Báo cáo thuế thu nhập cá nhân là một nhiệm vụ quan trọng đối với mọi cá nhân có thu nhập chịu thuế, giúp họ tuân thủ đúng các quy định pháp lý và đảm bảo quyền lợi tài chính của mình. Việc thực hiện báo cáo thuế không chỉ là nghĩa vụ mà còn là cách để mỗi người đóng góp vào ngân sách nhà nước, hỗ trợ phát triển kinh tế xã hội. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu các thông tin cơ bản và những lưu ý quan trọng liên quan đến việc báo cáo thuế thu nhập cá nhân.
1. Tổng quan thuế thu nhập cá nhân
Thuế thu nhập cá nhân là loại thuế trực thu, tức là được tính dựa trên thu nhập của cá nhân sau khi đã trừ đi các khoản thu nhập được miễn thuế và các khoản giảm trừ gia cảnh theo quy định của pháp luật. Các quy định này bao gồm Luật thuế thu nhập cá nhân và các văn bản hướng dẫn có liên quan.

1.1 Khái niệm thuế thu nhập cá nhân
Thuế thu nhập cá nhân là một loại thuế trực thu, áp dụng trực tiếp lên người có thu nhập. Đây là khoản tiền mà cá nhân phải trích nộp từ tiền lương, hoặc từ các nguồn thu khác, vào ngân sách nhà nước sau khi đã được giảm trừ theo quy định pháp luật.
Hiện nay, thuế thu nhập cá nhân không áp dụng đối với những cá nhân có thu nhập thấp hơn mức quy định phải đóng thuế. Điều này giúp tạo ra một hệ thống thuế công bằng và giảm chênh lệch giữa các tầng lớp trong xã hội.
Với cá nhân không có người phụ thuộc thì phải nộp thuế thu nhập khi tổng thu nhập vượt quá 11 triệu đồng/tháng, sau khi đã trừ các khoản bảo hiểm bắt buộc theo quy định và các khoản đóng góp khác như từ thiện, nhân đạo, và khuyến học.
Công thức tính thuế TNCN:
Thuế TNCN phải nộp = Thu nhập tính thuế × Thuế suất TNCN
Khoản thuế TNCN này đánh vào đối tượng là những người có thu nhập cao. Thông thường doanh nghiệp sẽ khấu trừ số thuế này trước khi chi trả lương cho người lao động. Quy trình kê khai, nộp thuế và quyết toán thuế TNCN được thực hiện như sau:
- Doanh nghiệp chi trả thu nhập hoặc doanh nghiệp được uỷ quyền thực hiện kê khai, nộp thuế TNCN thực hiện nguyên tắc khấu trừ tại nguồn và nộp tiền thuế cho ngân sách nhà nước.
- Doanh nghiệp chi trả thu nhập có trách nhiệm tính số tiền thù lao tính thuế TNCN, thực hiện khấu trừ tiền thuế thu nhập cá nhân và nộp số tiền này vào ngân sách nhà nước.
1.2 Nguyên tắc kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân
Để kê khai, nộp thuế và quyết toán thuế thu nhập cá nhân, kế toán cần lưu ý các nguyên tắc sau:
- Doanh nghiệp chi trả hoặc ủy quyền chi trả thu nhập phải thực hiện kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân theo nguyên tắc khấu trừ tại nguồn. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp có trách nhiệm khấu trừ thuế trước khi trả thu nhập cho người lao động và nộp số thuế đó vào ngân sách nhà nước.
- Doanh nghiệp chi trả thu nhập phải tính toán thù lao, định khoản thuế TNCN và thực hiện khấu trừ thuế, sau đó nộp số thuế này vào ngân sách nhà nước. Khi khấu trừ thuế TNCN, doanh nghiệp phải cấp “Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập” cho những cá nhân có thu nhập cao phải nộp thuế, đồng thời quản lý và quyết toán biên lai thuế theo quy định.
1.3 Đối tượng nộp thuế thu nhập cá nhân
Căn cứ theo Điều 2 của Luật Thuế TNCN được ban hành và sửa đổi năm 2012, có hai nhóm đối tượng phải nộp thuế thu nhập cá nhân như sau:
Đối tượng 1: Cá nhân cư trú
Đối tượng nộp thuế thu nhập cá nhân là nhóm người lao động có nhà ở hoặc thuê nhà thường xuyên tại Việt Nam theo quy định của pháp luật và có thời gian thuê trên 183 ngày trong năm tính thuế. Hoặc cá nhân có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên trong một năm hoặc 12 tháng kể từ lúc có mặt tại Việt Nam. Ngày đến và ngày đi đều được tính là 01 ngày.
Đối với cá nhân cư trú, có hai trường hợp phải thực hiện đóng thuế thu nhập cá nhân:
- Cá nhân ký kết hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên.
- Cá nhân ký không ký hợp đồng lao động. hoặc kết hợp đồng lao động dưới 03 tháng
Đối tượng 2: Cá nhân không cư trú
- Cá nhân không cư trú là những người không đủ điều kiện để xác định là cá nhân cư trú.
- Cá nhân không cư trú thường là những người nước ngoài đến Việt Nam sống và làm việc.
2. Xác định hình thức kê khai thuế TNCN theo tháng/quý
Việc xác định hình thức kê khai thuế thu nhập cá nhân theo tháng hay theo quý là rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Nếu không rõ ràng, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro pháp lý, như nộp sai tờ khai hoặc bị xác định là nộp tờ khai chậm.

Cách xác định hình thức kê khai thuế TNCN:
- Kê khai thuế theo tháng: Áp dụng khi số thuế TNCN phải nộp mỗi tháng vượt quá 50 triệu đồng.
- Kê khai thuế theo quý: Áp dụng khi số thuế TNCN phải nộp mỗi tháng thấp hơn 50 triệu đồng.
Mặc dù có quy định này, doanh nghiệp vẫn có thể linh hoạt chọn hình thức kê khai thuế TNCN. Cụ thể, nếu doanh nghiệp kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo quý, họ cũng có thể lựa chọn kê khai thuế TNCN theo quý.
Những điểm cần lưu ý:
- Theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP, nếu doanh nghiệp đang kê khai thuế TNCN theo quý nhưng thực tế thuộc diện phải kê khai theo tháng, họ cần chuyển sang kê khai theo tháng bắt đầu từ tháng đầu tiên của quý kế tiếp.
- Kê khai quyết toán thuế TNCN: Áp dụng đối với tổ chức hoặc cá nhân có thu nhập chịu thuế TNCN. Dù có khấu trừ thuế hay không, nếu tổ chức hoặc cá nhân thực hiện quyết toán thuế thay cho người lao động có ủy quyền, vẫn phải hoàn thành thủ tục này.
Do đó, các cá nhân và doanh nghiệp, đặc biệt là những người kinh doanh, cần lưu ý để thực hiện kê khai chính xác theo quy định.
3. Thời hạn nộp báo cáo thuế thu nhập cá nhân
Để đảm bảo báo cáo thuế TNCN đúng quy định và tránh những rắc rối không cần thiết, việc nắm rõ các mốc thời gian là điều cực kỳ quan trọng. Nộp muộn sẽ không chỉ làm bạn gặp phiền phức mà còn có thể phải chịu phạt.

Cụ thể:
- Kê khai thuế theo tháng: Nếu doanh nghiệp kê khai thuế theo tháng, báo cáo thuế TNCN phải được nộp trong vòng 20 ngày đầu của tháng tiếp theo.
Ví dụ: Báo cáo thuế tháng 4/2025 phải được nộp chậm nhất vào ngày 20/05/2025. - Kê khai thuế theo quý: Đối với kê khai theo quý, thời gian nộp báo cáo thuế TNCN là vào ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo.
Ví dụ: Báo cáo thuế quý 3/2025 cần được nộp chậm nhất vào ngày 31/10/2025. - Quyết toán thuế TNCN: Thời hạn quyết toán thuế TNCN là trong vòng 90 ngày kể từ đầu năm sau. Do đó, bạn có thời gian 3 tháng đầu năm để hoàn thành quyết toán thuế.
Ví dụ: Quyết toán thuế TNCN cho năm 2025 phải được nộp chậm nhất vào ngày 31/03/2026.
Việc lên kế hoạch và chuẩn bị nộp báo cáo thuế TNCN kịp thời không chỉ giúp bạn tránh được các rủi ro mà còn đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật.
4. Báo cáo thuế thu nhập cá nhân gồm những gì?
Khi pháp luật về thuế ngày càng chặt chẽ, báo cáo thuế thu nhập cá nhân đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ nghiêm ngặt. Bạn đã biết đầy đủ những yêu cầu cần thiết để thực hiện báo cáo thuế TNCN hợp lệ chưa? Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho các doanh nghiệp về những giấy tờ cần chuẩn bị tùy thuộc vào các trường hợp cụ thể.

Trường hợp 1: Thu nhập từ tiền lương, tiền công Nếu bạn là tổ chức hoặc cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công, hãy đảm bảo báo cáo thuế TNCN đầy đủ các giấy tờ sau:
- Tờ khai quyết toán thuế TNCN (Mẫu 05/KK-TNCN): Tờ khai này phải phân biệt giữa cá nhân cư trú và không cư trú để tính thuế chính xác. Cần lưu ý việc kê khai chỉ với các khoản thực tế đã chi trả lương, không kê khai các khoản chưa thanh toán.
- Bảng kê chi tiết thu nhập chịu thuế:
- Mẫu 05-1/BK-TNCN: Kê khai chi tiết thu nhập của nhân viên theo biểu lũy tiến (cá nhân có hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên).
- Mẫu 05-2/BK-TNCN: Dành cho những nhân viên có hợp đồng dưới 3 tháng hoặc không có hợp đồng.
- Mẫu 05-3/BK-TNCN: Kê khai người phụ thuộc để tính giảm trừ gia cảnh.
Trường hợp 2: Thu nhập từ đầu tư vốn, chuyển nhượng chứng khoán Nếu bạn có thu nhập từ chuyển nhượng vốn, chứng khoán hoặc các khoản thu nhập từ bản quyền, nhượng quyền thương mại, bạn cần chuẩn bị:
- Tờ khai quyết toán thuế TNCN (Mẫu 06/KK-TNCN).
- Bảng kê thu nhập từ chuyển nhượng chứng khoán (Mẫu 06-1/BK-TNCN).
Trường hợp 3: Thu nhập từ bảo hiểm và các hoạt động liên quan Đối với các doanh nghiệp bảo hiểm, đại lý bảo hiểm, hoặc các công ty quản lý quỹ hưu trí tự nguyện:
- Tờ khai quyết toán thuế TNCN (Mẫu 02/KK-BHĐC).
- Bảng kê mẫu 02-1/BK-BH và 02-2/BK-ĐC.
Trường hợp 4: Thu nhập từ đại lý xổ số Các công ty xổ số kiến thiết cần chuẩn bị:
- Tờ khai quyết toán thuế TNCN (Mẫu 02/KK-XS).
- Bảng kê mẫu 02-1/BK-XS.
Lưu ý quan trọng: Trong mọi trường hợp, khi thực hiện kê khai thuế TNCN, bạn cần chắc chắn rằng tất cả các giấy tờ đều chính xác, tránh bỏ sót thông tin hoặc kê khai sai, điều này giúp tránh sai sót trong việc quyết toán thuế và bảo đảm tuân thủ quy định pháp luật.
5. Hướng dẫn thực hiện kê khai thuế thu nhập cá nhân (Mẫu số 05/KK-TNCN)
Lựa chọn phương thức kê khai thuế thu nhập cá nhân sao cho thuận tiện và hiệu quả luôn là mối quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp. Hiện nay, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai hình thức kê khai: kê khai trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc thực hiện kê khai trực tuyến qua phần mềm hỗ trợ.

Phương thức 1: Kê khai thuế TNCN trực tiếp tại cơ quan Thuế
Doanh nghiệp sẽ tiến hành kê khai thuế trực tiếp tại cơ quan thuế địa phương và nộp hồ sơ thuế tại đây. Cơ quan thuế sẽ tiếp nhận và xử lý hồ sơ kê khai nếu tất cả thông tin đều hợp lệ.
Phương thức 2: Kê khai thuế TNCN trực tuyến
Với tính tiện lợi, chính xác và nhanh chóng, kê khai thuế trực tuyến đang ngày càng trở thành lựa chọn phổ biến. Doanh nghiệp có thể kê khai qua website của Tổng cục Thuế hoặc sử dụng phần mềm HTKK.
Kê khai qua website Tổng cục Thuế:
- Truy cập vào địa chỉ https://canhan.gdt.gov.vn/ và thực hiện đăng nhập vào tài khoản của bạn.
- Sau khi nhập đầy đủ thông tin yêu cầu, nhấn vào nút “Đăng nhập”. Khi đã đăng nhập thành công, chọn “Quyết toán thuế” và tiếp theo là “Kê khai trực tuyến”.
- Hệ thống sẽ hiển thị bảng thông tin tờ khai. Bạn chỉ cần điền thông tin cá nhân vào các ô yêu cầu.
- Sau khi điền đầy đủ, nhấn “Tiếp tục” để tờ khai thuế thu nhập cá nhân xuất hiện. Tiến hành điền thông tin vào tờ khai và nhấn “Hoàn thành kê khai”.
- Cuối cùng, chọn “Kết xuất XML” để tải file về máy tính và nhấn “Nộp tờ khai”. Sau khi nộp thành công, bạn đã hoàn thành quá trình kê khai thuế.
Kê khai qua phần mềm HTKK:
- Đăng nhập vào phần mềm HTKK, nhập mã số thuế cá nhân và nhấn “Đồng ý”.
- Chọn thuế TNCN, sau đó chọn mẫu tờ khai khấu trừ thuế TNCN (Mẫu 05/KK-TNCN).
- Chọn hình thức kê khai theo quý hoặc tháng bằng cách tích chọn ô tương ứng, chọn quý (1/2/3/4) và nhấn “Đồng ý”.
- Tiến hành kê khai các chỉ tiêu trong tờ khai.
- Sau khi nhập xong, nhấn “Ghi” và kết xuất file XML.
Lưu ý quan trọng: Trước khi thực hiện kê khai thuế TNCN, nếu kê khai theo quý, bạn cần lập bảng tính tổng thuế TNCN cho từng quý, dựa trên bảng tính thuế TNCN hàng tháng. Nếu kê khai theo tháng, bạn cần hoàn thành tờ khai tính thuế TNCN cho tháng trước. Sau khi hoàn tất các bước chuẩn bị, bạn có thể tiếp tục kê khai qua phần mềm HTKK.
6. Mức phạt nộp chậm báo cáo thuế TNCN
Việc nộp báo cáo thuế thu nhập cá nhân đúng hạn là một nghĩa vụ quan trọng của mọi cá nhân và doanh nghiệp, giúp đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và tránh những rủi ro không đáng có. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ về mức phạt khi nộp chậm báo cáo thuế TNCN, điều này có thể dẫn đến những hậu quả tài chính không mong muốn.

Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức phạt đối với hành vi nộp chậm báo cáo thuế thu nhập cá nhân (TNCN) sẽ tùy vào thời gian trễ hạn. Cụ thể như sau:
STT | Thời gian chậm nộp | Mức phạt |
1 | 1-5 ngày, có tình tiết giảm nhẹ | Cảnh cáo |
2 | 1-30 ngày | 2.000.000 – 5.000.000đ |
3 | 31-60 ngày | 5.000.000 – 8.000.000đ |
4 | 61-90 ngày hoặc trên 90 ngày (không phát sinh số thuế phải nộp) | 8.000.000 – 15.000.000đ |
5 | Trên 90 ngày, có phát sinh số thuế phải nộp và đã nộp đủ thuế, tiền chậm nộp trước khi cơ quan Thuế tiến hành thanh kiểm tra | 15.000.000 – 25.000.000đ |
Lưu ý: Dự kiến trong năm 2025, Bộ Tài chính sẽ điều chỉnh Luật Thuế Thu Nhập Cá Nhân, có thể làm thay đổi mức phạt.
Nếu bạn quên hoặc nộp báo cáo thuế sau 90 ngày (hoặc sau hạn gia hạn), cơ quan Thuế có thể xem đây là hành vi trốn thuế và phạt từ 1 đến 3 lần số thuế trốn, tùy thuộc vào tình tiết tăng nặng hoặc giảm nhẹ.
7. Các câu hỏi thường gặp về kê khai thuế TNCN từ tiền lương, tiền công
Câu 1: Công ty tôi kê khai thuế TNCN theo quý và trả lương vào ngày mùng 5 hàng tháng. Lương tháng 3 sẽ được thanh toán vào ngày 05/04. Vậy, tôi muốn hỏi lương tháng 3 sẽ được kê khai trong quý 1 hay quý 2?
Theo quy định, thời điểm tính thuế TNCN là khi chi trả thu nhập. Vì vậy, lương tháng 3 của công ty bạn sẽ được kê khai vào quý 2, vì lương được thanh toán vào ngày 05/04 (tháng 4), thuộc quý 2.
Câu 2: Vào ngày 25/04/2025, công ty tôi đã nộp tờ khai thuế TNCN cho quý 3/2025. Tuy nhiên, vào ngày 30/04/2025, chúng tôi phát hiện rằng chỉ tiêu tổng số thuế đã khấu trừ thấp hơn so với số thực tế. Liệu công ty có thể nộp lại tờ khai điều chỉnh? Công ty có bị phạt không?
Theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP và Công văn 5189, khi phát hiện sai sót trong tờ khai thuế, công ty có thể nộp tờ khai bổ sung để điều chỉnh. Việc điều chỉnh này không phụ thuộc vào thời gian nộp tờ khai, dù tờ khai chưa hết hạn hay đã quá hạn. Công ty bạn không bị phạt khi nộp lại tờ khai, nhưng sẽ phải nộp thêm số thuế TNCN còn thiếu và khoản tiền chậm nộp thuế với mức tính phạt là 0,03% mỗi ngày tính từ ngày phát sinh số thuế thiếu.
Báo cáo thuế thu nhập cá nhân đóng vai trò quan trọng trong việc tuân thủ các nghĩa vụ thuế của cá nhân và doanh nghiệp. Việc thực hiện báo cáo thuế đúng hạn, chính xác không chỉ giúp cá nhân, tổ chức tránh được các rủi ro pháp lý mà còn đảm bảo tính minh bạch và đúng quy định. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến việc báo cáo thuế thu nhập cá nhân, vui lòng liên hệ AZTAX để được hỗ trợ và tư vấn chi tiết.