Thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh 2025

Thay đổi đăng ký kinh doanh là thủ tục bắt buộc phải thực hiện để ghi nhận sự thay đổi hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật. Việc thay đổi đăng ký không chỉ là một bước quan trọng trong việc quản lý nội bộ mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến mối quan hệ với khách hàng và đối tác. Trong bài viết này, AZTAX sẽ cung cấp cho bạn những thông tin về các trường hợp phải thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh, hồ sơ, thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh và những điều cần lưu ý khi thay đổi đăng ký kinh doanh. Cùng chúng tôi tìm hiểu nhé!

Nội Dung Bài Viết

1. Các trường hợp phải thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh

Theo Điều 28 và Khoản 1 Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh khi có điều chỉnh về tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính, thông tin người đại diện, hoặc vốn điều lệ.

Các trường hợp phải thay đổi đăng ký kinh doanh

Cụ thể, theo Điều 28 và Khoản 1 Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp phải tiến hành đăng ký thay đổi với Cơ quan đăng ký kinh doanh khi có sự thay đổi các nội dung sau:

Tên và mã số doanh nghiệp.
Địa chỉ trụ sở chính.
Thông tin cá nhân của người đại diện theo pháp luật (gồm họ tên, địa chỉ, quốc tịch, giấy tờ pháp lý) cho công ty TNHH, cổ phần, thành viên hợp danh, hoặc chủ doanh nghiệp tư nhân. Đối với công ty TNHH, cần thông tin cá nhân của thành viên hoặc thông tin tổ chức như tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính.
Vốn điều lệ của công ty hoặc vốn đầu tư đối với doanh nghiệp tư nhân.

2. Các trường hợp thay đổi đăng ký kinh doanh đối với công ty có vốn đầu tư nước ngoài

Công ty có vốn đầu tư nước ngoài thực hiện thay đổi nội dung trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và hồ sơ đăng ký doanh nghiệp tương tự như các công ty vốn trong nước. Tuy nhiên, nếu công ty này đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, thì khi có những thay đổi liên quan đến:

Ngành nghề kinh doanh: Điều chỉnh phù hợp với mục tiêu dự án đầu tư.
Tên công ty: Nếu tên công ty trùng với tên dự án đầu tư.
Địa chỉ thực hiện dự án: Khi địa chỉ dự án cũng là địa chỉ của công ty.
Tăng vốn điều lệ: Bao gồm cả việc tăng vốn góp trong tổng vốn đầu tư.
Thay đổi nhà đầu tư: Bổ sung hoặc thay thế nhà đầu tư hiện tại.

Khi đó, công ty cần đồng thời thực hiện thủ tục điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.

Ngoài ra, nếu có thêm nhà đầu tư mới tham gia góp vốn hoặc mua cổ phần, công ty còn phải tiến hành thủ tục đăng ký mua phần vốn góp để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.

3. Các trường hợp không phải nộp hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh

Doanh nghiệp không cần nộp hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh khi thay đổi thông tin cổ đông, chuyển nhượng cổ phần hoặc thay đổi cổ đông sáng lập (trừ trường hợp chưa thanh toán đủ cổ phần).

Doanh nghiệp không cần nộp hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh trong các trường hợp sau:

Thay đổi thông tin cổ đông trong công ty cổ phần hoặc thực hiện chuyển nhượng cổ phần.
Thay đổi cổ đông sáng lập: Trừ trường hợp cổ đông sáng lập chưa thanh toán hoặc chỉ thanh toán một phần số cổ phần đã đăng ký mua theo quy định.

Trong những tình huống này, doanh nghiệp chỉ cần lưu trữ và hoàn thiện hồ sơ nội bộ tại công ty mà không phải thực hiện thủ tục tại cơ quan đăng ký kinh doanh. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải kê khai thuế thu nhập cá nhân liên quan đến việc chuyển nhượng cổ phần để tuân thủ quy định pháp luật.

4. Các trường hợp không được thay đổi đăng ký kinh doanh

Doanh nghiệp không được thực hiện việc thay đổi đăng ký kinh doanh nếu đã nhận thông báo hoặc quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đang trong quá trình giải thể hoặc theo yêu cầu của Tòa án, cơ quan thi hành án hoặc công an.

Dưới đây là các trường hợp mà doanh nghiệp không được phép thực hiện đăng ký thay đổi đăng ký kinh doanh:

Bị thông báo vi phạm: Nếu doanh nghiệp đã nhận Thông báo từ Phòng Đăng ký kinh doanh về việc vi phạm quy định, thuộc trường hợp bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hoặc đã có Quyết định thu hồi Giấy chứng nhận này.
Đang trong quá trình giải thể: Doanh nghiệp không thể thực hiện thay đổi khi đang trong giai đoạn giải thể theo quyết định đã được thông qua.
Theo yêu cầu của cơ quan chức năng: Trong trường hợp có yêu cầu từ Tòa án, Cơ quan thi hành án hoặc cơ quan công an, doanh nghiệp sẽ không được thực hiện việc đăng ký thay đổi.

Các trường hợp này cần được chú ý để tránh vi phạm pháp luật và ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Xem thêm: Đăng ký giấy phép kinh doanh ở đâu?

5. Thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh

Thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh là bước quan trọng giúp doanh nghiệp cập nhật thông tin chính xác và phù hợp với quy định pháp luật. Việc thực hiện đúng quy trình không chỉ đảm bảo tính pháp lý mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh.

Thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh năm 2024

Hiện nay bạn có thể thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh trực tiếp hoặc thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh online như sau:

5.1 Thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh trực tiếp

Bước 1: Quyết toán thuế với cơ quan quản lý thuế

Công ty chỉ cần thực hiện bước 1 khi có sự thay đổi về trụ sở công ty sang một quận hoặc tỉnh khác:

Quyết toán thuế khi thay đổi địa chỉ trụ sở: Khi công ty chuyển địa chỉ sang quận hoặc tỉnh khác, trước khi làm thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần thực hiện quyết toán thuế với chi cục thuế hiện tại. Quy định này có hiệu lực từ năm 2024.
Xác nhận nghĩa vụ thuế: Ngoại trừ công ty mới thành lập hoặc vừa hoàn tất quyết toán thuế, doanh nghiệp chỉ cần chốt nghĩa vụ thuế với cơ quan thuế cũ. Sau khi nhận xác nhận, công ty có thể tiến hành thay đổi đăng ký kinh doanh tại cơ quan đăng ký kinh doanh nơi có địa chỉ mới.

Bước 2: Soạn thảo hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh

Tư vấn về điều kiện, quy trình và thủ tục pháp lý liên quan đến các nội dung thay đổi mà doanh nghiệp cần thực hiện.
Chuẩn bị các tài liệu thay đổi tương ứng với nội dung cần điều chỉnh và nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh.

Bước 3: Nộp hồ sơ thay đổi và lệ phí công bố thông tin

Thẩm quyền thụ lý hồ sơ:

Thay đổi đăng ký kinh doanh của công ty: Cơ quan thụ lý sẽ là Sở Kế hoạch và Đầu tư tại địa điểm có trụ sở chính
Thay đổi liên quan đến chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh: Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi có địa chỉ của các cơ quan phụ thuộc sẽ là nơi tiếp nhận hồ sơ

Phương thức nộp hồ sơ:

Nộp hồ sơ trực tuyến:
- Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại https://dangkyquamang.dkkd.gov.vn
- Tại Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh, hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh bắt buộc phải nộp trực tuyến
- Kết quả sẽ được gửi qua bưu điện, và lệ phí nộp qua thẻ ATM
Nộp hồ sơ trực tiếp:
- Chỉ những trường hợp đặc biệt, như doanh nghiệp chưa gộp mã số thuế, mới được tiếp nhận hồ sơ giấy trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh
- Phòng Đăng ký sẽ cấp Giấy biên nhận và kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ

Bước 4: Nhận kết quả thay đổi đăng ký kinh doanh

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ xử lý các hồ sơ hợp lệ và tiến hành cập nhật, bổ sung thông tin của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Đồng thời, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp cho doanh nghiệp một trong những giấy tờ pháp lý sau:

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới với các thông tin đã thay đổi. Từ năm 2024, giấy chứng nhận này sẽ được in trên giấy A4 thông thường, thay vì sử dụng giấy phôi vàng cứng như trước đây.
Giấy xác nhận thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp.

Trong trường hợp hồ sơ không hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ phát hành Thông báo yêu cầu công ty sửa đổi, bổ sung hồ sơ theo hướng dẫn cụ thể và nêu rõ lý do.

Bước 5: Khắc lại dấu công ty

Doanh nghiệp chỉ cần thực hiện bước này nếu có thay đổi thông tin liên quan đến con dấu, như:

Thay đổi tên Tiếng Việt
Thay đổi loại hình công ty
Thay đổi trụ sở sang tỉnh hoặc quận khác

Doanh nghiệp tự khắc con dấu mà không cần thực hiện thủ tục nào với cơ quan nhà nước

5.2 Thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh online

Phương thức thay đổi đăng ký kinh doanh online mặc dù chưa phổ biến bằng hình thức trực tiếp, nhưng đang ngày càng được ưa chuộng nhờ những lợi ích nổi bật:

Chủ động về thời gian: Doanh nghiệp có thể linh hoạt lựa chọn thời điểm nộp hồ sơ mà không cần tuân theo giờ hành chính cố định của cơ quan nhà nước.
Tiết kiệm thời gian: Loại bỏ hoàn toàn việc phải di chuyển đến cơ quan, giúp doanh nghiệp tập trung hơn vào công việc quan trọng khác.
Cắt giảm chi phí: Giảm thiểu các khoản chi tiêu liên quan đến đi lại, đồng thời tránh những chi phí không mong muốn.
Quản lý hồ sơ thông minh: Dữ liệu được lưu trữ và truy cập dễ dàng, hỗ trợ tối ưu cho cả doanh nghiệp lẫn cơ quan quản lý.
Giảm tải áp lực hành chính: Hạn chế tình trạng quá tải tại quầy giao dịch, giúp quy trình xử lý hồ sơ nhanh hơn và chuyên nghiệp hơn.

Hiện tại, hình thức thay đổi giấy phép kinh doanh trực tuyến không chỉ mang lại sự tiện lợi mà còn rút ngắn thời gian xử lý. Dưới đây là quy trình thực hiện mà AZTAX đã tổng hợp chi tiết:

Bước 1: Truy cập tài khoản đăng ký kinh doanh

Đầu tiên, doanh nghiệp cần đăng nhập vào tài khoản đăng ký kinh doanh trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo địa chỉ: https://dangkykinhdoanh.gov.vn.

Bước 2: Lựa chọn loại hình đăng ký

Sau khi truy cập thành công, hãy chọn loại hình đăng ký tương ứng, chẳng hạn thay đổi thông tin hoặc đăng ký mới. Hệ thống sẽ tự động cung cấp biểu mẫu cùng hướng dẫn cần thiết, đảm bảo các bước tiếp theo được thực hiện chính xác và hiệu quả nhất.

Bước 3: Xác định thông tin cần thay đổi của doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần cung cấp mã số doanh nghiệp hoặc mã số nội bộ vào hệ thống. Sau đó, hệ thống sẽ tự động tìm kiếm và hiển thị thông tin hiện tại của doanh nghiệp để chuẩn bị cho các bước tiếp theo.

Bước 4: Lựa chọn nội dung thay đổi

Tại bước này, doanh nghiệp chọn các mục nội dung cần điều chỉnh hoặc bổ sung trên giấy phép đăng ký kinh doanh, đảm bảo đúng với nhu cầu thực tế.

Bước 5: Đính kèm tài liệu liên quan

Doanh nghiệp tiến hành tải lên các tài liệu, hồ sơ cần thiết cho việc thay đổi giấy phép kinh doanh. Các tài liệu này cần được scan rõ ràng và có chữ ký xác nhận theo quy định.

Đính kèm tài liệu liên quan lên hệ thống

Bước 6: Hoàn thiện hồ sơ và thanh toán phí

Sau khi tải tài liệu lên, doanh nghiệp cần kiểm tra lại toàn bộ thông tin để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ. Khi hồ sơ đã đạt yêu cầu, tiến hành thanh toán trực tuyến để hoàn tất quy trình. Cụ thể:

Thanh toán bằng thẻ nội địa NAPAS: Phí dịch vụ là 101.000 VND.
Thanh toán bằng thẻ quốc tế VISA: Phí thường là 111.000 VND (mức phí có thể thay đổi tùy theo ngân hàng).

Lợi ích của quy trình trực tuyến

Quy trình trực tuyến này mang lại sự tiện lợi tối đa, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí. Thay vì phải đến trực tiếp Phòng Đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp có thể thực hiện mọi thao tác tại bất kỳ đâu với kết nối internet, đảm bảo nhanh chóng và hiệu quả.

Xem thêm: Thủ tục đăng ký giấy phép kinh doanh mới nhất

5.3 Thủ tục cần làm sau khi thay đổi đăng ký kinh doanh

Sau khi thay đổi đăng ký kinh doanh bạn cần thực hiện một số thủ tục như sau:

Công bố thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp: Thông báo cho ngân hàng, cơ quan bảo hiểm xã hội, cơ quan chức năng liên quan, và các đối tác khi có sự thay đổi về thông tin như tên công ty, địa chỉ công ty, và người đại diện theo pháp luật.
Thay biển hiệu công ty nếu có thay đổi về tên công ty hoặc địa chỉ công ty.
Cập nhật thông tin trên chữ ký số điện tử và hóa đơn trong trường hợp thay đổi tên công ty hoặc địa chỉ công ty.
Điều chỉnh thông tin doanh nghiệp trên Giấy chứng nhận hoạt động của chi nhánh, địa điểm kinh doanh, hoặc văn phòng đại diện của công ty.
Cập nhật thông tin doanh nghiệp nếu có các giấy phép đủ điều kiện kinh doanh như Giấy phép lữ hành, Giấy phép kinh doanh, Giấy phép vận tải, hoặc Văn bằng bảo hộ đăng ký nhãn hiệu.

Xem thêm: Hướng dẫn tra cứu đăng ký kinh doanh nhanh chóng

6. Hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh

Tùy theo từng trường hợp cụ thể, doanh nghiệp cần chuẩn bị các giấy tờ như thông báo thay đổi, biên bản cuộc họp, quyết định của hội đồng quản trị và điều lệ đã sửa đổi. Hiểu rõ các yêu cầu này sẽ hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh một cách hợp lệ và hiệu quả

Dưới đây là hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh đối với một số trường hợp cụ thể mà AZTAX đã tổng hợp được:

6.1 Hồ sơ thay đổi tên công ty

Thông báo thay đổi tên công ty được thực hiện theo Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký, sử dụng mẫu Phụ lục II-1.
Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần hoặc Biên bản họp Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên liên quan đến việc thay đổi tên công ty.
Quyết định của Đại hội đồng cổ đông với công ty cổ phần, hoặc của Hội đồng thành viên với công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc của chủ sở hữu đối với công ty TNHH một thành viên về việc thay đổi tên công ty.
Điều lệ công ty được cập nhật với tên mới của công ty.

6.2 Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty

Thông báo thay đổi địa chỉ trụ sở công ty được thực hiện theo Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký, sử dụng mẫu Phụ lục II-1.
Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần hoặc Biên bản họp Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên liên quan đến việc thay đổi địa chỉ trụ sở công ty.
Quyết định của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần, hoặc của Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, hoặc của chủ sở hữu đối với công ty TNHH một thành viên về việc thay đổi địa chỉ trụ sở công ty.
Điều lệ công ty được cập nhật theo thông tin địa chỉ trụ sở mới.

6.3 Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật

Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật được thực hiện theo mẫu Phụ lục II-1.
Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật mới.
Nghị quyết và bản sao biên bản họp Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật, trong trường hợp thay đổi này dẫn đến sự điều chỉnh nội dung Điều lệ công ty. Hoặc Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, nếu việc thay đổi không làm thay đổi nội dung Điều lệ công ty, ngoại trừ các thông tin như họ tên và chữ ký của người đại diện theo pháp luật theo quy định tại Điều 24 Luật Doanh nghiệp.
Lưu ý: Người ký thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật phải là một trong các cá nhân sau: Chủ tịch Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần. Nếu Chủ tịch Hội đồng quản trị là người đại diện theo pháp luật, thì người ký thông báo phải là Chủ tịch Hội đồng quản trị mới được bầu bởi Hội đồng quản trị. Tương tự, quy định này cũng áp dụng cho Chủ tịch Hội đồng thành viên công ty TNHH.

6.4 Hồ sơ thay đổi vốn điều lệ

Thông báo thay đổi vốn điều lệ công ty cần được thực hiện theo mẫu Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, được ký bởi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp theo mẫu Phụ lục II-1.
Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần, hoặc Biên bản họp Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, phải nêu rõ việc thay đổi tăng vốn điều lệ.
Quyết định của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần, hoặc quyết định của Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên và chủ sở hữu đối với công ty một thành viên về việc tăng vốn điều lệ cũng cần được đính kèm.
Điều lệ công ty cần được cập nhật để phản ánh thông tin về vốn điều lệ mới.
Trong trường hợp giảm vốn điều lệ, doanh nghiệp cần cam kết đảm bảo thanh toán đầy đủ các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác sau khi thực hiện việc giảm vốn.
Doanh nghiệp phải hoàn thành Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, được ký bởi người đại diện theo pháp luật theo mẫu Phụ lục II-1.
Cần có nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên về việc thay đổi vốn điều lệ.
Doanh nghiệp cũng phải đính kèm báo cáo tài chính gần nhất tính đến thời điểm quyết định giảm vốn điều lệ, trong trường hợp giảm vốn theo quy định tại điểm a và b khoản 3 Điều 68 Luật Doanh nghiệp 2020.
Điều lệ công ty cũng cần được cập nhật để phản ánh thông tin về vốn điều lệ mới.

6.5 Hồ sơ thay đổi ngành nghề công ty

Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp theo mẫu Phụ lục II-1 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT.
Biên bản họp liên quan đến việc thay đổi hoặc bổ sung ngành, nghề kinh doanh của công ty, áp dụng cho cả công ty TNHH và công ty cổ phần.
Quyết định về việc thay đổi hoặc bổ sung ngành, nghề kinh doanh của công ty.
Điều lệ công ty cập nhật theo thông tin về ngành, nghề kinh doanh mới.

Lưu ý đối với mỗi nội dung khi thay đổi đăng ký kinh doanh — Lưu ý khi thay đổi đăng ký kinh doanh

5/5 - (3 bình chọn)

Hướng dẫn thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh mới nhất

1. Các trường hợp phải thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh

2. Các trường hợp thay đổi đăng ký kinh doanh đối với công ty có vốn đầu tư nước ngoài

3. Các trường hợp không phải nộp hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh

4. Các trường hợp không được thay đổi đăng ký kinh doanh

5. Thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh