hơn bao giờ hết. Năm 2026, cùng với các quy định mới về quan hệ lao động và quản trị nhân sự, việc sử dụng đơn xin nghỉ không lương cần tuân thủ các tiêu chuẩn cập nhật để vừa bảo đảm quyền lợi của người lao động, vừa giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả hoạt động sản xuất – kinh doanh.
2. Hướng dẫn cách viết đơn xin nghỉ không lương chi tiết nhất
Việc viết đơn xin nghỉ không lương đúng chuẩn là bước quan trọng để người lao động đảm bảo quyền lợi và sự chuyên nghiệp trong quá trình làm việc. Nội dung sau sẽ giải thích chi tiết các mục cần điền trong một mẫu đơn xin nghỉ không lương chuẩn năm 2026.
(1) Trước tiên, người lao động cần xác định rõ môi trường công tác của mình là doanh nghiệp, cơ quan nhà nước, tổ chức phi chính phủ hay đơn vị hành chính sự nghiệp… để lựa chọn cách viết đơn phù hợp nhất
(2) Việc nắm rõ cơ cấu tổ chức nội bộ sẽ giúp cho người viết xác định đúng bộ phận hay là cá nhân có thẩm quyền tiếp nhận và phê duyệt đơn nghỉ, tránh những sai sót không đáng có.
(3)(4) Trong phần kính gửi, cần ghi chính xác tên phòng ban hoặc người quản lý trực tiếp – đây là đơn vị sẽ xử lý đơn trước khi chuyển lên cấp cao hơn nếu cần.
(5) Lý do xin nghỉ cần được trình bày một cách chi tiết, rõ ràng và có căn cứ hợp lý. Một lý do thuyết phục, cụ thể sẽ giúp đơn được xem xét thuận lợi và tăng khả năng được chấp thuận.
(6) Nếu có người thay thế công việc trong khoảng thời gian nghỉ, bạn hãy ghi rõ thông tin của người này như là họ và tên, chức vụ, bộ phận, cùng với những thông tin liên hệ – điều này nhằm thể hiện trách nhiệm và sự chủ động của người làm đơn.
(7) Cuối cùng, nội dung bàn giao công việc cần được trình bày cụ thể: các đầu việc đang xử lý, tài liệu liên quan, thời điểm bàn giao và người nhận bàn giao. Càng chi tiết thì quá trình chuyển giao công việc càng trở nên dễ dàng và minh bạch.
Mẫu đơn xin nghỉ không lương nên thể hiện đầy đủ các nội dung trên để đảm bảo tính rõ ràng, chuyên nghiệp. Tùy từng đơn vị, người viết có thể linh hoạt điều chỉnh nội dung sao cho phù hợp với quy định nội bộ và tính chất công việc.
3. Các quyền lợi có thể bị ảnh hưởng khi nghỉ việc không hưởng lương
Khi nghỉ việc không hưởng lương, người lao động có thể bị ảnh hưởng đến một số quyền lợi liên quan đến bảo hiểm xã hội, chế độ ốm đau và ngày nghỉ phép năm.
Cụ thể:
- Bảo hiểm xã hội và các chế độ liên quan: Theo khoản 5 Điều 33 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, người lao động không hưởng tiền lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì thông thường không phải đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc trong tháng đó, trừ các trường hợp pháp luật quy định khác. Việc tham gia bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp cần được xem xét theo quy định riêng của từng loại bảo hiểm.
- Chế độ ốm đau: Người lao động không được hưởng chế độ ốm đau đối với thời gian bị ốm trùng với thời gian nghỉ không hưởng lương đã được người sử dụng lao động đồng ý. Vì vậy, người lao động nên kiểm tra thời gian nghỉ và điều kiện hưởng chế độ trước khi nộp hồ sơ.
- Ngày nghỉ phép năm: Thời gian nghỉ việc riêng không hưởng lương đã được người sử dụng lao động đồng ý được tính vào thời gian làm việc để tính số ngày nghỉ hằng năm nếu tổng thời gian nghỉ không hưởng lương không quá 1 tháng trong một năm. Nếu vượt quá thời gian này, phần vượt có thể không được tính theo quy định tại Điều 65 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
Lưu ý: Nghỉ việc không hưởng lương không đồng nghĩa với việc người lao động mất toàn bộ quyền lợi. Quyền lợi cụ thể phụ thuộc vào thời gian nghỉ, thỏa thuận với người sử dụng lao động và quy định pháp luật áp dụng.
Xem thêm: Lương nghỉ phép có tính bảo hiểm không?
4. Người lao động được nghỉ không hưởng lương tối đa bao nhiêu ngày?
Theo quy định của pháp luật lao động, số ngày nghỉ không hưởng lương phụ thuộc vào trường hợp nghỉ và thỏa thuận giữa người lao động với người sử dụng lao động. Vậy người lao động được nghỉ không lương tối đa bao nhiêu ngày và cần lưu ý những gì khi xin nghỉ? Cùng tìm hiểu quy định cụ thể dưới đây.
Theo Điều 115 Bộ luật Lao động 2019, người lao động được nghỉ không hưởng lương trong các trường hợp sau:
- Nghỉ 1 ngày: Khi ông, bà nội hoặc ngoại; anh, chị, em ruột qua đời; cha hoặc mẹ kết hôn; anh, chị, em ruột kết hôn. Người lao động phải thông báo với người sử dụng lao động.
- Nghỉ theo thỏa thuận: Với các lý do khác, người lao động có thể thỏa thuận với người sử dụng lao động về thời gian nghỉ không hưởng lương.
Ngoài ra, người lao động được nghỉ hưởng nguyên lương 3 ngày khi bản thân kết hôn; 1 ngày khi con kết hôn; và 3 ngày khi cha, mẹ, vợ, chồng hoặc con qua đời.
Thời gian hưởng chế độ ốm đau
Thời gian hưởng chế độ ốm đau phụ thuộc vào điều kiện làm việc và thời gian đóng bảo hiểm xã hội (BHXH). Theo Luật BHXH 2014, thời gian hưởng trong điều kiện thông thường được quy định như sau:
Làm việc trong điều kiện bình thường:
- Đóng BHXH dưới 15 năm: tối đa 30 ngày/năm.
- Từ đủ 15 năm đến dưới 30 năm: tối đa 40 ngày/năm.
- Từ đủ 30 năm trở lên: tối đa 60 ngày/năm.
Làm nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc làm việc tại nơi có phụ cấp khu vực theo quy định:
- Đóng BHXH dưới 15 năm: tối đa 40 ngày/năm.
- Từ đủ 15 năm đến dưới 30 năm: tối đa 50 ngày/năm.
- Từ đủ 30 năm trở lên: tối đa 70 ngày/năm.
Đối với người mắc bệnh thuộc danh mục bệnh cần chữa trị dài ngày, thời gian hưởng chế độ ốm đau được áp dụng theo quy định riêng.
Lưu ý: Luật BHXH 2014 đã được thay thế từ ngày 1/7/2025. Khi đăng tải bài viết, cần cập nhật các mốc thời gian hưởng chế độ ốm đau theo Luật BHXH 2024 để bảo đảm tính chính xác và cập nhật của nội dung.
Xem thêm: Nghỉ phép có được tính lương không?
5. Những điểm cần lưu ý khi soạn đơn xin nghỉ không lương
Khi soạn đơn xin nghỉ không lương, cần lưu ý các điểm sau để đảm bảo đơn chính xác, chuyên nghiệp và dễ được phê duyệt.
Dưới đây là những lưu ý quan trọng bạn nên biết trước khi hoàn thiện và gửi đơn.
- Tuân thủ cấu trúc và bố cục chuẩn: Đơn nên trình bày rõ ràng, mạch lạc theo cấu trúc chuẩn, giúp người xem dễ đọc, hiểu và tạo ấn tượng chuyên nghiệp.
- Trình bày lý do nghỉ cụ thể: Giải thích lý do nghỉ không lương một cách ngắn gọn nhưng đầy đủ, nêu rõ hoàn cảnh cá nhân, gia đình hoặc lý do sức khỏe cần tạm nghỉ.
- Ghi rõ nội dung công việc bàn giao: Đề cập chi tiết những công việc đã bàn giao cho người thay thế, đảm bảo quá trình chuyển giao suôn sẻ và không làm gián đoạn công việc.
- Kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp: Trước khi nộp, rà soát kỹ lưỡng để tránh lỗi chính tả, sai ngữ pháp. Điều này thể hiện sự cẩn trọng và tôn trọng người tiếp nhận.
- Đảm bảo thẩm mỹ và chuyên nghiệp: Sử dụng ngôn từ lịch sự, câu văn hoàn chỉnh và trình bày gọn gàng. Tránh dùng từ ngữ mơ hồ hoặc dễ gây hiểu nhầm, giúp đơn vừa thẩm mỹ vừa dễ tiếp nhận.
Việc tuân thủ những lưu ý trên không chỉ giúp đơn của bạn trở nên hoàn chỉnh, dễ đọc mà còn góp phần nâng cao khả năng được phê duyệt đúng theo mong muốn.
Việc soạn mẫu đơn xin nghỉ không lương đúng chuẩn và đầy đủ thông tin không chỉ giúp người lao động thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn đảm bảo quyền lợi hợp pháp trong thời gian nghỉ. Trước khi nộp đơn, bạn nên kiểm tra kỹ lý do nghỉ, thời gian dự kiến, và các nội dung bàn giao công việc để tránh sai sót.Hy vọng bài viết này, AZTAX mang đến thông tin hữu ích cho doanh nghiệp về mẫu đơn xin nghỉ không hưởng lương và cách viết đơn xin nghỉ không lương này. AZTAX luôn sẵn sàng tư vấn hỗ trợ và thực hiện thủ tục doanh nghiệp mong muốn để có được quy trình quản lý nhân sự và tính lương chính xác nhất.
Xem thêm: Trích trước tiền lương nghỉ phép
6. Các câu hỏi thường gặp
6.1 Có thời hạn nào để nộp đơn xin nghỉ không lương không?
Hầu hết các công ty yêu cầu nộp đơn trước ít nhất 5–7 ngày làm việc. Tuy nhiên, quy định có thể khác nhau tùy chính sách từng đơn vị. Bạn nên kiểm tra nội quy nội bộ hoặc liên hệ phòng nhân sự để nắm rõ thời hạn chính xác.
6.2 Lương của tôi có bị ảnh hưởng nếu xin nghỉ không lương không?
Có. Trong thời gian nghỉ không lương, người lao động sẽ không nhận được thu nhập cho những ngày nghỉ đó. Số ngày này sẽ được trừ trực tiếp vào lương tháng, tùy theo mức lương cơ bản và số ngày nghỉ thực tế của bạn.
6.3 Nếu đơn bị từ chối, tôi có thể nộp lại không?
Hoàn toàn có thể. Bạn nên chủ động liên hệ với người quản lý hoặc phòng nhân sự để hiểu rõ lý do từ chối. Sau đó, điều chỉnh các thông tin như ngày tháng hoặc lý do cho phù hợp và nộp lại đơn. Giao tiếp cởi mở sẽ giúp giải quyết vấn đề hiệu quả hơn.
6.4 Xin nghỉ ốm không hưởng lương có ảnh hưởng đến ngày phép năm không?
Có. Theo Điều 65 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, thời gian nghỉ ốm đau được tính vào thời gian làm việc để tính phép năm nếu tổng thời gian nghỉ không quá 2 tháng/năm. Thời gian nghỉ không hưởng lương được người sử dụng lao động đồng ý cũng được tính nếu tổng thời gian nghỉ không quá 1 tháng/năm.
6.5 Nghỉ không lương có phải đóng bảo hiểm xã hội không?
Có hoặc không, tùy số ngày nghỉ không lương trong tháng:
- Dưới 14 ngày làm việc: Thông thường vẫn đóng BHXH.
- Từ đủ 14 ngày làm việc trở lên: Thông thường không đóng BHXH tháng đó.
