Tài khoản 353 là một trong những tài khoản quan trọng trong hệ thống kế toán của doanh nghiệp, dùng để phản ánh giá trị tài sản cố định vô hình. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ về cách sử dụng và quản lý tài khoản này một cách hiệu quả. Bài viết này AZTAX sẽ cung cấp những thông tin cơ bản về tài khoản 353 và cách hạch toán tài khoản quỹ khen thưởng phúc lợi, giúp bạn nắm vững cách vận dụng nó trong công tác kế toán doanh nghiệp.
1. Nguyên tắc kế toán tài khoản 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 63 Thông tư 200/2014/TT-BTC, nguyên tắc kế toán đối với tài khoản 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi được hướng dẫn như sau:
- Tài khoản này dùng để ghi nhận số dư, tình hình tăng giảm của các quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi và quỹ thưởng cho ban quản lý điều hành công ty. Các quỹ này được trích từ lợi nhuận sau thuế TNDN của doanh nghiệp, nhằm phục vụ cho công tác khen thưởng, động viên nhân viên, hỗ trợ phúc lợi xã hội và cải thiện đời sống vật chất, tinh thần của người lao động.
- Quá trình trích lập và sử dụng các quỹ này phải tuân thủ theo các quy định tài chính hiện hành.
- Mỗi loại quỹ cần được hạch toán chi tiết riêng biệt.
- Đối với tài sản cố định được đầu tư từ quỹ phúc lợi, khi tài sản hoàn thành và sử dụng cho sản xuất, kinh doanh, kế toán sẽ ghi tăng tài sản cố định và đồng thời giảm quỹ phúc lợi, tăng vốn đầu tư của chủ sở hữu.
- Nếu tài sản cố định được mua sắm từ quỹ phúc lợi và dùng cho các hoạt động văn hóa, phúc lợi, kế toán sẽ ghi tăng tài sản cố định, đồng thời chuyển số tiền từ Quỹ phúc lợi (tài khoản 3532) sang Quỹ phúc lợi đã hình thành tài sản cố định (tài khoản 3533). Những tài sản này sẽ không được trích khấu hao hàng tháng mà vào cuối năm kế toán sẽ tính hao mòn tài sản cố định một lần để giảm dần giá trị Quỹ phúc lợi đã hình thành tài sản cố định.
2. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi
Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi được quy định như sau:
Bên Nợ:
- Các khoản chi tiêu từ quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi và quỹ thưởng ban quản lý điều hành công ty.
- Giảm quỹ phúc lợi đã hình thành tài sản cố định (TSCĐ) khi tính hao mòn TSCĐ hoặc do nhượng bán, thanh lý, phát hiện thiếu khi kiểm kê TSCĐ.
- Đầu tư, mua sắm TSCĐ bằng quỹ phúc lợi khi hoàn thành phục vụ nhu cầu văn hóa, phúc lợi.
- Cấp quỹ khen thưởng, phúc lợi cho cấp dưới.
Bên Có:
- Trích lập quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi và quỹ thưởng ban quản lý điều hành công ty từ lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
- Quỹ khen thưởng, phúc lợi được cấp trên cấp.
- Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ tăng do đầu tư, mua sắm TSCĐ bằng quỹ phúc lợi hoàn thành đưa vào sử dụng cho sản xuất, kinh doanh hoặc hoạt động văn hóa, phúc lợi.
Số dư bên Có:
- Phản ánh số quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi hiện còn của doanh nghiệp.
Tài khoản 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi có 4 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 3531 – Quỹ khen thưởng: Phản ánh số hiện có, tình hình trích lập và chi tiêu quỹ khen thưởng của doanh nghiệp.
- Tài khoản 3532 – Quỹ phúc lợi: Phản ánh số hiện có, tình hình trích lập và chi tiêu quỹ phúc lợi của doanh nghiệp.
- Tài khoản 3533 – Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ: Phản ánh số hiện có, tình hình tăng, giảm quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ của doanh nghiệp.
- Tài khoản 3534 – Quỹ thưởng ban quản lý điều hành công ty: Phản ánh số hiện có, tình hình trích lập và chi tiêu quỹ thưởng ban quản lý điều hành công ty.
Việc hạch toán chi tiết theo từng loại quỹ giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các nguồn quỹ, đảm bảo sử dụng đúng mục đích và tuân thủ chính sách tài chính hiện hành.
3. Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu
Theo quy định tại Khoản 3 Điều 63 Thông tư 200/2014/TT-BTC, hạch toán quỹ khen thưởng phúc lợi được hướng dẫn như sau:
3.1 Ghi nhận khi tạm trích quỹ khen thưởng, phúc lợi trong năm
Khi tạm trích quỹ khen thưởng, phúc lợi trong năm, ghi nhận như sau:
- Nợ tài khoản 421 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối.
- Có tài khoản 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3531, 3532, 3534).
3.2 Ghi nhận khi xác định quỹ khen thưởng, phúc lợi được trích thêm cuối năm
Khi xác định quỹ khen thưởng, phúc lợi trích thêm vào cuối năm, ghi nhận:
- Nợ tài khoản 421 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối.
- Có tài khoản 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3531, 3532, 3534).
3.3 Ghi nhận tiền thưởng phải trả cho công nhân viên và người lao động khác trong doanh nghiệp
Khi ghi nhận tiền thưởng phải trả cho công nhân viên và người lao động trong doanh nghiệp, kế toán thực hiện như sau:
- Nợ tài khoản 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3531).
- Có tài khoản 334 – Phải trả người lao động.
3.4 Ghi nhận quỹ phúc lợi để chi trợ cấp khó khăn, chi cho công nhân viên và người lao động nghỉ mát, chi cho phong trào văn hóa, văn nghệ quần chúng
Khi sử dụng quỹ phúc lợi để chi trợ cấp khó khăn, chi cho công nhân viên nghỉ mát, hoặc chi cho các hoạt động văn hóa, văn nghệ, ghi nhận như sau:
- Nợ tài khoản 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3532).
- Có tài khoản 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi.
3.5 Ghi nhận khi bán sản phẩm, hàng hóa trang trải bằng quỹ khen thưởng phúc lợi
Khi bán sản phẩm, hàng hóa trang trải bằng quỹ khen thưởng, phúc lợi, kế toán phản ánh doanh thu không bao gồm thuế GTGT phải nộp như sau:
- Nợ tài khoản 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (tổng giá thanh toán).
- Có tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
- Có tài khoản 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311).
4. Quy định trích quỹ khen thưởng phúc lợi
Việc trích lập và sử dụng quỹ khen thưởng, phúc lợi được quy định trong Luật Doanh nghiệp, Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn. Dưới đây là một số quy định quan trọng:
1. Đối tượng áp dụng
Các doanh nghiệp thuộc mọi loại hình (công ty TNHH, công ty cổ phần, doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài…).
Người lao động trong doanh nghiệp, bao gồm nhân viên, cán bộ quản lý.
2. Cơ sở trích lập quỹ
Doanh nghiệp nhà nước:
Theo Nghị định 91/2015/NĐ-CP, lợi nhuận sau thuế được phân phối như sau:
- Trích quỹ khen thưởng, phúc lợi: Tối đa 3 tháng lương bình quân thực hiện trong năm.
- Tỷ lệ trích lập:
- Lợi nhuận sau thuế ≤ 200 tỷ đồng: Trích tối đa 25%.
- Lợi nhuận sau thuế > 200 tỷ đồng:
- Phần ≤ 200 tỷ đồng: 25%.
- Phần > 200 tỷ đồng: 20%.
Doanh nghiệp ngoài nhà nước:
- Doanh nghiệp tự quyết định mức trích lập dựa trên lợi nhuận sau thuế.
- Căn cứ vào điều lệ công ty, nghị quyết hội đồng quản trị, thỏa ước lao động tập thể.
- Thường trích từ lợi nhuận sau thuế với tỷ lệ phù hợp theo chính sách công ty.
3. Mục đích sử dụng quỹ
Quỹ khen thưởng:
- Thưởng cho cá nhân, tập thể đạt thành tích xuất sắc.
- Thưởng sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
- Hỗ trợ khen thưởng định kỳ (thưởng lễ, Tết, thưởng doanh số…).
Quỹ phúc lợi:
- Hỗ trợ đời sống nhân viên (khám sức khỏe, bảo hiểm, trợ cấp khó khăn…).
- Chi phí tổ chức sự kiện, du lịch, nghỉ mát, thể thao, văn hóa.
- Đầu tư xây dựng công trình phúc lợi chung như nhà ăn, khu vui chơi, thư viện…
5. Câu hỏi thường gặp về tài khoản 353
Câu 1: 353 là tài khoản gì?
353 là tài khoản Quỹ khen thưởng, phúc lợi,
Câu 2: Quỹ khen thưởng, phúc lợi là tài sản hay nguồn vốn?
Quỹ khen thưởng, phúc lợi thuộc nguồn vốn của doanh nghiệp, vì nó được trích từ lợi nhuận sau thuế và dùng để chi cho các hoạt động phúc lợi, khen thưởng.
Câu 3: Khi nhân viên nghỉ việc, có thể trích từ quỹ 353 để hỗ trợ không?
- Nếu công ty có chính sách hỗ trợ nhân viên nghỉ việc từ quỹ phúc lợi thì có thể chi từ quỹ 353.
- Tuy nhiên, nếu khoản hỗ trợ này không được quy định rõ trong quy chế tài chính của công ty thì có thể bị coi là khoản chi không hợp lệ.
Bút toán chi hỗ trợ:
-
- Nợ TK 353
Có TK 111, 112 (Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng)
- Nợ TK 353
Câu 4: Quỹ 353 có thể dùng để mua quà Tết cho nhân viên không?
Có. Khi thưởng tiền từ quỹ khen thưởng cho nhân viên, khoản này được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN. Công ty cần khấu trừ thuế thu nhập cá nhân trước khi chi trả.
Bút toán chi thưởng (đã khấu trừ thuế TNCN):
- Nợ TK 353
- Có TK 334 (Phải trả người lao động)
- Có TK 3335 (Thuế TNCN phải nộp)
Câu 5 Công ty có thể sử dụng quỹ 353 để chi trả lương không?
Không. Quỹ khen thưởng, phúc lợi không được dùng để trả lương vì lương là khoản chi từ chi phí sản xuất, kinh doanh hoặc quản lý doanh nghiệp.
Câu 6: Nếu công ty muốn trích quỹ 353 để tài trợ hoạt động từ thiện thì có được không?
Có thể được nếu doanh nghiệp có quy chế rõ ràng về việc sử dụng quỹ này cho hoạt động xã hội.
Tuy nhiên, nếu muốn tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp cần đảm bảo khoản tài trợ này phù hợp với quy định tại Thông tư 96/2015/TT-BTC.
Bút toán tài trợ từ quỹ 353:
- Nợ TK 353
- Có TK 111, 112
Tài khoản 353 đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý quỹ khen thưởng, phúc lợi và các khoản thưởng cho ban quản lý điều hành công ty. Việc hiểu rõ cách hạch toán trích quỹ khen thưởng phúc lợi không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định kế toán mà còn góp phần đảm bảo sự minh bạch trong công tác tài chính, đồng thời nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho người lao động. Nếu cần giải đáp thắc mắc về tài khoản 353 hãy liên hệ ngay với AZTAX qua HOTLINE: (+84) 932 383 089 để được giải đáp chi tiết nhất nhé!
Xem thêm: Tài khoản 352
