Việc xuất hóa đơn cho cá nhân không có mã số thuế là một vấn đề không phải ai cũng rõ ràng, đặc biệt trong bối cảnh các quy định pháp lý ngày càng chặt chẽ. Đối với nhiều doanh nghiệp và cá nhân, điều này có thể dẫn đến sự hiểu lầm về thủ tục, cũng như những rủi ro về thuế. Mặc dù mã số thuế là yếu tố quan trọng khi phát hành hóa đơn, nhưng không phải lúc nào mọi cá nhân cũng có mã số này. Bài viết này AZTAX sẽ giúp bạn giải quyết thắc mắc về việc xuất hóa đơn cho cá nhân không có mã số thuế và giải pháp để thực hiện đúng cách.
1. Xuất hóa đơn cho cá nhân không có mã số thuế được không?
Trong các giao dịch thương mại, việc xuất hóa đơn là một yếu tố quan trọng để đảm bảo quyền lợi của cả người mua và người bán. Tuy nhiên, không phải ai cũng có mã số thuế, đặc biệt là những cá nhân không tham gia vào hoạt động kinh doanh. Vậy trong trường hợp này, liệu doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn cho cá nhân không có mã số thuế hay không?
Theo Khoản 5 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc ghi thông tin về tên, địa chỉ và mã số thuế của người mua trên hóa đơn điện tử (HĐĐT) được quy định như sau:
- Đối với người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế, các thông tin như tên, địa chỉ và mã số thuế của người mua phải được ghi chính xác theo các giấy tờ pháp lý như giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký thuế, giấy chứng nhận đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký chi nhánh, hộ kinh doanh hoặc hợp tác xã. Trong trường hợp tên, địa chỉ quá dài, có thể viết tắt một số từ thông dụng như: “Phường” thành “P”, “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Việt Nam” thành “VN”, v.v. Tuy nhiên, thông tin này phải đầy đủ và đảm bảo đúng với các giấy tờ đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.
- Nếu người mua không có mã số thuế, trên hóa đơn không cần ghi mã số thuế của người mua. Đặc biệt, trong một số trường hợp bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho người tiêu dùng cá nhân, theo quy định tại Khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, không cần ghi tên, địa chỉ của người mua trên hóa đơn. Khi bán hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng quốc tế, thông tin về địa chỉ người mua có thể thay thế bằng số hộ chiếu, giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch của khách hàng.
Như vậy, câu hỏi về xuất hóa đơn không có mã số thuế đã được giải đáp rõ ràng. Theo quy định trên, trong trường hợp bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ cho cá nhân không có mã số thuế, hóa đơn điện tử xuất cho cá nhân đó không bắt buộc phải ghi mã số thuế của khách hàng.
Xem thêm: Thuế TNCN là gì?
Xem thêm: Luật quản lý thuế
2. Các nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử
Theo Khoản 1 Điều 3 trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính, hóa đơn điện tử được định nghĩa là một tập hợp các thông điệp dữ liệu liên quan đến việc bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Những thông điệp này được tạo ra, lập, gửi, nhận, và lưu trữ qua các phương tiện điện tử.
Hóa đơn điện tử được hình thành và xử lý thông qua hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi thực hiện giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ. Các hóa đơn này sẽ được lưu trữ trên máy tính của các bên tham gia giao dịch, đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật về giao dịch điện tử.
Các loại hóa đơn điện tử bao gồm: hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, và các hóa đơn khác như: vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm, phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng… Nội dung và hình thức của các hóa đơn này phải tuân thủ các quy chuẩn quốc tế và các quy định pháp lý hiện hành.
Đặc biệt, hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc xác định số hóa đơn theo trình tự liên tục và theo thời gian, với mỗi số hóa đơn chỉ được sử dụng một lần duy nhất.
Các nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử cần có một số thông tin cơ bản như sau:
- Tên, ký hiệu và mẫu số hóa đơn.
- Tên liên hóa đơn.
- Số hóa đơn.
- Thông tin người bán, bao gồm tên, địa chỉ và mã số thuế.
- Thông tin người mua, bao gồm tên, địa chỉ và mã số thuế.
- Chi tiết về hàng hóa/dịch vụ: tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền chưa thuế, thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng số tiền thuế GTGT và tổng giá trị thanh toán đã bao gồm thuế GTGT.
- Chữ ký của người bán và người mua.
- Thời điểm lập hóa đơn.
- Thời điểm ký số của hóa đơn điện tử.
- Mã cơ quan thuế (nếu có).
- Các khoản phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại và các thông tin khác (nếu có).
- Thông tin về tổ chức nhận in hóa đơn (tên, mã số thuế) nếu hóa đơn được cơ quan thuế đặt in.
- Số tiền được viết bằng chữ, số và loại tiền tệ trên hóa đơn.
Tuy nhiên, theo Khoản 14, Điều 10 của Nghị định 123, trong một số trường hợp nhất định, không cần đảm bảo đầy đủ tất cả các thông tin trên hóa đơn điện tử.
Xem thêm: Thuế nhập khẩu ưu đãi là gì?
3. Một số trường hợp HĐĐT không nhất thiết có đầy đủ các nội dung
Hóa đơn điện tử là công cụ quan trọng trong việc chứng minh giao dịch và thực hiện nghĩa vụ thuế trong môi trường kinh doanh hiện đại. Tuy nhiên, không phải lúc nào hóa đơn điện tử cũng cần phải bao gồm đầy đủ mọi thông tin, vì có những trường hợp đặc biệt mà một số nội dung có thể được giản lược hoặc không cần thiết phải có.
Hóa đơn điện tử trong một số trường hợp có thể không cần đầy đủ các nội dung theo quy định. Cụ thể:
- Hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua, kể cả trong trường hợp bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng nước ngoài. Nếu người mua là cơ sở kinh doanh và có thỏa thuận về việc ký điện tử, hóa đơn sẽ có chữ ký số của cả người mua và người bán.
- Hóa đơn điện tử phát sinh từ cơ quan thuế không yêu cầu có chữ ký số của cả người bán và người mua.
- Đối với các hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại cho cá nhân không kinh doanh, không cần phải ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua. Tương tự, khi bán xăng dầu cho cá nhân không kinh doanh, nhiều thông tin như số hóa đơn, mã số thuế của người mua và thuế suất VAT cũng không cần thiết.
- Hóa đơn điện tử đối với tem, vé, thẻ cũng không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán hoặc các thông tin như tên, địa chỉ, mã số thuế người mua, thuế suất VAT.
- Chứng từ điện tử về dịch vụ vận tải hàng không cho cá nhân không kinh doanh qua website hoặc hệ thống thương mại điện tử không bắt buộc phải có các thông tin như ký hiệu hóa đơn, số thứ tự, thuế suất VAT và mã số thuế người mua.
- Hóa đơn cho hoạt động xây dựng, lắp đặt, hoặc xây nhà bán theo tiến độ hợp đồng có thể không cần thể hiện đơn vị tính, số lượng hay đơn giá.
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ chỉ yêu cầu thể hiện thông tin về người nhận hàng, người xuất hàng, địa điểm kho và phương tiện vận chuyển, không cần ghi thuế, số tiền thanh toán.
- Hóa đơn Interline giữa các hãng hàng không cũng không cần có ký hiệu mẫu hóa đơn, tên, địa chỉ người mua và một số thông tin khác.
- Hóa đơn doanh nghiệp vận chuyển hàng không xuất cho đại lý theo báo cáo đối chiếu có thể không cần ghi đơn giá.
- Hóa đơn đối với các hoạt động của doanh nghiệp quốc phòng, an ninh phục vụ quốc phòng có thể không cần ghi đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
Những quy định này được nêu trong Khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nhằm linh hoạt hóa các yêu cầu về hóa đơn điện tử trong các tình huống cụ thể.
4. Có phải xuất hoá đơn khi cung cấp hàng mẫu không thu tiền không?
Đây là một vấn đề pháp lý phổ biến mà nhiều doanh nghiệp và cá nhân gặp phải, đặc biệt trong các ngành kinh doanh cần quảng bá sản phẩm qua mẫu thử. Dù không thu tiền trực tiếp, việc xuất hóa đơn trong trường hợp này vẫn có thể được yêu cầu tùy thuộc vào các quy định của pháp luật.
Quy định về việc lập hóa đơn đối với hàng hóa dùng làm hàng mẫu được nêu tại Khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:
Điều 4. Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ
1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.”
Do đó, theo quy định trên, việc lập hóa đơn vẫn là yêu cầu bắt buộc đối với hàng hóa được sử dụng làm hàng mẫu.
5. Có thể xuất hóa đơn với nhiều thuế suất thuế giá trị gia tăng không?
Theo quy định tại khoản 4 Điều 1 Nghị định 94/2023/NĐ-CP, khi cơ sở kinh doanh bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ áp dụng các mức thuế suất thuế giá trị gia tăng khác nhau, hóa đơn giá trị gia tăng phải ghi rõ thuế suất của từng mặt hàng, dịch vụ cụ thể.
Cụ thể:
- Khi cơ sở kinh doanh bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ với nhiều mức thuế suất khác nhau, hóa đơn cần thể hiện chi tiết thuế suất áp dụng cho từng sản phẩm, dịch vụ.
- Nếu cơ sở kinh doanh đã lập hóa đơn với thuế suất chưa giảm, các bên có thể điều chỉnh hóa đơn theo quy định pháp luật, điều chỉnh thuế đầu ra, đầu vào nếu có.
Ngoài ra, việc kê khai thuế đối với hàng hóa, dịch vụ được giảm thuế giá trị gia tăng cũng cần được thực hiện đúng theo mẫu biểu quy định.
Như vậy, hiện tại không có quy định cấm việc xuất hóa đơn với nhiều thuế suất, nhưng điều quan trọng là phải ghi rõ mức thuế suất áp dụng cho từng mặt hàng hoặc dịch vụ trên hóa đơn.
6. Mức phạt khi không lập hóa đơn
Việc lập hóa đơn khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh. Theo quy định hiện hành, nếu không thực hiện đúng việc lập hóa đơn cho các giao dịch có giá trị từ 200.000 đồng trở lên, các tổ chức và cá nhân kinh doanh sẽ bị xử phạt hành chính.
Cụ thể như sau:
- Phạt từ 4 đến 8 triệu đồng đối với hành vi lập hóa đơn nhưng không giao cho người mua, trừ trường hợp hóa đơn ghi rõ người mua không lấy hoặc hóa đơn được lập theo bảng kê (Theo Khoản 4, Điều 24, Nghị định 125/2020/NĐ-CP).
- Phạt từ 10 đến 20 triệu đồng đối với hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ có giá trị thanh toán từ 200.000 đồng trở lên. Để khắc phục, tổ chức hoặc cá nhân kinh doanh phải lập hóa đơn và giao cho người mua (Theo Khoản 5, Điều 24, Nghị định 125/2020/NĐ-CP).
Việc không lập hóa đơn đối với giao dịch có giá trị từ 200.000 đồng trở lên không chỉ vi phạm quy định pháp lý mà còn có thể dẫn đến mức xử phạt tài chính nặng. Để tránh những rủi ro pháp lý và bảo vệ quyền lợi kinh doanh, các cá nhân và tổ chức kinh doanh cần tuân thủ nghiêm ngặt việc lập và giao hóa đơn cho khách hàng.
Tóm lại, việc xuất hóa đơn cho cá nhân không có mã số thuế là hoàn toàn hợp pháp trong một số trường hợp cụ thể, như khi người mua không có mã số thuế hoặc khi cung cấp dịch vụ cho khách hàng quốc tế. Tuy nhiên, các doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định và đảm bảo việc lập hóa đơn đúng với từng tình huống để tránh vi phạm pháp luật. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào liên quan tới việc xuất hóa đơn cá nhân không có mã số thuế, hãy liên hệ với AZTAX qua hotline 0932.383.089 để được tư vấn chi tiết.
Xem thêm: Hướng dẫn báo cáo thuế thu nhập cá nhân
Xem thêm: Số điện thoại hỗ trợ thuế thu nhập cá nhân là số nào?
