Tra cứu công ty đã chốt sổ bảo hiểm là nhu cầu quan trọng đối với người lao động khi nghỉ việc hoặc chuyển nơi làm mới, nhằm đảm bảo quá trình tham gia BHXH được xác nhận đầy đủ và không bị gián đoạn. Việc kiểm tra tình trạng chốt sổ giúp người lao động kịp thời phát hiện sai sót, xử lý các vướng mắc liên quan đến nợ BHXH hay thông tin không trùng khớp. Bài viết dưới đây AZTAX sẽ hướng dẫn bạn các cách tra cứu nhanh chóng, chính xác và thuận tiện, đảm bảo quyền lợi được bảo vệ tối đa.
1. Chốt sổ bảo hiểm xã hội là gì?
Chốt sổ BHXH là thủ tục xác nhận chính thức thời gian tham gia BHXH, BHTN của người lao động khi kết thúc việc đóng bảo hiểm tại đơn vị đang làm việc, do nghỉ việc, chấm dứt hợp đồng lao động hoặc đủ tuổi nghỉ hưu.
Ngày chốt sổ BHXH được dùng làm cơ sở để tính toán các chế độ bảo hiểm xã hội cho người lao động. Đồng thời, việc này giúp người lao động rà soát lại quá trình tham gia BHXH của bản thân và tạo điều kiện cho cơ quan BHXH quản lý thông tin, dữ liệu người tham gia một cách chính xác và đầy đủ.
2. Cách tra cứu công ty đã chốt sổ bảo hiểm xã hội hay chưa?
Việc tra cứu công ty đã chốt sổ bảo hiểm xã hội hay chưa là bước quan trọng để người lao động xác nhận quyền lợi BHXH của mình khi nghỉ việc hoặc chuyển nơi làm việc. Qua tra cứu, người lao động có thể nắm rõ tình trạng chốt sổ, phát hiện kịp thời các sai sót, chậm đóng hoặc thông tin chưa chính xác từ doanh nghiệp, từ đó yêu cầu đơn vị hoặc cơ quan BHXH xử lý để bảo đảm quyền lợi hợp pháp.
Cách 1: Xem trên tờ rơi cơ quan BHXH cung cấp
Khi sổ BHXH đã được chốt, tờ rời cuối cùng sẽ được cơ quan BHXH đóng dấu và ghi rõ tổng thời gian tham gia BHXH.
Ví dụ: “Tổng thời gian tham gia BHXH là … năm”.
Cách 2: Tra cứu sổ bảo hiểm xã hội đã chốt chưa trên website BHXH Việt Nam
Bước 1: Nhập thông tin cá nhân và đơn vị tham gia BHXH
Người lao động cần cung cấp đầy đủ các thông tin sau để tra cứu:
- Tỉnh/thành phố và cơ quan BHXH nơi bạn tham gia đóng BHXH
- Số CCCD 12 số, mã định danh hoặc số căn cước công dân
- Họ và tên đầy đủ (có dấu hoặc không dấu)
- Mã số BHXH cá nhân
- Số điện thoại liên hệ
Về khoảng thời gian tra cứu, chọn giai đoạn bạn làm việc tại công ty. Ví dụ, nếu bạn làm việc từ tháng 1/2020 đến tháng 1/2025, hãy chọn khoảng thời gian này để kết quả chính xác nhất.
Bước 2: Xác thực giao dịch và nhận mã OTP
Tích chọn ô “Tôi không phải người máy”, sau đó nhấn “Lấy mã tra cứu”. Hệ thống sẽ gửi mã OTP về email đã đăng ký với cơ quan BHXH, có hiệu lực trong 240 giây.
Nhập mã OTP vào ô yêu cầu và nhấn “Tra cứu” để hệ thống hiển thị kết quả theo khoảng thời gian đã chọn.
Bước 3: Kiểm tra kết quả tra cứu
Kết quả sẽ hiển thị thông tin về quá trình tham gia BHXH. Để xác định sổ BHXH đã được chốt hay chưa, bạn kiểm tra mục “Bạn đã đóng đến tháng…”:
- Nếu thời gian này trùng với tháng bạn nghỉ việc, sổ BHXH đã được chốt.
- Nếu mốc thời gian không trùng với tháng nghỉ việc, sổ BHXH vẫn chưa được chốt và cần liên hệ với doanh nghiệp hoặc cơ quan BHXH để hoàn thiện.
Cách 3: Tra cứu qua ứng dụng VssID trên điện thoại
Bước 1: Truy cập và đăng nhập
Mở ứng dụng VssID trên điện thoại di động và đăng nhập bằng mã số BHXH của bạn. Đây là tài khoản cá nhân đã được cấp khi tham gia BHXH.
Bước 2: Kiểm tra quá trình tham gia BHXH
Sau khi đăng nhập thành công, chọn mục “Quá trình tham gia”. Tại đây, bạn sẽ thấy thông tin quá trình đóng BHXH hiển thị ở ô “BHXH”, bao gồm các giai đoạn tham gia và số tháng đã đóng.
Bước 3: Xác định thời điểm chốt sổ BHXH
Để sổ BHXH được chốt đầy đủ, tổng thời gian chậm đóng BHXH của bạn phải là 0 tháng, và thời điểm ghi nhận lần đóng BHXH gần nhất cần trùng với tháng chấm dứt hợp đồng lao động.
Nếu kết quả hiển thị bạn có thời gian chậm đóng trên 1 tháng hoặc thời điểm đóng BHXH cuối cùng không trùng với tháng nghỉ việc, điều đó có nghĩa sổ BHXH chưa được chốt.
3. Thủ tục chốt sổ BHXH
Việc nắm rõ các bước và hồ sơ cần chuẩn bị không chỉ đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho người lao động mà còn giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định, tránh vi phạm pháp luật và phát sinh các rủi ro về hành chính.
Thủ tục chốt sổ BHXH chỉ được thực hiện sau khi doanh nghiệp hoàn tất việc báo giảm lao động với cơ quan BHXH. Theo hướng dẫn tại Quyết định 595/QĐ-BHXH, các bước cụ thể như sau:
Bước 1: Báo giảm lao động
Doanh nghiệp cần nộp hồ sơ báo giảm tại cơ quan BHXH nơi đơn vị tham gia, bao gồm:
- 01 phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu 600a
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH (mẫu TK01-TS) do người lao động chuẩn bị nếu chưa có mã BHXH; nếu đã có số BHXH, chỉ cần cung cấp mã số cho đơn vị
- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN theo mẫu D02-TS
- Bảng kê thông tin lao động theo mẫu D01-TS
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ chốt sổ BHXH
Sau khi báo giảm thành công, doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ chốt sổ BHXH, gồm:
- 01 phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu 620
- Sổ BHXH (mẫu cũ) hoặc tờ bìa sổ BHXH (mẫu mới) kèm các tờ rời (1 bản/người)
- Danh sách xác nhận bổ sung quá trình đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ-BNN theo mẫu DS-XNBS
- Mẫu D02-TS kê khai danh sách lao động
- Mẫu TK01-TS khai điều chỉnh thông tin (nếu có thay đổi)
Bước 3: Nộp hồ sơ lên cơ quan BHXH
- Hồ sơ giấy: nộp trực tiếp hoặc gửi qua bưu điện đến cơ quan BHXH
- Hồ sơ điện tử: nộp qua phần mềm BHXH của tổ chức I-VAN ký hợp đồng với BHXH Việt Nam
Thời gian thực hiện:
Theo Khoản 1, Điều 48 Bộ Luật Lao động 2019, doanh nghiệp phải hoàn thành thủ tục chốt sổ và trả lại sổ BHXH cho người lao động trong 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng (trường hợp kéo dài tối đa không quá 30 ngày). Doanh nghiệp cần phối hợp với cơ quan BHXH để đảm bảo xác nhận đầy đủ quá trình đóng BHXH của người lao động.
4. Sổ BHXH chưa được chốt thì phải làm sao?
Khi sổ BHXH chưa được chốt, người lao động cần chủ động nắm rõ quyền lợi và thực hiện các bước cần thiết để đảm bảo quá trình tham gia bảo hiểm xã hội được ghi nhận đầy đủ.
Theo Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, doanh nghiệp có trách nhiệm phối hợp với cơ quan BHXH để chốt sổ và xác nhận thời gian tham gia BHXH cho người lao động khi hợp đồng lao động kết thúc.
Vì vậy, nếu sổ BHXH của người lao động chưa được chốt, người lao động cần chủ động liên hệ với doanh nghiệp để yêu cầu hoàn tất thủ tục chốt sổ theo đúng quy định pháp luật. Việc này giúp bảo đảm quyền lợi của người lao động, đặc biệt trong việc xác nhận đầy đủ quá trình tham gia BHXH.
Ngoài ra, căn cứ Khoản 1, Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động phải hoàn tất thủ tục chốt sổ và trả sổ BHXH trong vòng 14 ngày làm việc kể từ ngày hợp đồng lao động kết thúc. Trong những trường hợp đặc biệt, thời hạn này có thể kéo dài nhưng không vượt quá 30 ngày, đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm pháp lý của các bên liên quan.
5. Một số câu hỏi thường gặp
5.1 Tại sao không tra cứu mã số bảo hiểm xã hội được?
Có nhiều nguyên nhân khiến việc tra mã số Bảo hiểm xã hội không thành công. Dưới đây là một số trường hợp phổ biến:
- Thông tin cá nhân không chính xác: Khi người lao động nhập sai thông tin cá nhân khi tra cứu, dẫn đến việc không tìm thấy kết quả. Trong trường hợp này, người lao động cần nhập chính xác và xem xét lại kỹ các thông tin trước khi tiến hành tra cứu.
- Đăng ký mới: Nếu người lao động vừa mới đăng ký tham gia Bảo hiểm xã hội, dữ liệu của họ sẽ chưa được cập nhật trong hệ thống của Cơ quan Bảo hiểm xã hội Việt Nam. Trong trường hợp này, cần đợi một thời gian để cơ quan BHXH cập nhật dữ liệu trước khi có thể tra mã số Bảo hiểm xã hội.
- Hệ thống đang bảo trì: Nếu hệ thống cổng thông tin điện tử của Cơ quan BHXH đang trong quá trình bảo trì, người lao động sẽ không thể thực hiện tra cứu Bảo hiểm xã hội trong thời gian này. Trong trường hợp này, người lao động nên thử lại sau khi hệ thống đã hoàn tất bảo trì.
5.2 Thời gian tối đa để công ty chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động là bao lâu?
Căn cứ theo khoản 1 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 quy định về trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động của người sử dụng lao động như sau:
Trong vòng 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, người sử dụng lao động phải chốt và trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, trừ các trường hợp sau có thể kéo dài tối đa 30 ngày:
- Người sử dụng lao động không phải là cá nhân chấm dứt hoạt động.
- Thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế.
- Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp, chuyển nhượng quyền sở hữu hoặc sử dụng tài sản.
- Do thiên tai, hỏa hoạn, địch họa hoặc dịch bệnh nguy hiểm.
Người sử dụng lao động phải hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội cùng các giấy tờ khác đã giữ của người lao động.
Việc tra cứu chốt sổ bảo hiểm xã hội giúp người lao động nắm rõ tình trạng tham gia BHXH của mình, xác nhận quyền lợi và phát hiện kịp thời các sai sót từ đơn vị sử dụng lao động. Thông qua tra cứu, bạn có thể đảm bảo quá trình đóng BHXH được ghi nhận đầy đủ, chủ động yêu cầu doanh nghiệp hoặc cơ quan BHXH giải quyết khi cần thiết, từ đó bảo vệ tối đa quyền lợi cá nhân và tránh phát sinh tranh chấp về sau.
Xem thêm: Chốt sổ bảo hiểm xã hội
Xem thêm: Chốt sổ bảo hiểm xã hội là gì?
