Báo cáo thuế thu nhập cá nhân là nội dung quan trọng giúp cá nhân và doanh nghiệp tổng hợp, đối chiếu và kê khai chính xác các khoản thu nhập chịu thuế theo quy định pháp luật. Việc lập báo cáo đầy đủ, đúng thời hạn không chỉ giúp hạn chế rủi ro sai sót, truy thu hay xử phạt hành chính mà còn đảm bảo quyền lợi về quyết toán và hoàn thuế cho người nộp thuế. Cùng AZTAX tìm hiểu ngay qua nội dung bài viết sau đây nhé!
1. Báo cáo thuế thu nhập cá nhân là gì?
Thuế thu nhập cá nhân là gì? Thuế thu nhập cá nhân là một loại thuế trực thu, áp dụng trực tiếp lên người có thu nhập. Đây là khoản tiền mà cá nhân phải trích nộp từ tiền lương, hoặc từ các nguồn thu khác, vào ngân sách nhà nước sau khi đã được giảm trừ theo quy định pháp luật.
Báo cáo thuế TNCN đơn giản có thể hiểu là quá trình khai báo các khoản thu nhập chịu thuế, được trích từ tiền lương hoặc các nguồn thu nhập khác, lên cơ quan Thuế, sau khi đã trừ đi các khoản giảm trừ hợp lệ.
Theo quy định của Luật Thuế TNCN, tổ chức, cá nhân chỉ cần thực hiện khai thuế khi có phát sinh khoản thu nhập chịu thuế trong kỳ tính thuế, ví dụ như từ tiền lương hoặc tiền công. Điều này có nghĩa là nếu trong tháng hoặc quý đó không phát sinh thu nhập chịu thuế TNCN, thì không cần phải nộp báo cáo thuế cho kỳ đó (dựa trên Nghị định 126/2020/NĐ-CP).
Đặc biệt, nếu có thu nhập phát sinh từ nhiều nguồn khác nhau và thuộc nhóm thu nhập chịu thuế, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện quyết toán thuế TNCN, dù có khấu trừ thuế hay không. Tuy nhiên, nếu trong kỳ, cá nhân hoặc tổ chức không trả lương cho bất kỳ người lao động nào, thì không cần phải nộp quyết toán thuế TNCN.
Xem thêm: Luật quản lý thuế 2019
2. Hồ sơ báo cáo thuế thu nhập cá nhân gồm những gì?
Căn cứ quy định tại Mục 8.4, Mục 9.1 và Mục 9.9 Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP, tùy theo hình thức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, doanh nghiệp và hộ kinh doanh có trách nhiệm nộp hồ sơ khai thuế TNCN theo tháng hoặc theo quý theo các biểu mẫu quy định tại Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung).
Cụ thể như sau:
Trường hợp khấu trừ thuế đối với tiền lương, tiền công
Đối với tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập từ tiền lương, tiền công, hồ sơ khai thuế TNCN bao gồm:
- Tờ khai thuế TNCN mẫu số 05/KK-TNCN, áp dụng cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công theo Thông tư 80/2021/TT-BTC, đã được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 40/2025/TT-BTC.
- Phụ lục mẫu 05-1/PBT-KK-TNCN – Bảng xác định số thuế TNCN phải nộp cho các địa phương được hưởng nguồn thu, áp dụng trong trường hợp người lao động làm việc tại đơn vị phụ thuộc hoặc địa điểm kinh doanh khác tỉnh với trụ sở chính của doanh nghiệp.
Trường hợp khấu trừ thuế đối với các khoản thu nhập khác
Áp dụng đối với các khoản thu nhập từ đầu tư vốn, chuyển nhượng chứng khoán, bản quyền, nhượng quyền thương mại, trúng thưởng; thu nhập của cá nhân cư trú, không cư trú và trường hợp doanh nghiệp nhận chuyển nhượng vốn của cá nhân không cư trú. Hồ sơ gồm:
- Tờ khai thuế TNCN mẫu số 06/TNCN, theo Thông tư 80/2021/TT-BTC, đã được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 40/2025/TT-BTC.
- Phụ lục bảng kê chi tiết cá nhân có thu nhập trong năm tính thuế, kê khai kèm hồ sơ khai thuế của tháng hoặc quý cuối cùng trong năm. Riêng thu nhập từ trúng thưởng xổ số điện toán, sử dụng mẫu 05-1/PBT-KK-TNCN theo quy định.
Trường hợp khấu trừ thuế đối với cá nhân làm đại lý, hưởng hoa hồng
Áp dụng cho cá nhân trực tiếp ký hợp đồng làm đại lý xổ số, đại lý bảo hiểm, bán hàng đa cấp hoặc có thu nhập từ phí tích lũy bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm không bắt buộc. Hồ sơ khai thuế gồm:
- Tờ khai thuế TNCN mẫu 01/XSBHĐC, áp dụng cho doanh nghiệp xổ số, bảo hiểm, bán hàng đa cấp chi trả hoa hồng cho cá nhân.
- Phụ lục mẫu 01-1/BK-XSBHĐC, là bảng kê chi tiết cá nhân phát sinh doanh thu từ hoạt động đại lý, kê khai vào hồ sơ tháng hoặc quý cuối cùng trong năm, theo Thông tư 80/2021/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 94/2025/TT-BTC.
Trường hợp khai thuế thay, nộp thuế thay cho cá nhân
Đối với các trường hợp tổ chức khai và nộp thuế thay cho cá nhân như: hợp tác kinh doanh với cá nhân, chi trả thưởng doanh số, chủ sở hữu sàn thương mại điện tử hoặc là đối tác của nền tảng số nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam, hồ sơ khai thuế tháng/quý bao gồm:
- Tờ khai mẫu 01/CNKD – Tờ khai thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, ban hành kèm theo Thông tư 40/2021/TT-BTC (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 40/2025/TT-BTC và Thông tư 94/2025/TT-BTC).
- Phụ lục mẫu 01-1/BK-CNKD – Bảng kê chi tiết hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.
- Bản sao hợp đồng hợp tác kinh doanh (áp dụng cho lần khai thuế đầu tiên của hợp đồng). Trường hợp cần thiết, cơ quan thuế có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu.
(Căn cứ điểm a khoản 1 Điều 16 Thông tư 40/2021/TT-BTC).
3. Hướng dẫn báo cáo thuế thu nhập cá nhân (Mẫu số 05/KK-TNCN)
Hướng dẫn kê khai thuế thu nhập cá nhân theo Mẫu số 05/KK-TNCN giúp người nộp thuế nắm rõ quy trình, cách điền biểu mẫu và các lưu ý quan trọng để đảm bảo tính chính xác, minh bạch. Đây là tài liệu cần thiết cho tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập trong việc thực hiện nghĩa vụ thuế đúng quy định pháp luật.
3.1 Kê khai thuế TNCN trực tiếp tại cơ quan Thuế
Doanh nghiệp sẽ tiến hành kê khai thuế trực tiếp tại cơ quan thuế địa phương và nộp hồ sơ thuế tại đây. Cơ quan thuế sẽ tiếp nhận và xử lý hồ sơ kê khai nếu tất cả thông tin đều hợp lệ.
3.2 Kê khai thuế TNCN trực tuyến
Với tính tiện lợi, chính xác và nhanh chóng, kê khai thuế trực tuyến đang ngày càng trở thành lựa chọn phổ biến. Doanh nghiệp có thể kê khai qua website của Tổng cục Thuế hoặc sử dụng phần mềm HTKK.
Kê khai qua website Tổng cục Thuế:
- Truy cập vào địa chỉ https://canhan.gdt.gov.vn/ và thực hiện đăng nhập vào tài khoản của bạn.
- Sau khi nhập đầy đủ thông tin yêu cầu, nhấn vào nút “Đăng nhập”. Khi đã đăng nhập thành công, chọn “Quyết toán thuế” và tiếp theo là “Kê khai trực tuyến”.
- Hệ thống sẽ hiển thị bảng thông tin tờ khai. Bạn chỉ cần điền thông tin cá nhân vào các ô yêu cầu.
- Sau khi điền đầy đủ, nhấn “Tiếp tục” để tờ khai thuế thu nhập cá nhân xuất hiện. Tiến hành điền thông tin vào tờ khai và nhấn “Hoàn thành kê khai”.
- Cuối cùng, chọn “Kết xuất XML” để tải file về máy tính và nhấn “Nộp tờ khai”. Sau khi nộp thành công, bạn đã hoàn thành quá trình kê khai thuế.
Kê khai qua phần mềm HTKK:
- Đăng nhập vào phần mềm HTKK, nhập mã số thuế cá nhân và nhấn “Đồng ý”.
- Chọn thuế TNCN, sau đó chọn mẫu tờ khai khấu trừ thuế TNCN (Mẫu 05/KK-TNCN).
- Chọn hình thức kê khai theo quý hoặc tháng bằng cách tích chọn ô tương ứng, chọn quý (1/2/3/4) và nhấn “Đồng ý”.
- Tiến hành kê khai các chỉ tiêu trong tờ khai.
- Sau khi nhập xong, nhấn “Ghi” và kết xuất file XML.
Lưu ý quan trọng: Trước khi thực hiện kê khai thuế TNCN, nếu kê khai theo quý, bạn cần lập bảng tính tổng thuế TNCN cho từng quý, dựa trên bảng tính thuế TNCN hàng tháng. Nếu kê khai theo tháng, bạn cần hoàn thành tờ khai tính thuế TNCN cho tháng trước. Sau khi hoàn tất các bước chuẩn bị, bạn có thể tiếp tục kê khai qua phần mềm HTKK.
Xem thêm: Danh sách tổng đài hỗ trợ thuế thu nhập cá nhân
Xem thêm: Điều kiện được hưởng thuế nhập khẩu ưu đãi
Xem thêm: Xuất hóa đơn không có mã số thuế được không?
4. Xác định hình thức kê khai thuế TNCN theo tháng/quý
Việc xác định hình thức kê khai thuế thu nhập cá nhân theo tháng hoặc theo quý đóng vai trò quan trọng giúp doanh nghiệp và cá nhân tuân thủ đúng quy định pháp luật thuế. Căn cứ vào doanh thu, số lao động và tình hình thực tế, người nộp thuế cần lựa chọn phương thức kê khai phù hợp để vừa đảm bảo nghĩa vụ thuế, vừa tối ưu thời gian và quy trình quản lý.
Cách xác định hình thức kê khai thuế TNCN:
- Kê khai thuế theo tháng: Áp dụng khi số thuế TNCN phải nộp mỗi tháng vượt quá 50 triệu đồng.
- Kê khai thuế theo quý: Áp dụng khi số thuế TNCN phải nộp mỗi tháng thấp hơn 50 triệu đồng.
Mặc dù có quy định này, doanh nghiệp vẫn có thể linh hoạt chọn hình thức kê khai thuế TNCN. Cụ thể, nếu doanh nghiệp kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo quý, họ cũng có thể lựa chọn kê khai thuế TNCN theo quý.
Những điểm cần lưu ý:
- Theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP, nếu doanh nghiệp đang kê khai thuế TNCN theo quý nhưng thực tế thuộc diện phải kê khai theo tháng, họ cần chuyển sang kê khai theo tháng bắt đầu từ tháng đầu tiên của quý kế tiếp.
- Kê khai quyết toán thuế TNCN: Áp dụng đối với tổ chức hoặc cá nhân có thu nhập chịu thuế TNCN. Dù có khấu trừ thuế hay không, nếu tổ chức hoặc cá nhân thực hiện quyết toán thuế thay cho người lao động có ủy quyền, vẫn phải hoàn thành thủ tục này.
Do đó, các cá nhân và doanh nghiệp, đặc biệt là những người kinh doanh, cần lưu ý để thực hiện kê khai chính xác theo quy định.
5. Thời hạn nộp báo cáo thuế thu nhập cá nhân
Thời hạn nộp báo cáo thuế thu nhập cá nhân là mốc thời gian quan trọng mà người nộp thuế và doanh nghiệp cần tuân thủ để tránh bị xử phạt. Việc nắm rõ quy định về thời gian kê khai, quyết toán thuế TNCN giúp người lao động cũng như tổ chức chi trả thu nhập thực hiện đúng nghĩa vụ, đồng thời đảm bảo quyền lợi về hoàn thuế hoặc khấu trừ thuế hợp lý.
Cụ thể:
- Kê khai thuế theo tháng: Nếu doanh nghiệp kê khai thuế theo tháng, báo cáo thuế TNCN phải được nộp trong vòng 20 ngày đầu của tháng tiếp theo.
Ví dụ: Báo cáo thuế tháng 4/2025 phải được nộp chậm nhất vào ngày 20/05/2025. - Kê khai thuế theo quý: Đối với kê khai theo quý, thời gian nộp báo cáo thuế TNCN là vào ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo.
Ví dụ: Báo cáo thuế quý 3/2025 cần được nộp chậm nhất vào ngày 31/10/2025. - Quyết toán thuế TNCN: Thời hạn quyết toán thuế TNCN là trong vòng 90 ngày kể từ đầu năm sau. Do đó, bạn có thời gian 3 tháng đầu năm để hoàn thành quyết toán thuế.
Ví dụ: Quyết toán thuế TNCN cho năm 2025 phải được nộp chậm nhất vào ngày 31/03/2026.
Việc lên kế hoạch và chuẩn bị nộp báo cáo thuế TNCN kịp thời không chỉ giúp bạn tránh được các rủi ro mà còn đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật.
6. Mức phạt nộp chậm báo cáo thuế thu nhập cá nhân
Việc nộp báo cáo thuế thu nhập cá nhân đúng hạn là nghĩa vụ quan trọng của người nộp thuế. Nếu chậm trễ, cá nhân hoặc doanh nghiệp sẽ bị xử phạt hành chính theo quy định pháp luật. Bài viết này sẽ giúp bạn nắm rõ mức phạt nộp chậm báo cáo thuế thu nhập cá nhân, từ đó chủ động tuân thủ và tránh rủi ro không đáng có.
Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức phạt đối với hành vi nộp chậm báo cáo thuế thu nhập cá nhân (TNCN) sẽ tùy vào thời gian trễ hạn. Cụ thể như sau:
| STT | Thời gian chậm nộp | Mức phạt |
| 1 | 1-5 ngày, có tình tiết giảm nhẹ | Cảnh cáo |
| 2 | 1-30 ngày | 2.000.000 – 5.000.000đ |
| 3 | 31-60 ngày | 5.000.000 – 8.000.000đ |
| 4 | 61-90 ngày hoặc trên 90 ngày (không phát sinh số thuế phải nộp) | 8.000.000 – 15.000.000đ |
| 5 | Trên 90 ngày, có phát sinh số thuế phải nộp và đã nộp đủ thuế, tiền chậm nộp trước khi cơ quan Thuế tiến hành thanh kiểm tra | 15.000.000 – 25.000.000đ |
Lưu ý: Dự kiến trong năm 2025, Bộ Tài chính sẽ điều chỉnh Luật Thuế Thu Nhập Cá Nhân, có thể làm thay đổi mức phạt.
Nếu bạn quên hoặc nộp báo cáo thuế sau 90 ngày (hoặc sau hạn gia hạn), cơ quan Thuế có thể xem đây là hành vi trốn thuế và phạt từ 1 đến 3 lần số thuế trốn, tùy thuộc vào tình tiết tăng nặng hoặc giảm nhẹ.
7. Cách tra cứu tờ khai quyết toán thuế điện tử
Việc tra cứu giúp người nộp thuế kịp thời phát hiện và điều chỉnh những sai sót có thể phát sinh, đồng thời thuận tiện trong việc theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân.
Quy trình tra cứu được thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Vào mục Tra cứu và chọn Tra cứu QTT
- Bước 2: Chọn loại Tờ khai → nhập ngày gửi → bấm Tra cứu
- Bước 3: Xem kết quả được hiển thị
8. Các câu hỏi thường gặp về kê khai thuế TNCN từ tiền lương, tiền công
Câu 1: Doanh nghiệp nào được báo cáo thuế TNCN theo quý?
Doanh nghiệp, tổ chức chi trả thu nhập thuộc diện khai thuế GTGT theo quý thì được lựa chọn khai thuế TNCN theo quý. Ngược lại, nếu khai GTGT theo tháng thì phải khai TNCN theo tháng.
Câu 2: Doanh nghiệp mới thành lập có bắt buộc báo cáo thuế TNCN ngay không?
Doanh nghiệp mới thành lập chỉ phải báo cáo thuế TNCN khi có phát sinh chi trả thu nhập và khấu trừ thuế. Nếu chưa trả lương hoặc chưa khấu trừ thuế TNCN thì chưa cần nộp tờ khai.
Câu 3: Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh thì báo cáo thuế TNCN thế nào?
Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh thì báo cáo thuế TNCN được thực hiện như sau:
- Trường hợp chi nhánh cùng tỉnh với trụ sở chính: Doanh nghiệp khai và nộp thuế TNCN tập trung tại trụ sở chính, tổng hợp toàn bộ thu nhập và số thuế TNCN đã khấu trừ của người lao động tại trụ sở và các chi nhánh.
- Trường hợp chi nhánh khác tỉnh với trụ sở chính: Doanh nghiệp vẫn khai thuế TNCN tại trụ sở chính, nhưng phải lập phụ lục phân bổ số thuế TNCN cho từng địa phương nơi có chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh. Việc phân bổ được thực hiện theo mẫu 05-1/PBT-KK-TNCN theo quy định.
Lưu ý: Việc khai và phân bổ đúng địa phương là căn cứ để cơ quan thuế xác định nguồn thu ngân sách và tránh rủi ro bị truy thu, xử phạt do kê khai sai nơi nộp thuế.
Câu 4: Không phát sinh khấu trừ thuế TNCN có phải nộp báo cáo không?
Không. Trường hợp không phát sinh khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) trong kỳ thì doanh nghiệp không bắt buộc phải nộp báo cáo/ hồ sơ khai thuế TNCN theo tháng hoặc quý.
Lưu ý quan trọng:
- Chỉ khi có chi trả thu nhập và phát sinh khấu trừ thuế TNCN thì mới phải nộp tờ khai.
- Quy định này chỉ áp dụng cho báo cáo theo tháng/quý, không áp dụng cho quyết toán thuế TNCN năm. Cuối năm, doanh nghiệp vẫn phải quyết toán nếu thuộc diện phải quyết toán theo quy định.
Câu 5: Báo cáo thuế thu nhập cá nhân năm 2026 cần lưu ý gì?
Cục thuế Bình Dương đã ban hành Công văn 1000/CTBDU-TTHT 2024, hướng dẫn một số điểm quan trọng trong báo cáo thuế thu nhập cá nhân:
- Khai thuế theo tháng hoặc quý: Người nộp thuế có thể chọn khai thuế thu nhập cá nhân theo quý nếu đủ điều kiện khai thuế giá trị gia tăng theo quý.
- Khấu trừ thuế đối với người lao động tại tỉnh khác: Đơn vị chi trả thu nhập cho người lao động tại địa điểm khác tỉnh cần khấu trừ thuế và nộp hồ sơ khai thuế theo mẫu 05/KK-TNCN, nộp thuế vào ngân sách địa phương.
- Cá nhân phải khai thuế trực tiếp: Các cá nhân có thu nhập từ nước ngoài, tổ chức quốc tế, đại sứ quán tại Việt Nam hoặc nhận cổ phiếu thưởng cần khai thuế trực tiếp.
Lưu ý: Theo Nghị định 91/2022/NĐ-CP, nếu không phát sinh khấu trừ thuế thu nhập cá nhân trong tháng/quý, tổ chức, cá nhân không phải nộp hồ sơ khai thuế TNCN.
Tóm lại, việc thực hiện báo cáo thuế thu nhập cá nhân đúng quy định, đúng thời hạn và đúng mẫu biểu không chỉ giúp doanh nghiệp, tổ chức chi trả thu nhập tuân thủ pháp luật thuế mà còn hạn chế tối đa rủi ro bị xử phạt, truy thu hay phát sinh tiền chậm nộp. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến thuế thu nhập cá nhân, vui lòng liên hệ AZTAX để được hỗ trợ và tư vấn chi tiết nhé!
Xem thêm: Dịch vụ báo cáo thuế giá rẻ
