Hủy hóa đơn điện tử là quy trình quan trọng giúp doanh nghiệp xử lý những hóa đơn đã lập nhưng có sai sót hoặc không còn giá trị sử dụng theo quy định pháp luật. Việc hủy hóa đơn điện tử không chỉ giúp đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài chính, mà còn tránh rủi ro bị xử phạt từ cơ quan thuế. Bài viết dưới đây, AZTAX sẽ hướng dẫn chi tiết cách hủy hóa đơn điện tử đúng quy định, giúp kế toán và doanh nghiệp thực hiện nhanh chóng, chính xác.
1. Hủy hóa đơn điện tử là gì?
Hủy hóa đơn, chứng từ là việc làm cho hóa đơn, chứng từ mất giá trị sử dụng. Điều này có nghĩa là, hóa đơn vẫn tồn tại trên hệ thống thông tin và có thể tra cứu, kiểm tra, nhưng không còn giá trị để sử dụng trong giao dịch hoặc kê khai thuế.
2. Bỏ quy định hủy hóa đơn điện tử khi có sai sót
Theo Khoản 13, Điều 1, Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi Điều 19 và bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP) về xử lý hóa đơn có sai sót, quy định được thay đổi như sau:
- Quy định mới: Kể từ 01/06/2025, bỏ quy định hủy hóa đơn điện tử đã lập sai.
- Quy định trước đây: Tại Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nếu người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua có sai sót, người bán phải hủy hóa đơn đã lập sai và lập hóa đơn mới.
3. Bổ sung các quy định mới khi hóa đơn có sai sót
Khi hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn GTGT phát sinh sai sót, doanh nghiệp cần xử lý đúng quy định để tránh rủi ro về thuế. Hiện nay, pháp luật đã bổ sung nhiều quy định mới khi hóa đơn có sai sót, giúp doanh nghiệp có căn cứ rõ ràng hơn trong việc điều chỉnh, thay thế hoặc hủy hóa đơn.
Khung pháp lý về hóa đơn điện tử (HĐĐT) ngày càng được hoàn thiện, với các quy định xử lý sai sót liên quan liên tục được điều chỉnh nhằm phù hợp hơn với thực tiễn và hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình áp dụng. Đáng chú ý, Nghị định 70/2025/NĐ-CP không chỉ bãi bỏ quy định về việc hủy hóa đơn điện tử khi phát sinh sai sót mà còn bổ sung thêm nhiều điểm mới quan trọng mà doanh nghiệp cần quan tâm.
1. Bổ sung quy định lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai
Theo quy định mới, kể từ ngày 1/6/2025, trước khi thực hiện việc điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử đã phát hành có sai sót, nếu người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ hoặc cá nhân kinh doanh, thì hai bên – người bán và người mua – cần lập văn bản thỏa thuận, trong đó nêu rõ nội dung sai của hóa đơn.
Riêng trường hợp người mua là cá nhân không kinh doanh, người bán chỉ cần thông báo cho người mua hoặc đăng tải thông báo trên trang thông tin điện tử của mình.
Trong khi đó, theo quy định hiện hành tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử bị sai không yêu cầu phải có văn bản thỏa thuận giữa hai bên.
2. Bổ sung quy định lập 01 hóa đơn để thay thế hoặc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn đã lập sai
Theo quy định mới: Bắt đầu từ ngày 01/06/2025, doanh nghiệp và các đơn vị được phép lập một hóa đơn duy nhất để thay thế hoặc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn sai sót phát sinh trong cùng một tháng và thuộc cùng một người mua.
Quy định hiện hành: Khi phát hiện sai sót, doanh nghiệp phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế riêng biệt cho từng hóa đơn sai trước đó.
3. Bổ sung quy định trường hợp cơ quan thuế phát hiện HĐĐT có sai sót
Quy định mới nêu rõ: Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử (có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế) được lập sai thì việc xử lý sẽ thực hiện như sau:
- Cơ quan thuế sẽ gửi thông báo cho người bán để tiến hành kiểm tra, xác định lỗi sai trên hóa đơn.
- Người bán có nghĩa vụ rà soát lại theo nội dung thông báo của cơ quan thuế và thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo đúng quy định hiện hành.
Lưu ý: Kể từ ngày 01/6/2025, quy định về việc cơ quan thuế phải phản hồi trong 01 ngày làm việc sẽ được bãi bỏ, vì người nộp thuế phải tự chịu trách nhiệm kiểm tra và xử lý sai sót trên hóa đơn của mình.
4. Quy trình xử lý khi hóa đơn điện tử có sai sót áp dụng từ 01/06/2025
Kể từ ngày 01/06/2025, khi phát hiện hóa đơn điện tử (HĐĐT) lập sai, doanh nghiệp sẽ xử lý theo quy trình mới, trong đó từng loại sai sót sẽ có quy trình xử lý riêng biệt phù hợp với quy định
Kể từ ngày 01/06/2025, khi phát hiện hóa đơn điện tử đã phát hành có sai sót, doanh nghiệp sẽ thực hiện xử lý theo quy trình mới. Tùy vào từng loại sai sót cụ thể mà cách thức xử lý sẽ được áp dụng theo quy định tương ứng.
4.1 Trường hợp sai tên hoặc địa chỉ người mua nhưng MST và các thông tin khác đúng
Quy trình thực hiện như sau:
- Bước 1: Bên bán thông báo cho bên mua biết hóa đơn đã phát hành có sai sót, tuy nhiên không cần lập lại hóa đơn mới.
- Bước 2: Bên bán gửi thông báo đến cơ quan thuế về hóa đơn điện tử bị sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
- Bước 3: Bên bán tiến hành kê khai thuế theo quy định hiện hành; trong đó, thông tin về tên và địa chỉ của người mua được ghi nhận theo nội dung đã được điều chỉnh chính xác.
4.2 Trường hợp hóa đơn sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc thông tin hàng hóa
Bước 1: Thông báo và thống nhất xử lý
Khi phát hiện sai sót, hai bên (bên mua và bên bán) cần thông báo cho nhau, xác định rõ nội dung bị sai và thống nhất phương án điều chỉnh phù hợp.
Bước 2: Lập biên bản xác nhận sai sót
Hai bên cùng phối hợp lập biên bản ghi nhận sai sót, trong đó cần thể hiện rõ:
- Thông tin của hóa đơn gốc (bao gồm số, ký hiệu, ngày lập).
- Nội dung sai và nội dung cần điều chỉnh.
- Nguyên nhân của việc điều chỉnh.
- Chữ ký điện tử của cả bên mua và bên bán để xác nhận.
Bước 3: Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế
Căn cứ trên biên bản đã thống nhất, người bán tiến hành lập hóa đơn điện tử (HĐĐT) điều chỉnh hoặc thay thế tùy theo trường hợp cụ thể:
- Nếu lập HĐĐT điều chỉnh, trên hóa đơn phải ghi rõ dòng chữ:
“Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”. - Nếu lập HĐĐT thay thế, trên hóa đơn phải ghi dòng chữ:
“Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.
Bước 4: Gửi hóa đơn điều chỉnh/thay thế
Sau khi hoàn tất, người bán gửi hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế cho người mua theo thỏa thuận giữa hai bên.
Bước 5: Kê khai thuế
Người bán thực hiện kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) dựa trên hóa đơn gốc và hóa đơn điều chỉnh (nếu việc điều chỉnh làm thay đổi số thuế phải nộp).
Lưu ý:
Từ ngày 01/6/2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, quy định về việc hủy hóa đơn điện tử khi có sai sót chính thức bị bãi bỏ. Đồng thời, nghị định này cũng bổ sung nhiều quy định mới về quy trình xử lý hóa đơn sai sót, giúp việc điều chỉnh được linh hoạt và thống nhất hơn.
5. Hướng dẫn thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã phát hành
Hóa đơn điện tử sau khi phát hành nếu phát hiện sai sót, doanh nghiệp cần thực hiện đúng thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã phát hành để tránh vi phạm quy định thuế. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết các bước hủy hóa đơn điện tử đúng quy trình, đảm bảo tuân thủ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, giúp kế toán xử lý nhanh chóng, chính xác và hợp pháp.
Quy trình hủy hóa đơn điện tử đã phát hành:
Bước 1: Doanh nghiệp lập thông báo hóa đơn sai sót gửi đến cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT quy định tại Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Bước 2: Tiếp theo, lập hóa đơn điện tử mới để thay thế, thực hiện ký số và gửi đến cơ quan thuế nhằm được cấp mã hóa đơn mới, sau đó gửi hóa đơn này cho khách hàng.
Bước 3: Tiến hành hủy hóa đơn điện tử cũ đã được thông báo có sai sót.
Bước 4: Để đảm bảo tính minh bạch khi có thanh tra hoặc kiểm tra thuế, doanh nghiệp nên lập biên bản thỏa thuận hủy hóa đơn và có xác nhận từ phía khách hàng.
Bước 5: Sau khi hoàn tất, doanh nghiệp cần kiểm tra trạng thái cập nhật từ cơ quan thuế, bảo đảm rằng thông báo sai sót đã được chấp nhận. Đồng thời, nên tra cứu tình trạng hóa đơn tại địa chỉ https://hoadondientu.gdt.gov.vn/ để chắc chắn hóa đơn đã được hủy thành công.
Thời hạn hủy hóa đơn điện tử:
Doanh nghiệp cần chú ý, thông báo hóa đơn điện tử có sai sót (Mẫu số 04/SS-HĐĐT) phải được nộp chậm nhất vào ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế có phát sinh hóa đơn bị sai sót.
6. Các câu hỏi thường gặp khi hủy hóa đơn điện tử
Câu hỏi số 1: Hủy hóa đơn điện tử và tiêu hủy hóa đơn điện tử có giống nhau không?
Hai khái niệm “hủy hóa đơn” và “tiêu hủy hóa đơn” hoàn toàn khác biệt:
- Hủy hóa đơn: là việc hóa đơn không còn giá trị pháp lý để sử dụng, tuy nhiên dữ liệu của hóa đơn vẫn được lưu giữ trên hệ thống và có thể tra cứu, đối chiếu khi cần thiết.
- Tiêu hủy hóa đơn: là hành động làm cho hóa đơn không còn giá trị sử dụng đồng thời xóa bỏ hoàn toàn thông tin của hóa đơn khỏi hệ thống, khiến không thể tra cứu hay phục hồi dữ liệu liên quan.
Câu hỏi số 2: Khi phát hiện hóa đơn điện tử đã phát hành có sai sót, doanh nghiệp có được hủy để lập hóa đơn mới không?
Nếu doanh nghiệp đã phát hành và gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng nhưng sau đó phát hiện sai sót, thì không được phép hủy hóa đơn đó. Thay vào đó, doanh nghiệp phải xử lý bằng cách lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế để khắc phục lỗi trên hóa đơn đã phát hành.
Câu hỏi số 3: Doanh nghiệp hủy hóa đơn điện tử nhưng không gửi thông báo mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế có bị xử phạt không?
Trong trường hợp doanh nghiệp thực hiện việc hủy hóa đơn điện tử mà không nộp Thông báo hóa đơn có sai sót theo mẫu số 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế, sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính. Mức phạt có thể từ cảnh cáo đến 15 triệu đồng, tùy vào tính chất và mức độ vi phạm, được quy định chi tiết tại Điều 29 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Việc hủy hóa đơn điện tử đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt vi phạm hành chính mà còn đảm bảo tính minh bạch, chính xác trong công tác kế toán – thuế. Do đó, kế toán cần nắm rõ quy trình, thời hạn và các trường hợp được phép hủy hóa đơn để thực hiện đúng pháp luật. Hy vọng bài viết đã cung cấp những kiến thức hữu ích, nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, hãy liên hệ với AZTAX qua hotline 0932.383.089 để được giải đáp nhanh chóng.
