Việc thay đổi số điện thoại trên giấy phép kinh doanh thực chất là cập nhật thông tin liên lạc mới của doanh nghiệp trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Vậy bạn cần làm gì để thực hiện điều này? Hãy cùng AZTAX khám phá chi tiết trong bài viết dưới đây.
1. Doanh nghiệp có bắt buộc phải đăng ký số điện thoại hay không?
Theo Điều 23 của Luật Doanh nghiệp 2020, khi nộp đơn đăng ký kinh doanh, các thông tin cơ bản cần phải cung cấp bao gồm:
- Tên doanh nghiệp;
- Địa chỉ trụ sở chính, số điện thoại, số fax và địa chỉ email (nếu có);
- Ngành nghề kinh doanh;
- Vốn điều lệ và vốn đầu tư đối với chủ doanh nghiệp tư nhân;
- Các loại cổ phần, mệnh giá và tổng số cổ phần chào bán đối với công ty cổ phần;
- Thông tin đăng ký thuế;
- Số lượng lao động dự kiến;
- Thông tin cá nhân của chủ doanh nghiệp tư nhân hoặc thành viên hợp danh, bao gồm họ tên, chữ ký, địa chỉ liên lạc, quốc tịch và giấy tờ pháp lý;
- Thông tin cá nhân của người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc công ty cổ phần, bao gồm họ tên, chữ ký, địa chỉ liên lạc, quốc tịch và giấy tờ pháp lý.
Cần lưu ý rằng chỉ số fax và email không bắt buộc phải có, trong khi số điện thoại phải được bao gồm trong đơn đăng ký kinh doanh.
Thêm vào đó, theo Điều 1 của Nghị định số 01/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp có trách nhiệm cung cấp đầy đủ thông tin về số điện thoại khi đăng ký hoặc thông báo thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh. Nếu thông tin số điện thoại bị bỏ qua, hồ sơ sẽ không được chấp nhận.
Vì vậy, khi thực hiện đăng ký hoặc thông báo thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần đảm bảo kê khai và bổ sung thông tin số điện thoại một cách đầy đủ.
2. Các trường hợp không được thay đổi số điện thoại trên giấy phép kinh doanh
Trong ngữ cảnh pháp lý, việc cập nhật số điện thoại trên giấy phép kinh doanh thực chất là quá trình điều chỉnh thông tin liên lạc của doanh nghiệp trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Nói đơn giản hơn, đây là quá trình mà doanh nghiệp thực hiện để cập nhật các thông tin liên quan đã được ghi nhận ban đầu trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Tuy nhiên, doanh nghiệp không được phép thay đổi số điện thoại trên giấy phép kinh doanh trong những trường hợp sau:
- Đã nhận thông báo vi phạm từ Phòng Đăng ký kinh doanh, hoặc khi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đã bị thu hồi theo quyết định chính thức.
- Đang trong quá trình giải thể theo quyết định của chính doanh nghiệp.
- Bị yêu cầu bởi Tòa án, Cơ quan thi hành án, hoặc Cơ quan điều tra, bao gồm chỉ đạo từ Thủ trưởng, Phó Thủ trưởng Cơ quan điều tra và Điều tra viên theo quy định của Bộ luật Tố tụng hình sự.
- Đang trong tình trạng pháp lý “Không còn hoạt động kinh doanh tại địa chỉ đã đăng ký“.
Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn có thể thực hiện việc đăng ký và thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp trong những trường hợp sau:
- Đã thực hiện các biện pháp khắc phục theo yêu cầu của thông báo vi phạm, trong trường hợp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bị thu hồi, và biện pháp đó đã được Phòng Đăng ký kinh doanh chấp nhận.
- Cần đăng ký thay đổi thông tin để hoàn tất quy trình giải thể theo quy định. Trong trường hợp này, hồ sơ cần kèm theo văn bản giải trình về lý do thay đổi.
- Đã nhận sự đồng ý bằng văn bản từ các tổ chức hoặc cá nhân theo yêu cầu, cho phép tiếp tục thực hiện việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
- Đã chuyển từ trạng thái pháp lý “Không còn hoạt động kinh doanh tại địa chỉ đã đăng ký” sang trạng thái “Đang hoạt động“.
3. Thay đổi số điện thoại trên đăng ký kinh doanh thực hiện như thế nào?
Khi thực hiện đăng ký hoặc thông báo thay đổi thông tin doanh nghiệp, doanh nghiệp có trách nhiệm bổ sung đầy đủ thông tin về số điện thoại trong hồ sơ. Nếu doanh nghiệp không bổ sung thông tin về số điện thoại, hồ sơ đăng ký hoặc thông báo thay đổi sẽ bị coi là không hợp lệ.
Theo quy định tại Khoản 2, Điều 63 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau khi cập nhật và bổ sung thông tin trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp:
- Nếu việc cập nhật và bổ sung thông tin không làm thay đổi nội dung của Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và không thuộc các trường hợp thay đổi nội dung theo Điều 47 đến Điều 55 của Nghị định này, doanh nghiệp phải gửi thông báo đề nghị cập nhật thông tin đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở chính. Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ xem xét và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới cho doanh nghiệp.
- Trong trường hợp doanh nghiệp chỉ cập nhật thông tin mà không làm thay đổi nội dung Giấy chứng nhận và không thuộc các trường hợp thông báo thay đổi nội dung theo Điều 56 đến Điều 60 của Nghị định, doanh nghiệp cần gửi thông báo đề nghị cập nhật thông tin đến Phòng Đăng ký kinh doanh. Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ bổ sung thông tin vào hồ sơ và cập nhật cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
- Doanh nghiệp không cần phải nộp phí hoặc lệ phí khi cập nhật thông tin về số điện thoại, số fax, thư điện tử, website, và địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp trong các trường hợp điều chỉnh địa giới hành chính hoặc các thay đổi khác theo quy định.
4. Hồ sơ thay đổi số điện thoại trên giấy phép kinh doanh
Theo quy định tại Khoản 3, Điều 8 của Luật Doanh nghiệp 2020 (số 59/2020/QH14), doanh nghiệp phải đảm bảo việc kê khai chính xác và đầy đủ thông tin trên giấy phép kinh doanh, bao gồm cả thông tin liên lạc. Khi cần cập nhật hoặc bổ sung số điện thoại, doanh nghiệp cần gửi hồ sơ thông báo đến cơ quan đăng ký kinh doanh tại địa phương nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm các tài liệu sau:
- Thông báo bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp: Theo mẫu tại Phụ lục II-5 của Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT. Doanh nghiệp cần điền đầy đủ thông tin về sự thay đổi số điện thoại và ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật.
- Văn bản ủy quyền: Nếu người đại diện theo pháp luật không thực hiện thủ tục trực tiếp, cần gửi kèm giấy ủy quyền cho cá nhân hoặc tổ chức thực hiện thủ tục theo quy định tại Khoản 1, 2, Điều 12 của Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Giấy ủy quyền không cần công chứng nhưng phải nêu rõ người được ủy quyền và mục đích ủy quyền.
- Bản sao giấy tờ pháp lý của người được ủy quyền: Theo Điều 11 của Nghị định 01/2021/NĐ-CP, chi tiết như sau:
- Đối với công dân Việt Nam: Bản sao hợp lệ của Thẻ căn cước công dân, Chứng minh nhân dân, hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực.
- Đối với người nước ngoài: Bản sao hợp lệ của Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.
5. Thủ tục thực hiện thay đổi số điện thoại trên giấy phép kinh doanh
Khi doanh nghiệp quyết định thay đổi số điện thoại trên giấy phép kinh doanh, cần thực hiện các bước sau để đăng ký thay đổi thông tin và nộp hồ sơ cho cơ quan đăng ký kinh doanh. Hồ sơ bao gồm các tài liệu sau:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp: Tải từ Phụ lục II-1 của Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT.
- Quyết định thay đổi thông tin đăng ký kinh doanh: Bản quyết định chính thức về việc thay đổi số điện thoại.
- Biên bản họp của Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông (nếu có): Cần thiết nếu có sự thay đổi trong cơ cấu quản lý, chứng minh sự đồng thuận của các bên liên quan.
- Giấy ủy quyền (nếu có): Nếu có sự ủy quyền cho một cá nhân hoặc tổ chức khác thực hiện thủ tục.
Hồ sơ cần được nộp trong vòng 10 ngày kể từ ngày có sự thay đổi. Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai phương thức nộp hồ sơ:
- Nộp trực tuyến: Qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại địa chỉ dangkyquamang.dkkd.gov.vn.
- Nộp trực tiếp: Tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư của tỉnh hoặc thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Danh sách địa chỉ phòng đăng ký kinh doanh có thể tham khảo trên trang web của các tỉnh, thành phố.
Thời gian xử lý hồ sơ dao động từ 3 đến 5 ngày làm việc, với các bước thực hiện như sau:
- Nộp hồ sơ: Doanh nghiệp gửi hồ sơ thay đổi thông tin kinh doanh.
- Nhận Giấy biên nhận: Phòng Đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và cập nhật thông tin doanh nghiệp trong cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
- Nhận Giấy chứng nhận: Doanh nghiệp nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thay đổi. Nếu cần, có thể nhận Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
Ngoài ra, doanh nghiệp phải công bố nội dung thay đổi trên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia. Việc không thực hiện hoặc thực hiện không đúng quy định có thể bị xử phạt từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng.
Việc thay đổi số điện thoại trên giấy phép kinh doanh là rất quan trọng để doanh nghiệp có thể duy trì liên lạc hiệu quả với đối tác, khách hàng, và cơ quan quản lý. Hy vọng rằng qua bài viết này, bạn đã hiểu rõ các bước thực hiện và quy định hành chính mới nhất liên quan đến thủ tục này. Nếu bạn đang tìm kiếm sự hỗ trợ chuyên nghiệp để thực hiện việc thay đổi số điện thoại một cách nhanh chóng và thuận lợi, hãy xem xét dịch vụ trọn gói của chúng tôi. Đội ngũ chuyên gia dày dạn kinh nghiệm tại AZTAX sẵn sàng đồng hành cùng bạn từ A đến Z trong toàn bộ quy trình. Đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để nhận được sự tư vấn chính xác và phù hợp với nhu cầu của bạn!
