Xuất hóa đơn cho cá nhân không có mã số thuế là tình huống phát sinh khá phổ biến trong hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ. Nếu không nắm rõ quy định về thông tin người mua và cách lập hóa đơn, doanh nghiệp rất dễ thực hiện sai và bị xử phạt. Bài viết của AZTAX giúp làm rõ trường hợp được xuất hóa đơn và cách thực hiện đúng theo quy định hiện hành.
1. Xuất hóa đơn cho cá nhân không có mã số thuế được không?
Có. Doanh nghiệp được phép xuất hóa đơn cho cá nhân không có mã số thuế, trong trường hợp người mua không có mã số thuế thì trên hóa đơn không bắt buộc phải thể hiện chỉ tiêu mã số thuế của người mua.
Quy định tại Điểm b Khoản 5 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, trường hợp người mua không có mã số thuế thì hóa đơn không cần ghi mã số thuế người mua.
Bên cạnh đó, theo Khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Điểm d Khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, một số trường hợp hóa đơn không phải thể hiện mã số thuế người mua bao gồm:
- Hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại cho người mua là cá nhân không kinh doanh.
- Hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh.
- Chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website hoặc hệ thống thương mại điện tử theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh và được xác định là hóa đơn điện tử.
- Hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không được lập theo quy định của Hiệp hội Vận tải Hàng không Quốc tế.
- Hóa đơn điện tử dưới hình thức tem, vé, thẻ.
- Hóa đơn điện tử đối với hoạt động kinh doanh casino và trò chơi điện tử có thưởng.
Như vậy, việc không ghi mã số thuế người mua trên hóa đơn trong các trường hợp nêu trên là phù hợp với quy định pháp luật về hóa đơn hiện hành.
Xem thêm: Thuế TNCN là gì?
Xem thêm: Luật quản lý thuế
2. Các nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử
Theo Khoản 1 Điều 3 trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính, hóa đơn điện tử được định nghĩa là một tập hợp các thông điệp dữ liệu liên quan đến việc bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Những thông điệp này được tạo ra, lập, gửi, nhận, và lưu trữ qua các phương tiện điện tử.
Hóa đơn điện tử được hình thành và xử lý thông qua hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi thực hiện giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ. Các hóa đơn này sẽ được lưu trữ trên máy tính của các bên tham gia giao dịch, đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật về giao dịch điện tử.
Các loại hóa đơn điện tử bao gồm: hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, và các hóa đơn khác như: vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm, phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng… Nội dung và hình thức của các hóa đơn này phải tuân thủ các quy chuẩn quốc tế và các quy định pháp lý hiện hành.
Đặc biệt, hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc xác định số hóa đơn theo trình tự liên tục và theo thời gian, với mỗi số hóa đơn chỉ được sử dụng một lần duy nhất.
Các nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử cần có một số thông tin cơ bản như sau:
- Tên, ký hiệu và mẫu số hóa đơn.
- Tên liên hóa đơn.
- Số hóa đơn.
- Thông tin người bán, bao gồm tên, địa chỉ và mã số thuế.
- Thông tin người mua, bao gồm tên, địa chỉ và mã số thuế.
- Chi tiết về hàng hóa/dịch vụ: tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền chưa thuế, thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng số tiền thuế GTGT và tổng giá trị thanh toán đã bao gồm thuế GTGT.
- Chữ ký của người bán và người mua.
- Thời điểm lập hóa đơn.
- Thời điểm ký số của hóa đơn điện tử.
- Mã cơ quan thuế (nếu có).
- Các khoản phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại và các thông tin khác (nếu có).
- Thông tin về tổ chức nhận in hóa đơn (tên, mã số thuế) nếu hóa đơn được cơ quan thuế đặt in.
- Số tiền được viết bằng chữ, số và loại tiền tệ trên hóa đơn.
Tuy nhiên, theo Khoản 14, Điều 10 của Nghị định 123, trong một số trường hợp nhất định, không cần đảm bảo đầy đủ tất cả các thông tin trên hóa đơn điện tử.
Xem thêm: Thuế nhập khẩu ưu đãi là gì?
3. Một số trường hợp HĐĐT không nhất thiết có đầy đủ các nội dung
Hóa đơn điện tử là công cụ quan trọng trong việc chứng minh giao dịch và thực hiện nghĩa vụ thuế trong môi trường kinh doanh hiện đại. Tuy nhiên, không phải lúc nào hóa đơn điện tử cũng cần phải bao gồm đầy đủ mọi thông tin, vì có những trường hợp đặc biệt mà một số nội dung có thể được giản lược hoặc không cần thiết phải có.
Hóa đơn điện tử trong một số trường hợp có thể không cần đầy đủ các nội dung theo quy định. Cụ thể:
- Hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua, kể cả trong trường hợp bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng nước ngoài. Nếu người mua là cơ sở kinh doanh và có thỏa thuận về việc ký điện tử, hóa đơn sẽ có chữ ký số của cả người mua và người bán.
- Hóa đơn điện tử phát sinh từ cơ quan thuế không yêu cầu có chữ ký số của cả người bán và người mua.
- Đối với các hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại cho cá nhân không kinh doanh, không cần phải ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua. Tương tự, khi bán xăng dầu cho cá nhân không kinh doanh, nhiều thông tin như số hóa đơn, mã số thuế của người mua và thuế suất VAT cũng không cần thiết.
- Hóa đơn điện tử đối với tem, vé, thẻ cũng không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán hoặc các thông tin như tên, địa chỉ, mã số thuế người mua, thuế suất VAT.
- Chứng từ điện tử về dịch vụ vận tải hàng không cho cá nhân không kinh doanh qua website hoặc hệ thống thương mại điện tử không bắt buộc phải có các thông tin như ký hiệu hóa đơn, số thứ tự, thuế suất VAT và mã số thuế người mua.
- Hóa đơn cho hoạt động xây dựng, lắp đặt, hoặc xây nhà bán theo tiến độ hợp đồng có thể không cần thể hiện đơn vị tính, số lượng hay đơn giá.
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ chỉ yêu cầu thể hiện thông tin về người nhận hàng, người xuất hàng, địa điểm kho và phương tiện vận chuyển, không cần ghi thuế, số tiền thanh toán.
- Hóa đơn Interline giữa các hãng hàng không cũng không cần có ký hiệu mẫu hóa đơn, tên, địa chỉ người mua và một số thông tin khác.
- Hóa đơn doanh nghiệp vận chuyển hàng không xuất cho đại lý theo báo cáo đối chiếu có thể không cần ghi đơn giá.
- Hóa đơn đối với các hoạt động của doanh nghiệp quốc phòng, an ninh phục vụ quốc phòng có thể không cần ghi đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
Những quy định này được nêu trong Khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nhằm linh hoạt hóa các yêu cầu về hóa đơn điện tử trong các tình huống cụ thể.
4. Có phải xuất hoá đơn khi cung cấp hàng mẫu không thu tiền không?
Đây là một vấn đề pháp lý phổ biến mà nhiều doanh nghiệp và cá nhân gặp phải, đặc biệt trong các ngành kinh doanh cần quảng bá sản phẩm qua mẫu thử. Dù không thu tiền trực tiếp, việc xuất hóa đơn trong trường hợp này vẫn có thể được yêu cầu tùy thuộc vào các quy định của pháp luật.
Quy định về việc lập hóa đơn đối với hàng hóa dùng làm hàng mẫu được nêu tại Khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:
Điều 4. Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ
1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.”
Do đó, theo quy định trên, việc lập hóa đơn vẫn là yêu cầu bắt buộc đối với hàng hóa được sử dụng làm hàng mẫu.
5. Có thể xuất hóa đơn với nhiều thuế suất thuế giá trị gia tăng không?
Theo quy định tại khoản 4 Điều 1 Nghị định 94/2023/NĐ-CP, khi cơ sở kinh doanh bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ áp dụng các mức thuế suất thuế giá trị gia tăng khác nhau, hóa đơn giá trị gia tăng phải ghi rõ thuế suất của từng mặt hàng, dịch vụ cụ thể.
Cụ thể:
- Khi cơ sở kinh doanh bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ với nhiều mức thuế suất khác nhau, hóa đơn cần thể hiện chi tiết thuế suất áp dụng cho từng sản phẩm, dịch vụ.
- Nếu cơ sở kinh doanh đã lập hóa đơn với thuế suất chưa giảm, các bên có thể điều chỉnh hóa đơn theo quy định pháp luật, điều chỉnh thuế đầu ra, đầu vào nếu có.
Ngoài ra, việc kê khai thuế đối với hàng hóa, dịch vụ được giảm thuế giá trị gia tăng cũng cần được thực hiện đúng theo mẫu biểu quy định.
Như vậy, hiện tại không có quy định cấm việc xuất hóa đơn với nhiều thuế suất, nhưng điều quan trọng là phải ghi rõ mức thuế suất áp dụng cho từng mặt hàng hoặc dịch vụ trên hóa đơn.
6. Mức phạt khi không lập hóa đơn
Trong hoạt động kinh doanh, việc lập và xuất hóa đơn đúng quy định là yêu cầu bắt buộc nhằm đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp của các giao dịch. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp và hộ kinh doanh vẫn còn lúng túng với những tình huống cụ thể như là: xuất hóa đơn không ghi mã số thuế người mua có bị phạt không, hay không lập hóa đơn khi phát sinh nghĩa vụ. Việc vi phạm các quy định liên quan đến hóa đơn không chỉ ảnh hưởng đến tính hợp lệ của chứng từ kế toán mà còn có thể bị xử phạt hành chính nghiêm khắc.
Mức phạt khi không lập hóa đơn cụ thể như sau:
- Phạt từ 4 đến 8 triệu đồng đối với hành vi lập hóa đơn nhưng không giao cho người mua, trừ trường hợp hóa đơn ghi rõ người mua không lấy hoặc hóa đơn được lập theo bảng kê (Theo Khoản 4, Điều 24, Nghị định 125/2020/NĐ-CP).
- Phạt từ 10 đến 20 triệu đồng đối với hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ có giá trị thanh toán từ 200.000 đồng trở lên. Để khắc phục, tổ chức hoặc cá nhân kinh doanh phải lập hóa đơn và giao cho người mua (Theo Khoản 5, Điều 24, Nghị định 125/2020/NĐ-CP).
Việc không lập hóa đơn đối với giao dịch có giá trị từ 200.000 đồng trở lên không chỉ vi phạm quy định pháp lý mà còn có thể dẫn đến mức xử phạt tài chính nặng. Để tránh những rủi ro pháp lý và bảo vệ quyền lợi kinh doanh, các cá nhân và tổ chức kinh doanh cần tuân thủ nghiêm ngặt việc lập và giao hóa đơn cho khách hàng.
Tóm lại, việc xuất hóa đơn cho cá nhân không có mã số thuế là hoàn toàn hợp pháp trong một số trường hợp cụ thể, như khi người mua không có mã số thuế hoặc khi cung cấp dịch vụ cho khách hàng quốc tế. Tuy nhiên, các doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định và đảm bảo việc lập hóa đơn đúng với từng tình huống để tránh vi phạm pháp luật. Nếu bạn có nhu cầu thuê dịch vụ kế toán hoặc có bất kỳ thắc mắc nào liên quan tới việc xuất hóa đơn cho cá nhân có cần ghi mã số thuế không, hãy liên hệ với AZTAX qua hotline 0932.383.089 để được tư vấn chi tiết nhé!
Xem thêm: Hướng dẫn báo cáo thuế thu nhập cá nhân
Xem thêm: Số điện thoại hỗ trợ thuế thu nhập cá nhân là số nào?
