Trong quá trình hoạt động, nhiều doanh nghiệp thường phải thay đổi đăng ký kinh doanh để cập nhật sự thay đổi về cơ cấu, ngành nghề và quy mô. Việc thay đổi đăng ký không chỉ là một bước quan trọng trong việc quản lý nội bộ mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến mối quan hệ với khách hàng và đối tác. Trong bài viết này, AZTAX sẽ cung cấp cho bạn những thông tin về hồ sơ, thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh mới nhất và các trường hợp phải thay đổi đăng ký kinh doanh. Cùng chúng tôi tìm hiểu nhé!
1. Hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh
Tùy theo từng tình huống cụ thể, doanh nghiệp cần chuẩn bị các giấy tờ như thông báo thay đổi, biên bản cuộc họp, quyết định của hội đồng quản trị và điều lệ đã sửa đổi. Hiểu rõ các yêu cầu này sẽ hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh một cách hợp lệ và hiệu quả
1.1 Hồ sơ thay đổi tên công ty
- Thông báo thay đổi tên công ty được thực hiện theo Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký, sử dụng mẫu Phụ lục II-1.
- Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần hoặc Biên bản họp Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên liên quan đến việc thay đổi tên công ty.
- Quyết định của Đại hội đồng cổ đông với công ty cổ phần, hoặc của Hội đồng thành viên với công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc của chủ sở hữu đối với công ty TNHH một thành viên về việc thay đổi tên công ty.
- Điều lệ công ty được cập nhật với tên mới của công ty.
1.2 Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty
- Thông báo thay đổi địa chỉ trụ sở công ty được thực hiện theo Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký, sử dụng mẫu Phụ lục II-1.
- Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần hoặc Biên bản họp Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên liên quan đến việc thay đổi địa chỉ trụ sở công ty.
- Quyết định của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần, hoặc của Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, hoặc của chủ sở hữu đối với công ty TNHH một thành viên về việc thay đổi địa chỉ trụ sở công ty.
- Điều lệ công ty được cập nhật theo thông tin địa chỉ trụ sở mới.
1.3 Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật
- Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật được thực hiện theo mẫu Phụ lục II-1.
- Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật mới.
- Nghị quyết và bản sao biên bản họp Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật, trong trường hợp thay đổi này dẫn đến sự điều chỉnh nội dung Điều lệ công ty. Hoặc Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, nếu việc thay đổi không làm thay đổi nội dung Điều lệ công ty, ngoại trừ các thông tin như họ tên và chữ ký của người đại diện theo pháp luật theo quy định tại Điều 24 Luật Doanh nghiệp.
- Lưu ý: Người ký thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật phải là một trong các cá nhân sau: Chủ tịch Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần. Nếu Chủ tịch Hội đồng quản trị là người đại diện theo pháp luật, thì người ký thông báo phải là Chủ tịch Hội đồng quản trị mới được bầu bởi Hội đồng quản trị. Tương tự, quy định này cũng áp dụng cho Chủ tịch Hội đồng thành viên công ty TNHH.
1.4 Hồ sơ tăng vốn điều lệ
- Thông báo tăng vốn điều lệ công ty cần được thực hiện theo mẫu Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, được ký bởi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp theo mẫu Phụ lục II-1.
- Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần, hoặc Biên bản họp Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, phải nêu rõ việc thay đổi tăng vốn điều lệ.
- Quyết định của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần, hoặc quyết định của Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên và chủ sở hữu đối với công ty một thành viên về việc tăng vốn điều lệ cũng cần được đính kèm.
- Điều lệ công ty cần được cập nhật để phản ánh thông tin về vốn điều lệ mới.
- Trong trường hợp giảm vốn điều lệ, doanh nghiệp cần cam kết đảm bảo thanh toán đầy đủ các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác sau khi thực hiện việc giảm vốn.
- Doanh nghiệp phải hoàn thành Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, được ký bởi người đại diện theo pháp luật theo mẫu Phụ lục II-1.
- Cần có nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên về việc thay đổi vốn điều lệ.
- Doanh nghiệp cũng phải đính kèm báo cáo tài chính gần nhất tính đến thời điểm quyết định giảm vốn điều lệ, trong trường hợp giảm vốn theo quy định tại điểm a và b khoản 3 Điều 68 Luật Doanh nghiệp 2020.
- Điều lệ công ty cũng cần được cập nhật để phản ánh thông tin về vốn điều lệ mới.
1.5 Hồ sơ thay đổi ngành nghề công ty
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp theo mẫu Phụ lục II-1 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT.
- Biên bản họp liên quan đến việc thay đổi hoặc bổ sung ngành, nghề kinh doanh của công ty, áp dụng cho cả công ty TNHH và công ty cổ phần.
- Quyết định về việc thay đổi hoặc bổ sung ngành, nghề kinh doanh của công ty.
- Điều lệ công ty cập nhật theo thông tin về ngành, nghề kinh doanh mới.
2. Thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh
Hiện nay bạn có thể thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh trực tiếp hoặc thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh online như sau:
2.1 Thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh trực tiếp
Bước 1: Quyết toán thuế với cơ quan quản lý thuế
Công ty chỉ cần thực hiện bước 1 khi có sự thay đổi về trụ sở công ty sang một quận hoặc tỉnh khác:
- Quyết toán thuế khi thay đổi địa chỉ trụ sở: Khi công ty chuyển địa chỉ sang quận hoặc tỉnh khác, trước khi làm thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần thực hiện quyết toán thuế với chi cục thuế hiện tại. Quy định này có hiệu lực từ năm 2024.
- Xác nhận nghĩa vụ thuế: Ngoại trừ công ty mới thành lập hoặc vừa hoàn tất quyết toán thuế, doanh nghiệp chỉ cần chốt nghĩa vụ thuế với cơ quan thuế cũ. Sau khi nhận xác nhận, công ty có thể tiến hành thay đổi đăng ký kinh doanh tại cơ quan đăng ký kinh doanh nơi có địa chỉ mới.
Bước 2: Soạn thảo hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh
- Tư vấn về điều kiện, quy trình và thủ tục pháp lý liên quan đến các nội dung thay đổi mà doanh nghiệp cần thực hiện.
- Chuẩn bị các tài liệu thay đổi tương ứng với nội dung cần điều chỉnh và nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh.
Bước 3: Nộp hồ sơ thay đổi và lệ phí công bố thông tin
Thẩm quyền thụ lý hồ sơ:
- Thay đổi đăng ký kinh doanh của công ty: Cơ quan thụ lý sẽ là Sở Kế hoạch và Đầu tư tại địa điểm có trụ sở chính
- Thay đổi liên quan đến chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh: Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi có địa chỉ của các cơ quan phụ thuộc sẽ là nơi tiếp nhận hồ sơ
Phương thức nộp hồ sơ:
- Nộp hồ sơ trực tuyến:
- Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại https://dangkyquamang.dkkd.gov.vn
- Tại Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh, hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh bắt buộc phải nộp trực tuyến
- Kết quả sẽ được gửi qua bưu điện, và lệ phí nộp qua thẻ ATM
- Nộp hồ sơ trực tiếp:
- Chỉ những trường hợp đặc biệt, như doanh nghiệp chưa gộp mã số thuế, mới được tiếp nhận hồ sơ giấy trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh
- Phòng Đăng ký sẽ cấp Giấy biên nhận và kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ
Bước 4: Nhận kết quả thay đổi đăng ký kinh doanh
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ xử lý các hồ sơ hợp lệ và tiến hành cập nhật, bổ sung thông tin của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Đồng thời, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp cho doanh nghiệp một trong những giấy tờ pháp lý sau:
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới với các thông tin đã thay đổi. Từ năm 2024, giấy chứng nhận này sẽ được in trên giấy A4 thông thường, thay vì sử dụng giấy phôi vàng cứng như trước đây.
- Giấy xác nhận thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp.
Trong trường hợp hồ sơ không hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ phát hành Thông báo yêu cầu công ty sửa đổi, bổ sung hồ sơ theo hướng dẫn cụ thể và nêu rõ lý do.
Bước 5: Khắc lại dấu công ty
Doanh nghiệp chỉ cần thực hiện bước này nếu có thay đổi thông tin liên quan đến con dấu, như:
- Thay đổi tên Tiếng Việt
- Thay đổi loại hình công ty
- Thay đổi trụ sở sang tỉnh hoặc quận khác
Doanh nghiệp tự khắc con dấu mà không cần thực hiện thủ tục nào với cơ quan nhà nước
2.2 Thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh online
Phương thức nộp hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh trực tuyến, mặc dù chưa phổ biến bằng hình thức nộp trực tiếp, nhưng đang ngày càng được ưa chuộng nhờ những lợi ích nổi bật:
- Chủ động về thời gian: Doanh nghiệp có thể linh hoạt lựa chọn thời điểm nộp hồ sơ mà không cần tuân theo giờ hành chính cố định của cơ quan nhà nước.
- Tiết kiệm thời gian: Loại bỏ hoàn toàn việc phải di chuyển đến cơ quan, giúp doanh nghiệp tập trung hơn vào công việc quan trọng khác.
- Cắt giảm chi phí: Giảm thiểu các khoản chi tiêu liên quan đến đi lại, đồng thời tránh những chi phí không mong muốn.
- Quản lý hồ sơ thông minh: Dữ liệu được lưu trữ và truy cập dễ dàng, hỗ trợ tối ưu cho cả doanh nghiệp lẫn cơ quan quản lý.
- Giảm tải áp lực hành chính: Hạn chế tình trạng quá tải tại quầy giao dịch, giúp quy trình xử lý hồ sơ nhanh hơn và chuyên nghiệp hơn.
Hiện tại, hình thức thay đổi giấy phép kinh doanh trực tuyến không chỉ mang lại sự tiện lợi mà còn rút ngắn thời gian xử lý. Dưới đây là quy trình thực hiện mà AZTAX đã tổng hợp chi tiết:
Bước 1: Truy cập tài khoản đăng ký kinh doanh
Đầu tiên, doanh nghiệp cần đăng nhập vào tài khoản đăng ký kinh doanh trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại địa chỉ: https://dangkykinhdoanh.gov.vn.
Bước 2: Lựa chọn loại hình đăng ký
Sau khi truy cập thành công, hãy chọn loại hình đăng ký tương ứng, chẳng hạn thay đổi thông tin hoặc đăng ký mới. Hệ thống sẽ tự động cung cấp biểu mẫu cùng hướng dẫn cần thiết, đảm bảo các bước tiếp theo được thực hiện chính xác và hiệu quả nhất.
Bước 3: Xác định thông tin cần thay đổi của doanh nghiệp
Doanh nghiệp cần cung cấp mã số doanh nghiệp hoặc mã số nội bộ vào hệ thống. Sau đó, hệ thống sẽ tự động tìm kiếm và hiển thị thông tin hiện tại của doanh nghiệp để chuẩn bị cho các bước tiếp theo.
Bước 4: Lựa chọn nội dung thay đổi
Tại bước này, doanh nghiệp chọn các mục nội dung cần điều chỉnh hoặc bổ sung trên giấy phép đăng ký kinh doanh, đảm bảo đúng với nhu cầu thực tế.
Bước 5: Đính kèm tài liệu liên quan
Doanh nghiệp tiến hành tải lên các tài liệu, hồ sơ cần thiết cho việc thay đổi giấy phép kinh doanh. Các tài liệu này cần được scan rõ ràng và có chữ ký xác nhận theo quy định.
Bước 6: Hoàn thiện hồ sơ và thanh toán phí
Sau khi tải tài liệu lên, doanh nghiệp cần kiểm tra lại toàn bộ thông tin để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ. Khi hồ sơ đã đạt yêu cầu, tiến hành thanh toán trực tuyến để hoàn tất quy trình. Cụ thể:
- Thanh toán bằng thẻ nội địa NAPAS: Phí dịch vụ là 101.000 VND.
- Thanh toán bằng thẻ quốc tế VISA: Phí thường là 111.000 VND (mức phí có thể thay đổi tùy theo ngân hàng).
Lợi ích của quy trình trực tuyến
Quy trình trực tuyến này mang lại sự tiện lợi tối đa, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí. Thay vì phải đến trực tiếp Phòng Đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp có thể thực hiện mọi thao tác tại bất kỳ đâu với kết nối internet, đảm bảo nhanh chóng và hiệu quả.
Xem thêm: Thủ tục đăng ký giấy phép kinh doanh mới nhất 2024
Xem thêm: Hướng dẫn tra cứu đăng ký kinh doanh nhanh chóng
3. Thủ tục cần làm sau khi thay đổi đăng ký kinh doanh
Sau khi thay đổi đăng ký kinh doanh bạn cần thực hiện một số thủ tục như sau:
- Công bố thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp: Thông báo cho ngân hàng, cơ quan bảo hiểm xã hội, cơ quan chức năng liên quan, và các đối tác khi có sự thay đổi về thông tin như tên công ty, địa chỉ công ty, và người đại diện theo pháp luật.
- Thay biển hiệu công ty nếu có thay đổi về tên công ty hoặc địa chỉ công ty.
- Cập nhật thông tin trên chữ ký số điện tử và hóa đơn trong trường hợp thay đổi tên công ty hoặc địa chỉ công ty.
- Điều chỉnh thông tin doanh nghiệp trên Giấy chứng nhận hoạt động của chi nhánh, địa điểm kinh doanh, hoặc văn phòng đại diện của công ty.
- Cập nhật thông tin doanh nghiệp nếu có các giấy phép đủ điều kiện kinh doanh như Giấy phép lữ hành, Giấy phép kinh doanh, Giấy phép vận tải, hoặc Văn bằng bảo hộ đăng ký nhãn hiệu.
4. Các trường hợp phải thay đổi đăng ký kinh doanh
Theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp phải đăng ký thay đổi nội dung trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh khi có điều chỉnh về tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính, thông tin người đại diện, hoặc vốn điều lệ.