Thủ tục cấp lại sổ BHXH bị mất 2025 có khó không? Mất sổ bảo hiểm xã hội là khi người tham gia bảo hiểm xã hội không còn sở hữu sổ hoặc không có sổ để ghi lại quá trình đóng và hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội người lao động. Tình trạng này có thể xảy ra do nhiều nguyên nhân, chẳng hạn như sổ bị mất, hỏng hoặc bị đánh cắp. Nếu bạn đối diện với tình huống này, đừng lo lắng. Trong bài viết này, AZTAX sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện thủ tục xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội một cách chi tiết. Hãy cùng tìm hiểu để giải quyết vấn đề một cách dễ dàng nhé.
1. Mất sổ bảo hiểm xã hội có cấp lại được không?
Rất nhiều người thắc mắt liệu mất sổ bảo hiểm xã hội có sao không? Hay bị mất sổ bảo hiểm có làm lại được không? Bạn đừng lo lắng vì sổ bảo hiểm xã hội có thể được cấp lại nếu bị mất.
Căn cứ Khoản 2 Điều 46 Quyết định 595/QĐ- BHXH:
Điều 46. Cấp và quản lý sổ BHXH
2. Cấp lại sổ BHXH
2.1. Cấp lại sổ BHXH (bìa và tờ rời) các trường hợp: mất, hỏng; gộp; thay đổi số sổ; họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; người đã hưởng BHXH một lần còn thời gian đóng BH thất nghiệp chưa hưởng.
2.2. Cấp lại bìa sổ BHXH các trường hợp: sai giới tính, quốc tịch.
2.3. Cấp lại tờ rời sổ BHXH các trường hợp: mất, hỏng.
Dó đó, sổ BHXH sẽ được cấp lại trong trường hợp mất; hỏng, cần thay đổi thông tin cá nhân hoặc hình thức hưởng BHXH.
Bạn có thể xin cấp lại số BHXH bị mất trực tiếp tại:
- Cơ quan BHXH quận/huyện;
- Trung tâm phục vụ hành chính công;
Hoặc có thể gửi hồ sơ cho dịch vụ bưu chính đến cơ quan BHXH.
Hiện nay, người lao động cũng có thể tự xin cấp lại sổ (không thay đổi thông tin) bằng ứng dụng VSSID.
Cơ quan BHXH phải cấp lại sổ BHXH trong thời hạn tối đa tối đa 10 ngày kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ hợp lệ. Trường hợp hồ sơ không được giải quyết, cơ quan BHXH sẽ thông báo bằng văn bản cho người nộp hồ sơ.
2. Hướng dẫn thủ tục cấp lại sổ BHXH bị mất
Để xin cấp lại sổ BHXH bị mất, người lao động có thể đến trực tiếp cơ quan BHXH hoặc thực hiện thủ tục online qua ứng dụng VssID hoặc Cổng Dịch vụ công của BHXH Việt Nam. Cách lấy lại sổ bảo hiểm xã hội được thực hiện cụ thể như sau:
2.1 Hồ sơ cần chuẩn bị để xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội
2.1.1. Đối với người lao động tự nộp hồ sơ tại cơ quan bảo hiểm xã hội
- Tờ khai tham gia và điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS) (Theo Mục 1 Điều 27 Quyết định số 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam ban hành Quy trình thu BHXH, BHYT, BH thất nghiệp, BHTNLĐ – BNN; quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT quy định)
- Chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân bản sao kèm bản chính đối chiếu còn hiệu lực.
2.1.2 Đối với người lao động đề nghị cấp sổ tại doanh nghiệp
- Đơn đề nghị cấp lại sổ (người lao động tự lập);
- Tờ khai tham gia và điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS) (do người sử dụng lao động lập).
Tải ngay mẫu TK1-TS tại: Mẫu TK1-TS năm 2025 chi tiết và cách điền
2.2 Thủ tục cấp lại sổ BHXH bị mất trên VssID
- Bước 1: Đăng nhập VssID với mã số BHXH và mật khẩu cơ quan BHXH cấp.
Nếu đã có tài khoản, người dùng chỉ cần nhập tên đăng nhập và mật khẩu để truy cập hệ thống. Trường hợp chưa đăng ký, người tham gia chọn mục “đăng ký tài khoản” và thực hiện các bước theo hướng dẫn để được tạo tài khoản đăng nhập.
- Bước 2: Vào trang Quản lý cá nhân, chọn Dịch vụ công.
Tại giao diện trang chủ, người dùng chọn mục dịch vụ công nằm bên dưới màn hình để bắt đầu thực hiện các thủ tục cần thiết.
- Bước 3: Chọn Cấp lại sổ BHXH không thay đổi thông tin.
Người dùng chọn mục “Cấp lại sổ BHXH không thay đổi thông tin” và tiếp tục chuyển sang bước 4.
- Bước 4: Chọn nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính và nhập địa chỉ.
Người dùng lựa chọn một trong hai phương thức nhận kết quả gồm nhận trực tiếp tại Bộ phận một cửa hoặc nhận qua dịch vụ bưu chính. Hoàn tất lựa chọn, người dùng tiếp tục nhấn “gửi”.
- Bước 5: Nhập mã OTP và chọn “Xác nhận”.
Mã xác thực được gửi đến email đã đăng ký với cơ quan BHXH, người dùng nhập mã OTP để hoàn tất quy trình.
2.3 Thủ tục cấp lại sổ BHXH bị mất trên Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam
Để cấp lại sổ BHXH qua Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam, bạn cần tài khoản Bảo hiểm xã hội (cũng là tài khoản VssID) do cơ quan BHXH cấp. Sau khi có tài khoản, thực hiện các bước sau:
- Bước 1: Truy cập trang web Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam tại địa chỉ dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn.
- Bước 2: Đăng nhập bằng tài khoản cá nhân đã đăng ký trước đó.
- Bước 3: Chọn mục “Kê khai hồ sơ”.
- Bước 4: Chọn mã thủ tục 607a nếu sổ BHXH bị mất hoặc hỏng hoặc tìm dịch vụ “cấp lại sổ BHXH không thay đổi thông tin (phải xác minh)” tương ứng với mã thủ tục.
Trong mục “Kê khai,” tìm và chọn tên dịch vụ tương ứng, sau đó nhấn vào biểu tượng file để nhập thông tin cần thiết trực tuyến trên mẫu TK1-TS.
Cần lưu ý những điểm sau:
(1) Đảm bảo bạn cung cấp địa chỉ nhận kết quả và chọn phương thức nhận sổ BHXH mới tại cơ quan BHXH nơi bạn tham gia hoặc qua dịch vụ bưu chính.
(2) Lưu ý rằng cước phí dịch vụ bưu chính công ích sẽ được bạn tự trả khi nhận kết quả.
(3) Đính kèm các giấy tờ hoặc văn bản cần thiết vào hồ sơ theo quy định, bao gồm bản chính hoặc bản sao hợp lệ.
(4) Sau khi điền thông tin, nhập mã Captcha/mã kiểm tra tương ứng và nhấn xác nhận để hoàn tất thủ tục.
Thông tin về quá trình xử lý thủ tục và kết quả sẽ được cơ quan BHXH gửi qua email mà bạn đã đăng ký. Đó là những thông tin cơ bản về cách xử lý trường hợp mất sổ BHXH mà Bảo hiểm xã hội điện tử eBH đã chia sẻ. Hy vọng rằng những thông tin này sẽ hữu ích cho bạn.
2.4 Thủ tục cấp lại sổ BHXH bị mất tại cơ quan BHXH
Theo Văn bản hợp nhất số 2089 ngày 26/06/2020 của BHXH Việt Nam ban hành quy trình thu BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN, quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT, thủ tục cấp lại sổ BHXH do mất và nộp hồ sơ cấp lại sổ BHXH được quy định như sau:
- Về thành phần hồ sơ: Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
- Về số lượng hồ sơ: 1 bộ (Điều 27).
- Người đang làm việc nộp cho đơn vị nơi đang làm việc hoặc nộp cho cơ quan BHXH.
- Người đang bảo lưu thời gian đóng BHXH hoặc đã được giải quyết hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH đề nghị cấp lại, điều chỉnh nội dung trên sổ BHXH: nộp cho cơ quan BHXH trên toàn quốc (Điều 31).
- Thời hạn giải quyết: Không quá 10 ngày kể từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ.
Lưu ý: Thời gian làm việc từ Thứ 2 – Thứ 6 | Trừ các ngày lễ
Video Hướng dẫn thủ tục cấp lại sổ BHXH bị mất
3. Quy định về việc cấp lại sổ bảo hiểm xã hội bị mất
Sổ BHXH là vật dụng quan trọng để ghi nhận và theo dõi quá trình tham gia, đóng và hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội cho người tham gia. Nó cũng là căn cứ quan trọng để giải quyết các quyền lợi BHXH theo quy định tại Điều 96, Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014.
Theo Điều 97, Luật BHXH 2014, hồ sơ xin cấp lại sổ BHXH trong trường hợp sổ bị hỏng hoặc mất gồm:
- Đơn đề nghị cấp lại sổ BHXH của người lao động;
- Sổ BHXH nếu bị hỏng.
Thiếu sổ BHXH, người lao động sẽ không thể hoàn thiện hồ sơ để hưởng các chế độ như thai sản, trợ cấp tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp, lương hưu trí, rút bảo hiểm xã hội một lần, hay hưởng trợ cấp tử tuất cho thân nhân, và nhiều chế độ khác.
4. Giải đáp câu hỏi thường gặp về thủ tục cấp lại sổ BHXH bị mất?
4.2 Mất bìa sổ bảo hiểm xã hội có làm lại được không?
Căn cứ Quyết định 896/QĐ-BHXH năm 2021, người lao động được phép đề nghị cấp lại bìa sổ BHXH khi bị mất. Quy trình thực hiện gồm các bước sau:
- Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ gồm mẫu tờ khai TK1-TS và bản chính căn cước công dân.
- Bước 2: Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan BHXH hoặc thông qua đơn vị sử dụng lao động.
Theo quy định tại Khoản 2 Điều 29 Quyết định 595/QĐ-BHXH, thời gian cấp lại bìa sổ là 10 ngày kể từ khi nhận đủ hồ sơ, trường hợp cần xác minh có thể kéo dài nhưng không quá 45 ngày. Việc cấp lại bìa sổ BHXH được thực hiện miễn phí.
4.3 Mất sổ bảo hiểm y tế thì phải làm sao?
Theo Công văn số 2701/BHXH-TST, nếu bạn mất hoặc hỏng thẻ bảo hiểm y tế giấy và không sử dụng điện thoại thông minh, bạn có thể đến cơ quan Bảo hiểm xã hội gần nhất để thực hiện thủ tục đổi lại thẻ (mà không có sự thay đổi thông tin), và quy trình này áp dụng cho người tham gia bảo hiểm y tế mà không bị ràng buộc bởi vị trí địa lý.
4.4 Công ty làm mất sổ bảo hiểm xã hội phải làm như thế nào?
Nếu công ty của bạn làm mất sổ BHXH, bạn có thể làm thủ tục cấp lại sổ BHXH và tờ rời đúng theo quy định tại văn bản hợp nhất số 2089/VBHN-BHXH ngày 26/6/2020 của BHXH Việt Nam. Thủ tục này bao gồm việc điền Tờ khai tham gia và điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS).
Nếu bạn đang làm việc, hồ sơ được nộp cho đơn vị nơi bạn làm việc hoặc cho cơ quan BHXH. Trong trường hợp bạn đang bảo lưu thời gian đóng BHXH, bạn cần nộp hồ sơ tới cơ quan BHXH gần nhất.
Hãy tuân theo quy định để hoàn tất thủ tục và nộp hồ sơ đến BHXH để yêu cầu cấp lại sổ BHXH. Đồng thời, cung cấp mã số BHXH đã được chốt và in tờ rời từ đơn vị cũ để tiếp tục đóng BHXH tại đơn vị mới.
4.5 Mất sổ bảo hiểm xã hội, người lao động sẽ mất quyền lợi gì?
Sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) là tài liệu quan trọng dùng để ghi nhận quá trình đóng và hưởng các chế độ BHXH của người lao động. Theo Điều 96 của Luật BHXH năm 2014, sổ BHXH được cấp cho từng người lao động để làm cơ sở cho việc giải quyết các chế độ BHXH theo quy định của Luật.
Nếu bạn mất sổ BHXH, tuy không bị trừ thời gian đã đóng BHXH trước đó, nhưng điều này có thể ảnh hưởng đáng kể đến việc làm thủ tục hưởng các chế độ BHXH của bạn:
- Hưởng chế độ thai sản có thể bị từ chối, vì theo Quyết định 166/QĐ-BHXH năm 2019, người lao động cần xuất trình sổ BHXH khi đến làm thủ tục hưởng chế độ thai sản.
- Không đủ giấy tờ để hưởng các chế độ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp.
- Không đủ hồ sơ để hưởng trợ cấp thất nghiệp và trợ cấp học nghề.
- Không thể rút BHXH một lần.
- Không thể được giải quyết hưởng lương hưu.
- Thân nhân không thể hưởng chế độ tử tuất khi người lao động qua đời.
Sổ BHXH là một trong những giấy tờ quan trọng bắt buộc khi làm hồ sơ để hưởng các chế độ BHXH, bao gồm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, trợ cấp thất nghiệp, BHXH 1 lần, lương hưu và tử tuất.
Xem thêm: Ký hợp đồng bao lâu thì được đóng bảo hiểm
Xem thêm: Thủ tục đóng bảo hiểm xã hội tự nguyện
Xem thêm: Cá nhân tự đóng bảo hiểm xã hội ở đâu
Xem thêm: Những điều cần biết về bảo hiểm xã hội là gì
Xem thêm: Địa điểm lấy tiền bảo hiểm xã hội
Như AZTAX đã trình bày, thủ tục cấp lại sổ BHXH bị mất 2025 không quá khó khăn như chúng ta vẫn nghĩ. Cái khó ở đây chỉ là do sự tâm lý của chúng ta khi làm mất hoặc làm hư hỏng nó. Hy vọng sau bài viết này, các bạn sẽ hiểu hơn về thủ tục cấp lại sổ BHXH bị mất 2025, cũng như yên tâm về việc xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội ở đâu, như thế nào, các bước ra làm sao. Nếu vẫn còn một chút chưa yên tâm, gọi ngay cho hotline của AZTAX bên dưới, sẽ có nhân viên tư vấn miễn phí cho bạn.
