Khi doanh nghiệp mở rộng hoặc thay đổi chiến lược, việc thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh là cần thiết để đảm bảo tính hợp pháp và sự đồng bộ trong các tài liệu quản lý. Thay đổi địa chỉ không chỉ phản ánh sự phát triển mà còn ảnh hưởng đến giao dịch và nghĩa vụ pháp lý. Bài viết này AZTAX sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan về quy trình, yêu cầu và lưu ý quan trọng khi thực hiện thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh. Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ ngay với AZTAX qua HOTLINE: 0932.383.089 để được tư vấn và hỗ trợ miễn phí nhé!
1. Các trường hợp cần thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh
Thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh là thủ tục cần thiết khi doanh nghiệp chuyển địa điểm hoạt động, bao gồm di chuyển trong cùng quận/huyện, cùng tỉnh/thành phố, hoặc mở rộng sang tỉnh/thành phố khác. Điều này giúp đảm bảo thông tin pháp lý luôn chính xác và minh bạch.
Việc thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh là một thủ tục cần thiết cho nhiều doanh nghiệp và có thể xảy ra trong các tình huống khác nhau. Dưới đây là ba trường hợp phổ biến dẫn đến việc thay đổi địa chỉ:
- Thay đổi địa chỉ trong cùng quận/huyện: Ví dụ, một cửa hàng thời trang nam tại Quận 1, TP. Hồ Chí Minh, chuyển từ đường Lê Thánh Tôn sang đường Cách Mạng Tháng 8 trong cùng quận.
- Di chuyển đến địa chỉ khác trong cùng tỉnh/thành phố: Ví dụ, một công ty dịch vụ IT tại Hà Nội chuyển từ quận Cầu Giấy sang quận Hoàn Kiếm.
- Mở rộng hoặc chuyển sang tỉnh/thành phố khác: Ví dụ, nhà hàng Món Ngon Đà Nẵng mở rộng quy mô và quyết định mở thêm chi nhánh mới tại số 789 Đường E, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh
Việc thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh là điều cần thiết khi doanh nghiệp thay đổi vị trí hoạt động, mở rộng hoặc chuyển địa điểm. Điều này đảm bảo rằng thông tin pháp lý luôn chính xác và phù hợp với thực tế, đồng thời giúp duy trì sự minh bạch trong giao dịch và quản lý.
2. Thủ tục thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh trực tiếp và online
Khi doanh nghiệp cần thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh, có hai cách thực hiện: trực tiếp và trực tuyến. Dưới đây là các thông tin chi tiết về hai phương thức này
2.1 Cách thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh trực tiếp
Trước khi thay đổi địa chỉ trụ sở trên Giấy phép kinh doanh, doanh nghiệp cần tuân theo quy trình nghiêm ngặt. Đối với việc thay đổi trực tiếp, quy trình bắt đầu bằng việc chuẩn bị hồ sơ và nộp tại cơ quan quản lý. Sau khi hồ sơ được xác nhận, doanh nghiệp cần làm mới con dấu và thông báo thay đổi đến các đối tác liên quan. Dưới đây là các bước cụ thể trong quy trình này:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ để thay đổi địa chỉ công ty
Bạn cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ để đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở trước khi nộp trực tiếp tại cơ quan đăng ký. Hồ sơ bao gồm:
- 1 bản chính Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp theo Phụ lục II-1 của Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT.
- 1 bản chính Nghị quyết hoặc Quyết định về việc thay đổi, chứng minh sự đồng thuận của chủ sở hữu hoặc các thành viên doanh nghiệp (tùy vào loại hình doanh nghiệp).
- 1 Biên bản họp (cho công ty cổ phần hoặc TNHH hai thành viên trở lên).
- 1 bản chính Giấy ủy quyền, kèm 1 bản sao giấy tờ pháp lý của đại diện được ủy quyền nộp hồ sơ.
Bước 2: Đưa hồ sơ đến Sở Kế hoạch và Đầu tư
Sau khi chuẩn bị xong hồ sơ, bạn cần nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở mới. Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ tiếp nhận hồ sơ, cấp Giấy Biên nhận và bắt đầu quá trình xử lý, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ.
Bước 3: Nhận kết quả
Bạn cần đến Phòng Đăng ký kinh doanh để nhận kết quả theo giấy hẹn. Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận Giấy phép Đăng ký kinh doanh mới. Nếu có vấn đề, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thông báo bằng văn bản về các yêu cầu sửa đổi hoặc bổ sung, và doanh nghiệp có 3 ngày làm việc để thực hiện.
Bước 4: Làm mới và thông báo thay đổi con dấu
Khi thay đổi địa chỉ trụ sở đến quận/huyện hoặc tỉnh/thành phố khác, doanh nghiệp cần làm mới con dấu để phản ánh địa chỉ mới. Con dấu mới sẽ thay thế con dấu cũ trong tất cả các tài liệu và giao dịch. Bạn cần thông báo việc thay đổi con dấu đến ngân hàng, đối tác kinh doanh, và các bên liên quan.
Bước 5: Đăng bố cáo công khai
Doanh nghiệp cần thông báo chính thức về thay đổi địa chỉ bằng cách đăng bố cáo công khai thông tin mới trên Cổng thông tin điện tử quốc gia về đăng ký kinh doanh. Ngoài ra, cần cập nhật thông tin trên trang web công ty, thông báo đến đối tác, nhà cung cấp dịch vụ, và các kênh truyền thông của công ty.
2.2 Cách thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh trực tuyến
Để thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh một cách nhanh chóng và thuận tiện, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:
Cách 1: Sử dụng chữ ký số công cộng
- Truy cập Cổng thông tin điện tử quốc gia: Đăng nhập vào tài khoản và truy cập trang web Cổng thông tin điện tử quốc gia về đăng ký kinh doanh: https://dangkykinhdoanh.gov.vn.
- Chọn phần Đăng ký doanh nghiệp
- Tại bước Phương thức nộp hồ sơ, chọn Nộp hồ sơ sử dụng chữ ký số công cộng.
Lưu ý: Khi sử dụng chữ ký số công cộng để nộp hồ sơ, người ký cần đảm bảo có Chữ ký số công cộng (CKSCC). Phương thức này không yêu cầu nộp hồ sơ bản giấy trực tiếp đến Phòng Đăng ký Kinh doanh (Phòng ĐKKD). Thay vào đó, người ký sẽ kê khai thông tin, ký xác thực hồ sơ và hoàn tất toàn bộ quy trình trực tuyến. Đây là điểm khác biệt so với việc nộp hồ sơ qua tài khoản đăng ký kinh doanh.
Thực hiện như sau:
- Chọn “Đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp/đơn vị trực thuộc”.
- Xác định vai trò đại diện pháp luật hoặc người ủy quyền
- Rồi chọn “Thay đổi nội dung ĐKDN“.
- Kê khai thông tin và tải các văn bản điện tử theo hướng dẫn.
- Nhập địa chỉ cần thay đổi và điền đầy đủ thông tin của người ký.
- Xác nhận thông tin, nộp hồ sơ và thực hiện ký xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp trực tuyến.
- Tải lên các văn bản và tài liệu đính kèm đã chuẩn bị sẵn.
- Thực hiện ký số. Đối với người dùng chữ ký số công cộng, cần thực hiện các bước sau:
- Cắm USN token vào cổng USB của máy tính.
- Xác nhận rằng bạn cam kết tính trung thực, chính xác và toàn vẹn của hồ sơ đăng ký và các tài liệu đính kèm, để máy tính tự động chạy hệ thống nhận dạng chữ ký số công cộng.
- Chọn chữ ký số công cộng của doanh nghiệp để ký vào hồ sơ.
- Chọn “Ký số/Xác thực” bằng Tài khoản ĐKKD và nhập mã PIN.
- Quy trình chỉ hoàn tất khi hệ thống thông báo ký số thành công.
- Thực hiện thanh toán các khoản phí và lệ phí đăng ký doanh nghiệp. Sau đó, nhận Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký trực tuyến và chờ kết quả.
Khi hồ sơ được gửi trực tuyến, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ xem xét và xử lý.
- Nếu hồ sơ hợp lệ, bạn sẽ nhận được thông báo qua email đã đăng ký.
- Nếu hồ sơ không đạt yêu cầu, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thông báo để bạn thực hiện các bổ sung và điều chỉnh cần thiết.
Cách 2: Thay đổi địa chỉ công ty trên Giấy phép kinh doanh bằng Tài khoản Đăng ký Kinh doanh
Thủ tục thực hiện theo Cách 2 tương tự như các bước trong Cách 1. Tuy nhiên, bạn cần chú ý những điểm sau:
- Tại bước chọn phương thức nộp hồ sơ, hãy chọn “Nộp hồ sơ sử dụng Tài khoản Đăng ký Kinh doanh”.
- Lưu ý quan trọng:
- Người ký cần có tài khoản Đăng ký Kinh doanh (ĐKKD).
- Bạn phải nộp hồ sơ giấy trực tiếp đến Phòng Đăng ký Kinh doanh, trừ khi thông báo mẫu dấu được gửi qua mạng.
Khác với phương thức ký số, khi ký xác thực bằng tài khoản Đăng ký Kinh doanh, không cần qua bước nhận dạng chữ ký điện tử. Vì vậy, tại bước Ký số/Xác thực bằng tài khoản ĐKKD, bạn cần thực hiện hai bước sau:
- Sau khi tích chọn xác nhận tính trung thực của hồ sơ, nhập mật khẩu tài khoản đã tạo trước đó.
- Nhấn nút “Xác nhận“.
Nếu hồ sơ đăng ký trực tuyến được xác nhận hợp lệ, bạn phải nộp hồ sơ bản giấy tới Phòng Đăng ký Kinh doanh để nhận kết quả cấp đăng ký doanh nghiệp với địa chỉ mới. Hồ sơ giấy cần giống như hồ sơ đã nộp trực tuyến, kèm theo giấy biên nhận điện tử và chứng minh thông báo tính hợp lệ của hồ sơ điện tử.
Để thay đổi địa chỉ trụ sở trên giấy phép kinh doanh, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác theo quy định. Việc hoàn thiện hồ sơ đúng cách sẽ giúp quá trình thay đổi diễn ra thuận lợi và nhanh chóng.
3. Hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở của doanh nghiệp trên giấy phép kinh doanh
Khi doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở, cần tuân thủ quy định pháp luật và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo Điều 47 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP. Hồ sơ gồm thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, nghị quyết hoặc quyết định của chủ sở hữu, biên bản họp (nếu có), và giấy ủy quyền nếu cần. Việc hoàn tất hồ sơ chính xác giúp quá trình chuyển đổi diễn ra thuận lợi và hợp pháp.
Khi doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở, cần tuân theo Điều 47 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP và chuẩn bị hồ sơ cùng giấy tờ cần thiết như sau:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp: Đây là văn bản theo mẫu quy định, yêu cầu doanh nghiệp điền thông tin chính xác để thông báo việc thay đổi địa chỉ trụ sở. Đại diện pháp lý của doanh nghiệp phải ký xác nhận thông báo này.
- Nghị quyết/quyết định của Đại hội đồng cổ đông/hội đồng thành viên: Tùy theo loại hình doanh nghiệp, giấy tờ này chứng minh sự đồng thuận của chủ sở hữu hoặc các thành viên về việc thay đổi địa chỉ trụ sở.
- Nghị quyết hoặc quyết định của chủ sở hữu (đối với Công ty TNHH 1 Thành Viên).
- Nghị quyết hoặc quyết định của Hội đồng thành viên (đối với Công ty TNHH 2 Thành Viên trở lên hoặc công ty hợp danh).
- Quyết định của Đại hội đồng cổ đông đối với Công ty Cổ phần
- Biên bản họp đại hội đồng cổ đông/hội đồng thành viên (bản sao) (nếu có): Ghi chép chi tiết cuộc họp, chứng minh quá trình đưa ra quyết định và sự đồng thuận của cổ đông hoặc thành viên (đối với Công ty TNHH 2 Thành Viên hoặc Công ty Cổ phần).
- Giấy ủy quyền cho đại diện nộp hồ sơ (nếu có): Nếu người đại diện theo pháp luật không trực tiếp nộp hồ sơ, cần có giấy ủy quyền để cử người nộp thay.
Việc chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở trên giấy phép kinh doanh là bước quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp và đồng bộ thông tin doanh nghiệp. Đảm bảo hồ sơ đầy đủ và chính xác giúp quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ và nhanh chóng.
4. Thời hạn giải quyết và lệ phí thay đổi địa chỉ giấy phép kinh doanh
Khi doanh nghiệp thực hiện thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh, việc hiểu rõ thời hạn giải quyết và lệ phí là điều cần thiết. Vui lòng xem thông tin chi tiết trong bài viết dưới đây
4.1 Sử dụng phương thức đăng ký trực tiếp
Quá trình thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh qua hình thức đăng ký trực tiếp sẽ được giải quyết trong khoảng 3 ngày làm việc, kể từ khi Phòng Đăng ký kinh doanh nhận hồ sơ hợp lệ.
Lệ phí đăng ký doanh nghiệp là 50.000 đồng, cộng với phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp là 100.000 đồng. Các khoản phí có thể được thanh toán trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh hoặc qua các phương thức khác như chuyển khoản ngân hàng hoặc dịch vụ thanh toán điện tử.
Lưu ý: Nếu bạn chọn gửi hồ sơ qua dịch vụ bưu chính, thời hạn giải quyết và mức phí sẽ tương tự như khi nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh.
4.2 Đối với hình thức đăng ký qua mạng/online
Việc thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh trực tuyến cung cấp một giao diện thuận tiện, giúp doanh nghiệp dễ dàng điền thông tin, xác thực hồ sơ và theo dõi tiến trình xử lý một cách nhanh chóng.
Thời gian xử lý là 3 ngày làm việc kể từ khi Phòng Đăng ký kinh doanh nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ. Đặc biệt, lệ phí đăng ký doanh nghiệp trong trường hợp này là 0 đồng.
| Hình thức đăng ký | Thời hạn giải quyết | Lệ phí ĐKDN | Phí công bố thông tin ĐKDN(2) |
| Trực tiếp | 3 ngày làm việc | 50.000 Đồng | 100.000 Đồng |
| Trực tuyến | 3 ngày làm việc | 0 Đồng | 100.000 Đồng |
| Bưu chính | 3 ngày làm việc | 50.000 Đồng | 100.000 Đồng |
Hiểu rõ thời hạn giải quyết và lệ phí khi thay đổi địa chỉ giấy phép kinh doanh là rất quan trọng để doanh nghiệp có kế hoạch chuẩn bị tốt. Đảm bảo hoàn tất hồ sơ chính xác và thanh toán phí đúng hạn sẽ giúp quá trình diễn ra suôn sẻ.
5. Mức phạt chậm thay đổi địa chỉ công ty trên giấy phép kinh doanh
Theo Khoản 2 Điều 30 của Luật Doanh nghiệp năm 2020, khi công ty thay đổi địa chỉ trụ sở chính, hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ phải được nộp trong vòng 10 ngày kể từ ngày chuyển đến địa chỉ mới.
Dựa trên quy định của Nghị định số 122/2021/NĐ-CP, nếu công ty không thực hiện việc đăng ký thay đổi địa chỉ trong thời hạn quy định, sẽ bị xử phạt hành chính.
Ví dụ: Công ty X, có địa chỉ ban đầu tại số 123 đường Nguyễn Tri Phương, Quận 5, TP. Hồ Chí Minh, đã chuyển đến địa chỉ mới tại số 456/1 đường Nguyễn Tri Phương vào ngày 10/12/2023. Công ty phải nộp hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ tại Phòng Đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày từ ngày chuyển địa điểm.
Nếu không thực hiện đúng hạn, Công ty X sẽ bị xử phạt hành chính theo Nghị định nêu trên. Mức phạt sẽ tăng theo thời gian quá hạn và có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty. Cụ thể, Điều 44 của Nghị định số 122/2021/NĐ-CP quy định các mức phạt và biện pháp khắc phục đối với việc vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
| Thời hạn vi phạm | Mức phạt |
| Quá hạn từ 1 – 10 ngày | Cảnh Cáo |
| Quá hạn từ 11 – 30 ngày | 3.000.000 – 5.000.000 đồng |
| Quá hạn từ 31 – 90 ngày | 5.000.000 – 10.000.000 đồng |
| Quá hạn từ 91 ngày trở lên | 10.000.000 – 20.000.000 đồng |
| Không đăng ký | 20.000.000 – 30.000.000 đồng |
Nếu doanh nghiệp không thực hiện đăng ký thay đổi địa chỉ trong thời hạn quy định hoặc không đăng ký theo yêu cầu, cơ quan quản lý có thể yêu cầu bạn phải thực hiện việc cập nhật thông tin theo quy định. Điều này bao gồm việc công bố địa chỉ mới, hoàn tất các bước pháp lý cần thiết để khắc phục và giải quyết vấn đề.
6. Những lưu ý thay đổi địa chỉ giấy phép kinh doanh
6.1 Lưu ý khi thay đổi địa chỉ giấy phép kinh doanh
Khi thực hiện thay đổi địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp cần chú ý những điều sau:
- Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định hiện hành.
- Nộp hồ sơ đúng thời hạn quy định.
- Thanh toán lệ phí theo quy định.
- Cập nhật thông tin địa chỉ kinh doanh trên tất cả giấy tờ liên quan.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần lưu ý:
- Nếu việc thay đổi địa điểm dẫn đến sự thay đổi trong cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục thuế với cơ quan thuế tương ứng, theo quy định của pháp luật.
- Trong trường hợp thay đổi địa điểm kinh doanh trong cùng tỉnh hoặc thành phố trực thuộc trung ương, doanh nghiệp không cần thông báo về việc thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh với cơ quan đăng ký doanh nghiệp.
6.2 Lưu ý sau khi thay đổi trụ sở doanh nghiệp
Khi doanh nghiệp chuyển trụ sở sang quận, huyện, tỉnh hoặc thành phố khác, cần tuân thủ các thủ tục sau:
- Xác nhận đã hoàn thành nghĩa vụ thuế tại trụ sở cũ.
- Đăng ký lại con dấu pháp nhân và chuyển đổi cơ quan thuế quản lý. Do con dấu thường chứa địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp cần làm lại con dấu mới và thông báo mẫu dấu này đến cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế.
- Nghĩa vụ thuế sẽ được chuyển sang cơ quan quản lý thuế mới tại địa phương mới.
Về hóa đơn VAT:
Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn VAT cần thay đổi địa chỉ trên hóa đơn. Theo khoản 2 Điều 9 Thông tư 39/2014/TT-BTC, nếu hóa đơn cũ chưa sử dụng hết và chỉ thay đổi địa chỉ mà không thay đổi mã số thuế, doanh nghiệp có thể đóng dấu địa chỉ mới lên hóa đơn cũ và gửi thông báo điều chỉnh thông tin cho cơ quan thuế theo mẫu số 3.13.
Ngoài ra, cần thông báo việc chuyển trụ sở cho các cơ quan, tổ chức liên quan.
7. Câu hỏi thường gặp về thay đổi địa chỉ giấy phép kinh doanh
7.1 Thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh khác quận/huyện hoặc tỉnh có cần quyết toán thuế không?
Cơ quan thuế có thể yêu cầu quyết toán thuế trước khi doanh nghiệp thay đổi địa chỉ nếu doanh nghiệp đã hoạt động lâu hoặc có nhiều hóa đơn. Doanh nghiệp mới hoặc ít hóa đơn có thể không bị yêu cầu.
7.2 Doanh nghiệp có bao lâu để thông báo thay đổi nội dung đăng ký?
Các doanh nghiệp phải thông báo mọi thay đổi trong vòng 10 ngày kể từ ngày thay đổi. Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ trong 3 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ.
7.3 Trường hợp nào có thể tiếp tục đăng ký hoặc thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp?
Theo Khoản 2 Điều 65 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP, các trường hợp được phép tiếp tục đăng ký, thông báo thay đổi bao gồm:
- Đã khắc phục vi phạm và được Phòng Đăng ký kinh doanh chấp nhận.
- Cần hoàn tất giải thể và có văn bản giải trình.
- Có sự chấp thuận bằng văn bản từ tổ chức hoặc cá nhân yêu cầu.
- Doanh nghiệp chuyển từ trạng thái “Không còn hoạt động” sang “Đang hoạt động”.
Tìm hiểu về các câu hỏi thường gặp liên quan đến thay đổi địa chỉ giấy phép kinh doanh sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc thực hiện các thủ tục cần thiết. Việc nắm vững quy trình và yêu cầu có thể tiết kiệm thời gian và tránh những rắc rối không đáng có.
Khi thực hiện thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh, việc nắm vững quy trình và các yêu cầu là rất quan trọng. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp ích cho doanh nghiệp khi thực hiện thủ tục thủ tục thay đổi địa chỉ trên giấy phéo kinh doanh online và trực tiếp. Để đảm bảo mọi thủ tục diễn ra thuận lợi và chính xác, mọi thắc mắc có thể được giải đáp qua HOTLINE: 0932.383.089 của AZTAX. Chúng tôi luôn sẵn lòng hỗ trợ bạn!
