Hóa đơn điện tử có hủy được không luôn là thắc mắc phổ biến của nhiều doanh nghiệp khi quản lý chứng từ điện tử. Việc nắm rõ quy định về hủy hóa đơn, điều kiện và thủ tục thực hiện sẽ giúp doanh nghiệp tránh vi phạm pháp luật, đồng thời đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong kế toán, quản lý thuế. Hãy cùng AZTAX tìm hiểu chi tiết thông qua nội dung bài viết sau đây nhé!
1. Hóa đơn điện tử bị sai sót có hủy được không?
Từ ngày 01/6/2025, quy định về xử lý hóa đơn điện tử có sai sót đã có những thay đổi quan trọng so với trước đây. Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp không còn được phép hủy hóa đơn điện tử đã lập có sai sót. Thay vào đó, các hóa đơn sai phải được xử lý bằng hình thức điều chỉnh hoặc thay thế.
Cụ thể, khi phát hiện sai sót:
- Nếu sai về tên hoặc địa chỉ người mua nhưng mã số thuế và các thông tin khác đúng, người bán chỉ cần thông báo với người mua và gửi thông báo về hóa đơn điện tử sai tới cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT (Phụ lục IA). Không cần lập lại hóa đơn mới.
- Nếu sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc thông tin hàng hóa không đúng, người bán có thể thực hiện:
- Lập hóa đơn điều chỉnh: Hóa đơn này phải ghi rõ dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số…, ngày… tháng… năm…”.
- Lập hóa đơn thay thế: Hóa đơn mới thay thế phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số…, ngày… tháng… năm…”.
Đặc biệt, trong trường hợp nhiều hóa đơn cùng người mua trong cùng tháng sai cùng thông tin, doanh nghiệp được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế duy nhất kèm bảng kê các hóa đơn sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT (Phụ lục IA).
Như vậy, từ 01/6/2025, việc xử lý hóa đơn điện tử sai sót được thực hiện linh hoạt hơn, giảm rủi ro hủy hóa đơn nhưng vẫn đảm bảo tính pháp lý và minh bạch trong quản lý thuế.
2. Quy trình xử lý hóa đơn điện tử có sai sót hiện nay
Từ ngày 01/06/2025, việc xử lý hóa đơn điện tử (HĐĐT) có sai sót được thực hiện theo quy định mới tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, thay thế hoàn toàn việc hủy hóa đơn đã lập sai. Tùy theo loại sai sót, quy trình xử lý sẽ khác nhau:
2.1 Sai tên hoặc địa chỉ người mua nhưng đúng mã số thuế và các thông tin khác
- Bước 1: Người bán thông báo cho người mua về hóa đơn sai, không cần lập lại hóa đơn mới.
- Bước 2: Thông báo với cơ quan thuế về HĐĐT sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
- Bước 3: Kê khai thuế theo thông tin đã được điều chỉnh chính xác, đảm bảo dữ liệu khai thuế phản ánh đúng tên và địa chỉ người mua.
2.2 Sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc thông tin hàng hóa
Bước 1: Thông báo và thỏa thuận
Các bên (người bán và người mua) thông báo về sai sót và thống nhất phương án xử lý.
Bước 2: Lập biên bản thỏa thuận
Biên bản ghi rõ:
- Thông tin hóa đơn gốc (số, ký hiệu, ngày lập)
- Nội dung sai sót và nội dung điều chỉnh
- Lý do điều chỉnh
- Chữ ký điện tử của cả người bán và người mua
Bước 3: Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế
- Hóa đơn điều chỉnh phải ghi: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”
- Hóa đơn thay thế phải ghi: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”
Bước 4: Gửi hóa đơn điều chỉnh
Người bán gửi hóa đơn điều chỉnh cho người mua nếu có thỏa thuận.
Bước 5: Kê khai thuế
Người bán kê khai thuế GTGT dựa trên hóa đơn gốc và hóa đơn điều chỉnh, đảm bảo các số thuế liên quan được tính toán chính xác.
Như vậy, từ 01/06/2025, hủy hóa đơn điện tử khi có sai sót không còn được phép. Thay vào đó, doanh nghiệp thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo hướng dẫn trên, vừa đảm bảo tính pháp lý, vừa minh bạch trong quản lý thuế.
3. Các hành vi bị cấm trong hóa đơn chứng từ
Trong lĩnh vực hóa đơn chứng từ, pháp luật quy định rõ ràng về các hành vi bị cấm trong hóa đơn chứng từ nhằm đảm bảo tính minh bạch, hợp pháp và phòng ngừa rủi ro gian lận.
Hành vi bị cấm trong lĩnh vực hóa đơn chứng từ được quy định rõ tại Điều 5 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, bổ sung bởi khoản 4 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, bao gồm các nhóm hành vi sau:
Đối với công chức thuế:
- Gây khó khăn, phiền hà cho tổ chức, cá nhân khi mua hoặc sử dụng hóa đơn;
- Bao che, thông đồng với tổ chức, cá nhân để sử dụng hóa đơn không hợp pháp;
- Nhận hối lộ trong quá trình thanh tra, kiểm tra hóa đơn chứng từ.
Đối với tổ chức, cá nhân liên quan đến hóa đơn:
- Sử dụng hóa đơn không hợp pháp, làm giả hóa đơn để thực hiện hành vi trái pháp luật;
- Cản trở, gây tổn hại sức khỏe, nhân phẩm của công chức thuế trong khi thi hành công vụ;
- Truy cập trái phép, làm sai lệch hoặc phá hủy hệ thống thông tin hóa đơn;
- Đưa hối lộ hoặc thực hiện các hành vi liên quan nhằm mưu lợi bất chính;
- Không chuyển dữ liệu điện tử về cơ quan thuế theo quy định.
Những hành vi trên đều bị pháp luật nghiêm cấm và có thể chịu chế tài hành chính hoặc hình sự tùy mức độ vi phạm.
4. Lưu ý quan trọng khi nộp mẫu thông báo sai sót hóa đơn 04/SS-HĐĐT
Khi sử dụng mẫu 04/SS-HĐĐT để thông báo sai sót hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm quan trọng về thời hạn và chế tài xử lý:
4.1 Thời hạn nộp mẫu 04/SS-HĐĐT
Trường hợp tự phát hiện sai sót:
Theo Khoản 1, Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, nếu người bán tự phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử, mẫu 04/SS-HĐĐT phải được gửi đến cơ quan thuế chậm nhất vào ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.
Ví dụ: Sai sót phát hiện tháng 6/2024 cho hóa đơn lập tháng 5/2024, hạn nộp là 30/6/2024 (kê khai theo tháng) hoặc 30/9/2024 (kê khai theo quý).
Trường hợp theo yêu cầu của cơ quan thuế: Nếu cơ quan thuế phát hiện sai sót và gửi thông báo theo mẫu 01/TB-RSĐT, người bán phải rà soát và gửi lại mẫu 04/SS-HĐĐT đúng thời hạn trong thông báo.
4.2 Chế tài phạt khi nộp chậm mẫu 04/SS-HĐĐT
Trường hợp chậm nộp hoặc không nộp mẫu 04/SS-HĐĐT, mức phạt được áp dụng theo Điều 29 Nghị định 125/2020/NĐ-CP (đính chính bởi Công văn 29/CP-KTTH ngày 21/01/2021) như sau:
- Chậm 01 – 05 ngày có tình tiết giảm nhẹ: Phạt cảnh cáo.
- Chậm 11 – 20 ngày: Phạt tiền từ 04 – 08 triệu đồng.
- Chậm 21 – 90 ngày không có tình tiết giảm nhẹ: Phạt tiền từ 01 – 03 triệu đồng.
- Chậm 91 ngày trở lên hoặc không nộp: Phạt tiền từ 05 – 15 triệu đồng.
5. Một số câu hỏi thường gặp
Câu 1: Hóa đơn điện tử có hủy được không từ 01/06/2025?
Từ 01/06/2025, theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn điện tử đã lập có sai sót không được hủy. Thay vào đó, người bán phải thực hiện điều chỉnh hóa đơn hoặc lập hóa đơn điện tử thay thế để xử lý sai sót, đảm bảo tuân thủ pháp luật và kê khai thuế đúng quy định
Câu 2: Trường hợp nào cần lập hóa đơn điều chỉnh?
Khi hóa đơn điện tử đã lập có sai sót về các thông tin quan trọng, người bán phải lập hóa đơn điều chỉnh. Cụ thể bao gồm:
- Sai mã số thuế của người mua.
- Sai số tiền, thuế suất, tiền thuế trên hóa đơn.
- Sai thông tin hàng hóa như tên, quy cách, chất lượng, đơn vị tính.
Lưu ý: Trường hợp chỉ sai tên hoặc địa chỉ người mua mà mã số thuế và các thông tin khác đúng, không cần lập hóa đơn điều chỉnh, chỉ cần thông báo cho người mua và gửi mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế.
Câu 3: Ai chịu trách nhiệm lập biên bản thỏa thuận điều chỉnh hóa đơn?
Người chịu trách nhiệm lập biên bản thỏa thuận điều chỉnh hóa đơn là cả hai bên: người bán và người mua.
Cụ thể: Hai bên cùng phối hợp lập biên bản, ghi rõ:
- Thông tin hóa đơn gốc (số, ký hiệu, ngày lập).
- Nội dung sai sót và nội dung điều chỉnh.
- Lý do điều chỉnh.
- Chữ ký điện tử hoặc chữ ký của cả hai bên để xác nhận.
Biên bản này là căn cứ để người bán lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai, đồng thời phục vụ kê khai thuế theo đúng quy định.
Tóm lại, vấn đề hóa đơn điện tử có hủy được không hiện nay đã được quy định rõ ràng theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP: từ 01/06/2025, hóa đơn điện tử đã lập sai sẽ không còn được hủy mà phải xử lý bằng các phương án điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế. Việc nắm rõ quy trình xử lý hóa đơn có sai sót sẽ giúp doanh nghiệp giảm rủi ro, thực hiện kê khai thuế đúng hạn và tránh các vi phạm không đáng có. Nếu bạn còn băn khoăn hãy liên hệ ngay với AZTAX để được hỗ trợ nhanh chóng nhé!
Xem thêm: Có mấy loại hóa đơn điện tử? Cách phát hành hóa đơn điện tử
Xem thêm: Hóa đơn điện tử là gì?
Xem thêm: Dịch vụ hóa đơn điện tử
