Thủ tục hủy hóa đơn giấy khi chuyển đổi sang hóa đơn điện tử 2025 là yêu cầu bắt buộc theo Nghị định 70 và Nghị định 123, nhằm đảm bảo doanh nghiệp không sử dụng song song nhiều loại hóa đơn và tuân thủ đúng chuẩn mới. Bài viết của AZTAX sẽ giúp bạn nắm rõ thời hạn tiêu hủy, quy trình thực hiện và trách nhiệm của các bên liên quan khi chuyển đổi từ hóa đơn giấy mẫu cũ sang hóa đơn điện tử mới theo quy định.
1. Thủ tục hủy hóa đơn giấy khi chuyển đổi HĐĐT theo Nghị định 70
Căn cứ Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP về việc tiêu hủy hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế, doanh nghiệp và cá nhân cần thực hiện đúng quy trình tiêu hủy khi chuyển đổi sang hóa đơn điện tử. Nội dung hướng dẫn gồm thời hạn tiêu hủy, nguyên tắc tiêu hủy và các bước thực hiện theo quy định.
1.1 Xác định thời hạn tiêu hủy hóa đơn
Doanh nghiệp hoặc cá nhân phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn giấy trong thời hạn được pháp luật quy định. Cụ thể, thời hạn tiêu hủy chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày gửi thông báo tiêu hủy hóa đơn đến cơ quan thuế.
Trường hợp cơ quan thuế đã có thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng thì thời hạn tiêu hủy không vượt quá 10 ngày kể từ ngày có thông báo này, trừ trường hợp thông báo do biện pháp cưỡng chế nợ thuế. Những hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của vụ án thì được xử lý theo quy định pháp luật và không thực hiện tiêu hủy.
1.2 Cách tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng
Bước 1: Lập bảng kiểm kê hóa đơn cần thực hiện hủy
Doanh nghiệp phải xác định loại hóa đơn, số lượng, ký hiệu và tình trạng sử dụng. Nội dung kiểm kê cần ghi rõ mẫu số, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy theo từng số hoặc theo dải số tùy trường hợp.
Bước 2: Thành lập Hội đồng hủy hóa đơn
Tổ chức kinh doanh phải có quyết định của chủ doanh nghiệp về việc thành lập Hội đồng hủy hóa đơn. Thành phần gồm đại diện lãnh đạo và bộ phận kế toán. Hội đồng có trách nhiệm lập bảng kiểm kê, tiến hành tiêu hủy và lập biên bản hủy hóa đơn cũng như thông báo kết quả. Hộ và cá nhân kinh doanh không phải thành lập Hội đồng hủy hóa đơn.
Bước 3: Lập biên bản hủy hóa đơn
Hội đồng hủy hóa đơn phải lập biên bản ghi đầy đủ loại hóa đơn, mẫu số, ký hiệu, số hủy từ số nào đến số nào và phương thức tiêu hủy như cắt góc, xé nhỏ hoặc đốt. Biên bản phải có đủ chữ ký của các thành viên Hội đồng.
Bước 4: Thông báo kết quả hủy hóa đơn điện tử
Sau khi tiêu hủy, doanh nghiệp hoặc cá nhân phải lập Thông báo kết quả hủy hóa đơn theo Mẫu 02/HUY-HĐG Phụ lục IA. Nội dung thông báo gồm loại hóa đơn, ký hiệu, số lượng, lý do hủy, thời gian và phương pháp tiêu hủy. Thông báo được lập thành 2 bản gồm 1 bản lưu nội bộ và 1 bản gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong thời hạn không quá 5 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy.
2. Quy định về thủ tục hủy hóa đơn giấy khi chuyển đổi HĐĐT 2025
Căn cứ Khoản 3 Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, pháp luật quy định rõ trách nhiệm của doanh nghiệp và cá nhân khi chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123.
Nội dung chính như sau:
Thời điểm phải ngừng sử dụng hóa đơn cũ:
Khi Cơ quan Thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định, người nộp thuế phải ngừng sử dụng:
- HĐĐT đã thông báo phát hành theo Thông tư 32
- Hóa đơn giấy đã thông báo phát hành theo Nghị định 51 nhưng chưa sử dụng
Nghĩa vụ tiêu hủy hóa đơn giấy chưa sử dụng:
Cá nhân hoặc doanh nghiệp phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn giấy cũ còn tồn chưa sử dụng. Việc tiêu hủy được thực hiện đúng quy trình theo Điều 27 Nghị định 123, bao gồm lập bảng kiểm kê, lập hội đồng hủy, lập biên bản và thông báo kết quả tiêu hủy.
Cơ sở pháp lý trích dẫn:
Quy định nêu rõ tại khoản 3 Điều 15 Nghị định 123 với nội dung bắt buộc tiêu hủy hóa đơn giấy chưa sử dụng ngay sau khi được chấp nhận đăng ký hóa đơn điện tử mới.
Ý nghĩa của quy định:
Quy định nhằm đảm bảo thống nhất hệ thống hóa đơn theo chuẩn mới, tránh sử dụng song song nhiều loại hóa đơn, đồng thời hạn chế rủi ro gian lận, sai sót trong quá trình quản lý thuế.
3. Trách nhiệm của đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử theo Nghị định 70
Theo yêu cầu chuyển đổi sang hóa đơn điện tử mẫu mới quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp và cá nhân đang sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 32 và Nghị định 51 cần chủ động liên hệ đơn vị cung cấp dịch vụ để được hướng dẫn thủ tục ngừng sử dụng hóa đơn cũ và chuyển đổi theo quy định mới. Sau khi chuyển đổi, người nộp thuế không được tiếp tục phát hành hóa đơn điện tử theo mẫu cũ.
Các đơn vị cung cấp dịch vụ kết nối, truyền nhận và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử có trách nhiệm thực hiện các nội dung sau:
Cập nhật và nâng cấp phần mềm
Đảm bảo hệ thống, nền tảng và phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ chuẩn kết nối, truyền nhận và lưu trữ theo Nghị định 70 và Thông tư 32, đồng thời cung cấp hóa đơn điện tử hợp lệ cho người dùng.
Thông báo và hướng dẫn chuyển đổi
Cung cấp lộ trình chuyển đổi rõ ràng, hướng dẫn doanh nghiệp và cá nhân thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử trên phần mềm theo đúng chuẩn kỹ thuật và quy định pháp luật.
Cung cấp thông tin và lưu ý cần thiết
Hỗ trợ người sử dụng nắm rõ các nội dung quan trọng trong quá trình chuyển đổi như: mẫu hóa đơn khuyến nghị áp dụng, mã mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, yêu cầu tiêu hủy hóa đơn giấy chưa sử dụng, ngừng sử dụng hóa đơn điện tử còn tồn theo quy định cũ và các lưu ý khác theo quy định mới.
Thủ tục hủy hóa đơn giấy khi chuyển đổi HĐĐT 2025 cần được thực hiện đúng quy định để tránh rủi ro vi phạm. Nếu doanh nghiệp của bạn cần hỗ trợ trong quá trình chuyển đổi, hãy liên hệ AZTAX qua HOTLINE: 0932.383.089 để được tư vấn và triển khai hóa đơn điện tử hiệu quả.
