Hóa đơn bán lẻ là chứng từ được lập khi người bán cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng nhưng không sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn điện tử. Loại hóa đơn này thường được dùng trong các giao dịch nhỏ lẻ, bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng. Dù không có giá trị khấu trừ thuế, hóa đơn bán lẻ vẫn là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp ghi nhận doanh thu, kiểm soát nội bộ và phục vụ cho việc đối chiếu, xác minh giao dịch khi cần thiết. Cùng AZTAX tìm hiểu nhé!
1. Hóa đơn bán lẻ là gì?
Hiện nay, pháp luật về thuế và hóa đơn chưa có hướng dẫn chính thức định nghĩa “hóa đơn bán lẻ”. Tuy nhiên, dựa trên Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, bổ sung bởi Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, có thể hiểu rằng hóa đơn bán lẻ là loại hóa đơn không được khấu trừ thuế, thường áp dụng cho các giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ nhỏ lẻ, có giá trị thấp và không bắt buộc phải lập hóa đơn GTGT.
Mục đích sử dụng hóa đơn bán lẻ chủ yếu bao gồm:
- Giao dịch hàng hóa, dịch vụ nhỏ lẻ: Áp dụng cho các cửa hàng, quán ăn, tiệm tạp hóa, nhà sách hoặc các dịch vụ nhỏ, nơi giá trị giao dịch thấp và không bắt buộc lập hóa đơn GTGT.
- Khách hàng không yêu cầu hóa đơn GTGT: Sử dụng khi khách hàng không cần hóa đơn GTGT để kê khai thuế, giúp doanh nghiệp và người mua thuận tiện trong việc thanh toán và ghi nhận doanh thu.
2. Mẫu hóa đơn bán lẻ Excel, Word, PDF mới nhất
Hiện nay, mẫu hóa đơn bán lẻ được sử dụng rất phổ biến trong các cửa hàng, hộ kinh doanh và đơn vị bán lẻ nhỏ lẻ. Bạn có thể tham khảo mẫu dưới đây và tải về để chỉnh sửa, in ấn và sử dụng phù hợp với nhu cầu kinh doanh của mình.
3. Hướng dẫn cách viết hóa đơn bán lẻ
Việc lập hóa đơn bán lẻ là bước quan trọng trong quản lý bán hàng và kê khai thuế cho doanh nghiệp, cửa hàng hay cá nhân kinh doanh. Hiểu đúng cách viết hóa đơn bán lẻ giúp đảm bảo chứng từ hợp lệ, đầy đủ thông tin và tránh sai sót khi kê khai với cơ quan thuế.
Dưới đây là hướng dẫn cách điền các mục trên hóa đơn bán lẻ một cách chi tiết và chuẩn xác:
- Thông tin người mua hàng: Ghi đầy đủ họ tên và địa chỉ của khách hàng.
- Hàng hóa, dịch vụ: Liệt kê tên từng mặt hàng bán. Nếu các dòng còn trống trên hóa đơn, cần gạch chéo phần trống để tránh sai sót.
- Đơn vị: Ghi đơn vị tính thực tế của sản phẩm, ví dụ cái, chiếc, kg…
- Số lượng: Ghi số lượng thực tế của hàng hóa hoặc dịch vụ đã bán cho khách lẻ.
- Đơn giá: Ghi giá bán lẻ của từng mặt hàng, không bao gồm thuế GTGT.
- Thành tiền: Ghi tổng tiền của từng mặt hàng (Đơn giá × Số lượng).
- Cộng: Ghi tổng số các cột số lượng, đơn giá và thành tiền của toàn bộ hóa đơn.
- Ngày tháng năm: Ghi chính xác ngày giao dịch bán hàng cho khách lẻ.
4. Quy định về mẫu hóa đơn bán lẻ hợp lệ
Hóa đơn bán lẻ chỉ được xem là hợp lệ khi được lập đúng quy trình và đảm bảo đầy đủ thông tin theo quy định.
Hóa đơn bán lẻ hay hóa đơn trực tiếp chỉ được coi là hợp lệ khi được lập đúng theo các nguyên tắc quy định. Cụ thể:
- Nội dung hóa đơn chính xác: Thể hiện đúng tên, loại hàng hóa hoặc dịch vụ mà cửa hàng, nhà cung cấp bán lẻ kinh doanh.
- Không tẩy xóa, sửa chữa: Hóa đơn viết sai không được phép tẩy xóa hay sửa chữa, tránh rủi ro bị lợi dụng và ảnh hưởng đến uy tín cửa hàng.
- Sử dụng mực đồng nhất và bền: Viết hóa đơn bằng một màu mực duy nhất, đảm bảo không phai mờ để dễ dàng lưu trữ và kiểm tra sau này.
- Lập hóa đơn đúng thời điểm: Hóa đơn phải được lập ngay khi bán hàng để phản ánh chính xác giao dịch.
Ngoài ra, hóa đơn bán lẻ cần cung cấp đầy đủ các thông tin sau:
- Số hóa đơn và ngày phát hành.
- Thông tin người mua và người bán.
- Số lượng và đơn giá của hàng hóa hoặc dịch vụ.
- Tổng cộng số tiền thanh toán.
- Giảm giá (nếu có).
- Chữ ký của người mua, người bán hoặc đại lý được ủy quyền.
5. Trên hóa đơn bán lẻ có thể hiện mã số thuế của người bán không?
Căn cứ Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy định chi tiết về nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn như sau:
1. Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn. Cụ thể như sau:
a) Tên hóa đơn là tên của từng loại hóa đơn quy định tại Điều 8 Nghị định này được thể hiện trên mỗi hóa đơn, như: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG, HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG KIÊM TỜ KHAI HOÀN THUẾ, HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG KIÊM PHIẾU THU, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG, HÓA ĐƠN BÁN TÀI SẢN CÔNG, TEM, VÉ, THẺ, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG DỰ TRỮ QUỐC GIA.
b) Ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
2. Tên liên hóa đơn áp dụng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
3. Số hóa đơn
a) Số hóa đơn là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn. Số hóa đơn được ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm có tối đa đến số 99 999 999. Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn. Riêng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thì số hóa đơn được in sẵn trên hóa đơn và người mua hóa đơn được sử dụng đến hết kể từ khi mua.
Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở được đồng thời cùng sử dụng một loại hóa đơn điện tử có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ một hệ thống lập hóa đơn điện tử thì hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn.
b) Trường hợp số hóa đơn không được lập theo nguyên tắc nêu trên thì hệ thống lập hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc tăng theo thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập, sử dụng một lần duy nhất và tối đa 8 chữ số.
4. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
Trên hóa đơn phải thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán theo đúng tên, địa chỉ, mã số thuế ghi tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã.
…
Như vậy, theo quy định, hóa đơn bán lẻ không chỉ cần thể hiện mã số thuế của người bán, mà còn phải ghi đầy đủ và chính xác tên, địa chỉ của người bán theo đúng thông tin được ghi nhận trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã hoặc Thông báo mã số thuế.
6. Xử lý hóa đơn được mua của cơ quan thuế đã lập như thế nào?
Trong quá trình kinh doanh, nhiều doanh nghiệp phát sinh nhu cầu mua hóa đơn của cơ quan thuế. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ cách xử lý những hóa đơn đã được lập để kê khai và hạch toán đúng quy định.
Theo Điều 26 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc xử lý hóa đơn mua của cơ quan thuế đã lập được quy định cụ thể như sau:
(1) Trường hợp hóa đơn đã lập nhưng chưa giao cho người mua, nếu phát hiện có sai sót, người bán phải gạch chéo tất cả các liên của hóa đơn và lưu giữ lại số hóa đơn đó.
(2) Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên hoặc địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế của người mua, hai bên chỉ cần lập biên bản điều chỉnh, không cần lập hóa đơn điều chỉnh mới.
(3) Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung cấp dịch vụ, hoặc hóa đơn đã lập nhưng cả hai bên chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai sót thì phải hủy bỏ hóa đơn. Người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của hóa đơn sai, trong biên bản cần nêu rõ lý do thu hồi. Sau đó, người bán gạch chéo các liên sai, lưu giữ lại hóa đơn và lập hóa đơn mới theo quy định.
(4) Trường hợp hóa đơn đã lập, đã giao hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, và cả hai bên đã kê khai thuế, nếu sau đó phát hiện sai sót thì người bán phải lập hóa đơn điều chỉnh sai sót.
Hóa đơn điều chỉnh cần ghi rõ nội dung điều chỉnh (tăng hoặc giảm) về số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất, tiền thuế giá trị gia tăng… kèm theo thông tin số và ký hiệu hóa đơn gốc.
Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh này, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh doanh thu, thuế đầu ra hoặc đầu vào tương ứng.
Lưu ý: Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
Trong trường hợp hai bên có thỏa thuận, trước khi lập hóa đơn điều chỉnh, có thể lập biên bản ghi rõ nội dung sai sót, sau đó người bán mới phát hành hóa đơn điều chỉnh theo quy định.
7. Một số lưu ý khi sử dụng hóa đơn bán lẻ
Khi sử dụng hóa đơn bán lẻ, doanh nghiệp và cửa hàng cần lưu ý một số điểm quan trọng để đảm bảo chứng từ hợp lệ, đầy đủ thông tin và tuân thủ đúng quy định thuế.
- Mẫu hóa đơn bán lẻ cần thể hiện đầy đủ thông tin của đơn vị bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, có thể kèm hoặc không kèm logo doanh nghiệp.
- Hóa đơn bán lẻ phổ biến hiện nay thường gồm 02 liên, trong đó người mua giữ 01 liên để phục vụ việc lưu trữ và quản lý giao dịch.
- Thông tin người mua hàng phải được ghi rõ ràng, chính xác gồm họ tên và địa chỉ nhằm thuận tiện cho việc theo dõi, đối chiếu.
- Tên hàng hóa, dịch vụ: Ghi đầy đủ tên mặt hàng, dịch vụ đã bán. Nếu không sử dụng hết các dòng trên hóa đơn, cần gạch chéo phần trống để tránh bị lợi dụng.
- Đơn vị tính: Ghi đơn vị thực tế như cái, chiếc, kg, thùng,…. Đối với hoạt động kinh doanh dịch vụ, có thể không cần đơn vị tính.
- Số lượng: Ghi rõ số lượng hàng hóa, sản phẩm bán ra thực tế.
- Đơn giá: Thể hiện giá bán thực tế của từng mặt hàng, không bao gồm thuế GTGT.
- Thành tiền: Là tổng giá trị của từng mặt hàng, tính bằng công thức số lượng × đơn giá.
- Cộng: Ghi tổng giá trị hàng hóa, dịch vụ đã bán — thể hiện bằng số và bằng chữ.
- Ngày, tháng, năm: Ghi đúng thời điểm phát sinh giao dịch bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ.
- Chữ ký: Người bán và người mua đều phải ký tên trên hóa đơn. Sau đó, người bán xé 01 liên giao cho khách hàng, giữ lại 01 liên để lưu trữ. Trường hợp sử dụng hóa đơn in, cần in 02 bản, cả hai bên cùng ký và mỗi bên giữ 01 bản để đối chiếu khi cần thiết.
Tóm lại, hóa đơn bán lẻ là chứng từ giao dịch phổ biến trong hoạt động kinh doanh nhỏ lẻ, giúp người bán và người mua xác nhận việc mua bán hàng hóa, dịch vụ một cách rõ ràng và minh bạch. Mặc dù không có giá trị pháp lý như hóa đơn tài chính, nhưng hóa đơn bán lẻ vẫn đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý doanh thu, chi phí và kiểm soát hoạt động kinh doanh của các hộ, cá nhân và cửa hàng nhỏ. Do đó, khi lập và sử dụng hóa đơn bán lẻ, cần đảm bảo đúng quy định, rõ ràng, trung thực để tránh rủi ro và tạo uy tín với khách hàng.
