Sổ bảo hiểm xã hội - Tổng hợp tất cả vấn đề liên quan

Sổ bảo hiểm xã hội là một trong những chứng từ giúp người lao động làm hồ sơ nhận trợ cấp từ quỹ bảo hiểm. Thực tế cho thấy, sau thời gian tham gia bảo hiểm xã hội, thỏa đủ điều kiện theo quy định nhưng nhiều người lao động vẫn gặp khó khăn trong việc nhận trợ cấp. Phần lớn nguyên do đều đến từ quyển sổ bảo hiểm xã hội.

Hiểu được vấn đề nan giải đó, AZTAX đã soạn thảo bài viết này để hướng dẫn người lao động làm hồ sơ, xử lý toàn bộ vấn đề về sổ bảo hiểm xã hội theo quy định hiện hành.

LƯU Ý: Trong quá trình làm hồ sơ, nếu gặp vướng mắc khó giải quyết, đừng quên rằng bạn hoàn toàn có thể liên hệ AZTAX để được tư vấn miễn phí về dịch vụ sổ bảo hiểm của chúng tôi. Liên hệ ngay hotline tư vấn: 0932.383.089 khi có nhu cầu nhé.

Nội Dung Bài Viết

1. Sổ bảo hiểm xã hội

1.1 Sổ bảo hiểm xã hội là gì? (quyển lưu trữ thông tin)

Sổ bảo hiểm xã hội có thể hiểu đơn giản là quyển sổ lưu trữ thông tin về quá trình tham gia bảo hiểm xã hội bao gồm quá trình đóng, hưởng của người tham gia.

Nghĩa là, khi bắt đầu làm việc tại một đơn vị (doanh nghiệp), người lao động sẽ được cấp cho 01 quyển sổ bảo hiểm. Tuy nhiên, lúc này bạn chỉ nhận được bìa sổ mà thôi. Theo đó, khi chấm dứt làm việc tại công ty, đơn vị sẽ thực hiện thêm một thủ tục gọi là “chốt sổ”. Nhờ vậy, sổ bảo hiểm xã hội của bạn bắt đầu có thêm “tờ rời”.

Bạn xem tiếp kết cấu sổ bảo hiểm (bìa sổ và tờ rời) chi tiết ở phần bên dưới nhé!

1.2 Sổ bảo hiểm xã hội bao gồm những phần thế nào?

Sổ bảo hiểm xã hội sẽ gồm 2 phần: bìa sổ và tờ rời. Cụ thể như sau:

– Bìa sổ:

+ Bìa ngoài: Mặt ngoài sẽ ghi tên người tham gia và mã số sổ bảo hiểm xã hội. Nếu sổ được cấp lại thì bìa ngoài sẽ được ghi số lần cấp tương ứng.

+ Bìa trong: Nội dung bìa trong bao gồm mã sổ bảo hiểm xã hội (hay còn gọi là mã định danh y tế – mã số bảo hiểm); họ và tên; ngày, tháng, năm sinh; quốc tịch; số Chứng minh nhân dân/Hộ chiếu/Căn cước công dân.

Bìa sổ bảo hiểm xã hội - Mặt trong — Bìa sổ bảo hiểm xã hội – Mặt trong

– Tờ rời:

Mỗi tờ rời sẽ có nội dung bao gồm: họ và tên; ngày, tháng, năm sinh; mã số; tờ thứ mấy cấp lần mấy; quá trình đóng. Quá trình đóng sẽ trình bày từ tháng năm bắt đầu đến tháng năm kết thúc đóng ở từng giai đoạn làm việc. Đồng thời, thông tin đóng cũng được diễn giải chi tiết về các khoản đóng, căn cứ đóng và tỷ lệ đóng (đơn vị %).

1.3 Khi nào thì có sổ bảo hiểm xã hội và dùng sổ này để làm gì?

Như đã nêu ở phần trên, người lao động sẽ được cấp sổ khi tham gia bảo hiểm xã hội tại doanh nghiệp đầu tiên làm việc. Mỗi người chỉ được cấp duy nhất 01 sổ để sử dụng và theo quy tắc, phải sử dụng quyển sổ này trong suốt quá trình tham gia bảo hiểm.

Thế nhưng, có nhiều người lao động lại có nhiều số sổ khác nhau. Vấn đề này xuất phát từ các nguyên do như:

– Người lao động không biết về quy định có 01 số sổ

– Người lao động nghỉ ngang tại doanh nghiệp cũ dẫn đến không lấy được sổ

– Người lao động đã nhận bảo hiểm xã hội một lần và không nhận lại sổ

Sau khi nghĩ sổ cũ không còn, không quan trọng hoặc không biết, người lao động tiếp tục làm việc tại doanh nghiệp khác và khai báo số sổ mới.

Dĩ nhiên, người lao động vẫn có thể tham gia bảo hiểm trên nhiều số sổ (vì các nguyên do trên), nhưng khi họ muốn nhận trợ cấp từ quỹ bảo hiểm thì buộc phải gộp tất cả lại làm một. Bạn xem kỹ hơn vấn đề này ở phần gộp sổ bảo hiểm mà chúng tôi sẽ nêu bên dưới nhé.

1.4 Sổ bảo hiểm hoàn thiện là sổ như thế nào?

Sổ bảo hiểm hoàn thiện là sổ cung cấp đầy đủ chính xác mọi thông tin về quá trình và thời gian tham gia của người lao động. Nếu có nhiều sổ thì người lao động cần tiến hành gộp tất cả sổ để có thể ra được sổ bảo hiểm hoàn thiện. Đây sẽ là cuốn sổ chính thức được cơ quan Bảo hiểm xã hội tiếp nhận và giải quyết các quyền lợi của người tham gia.

1.5 Dịch vụ hoàn thiện sổ bảo hiểm xã hội

Do nhận thấy hiện nay có nhiều người lao động đã và đang gặp rắc rối với sổ bảo hiểm của mình nên AZTAX đang tiếp tục triển khai dịch vụ hỗ trợ người lao động toàn phần. Bao gồm tư vấn miễn phí và hỗ trợ thực hiện với chi phí hết sức ưu đãi. Quy trình thực hiện dịch vụ của AZTAX như sau:

Bước 1: Tiếp nhận thông tin sơ bộ

AZTAX sẽ tiếp nhận và tư vấn sơ bộ cho khách hàng về các thực trạng hồ sơ của khách hàng. Theo đó chúng tôi sẽ hướng dẫn cơ bản cho quý khách hiểu hồ sơ của mình cần phải làm thế nào. Nếu quý khách cần dịch vụ hỗ trợ làm thay, AZTAX sẽ xin lại thông tin bao gồm:

– Họ và tên:

– Số CMND/CCCD/Mã BHXH (dùng để tra cứu thông tin):

– Số điện thoại liên hệ:

*AZTAX cam kết mọi thông tin mà chúng tôi thu thập đều chỉ phục vụ cho mục đích tra cứu thông tin để hỗ trợ khách hàng và cam kết chịu trách nhiệm nếu có sự cố về bảo mật thông tin.

Bước này sẽ mất khoảng 01 ngày làm việc.

Bước 2. Tư vấn sơ bộ về dịch vụ

Sau khi có kết quả tra cứu, tư vấn viên của AZTAX sẽ trình bày rõ ràng với quý khách về thực trạng hồ sơ. Thực tế hồ sơ này sẽ cần làm những bước nào. Sau cùng, chúng tôi sẽ thông báo với quý khách hàng các vấn đề sau:

– Gói dịch vụ phù hợp

– Những gì AZTAX sẽ thực hiện

– Chi phí và thời gian thực hiện

Nếu khách hàng đồng ý với đề xuất dịch vụ, AZTAX sẽ tiến hành hỗ trợ bước sau.

Bước 3. Nhận hồ sơ

Chuyên viên sẽ hướng dẫn và nhận hồ sơ từ khách hàng qua chuyển phát nhanh hoặc bộ phận giao nhận của công ty và tiến hành tạo hồ sơ, thêm khách hàng vào nhóm theo dõi hồ sơ.

Từ đây, mọi thắc mắc về hồ sơ, quý khách hàng hoàn toàn có thể liên hệ với đội ngũ hỗ trợ.

Bước 4: Thực hiện hồ sơ

Đội ngũ AZTAX sẽ tiến hành lên lịch và thực hiện hồ sơ, theo dõi trạng thái hồ sơ, xử lý các phát sinh về hồ sơ cho đến khi có kết quả hồ sơ.

Bước 5. Nhận kết quả và bàn giao cho khách hàng

Sau thời gian dự kiến, AZTAX nhận kết quả và thông báo cho quý khách hàng. Kết quả có thể được gửi qua bưu điện, chuyển phát nhanh, bộ phận giao nhận của công ty hoặc khách hàng có thể đến lấy trực tiếp.

*Nếu cần tư vấn miễn phí, quý khách hàng vui lòng để lại thông tin theo cú pháp:

– Tên

– Số CMND/CCCD đã đăng ký bảo hiểm xã hội,

– Số điện thoại

Kết quả tra cứu sẽ có sau 1 ngày làm việc từ khi tư vấn viên tiếp nhận thông tin.

2. Chốt sổ bảo hiểm xã hội

Sổ bảo hiểm xã hội sẽ không có giá trị nếu chưa được chốt. Thật vậy, quá trình tham gia là thứ bắt buộc và gần như là quan trọng nhất trong sổ bảo hiểm. Cùng AZTAX tìm hiểu tiếp về vấn đề này nhé.

2.1 Chốt sổ bảo hiểm xã hội là gì?

Chốt sổ bảo hiểm xã hội là xác nhận quá trình tham gia bảo hiểm xã hội tại đơn vị. Nói đơn giản hơn thì:

Ví dụ:

– Người lao động làm tại công ty A thì phải chốt thời gian tham gia bảo hiểm xã hội tại công ty A.

– Người lao động làm tại công ty B thì phải chốt thời gian tham gia bảo hiểm xã hội tại công ty B.

Khi chốt, người lao động sẽ nhận được tờ rời. Trên tờ rời này ghi rõ quá trình tham gia tại doanh nghiệp.

Trong thực tế, nhiều người lao động vẫn nhầm lẫn “chốt sổ” với một số thuật ngữ về bảo hiểm xã hội khác. Chúng tôi sẽ nói chi tiết hơn vấn đề này ở những bài sau.

2.2 Vì sao phải chốt sổ bảo hiểm? Sẽ ra sao nếu sổ bảo hiểm không được chốt?

Tại phần đầu tiên viết về sổ bảo hiểm, AZTAX đã cho bạn thấy tầm quan trọng của sổ bảo hiểm. Theo đó, sổ này phải đầy đủ bìa và tờ rời. Như vậy có thể hiểu đơn giản, nếu không chốt sổ, bạn không thể có sổ hoàn thiện. Mà không có sổ hoàn thiện, bạn sẽ không thể làm hồ sơ nhận trợ cấp từ bảo hiểm xã hội.

Cũng cần lưu ý thêm rằng, khi người lao động thôi việc, doanh nghiệp sẽ phải thực hiện thủ tục này. Nếu doanh nghiệp không thực hiện chốt sổ, người lao động vẫn có thể tiếp tục tham gia trên số sổ bảo hiểm được. Thế nhưng sau này, khi muốn chốt tại công ty mới, bắt buộc người lao động phải về nơi đã tham gia bảo hiểm cũ để chốt trước.

2.3 Làm thế nào để chốt sổ được sổ bảo hiểm?

Chốt sổ bảo hiểm là một nghiệp vụ thuộc trách nhiệm của công ty – nơi người lao động đang làm việc. Sau khi người lao động thôi việc, công ty sẽ làm hồ sơ chốt sổ cho người lao động. Theo luật định, công ty sẽ hoàn trả hồ sơ, giấy tờ cho người lao động, đồng thời giải quyết hồ sơ, thủ tục của người lao động không quá 30 ngày kể từ ngày thôi việc (đã tính các trường hợp đặc biệt).

Tuy nhiên, có nhiều trường hợp doanh nghiệp không thực hiện các thủ tục này cho người lao động. Thế nên, người lao động phải liên hệ các cơ quan bảo hiểm xã hội để được hỗ trợ.

2.4 Trách nhiệm chốt sổ là của ai?

Theo quy định, người lao động sẽ được doanh nghiệp thực hiện chốt sổ vì trách nhiệm này thuộc về doanh nghiệp. Nếu công ty vẫn không chốt sổ cho người lao động thì người lao động vẫn có thể tự chốt ở cơ quan bảo hiểm xã hội nơi doanh nghiệp tham gia, với điều kiện sau:

– Người lao động phải nghỉ hẳn;

– Doanh nghiệp đã thanh toán đủ bảo hiểm xã hội;

– Công ty đã báo giảm hẳn cho người lao động.

Người lao động cần liên hệ trực tiếp cơ quan bảo hiểm xã hội nơi doanh nghiệp tham gia bảo hiểm để được hướng dẫn hỗ trợ hoặc có thể liên hệ dịch vụ chốt sổ bảo hiểm xã hội của AZTAX.

2.5 Nghỉ ngang liệu có được chốt sổ bảo hiểm xã hội?

Khi người lao động nghỉ, công ty sẽ tiến hành báo giảm và chốt sổ cho người lao động. Nhưng nếu người lao động nghỉ ngang thì liệu có được công ty chốt sổ hay không? Thông thường sẽ có 3 trường hợp xảy ra như sau:

Trường hợp 1: Công ty đã báo giảm hẳn và đã chốt sổ

Đây là trường hợp đơn giản nhất. Lúc này người lao động có thể đến cơ quan bảo hiểm xã hội báo mất sổ để được cấp lại sổ khác. Tuy nhiên, không nên báo mất gấp vì sau khi công ty chốt thì bảo hiểm xã hội sẽ trả tờ rời và xác nhận về công ty. Người lao động báo mất vội lúc này thường không được hỗ trợ vì sẽ bị nghi ngờ buôn bán sổ. Như vậy, bạn nên chờ một khoảng thời gian rồi hẵng làm thủ tục này.

Trường hợp 2: Công ty đã báo giảm nhưng chưa chốt sổ

Lúc này, người lao động cần chủ động đến công ty để được chốt sổ. Trong trường hợp công ty không đồng ý hỗ trợ, người lao động có thể xin cấp lại sổ rồi chốt tại cơ quan bảo hiểm xã hội nơi công ty tham gia, vì quá trình tham gia phát sinh ở đâu thì ghi nhận ở đó.

Trường hợp 3: Công ty không báo giảm, cũng chưa chốt sổ

Trường hợp này là phức tạp nhất. Người lao động phải về công ty để yêu cầu báo giảm. Thông thường, công ty sẽ yêu cầu người lao động bồi thường theo hợp đồng lao động rồi sau đấy sẽ giải quyết hồ sơ cho người lao động. Ở trường hợp này, người lao động không thể kiện công ty vì lỗi sai thuộc về người lao động do đã vi phạm luật lao động khi nghỉ ngang.

Xem thêm bài viết: Nghỉ ngang có được chốt sổ bảo hiểm xã hội?

2.6 Các rắc rối pháp lý khác xoay quanh việc chốt sổ bảo hiểm và cách xử lý

Các vấn đề pháp lý về chốt sổ bảo hiểm xã hội

a) Sổ bảo hiểm đã được chốt nhưng tờ rời chưa thể hiện đủ quá trình tham gia

Chốt sổ là trách nhiệm thuộc về doanh nghiệp người lao động làm việc, nếu tờ rời chưa thể hiện đủ quá trình tham gia thì người lao động có thể báo về công ty hoặc liên hệ đến cơ quan bảo hiểm xã hội nơi công ty đang làm và mang theo các giấy tờ cần thiết như CMND/CCCD, đầy đủ sổ và tờ rời.

b) Sổ đã được chốt đầy đủ nhưng sai chức vụ, mức lương

Nếu hồ sơ thể hiện sai thông tin chức vụ hoặc mức lương của người lao động (ví dụ như bạn làm nhân viên kinh doanh mà công ty chốt bạn làm kế toán, hoặc sai mức lương đăng ký) thì người lao động liên hệ đến công ty để điều chỉnh. Công ty sẽ lập hồ sơ và hỗ trợ điều chỉnh nếu đóng sai quy định.

c) Không thể chốt được sổ bảo hiểm do quá trình cũ chưa được chốt

Giả sử:

– Bạn làm ở công ty A -> Bạn nghỉ -> Công ty chưa chốt sổ.

– Bạn làm ở công ty B -> Bạn nghỉ -> Công ty không thể chốt cho bạn.

Vậy thì lúc này, bạn không thể chốt sổ tại công ty B do chưa được chốt ở công ty A. Để có thể được chốt, bạn cần phải quay lại và liên hệ với công ty cũ, tức là công ty A, sau đấy mới có thể tiếp tục chốt sổ ở công ty B được. Lý do là vì theo quy định, bảo hiểm ghi nhận quá trình trên 01 cuốn sổ, do đó, cần phải chốt ở công ty A rồi mới chốt ở công ty B được.

d) Công ty không chốt sổ bảo hiểm, người lao động có được tự chốt?

Chốt sổ là trách nhiệm thuộc về công ty nơi người lao động làm việc. Vì thế, đây là việc mà công ty phải làm, nếu công ty không thực hiện thì cơ quan bảo hiểm xã hội vẫn có thể linh động hỗ trợ. Người lao động có thể liên hệ cơ quan bảo hiểm nơi công ty tham gia bảo hiểm xã hội, đồng thời mang theo CMND/ CCCD, đầy đủ sổ bảo hiểm xã hội.

e) Công ty đang nợ bảo hiểm xã hội, dẫn đến không chốt được sổ bảo hiểm

Giả sử người lao động nghỉ việc vào tháng 8, nhưng công ty đang nợ bảo hiểm xã hội nên chỉ chốt được đến tháng 6, thì khi chốt sổ thì chỉ có thể chốt quá trình tham gia bảo hiểm xã hội vào tháng công ty đóng đủ, tức là tháng 6.

f) Không chốt sổ thì có ảnh hưởng gì không?

Người lao động tham gia BHXH để được nhận những trợ cấp từ chính sách an sinh xã hội. Do đó, nếu không chốt sổ thì sẽ ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động vì khi đó người lao động sẽ không nhận được bất cứ trợ cấp nào. Thế nên, khi đi làm ở bất cứ đâu, khi nghỉ việc, người lao động cần phải nhớ đến việc chốt sổ nhé!

2.7 Thủ tục và hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội

– Đối với doanh nghiệp:

Bước 1: Doanh nghiệp tiến hành làm hồ sơ báo giảm lao động điện tử.

Bước 2: Doanh nghiệp làm hồ sơ chốt sổ qua đường bưu điện.

– Đối với người lao động:

Người lao động cần mang những giấy thời sau đến cơ quan bảo hiểm xã hội nơi tham gia bảo hiểm xã hội:

– CMND/CCCD photo (kèm bản chính đối chiếu). Nếu nộp qua bưu điện thì CMND/CCCD sao y.

– Sổ BHXH bản gốc

– Một số tờ khai khác mà cơ quan bảo hiểm xã hội yêu cầu

2.8 Dịch vụ chốt sổ bảo hiểm xã hội uy tín, hỗ trợ toàn quốc

Do nhận thấy hiện nay có nhiều người lao động đã và đang gặp rắc rối với sổ bảo hiểm của mình nên AZTAX đang tiếp tục triển khai dịch vụ hỗ trợ người lao động toàn phần. Bao gồm tư vấn miễn phí và hỗ trợ thực hiện với chi phí hết sức ưu đãi. Quy trình thực hiện dịch vụ của AZTAX như sau: