Hướng dẫn quyết toán thuế TNCN cho người làm 2 công ty trong 1 năm

Quyết toán thuế TNCN cho người làm 2 công ty trong 1 năm là vấn đề nhiều cá nhân gặp phải khi có thu nhập từ nhiều nguồn trả lương khác nhau. Nếu không nắm rõ nguyên tắc tổng hợp thu nhập và điều kiện ủy quyền quyết toán, người nộp thuế rất dễ kê khai sai hoặc bỏ sót nghĩa vụ thuế. Bài viết giúp làm rõ cách quyết toán đúng quy định và những lưu ý cần thiết.

1. Quyết toán thuế TNCN cho người làm 2 công ty trong 1 năm như thế nào?

Theo Công văn 801/TCT- TNCN của Tổng cục thuế, người lao động có thể tự quyết toán trực tiếp với cơ quan thuế hoặc được ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập nếu đáp ứng đủ điều kiện. Trên cơ sở đó, việc quyết toán thuế TNCN trong trường hợp làm việc tại 2 công ty trong cùng một năm cần được xem xét theo từng tình huống phát sinh thu nhập cụ thể.

Dựa trên Tiểu mục 1 Mục 1 của Công văn 883/TCT-DNNCN năm 2022, hướng dẫn về quy trình cá nhân tự thực hiện quyết toán thuế với cơ quan Thuế, như sau:

I. ĐỐI TƯỢNG PHẢI QUYẾT TOÁN THUẾ

1. Đối với cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan Thuế

Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công từ hai nơi trở lên mà không đáp ứng điều kiện được ủy quyền quyết toán theo quy định thì phải trực tiếp khai quyết toán thuế TNCN với cơ quan thuế nếu có số thuế phải nộp thêm hoặc có số thuế nộp thừa đề nghị hoàn hoặc bù trừ vào kỳ khai thuế tiếp theo.

Cá nhân có mặt tại Việt Nam tính trong năm dương lịch đầu tiên dưới 183 ngày, nhưng tính trong 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam là từ 183 ngày trở lên thì năm quyết toán đầu tiên là 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam.

Bên cạnh đó, theo Tiểu mục 3 Mục 1 của Công văn 883/TCT-DNNCN năm 2022, hướng dẫn về việc ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân được quy định cụ thể như sau:

I. ĐỐI TƯỢNG PHẢI QUYẾT TOÁN THUẾ

….

3. Đối với ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân

Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập, cụ thể như sau:

– Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một nơi và thực tế đang làm việc tại đó vào thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện việc quyết toán thuế, kể cả trường hợp không làm việc đủ 12 tháng trong năm dương lịch. Trường hợp cá nhân là người lao động được điều chuyển từ tổ chức cũ đến tổ chức mới do tổ chức cũ thực hiện sáp nhập, hợp nhất, chia, tách, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc tổ chức cũ và tổ chức mới trong cùng một hệ thống thì cá nhân được ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức mới.

– Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một nơi và thực tế đang làm việc tại đó vào thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập quyết toán thuế, kể cả trường hợp không làm việc đủ 12 tháng trong năm dương lịch; đồng thời có thu nhập vãng lai ở các nơi khác bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng và đã được khấu trừ thuế TNCN theo tỷ lệ 10% nếu không có yêu cầu quyết toán thuế đối với phần thu nhập này.

Dựa trên các quy định đã nêu, việc quyết toán thuế 2 công ty đối với cá nhân làm việc trong cùng một năm được thực hiện như sau:

1.1 Trường hợp cá nhân trực tiếp quyết toán thuế TNCN với cơ quan thuế

• Công ty 1: Ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên và có thu nhập từ lương, tiền công.
• Công ty 2: Thu nhập vãng lai chưa bị khấu trừ thuế (bao gồm trường hợp chưa đến mức phải khấu trừ hoặc đã đến mức nhưng không thực hiện khấu trừ).

Như vậy, cá nhân trực tiếp quyết toán thuế cần chuẩn bị các tài liệu theo quy định tại Tiểu mục 1 Mục 4 Công văn 883/TCT-DNNCN năm 2022, như sau:

• Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân mẫu số 02/QTT-TNCN (theo Phụ lục 2 Thông tư 80/2021/TT-BTC).
• Phụ lục bảng kê giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc mẫu số 02-1/BK-QTT-TNCN.
• Bản sao (bản chụp từ bản chính) các chứng từ chứng minh thuế đã khấu trừ hoặc tạm nộp trong năm, cùng chứng từ về thuế đã nộp ở nước ngoài (nếu có).
  • Trong trường hợp tổ chức trả thu nhập đã ngừng hoạt động và không cung cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân, cơ quan thuế sẽ dựa trên cơ sở dữ liệu của ngành thuế để xem xét và xử lý hồ sơ quyết toán thuế cho cá nhân mà không yêu cầu chứng từ khấu trừ thuế.
  • Ngoài ra, nếu tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, người nộp thuế có thể sử dụng bản in từ chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử gốc do tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập cung cấp để làm hồ sơ quyết toán thuế.
• Bản sao Giấy chứng nhận khấu trừ thuế (có ghi rõ đã nộp thuế theo tờ khai thuế thu nhập nào) do cơ quan trả thu nhập cấp hoặc bản sao chứng từ ngân hàng xác nhận số thuế đã nộp ở nước ngoài. Trường hợp luật pháp nước ngoài không cấp giấy xác nhận số thuế đã nộp, người nộp thuế cần tự xác nhận trên bản sao chứng từ.
• Bản sao hóa đơn, chứng từ chứng minh các khoản đóng góp vào quỹ từ thiện, quỹ nhân đạo, hoặc quỹ khuyến học (nếu có).
• Tài liệu xác minh số tiền đã nhận từ đơn vị, tổ chức trả thu nhập ở nước ngoài trong trường hợp cá nhân nhận thu nhập từ các tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán, hoặc từ nguồn thu nhập nước ngoài khác.
• Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc nếu người nộp thuế áp dụng giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc chưa đăng ký trong năm quyết toán thuế.

Tải mẫu: Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân mẫu số 02/QTT-TNCN

Ví dụ: Anh H có nguồn thu nhập từ tiền lương tại Công ty X (đã ký hợp đồng lao động dài hạn) trong năm 2024. Ngoài ra, anh H cũng có thu nhập vãng lai từ công việc tư vấn tại Công ty Y với tổng số tiền là 90.000.000 đồng và đã bị khấu trừ thuế TNCN 10%.

• Thu nhập vãng lai trung bình tháng = 90.000.000 đồng / 12 tháng = 7.500.000 đồng/tháng. Phần thu nhập này nhỏ hơn 10.000.000 đồng.
• Tại Công ty X, thu nhập từ tiền lương được khấu trừ thuế TNCN hàng tháng theo biểu thuế lũy tiến từng phần.

Trường hợp 1: Anh H không yêu cầu quyết toán thuế TNCN với phần thu nhập vãng lai 90.000.000 đồng:

• Anh H có thể ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho Công ty X đối với phần thu nhập từ công ty này. Công ty X sẽ thực hiện quyết toán thuế thay cho anh H.
• Số thuế đã khấu trừ 10% tại Công ty Y sẽ không được quyết toán lại mà được xem là đã hoàn thành nghĩa vụ thuế đối với phần thu nhập vãng lai.

Trường hợp 2: Anh H muốn quyết toán thuế TNCN với cả thu nhập tại Công ty X và thu nhập vãng lai:

• Anh H phải tự quyết toán thuế TNCN với cơ quan thuế quản lý Công ty X (nơi anh H đang làm việc).
• Khi tự quyết toán, anh H cần:
  • Tổng hợp tất cả các khoản thu nhập từ cả 2 công ty.
  • Kê khai số thuế TNCN đã tạm nộp tại Công ty Y (10% trên 90.000.000 đồng = 9.000.000 đồng).
  • Tính toán lại số thuế TNCN phải nộp dựa trên tổng thu nhập và biểu thuế lũy tiến từng phần.
  • Nếu số thuế phải nộp nhiều hơn số đã khấu trừ, anh H sẽ phải nộp bổ sung. Nếu ít hơn, anh H sẽ được hoàn thuế.

1.2 Trường hợp cá nhân được ủy quyền quyết toán thuế TNCN

Cá nhân có thể ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập thực hiện quyết toán thuế TNCN trong các trường hợp sau:

• Công ty 1: Ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên và có thu nhập từ tiền lương, tiền công.
• Công ty 2: Thu nhập vãng lai bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng và đã được khấu trừ thuế TNCN theo tỷ lệ 10%.

Khi đó, cá nhân ủy quyền cho tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập thực hiện quyết toán thuế, và cần lập mẫu giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN 2025 – mẫu số 08/UQ-QTT-TNCN (theo Phụ lục 2 Thông tư 80/2021/TT-BTC).

Nếu tổ chức trả thu nhập có nhiều người lao động ủy quyền quyết toán thuế, tổ chức có thể lập danh sách các cá nhân này, đảm bảo thể hiện đầy đủ thông tin theo mẫu số 02/UQ-QTT-TNCN ban hành cùng Thông tư 92/2015/TT-BTC ngày 15/6/2015 của Bộ Tài chính. Tổ chức cũng phải cam kết tính chính xác, trung thực và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung và số liệu trong danh sách này.

Tải mẫu: Mẫu số 08/UQ-QTT-TNCN

Ví dụ: Trong năm 2024, chị Lan đã nhận được thu nhập từ 2 công ty như sau:

• Công ty X đã chi trả: 200.000.000 đồng
• Công ty Y đã chi trả: 50.000.000 đồng

Cách xử lý quyết toán thuế TNCN:

• Tại Công ty X:
  • Công ty X sẽ quyết toán thuế trên 200.000.000 đồng thu nhập đã trả cho chị Lan.
  • Không ghi vào tờ khai quyết toán thuế TNCN số tiền 50.000.000 đồng từ Công ty Y.
• Tại Công ty Y:
  • Công ty Y sẽ quyết toán thuế TNCN trên 50.000.000 đồng mà công ty đã trả cho chị Lan.
  • Không đưa số tiền 200.000.000 đồng từ Công ty X vào tờ khai quyết toán thuế của mình.

Lưu ý:

Chị Lan có thu nhập từ 2 nơi nên phải tự quyết toán thuế TNCN với cơ quan thuế.

Khi tự quyết toán, chị Lan cần tổng hợp tất cả thu nhập từ cả 2 công ty để tính thuế theo biểu thuế lũy tiến từng phần.

Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:

• Chứng từ khấu trừ thuế TNCN của cả Công ty X và Công ty Y.
• Tờ khai quyết toán thuế TNCN (mẫu 02/QTT-TNCN).

Xem thêm: Điều kiện ủy quyền quyết toán thuế TNCN là gì?

2. Cách tính thuế thu nhập cá nhân đối với người làm 2 nơi

Theo khoản 1 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC, khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là quá trình mà tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập thực hiện việc trừ đi số thuế phải nộp từ thu nhập của người nộp thuế trước khi thanh toán thu nhập cho họ.

2.1 Thu nhập từ tiền lương, tiền công

Nếu cá nhân ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên tại hai nơi, thuế TNCN sẽ được tính theo Biểu thuế lũy tiến từng phần, với các mức thuế suất như sau:

Bậc thuế	Thu nhập tính thuế/năm (triệu đồng)	Thu nhập tính thuế/tháng (triệu đồng)	Thuế suất (%)
1	Đến 60	Đến 5	5
2	Trên 60 đến 120	Trên 5 đến 10	10
3	Trên 120 đến 216	Trên 10 đến 18	15
4	Trên 216 đến 384	Trên 18 đến 32	20
5	Trên 384 đến 624	Trên 32 đến 52	25
6	Trên 624 đến 960	Trên 52 đến 80	30
7	Trên 960	Trên 80	35

2.2 Khấu trừ thuế đối với một số trường hợp khác

Tổ chức, cá nhân chi trả tiền công, thù lao hoặc các khoản chi khác cho cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng với tổng thu nhập từ 2 triệu đồng/lần trở lên phải khấu trừ thuế TNCN 10% trên tổng thu nhập trước khi thanh toán.

Nếu cá nhân chỉ có một nguồn thu nhập thuộc diện khấu trừ thuế theo tỷ lệ này nhưng tổng thu nhập chịu thuế sau khi giảm trừ gia cảnh chưa đủ mức phải nộp thuế, họ có thể làm cam kết gửi tổ chức chi trả thu nhập để tạm thời không bị khấu trừ thuế TNCN.

Theo quy định hiện hành, việc tính thuế TNCN đối với người có thu nhập từ 2 công ty trong cùng một năm sẽ được chia thành 2 trường hợp:

• Trường hợp ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên tại cả 2 công ty: Thuế TNCN sẽ được tính theo Biểu thuế lũy tiến từng phần.
• Trường hợp một trong hai nơi ký hợp đồng dưới 3 tháng và có thu nhập từ 2.000.000 đồng/lần hoặc/tháng trở lên: Thu nhập sẽ bị khấu trừ thuế TNCN 10%. Lưu ý, người lao động không được làm cam kết giảm trừ gia cảnh vì có thu nhập từ 2 nơi.

3. Hướng dẫn quyết toán thuế TNCN Online cho người làm 2 công ty trong 1 năm

Trong trường hợp quyết toán thuế TNCN cho người làm 2 công ty trong 1 năm, cá nhân bắt buộc phải tự thực hiện nghĩa vụ thuế của mình. Việc kê khai và nộp hồ sơ quyết toán được thực hiện thông qua hệ thống điện tử tại Cổng thông tin của Tổng cục Thuế (eTax). Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước để bạn thực hiện đúng quy trình.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ và thông tin cần thiết

• Chứng từ khấu trừ thuế TNCN từ cả 2 công ty (do công ty cấp).
• Thông tin giảm trừ gia cảnh (nếu có người phụ thuộc).
• Tài khoản đăng nhập trên hệ thống Thuế điện tử eTax (https://thuedientu.gdt.gov.vn).
• Chữ ký số cá nhân (nếu có) hoặc tài khoản đăng nhập bằng mã OTP.

Bước 2: Đăng nhập vào hệ thống Thuế điện tử eTax

• Truy cập vào trang web: https://thuedientu.gdt.gov.vn
• Chọn mục Cá nhân, sau đó Đăng nhập bằng tài khoản đã đăng ký với cơ quan thuế.
• Nếu chưa có tài khoản, chọn Đăng ký và làm theo hướng dẫn.

Bước 3: Chọn chức năng quyết toán thuế TNCN

• Sau khi đăng nhập, chọn Quyết toán thuế → Kê khai trực tuyến.
• Chọn:
  • Loại tờ khai: 02/QTT-TNCN – Tờ khai quyết toán thuế TNCN.
  • Năm quyết toán: Ví dụ: 2024.
  • Loại tờ khai: Chọn Tờ khai chính thức (nếu kê khai lần đầu) hoặc Tờ khai bổ sung (nếu đã kê khai nhưng cần điều chỉnh).
  • Trạng thái: Chọn Cá nhân tự quyết toán.

Bước 4: Nhập thông tin thu nhập và thuế đã khấu trừ

• Phần A: Thông tin chung
  • Điền thông tin cá nhân: Họ tên, mã số thuế, địa chỉ liên hệ.
  • Chọn cơ quan thuế quản lý (nơi bạn đăng ký hộ khẩu thường trú hoặc tạm trú).
• Phần B: Thu nhập và thuế TNCN
  • Thu nhập từ tiền lương, tiền công:
    • Nhập tổng thu nhập chịu thuế từ cả 2 công ty.
    • Nhập tổng số thuế đã khấu trừ (dựa trên chứng từ khấu trừ thuế).
  • Giảm trừ gia cảnh:
    • Giảm trừ bản thân: 11 triệu đồng/tháng (132 triệu đồng/năm).
    • Giảm trừ người phụ thuộc: 4,4 triệu đồng/người/tháng.
  • Các khoản bảo hiểm bắt buộc: Nhập số tiền đã đóng BHXH, BHYT, BHTN trong năm.
• Phần C: Tổng hợp và tính toán
  • Hệ thống sẽ tự động tính thu nhập tính thuế và số thuế TNCN phải nộp.
  • So sánh với số thuế đã khấu trừ từ 2 công ty để biết:
    • Nếu số thuế phải nộp > Số thuế đã khấu trừ: Bạn phải nộp thêm thuế.
    • Nếu số thuế phải nộp < Số thuế đã khấu trừ: Bạn được hoàn thuế.

Bước 5: Kiểm tra và gửi tờ khai

• Kiểm tra kỹ các thông tin đã nhập.
• Nhấn Hoàn thành kê khai và chọn Gửi tờ khai.
• Nếu sử dụng chữ ký số, hệ thống sẽ yêu cầu ký điện tử.
• Nếu không có chữ ký số, chọn xác thực bằng mã OTP gửi về số điện thoại đã đăng ký.

Bước 6: Nộp thuế hoặc đề nghị hoàn thuế

• Nếu phải nộp thêm thuế:
  • Nhấn chọn Nộp thuế online trên hệ thống eTax.
  • Chọn ngân hàng và thực hiện giao dịch thanh toán.
• Nếu được hoàn thuế:
  • Chọn mục Đề nghị hoàn thuế trên eTax.
  • Điền thông tin tài khoản ngân hàng nhận tiền hoàn thuế.

Bước 7: Kiểm tra và lưu trữ thông tin

• Sau khi nộp tờ khai, chọn Tra cứu tờ khai để kiểm tra tình trạng tờ khai đã gửi.
• Lưu lại biên nhận điện tử và bản sao tờ khai để đối chiếu khi cần.

Lưu ý quan trọng:

• Thời hạn quyết toán thuế TNCN: Chậm nhất là ngày 31/3 của năm sau.
• Nếu bạn không thực hiện đúng thời hạn, có thể bị phạt chậm nộp theo quy định.

Xem thêm: Hướng dẫn quyết toán thuế TNCN cho người làm không đủ năm

Xem thêm: Hướng dẫn quyết toán thuế thu nhập vãng lai

4. Thời hạn quyết toán thuế TNCN

Đối với trường hợp tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân, thời hạn cuối cùng để nộp hồ sơ quyết toán thuế là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 tính từ ngày kết thúc năm dương lịch.

Trong trường hợp thời hạn nộp hồ sơ quyết toán trùng vào ngày nghỉ theo quy định, thì thời gian nộp hồ sơ sẽ được kéo dài đến ngày làm việc tiếp theo sau ngày nghỉ, căn cứ theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015.

Dựa trên Mục V của Công văn 883/TCT-DNNCN năm 2022 do Tổng cục Thuế ban hành, hướng dẫn về quy trình quyết toán thuế thu nhập cá nhân được quy định như sau:

V. THỜI HẠN NỘP HỒ SƠ KHAI QUYẾT TOÁN THUẾ

Căn cứ quy định tại điểm a, điểm b Khoản 2 Điều 44 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 của Quốc hội quy định thời hạn khai, nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN như sau:

– Đối với tổ chức trả thu nhập: Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế quyết toán thuế chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 03 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch.

– Đối với cá nhân trực tiếp quyết toán thuế: Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 04 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch. Trường hợp cá nhân có phát sinh hoàn thuế TNCN nhưng chậm nộp tờ khai quyết toán thuế theo quy định thì không áp dụng phạt đối với vi phạm hành chính khai quyết toán thuế quá thời hạn.

– Trường hợp thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế trùng với ngày nghỉ theo quy định thì thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế được tính là ngày làm việc tiếp theo của ngày nghỉ đó theo quy định của Bộ luật Dân sự.

Theo quy định, đối với trường hợp tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân, thời hạn cuối cùng để nộp hồ sơ quyết toán thuế là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 tính từ ngày kết thúc năm dương lịch.

Nếu cá nhân có phát sinh hoàn thuế nhưng nộp tờ khai quyết toán thuế muộn, sẽ không bị áp dụng hình thức xử phạt đối với hành vi khai quyết toán thuế quá hạn.

Trong trường hợp thời hạn nộp hồ sơ quyết toán trùng vào ngày nghỉ theo quy định, thì thời gian nộp hồ sơ sẽ được kéo dài đến ngày làm việc tiếp theo sau ngày nghỉ, căn cứ theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015.

5. Cá nhân được hoàn thuế TNCN trong trường hợp nào?

Người lao động được hoàn thuế thu nhập cá nhân trong các trường hợp sau:

• Số tiền thuế đã nộp lớn hơn số thuế phải nộp;
• Người lao động đã nộp thuế nhưng có thu nhập tính thuế chưa đến mức phải nộp thuế;
• Các trường hợp khác theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Các điều kiện để được hoàn thuế thu nhập cá nhân được quy định tại Khoản 2 Điều 8 Luật Thuế thu nhập cá nhân năm 2007 như sau:

Điều 8. Quản lý thuế và hoàn thuế

….

2. Cá nhân được hoàn thuế trong các trường hợp sau đây:

a) Số tiền thuế đã nộp lớn hơn số thuế phải nộp;

b) Cá nhân đã nộp thuế nhưng có thu nhập tính thuế chưa đến mức phải nộp thuế;

c) Các trường hợp khác theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Cũng theo quy định tại Điều 28 Thông tư 111/2013/TT-BTC, nội dung được hướng dẫn như sau:

Điều 28. Hoàn thuế

1. Việc hoàn thuế thu nhập cá nhân áp dụng đối với những cá nhân đã đăng ký và có mã số thuế tại thời điểm nộp hồ sơ quyết toán thuế.

2. Đối với cá nhân đã ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện quyết toán thay thì việc hoàn thuế của cá nhân được thực hiện thông qua tổ chức, cá nhân trả thu nhập. Tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện bù trừ số thuế nộp thừa, nộp thiếu của các cá nhân. Sau khi bù trừ, nếu còn số thuế nộp thừa thì được bù trừ vào kỳ sau hoặc hoàn thuế nếu có đề nghị hoàn trả.

3. Đối với cá nhân thuộc diện khai trực tiếp với cơ quan thuế có thể lựa chọn hoàn thuế hoặc bù trừ vào kỳ sau tại cùng cơ quan thuế.

4. Trường hợp cá nhân có phát sinh hoàn thuế thu nhập cá nhân nhưng chậm nộp tờ khai quyết toán thuế theo quy định thì không áp dụng phạt đối với vi phạm hành chính khai quyết toán thuế quá thời hạn.

Theo các quy định trên, điều kiện để hoàn thuế thu nhập cá nhân được xác định như sau:

• Việc hoàn thuế chỉ áp dụng cho cá nhân đã đăng ký và có mã số thuế tại thời điểm nộp hồ sơ quyết toán thuế.
• Cá nhân sẽ được hoàn thuế trong các trường hợp sau:
  • Số thuế đã nộp vượt quá số thuế phải nộp.
  • Cá nhân đã nộp thuế nhưng thu nhập tính thuế lại chưa đạt mức phải nộp thuế.
  • Các trường hợp khác theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
• Đối với cá nhân đã ủy quyền cho tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập thực hiện quyết toán thay, việc hoàn thuế sẽ được thực hiện thông qua tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập.
• Đối với những cá nhân khai thuế trực tiếp với cơ quan thuế, có thể lựa chọn hoàn thuế hoặc bù trừ số thuế thừa vào kỳ quyết toán tiếp theo tại cùng cơ quan thuế.

Xem thêm: Phí kế toán dịch vụ

6. Những điểm cần chú ý khi thực hiện quyết toán thuế TNCN

Việc quyết toán thuế đúng và đủ là nghĩa vụ quan trọng của cá nhân và tổ chức chi trả thu nhập. Để thực hiện đúng, bạn cần nắm rõ những điểm cần chú ý khi thực hiện quyết toán thuế TNCN, tránh sai sót trong hồ sơ và giảm thiểu nguy cơ bị xử phạt từ cơ quan thuế.

Ngày 27/02/2025, Cục Thuế TP. Hồ Chí Minh đã ban hành Công văn số 2015/CTTPHCM-TTHT nhằm hướng dẫn công tác quyết toán thuế TNCN. Một số điểm trọng yếu tại Mục VI của công văn cần được lưu ý như sau:

• Thông tin mã số thuế đầy đủ: Các tổ chức, cá nhân thực hiện trả thu nhập có trách nhiệm đảm bảo việc khai báo đầy đủ mã số thuế của người nộp thuế trong các bảng kê khai kèm theo tờ khai quyết toán thuế TNCN theo mẫu do Thông tư 80/2021/TT-BTC quy định.
• Khai báo đủ người nhận thu nhập: Tổ chức chi trả thu nhập cần kê khai tất cả cá nhân nhận thu nhập chịu thuế TNCN tại đơn vị, bao gồm cả những trường hợp chưa đến ngưỡng khấu trừ hoặc chỉ có một khoản thu nhập duy nhất bị khấu trừ 10% nhưng sau giảm trừ gia cảnh vẫn chưa đến mức phải nộp thuế (theo quy định tại điểm i khoản 1 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC).
• Hướng dẫn người lao động tự quyết toán: Các tổ chức chi trả cần phổ biến cho người lao động không đáp ứng đủ điều kiện ủy quyền quyết toán, phải tự thực hiện khai và nộp thuế trực tiếp với cơ quan thuế. Đồng thời, đơn vị trả thu nhập cần cấp đúng và đầy đủ chứng từ khấu trừ thuế để người lao động sử dụng khi tự quyết toán (theo Khoản 2 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
• Kê khai thông tin nơi chi trả thu nhập: Khi cá nhân quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế, cần điền đầy đủ thông tin liên quan đến đơn vị chi trả thu nhập (nếu có) vào mẫu tờ khai 02/QTT-TNCN để giúp cơ quan thuế xác định đúng nơi xử lý hồ sơ.
• Khuyến khích sử dụng phương thức điện tử: Cơ quan thuế khuyến khích cá nhân sử dụng hình thức khai và nộp thuế điện tử, có thể thực hiện thông qua ứng dụng Etaxmobile như đã hướng dẫn trong Công văn 535/TCT-DNNCN và 4899/TCT-CNTT năm 2021.

Ứng dụng Etaxmobile – Công cụ hỗ trợ cá nhân quyết toán thuế TNCN

Etaxmobile do Tổng cục Thuế phát triển cung cấp nhiều tính năng tiện ích cho cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công, bao gồm:

• Đăng ký và tra cứu thuế: Cho phép thay đổi, tra cứu thông tin đăng ký thuế và người phụ thuộc.
• Hỗ trợ kê khai quyết toán: Chức năng “Tờ khai gợi ý” giúp lập tờ khai quyết toán nhanh chóng dựa trên dữ liệu từ các đơn vị chi trả, đồng thời hỗ trợ hoàn thuế (nếu có).
• Kiểm tra thông tin thu nhập: Người dùng có thể kiểm tra tổng thu nhập năm và phản hồi nếu phát hiện thông tin kê khai không đúng do doanh nghiệp báo cáo sai.
• Theo dõi nghĩa vụ thuế: Tra cứu các khoản nợ thuế, nghĩa vụ tài chính về đất đai, lệ phí trước bạ phương tiện,…
• Nộp thuế trực tuyến: Người dùng có thể nộp thuế cho chính mình hoặc người khác. Etaxmobile hiện đã liên kết với 23 ngân hàng như: BIDV, Vietcombank, VietinBank, Agribank, Techcombank, ACB, MB, TPBank, SCB, VIB, VPBank, SHB, Sacombank, HDBank, Eximbank, Wooribank, Shinhan Bank, Saigonbank, BVBank, LPBank, VietABank, VRB và OCB, tạo điều kiện thuận lợi trong việc nộp thuế điện tử.

Như vậy, việc quyết toán thuế tncn cho người làm 2 công ty trong 1 năm yêu cầu tuân thủ các quy định chặt chẽ về thủ tục và thời gian nộp hồ sơ. Việc hiểu rõ các quy định và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ sẽ giúp cá nhân thực hiện quyết toán thuế chính xác, tránh vi phạm và có thể yêu cầu hoàn thuế khi cần thiết. Nếu bạn còn câu hỏi nào về cách quyết toán thuế TNCN khi làm 2 công ty, vui lòng hãy liên hệ ngay đến AZTAX qua HOTLINE: 0932383089 để được giải đáp kịp thời nhé!

7. Một số câu hỏi thường gặp

Câu 1: Thu nhập hai nơi chưa đến ngưỡng thuế có phải quyết toán?

Trong thực tế, nhiều người lao động có thu nhập từ hai nguồn khác nhau trong cùng một năm – ví dụ như làm việc chính thức tại một công ty và nhận thêm tiền công từ nơi khác. Vấn đề đặt ra là: nếu tổng thu nhập trong năm chưa đủ để bị tính thuế thu nhập cá nhân (TNCN), thì người lao động có bắt buộc phải làm thủ tục quyết toán thuế hay không?

Theo quy định tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP, việc quyết toán thuế TNCN không chỉ dựa vào mức thu nhập, mà còn phụ thuộc vào các yếu tố khác như: có ký hợp đồng lao động dài hạn không, có phát sinh thu nhập vãng lai không, có ủy quyền quyết toán cho tổ chức chi trả thu nhập hay không…

Cụ thể:

• Nếu người lao động đang làm việc tại một nơi duy nhất, có ký hợp đồng từ 3 tháng trở lên, và chỉ nhận thêm một khoản thu nhập vãng lai nhỏ ở nơi khác (bình quân không vượt 10 triệu đồng/tháng), đã bị khấu trừ 10% tại nguồn, thì không bắt buộc phải làm quyết toán nếu không có nhu cầu hoàn thuế.
• Trường hợp người lao động không đủ điều kiện ủy quyền quyết toán cho đơn vị chi trả (ví dụ như nghỉ việc trước thời điểm quyết toán, có thu nhập từ hai nơi có ký hợp đồng chính thức…), thì cá nhân phải tự trực tiếp nộp hồ sơ quyết toán thuế với cơ quan thuế, dù tổng thu nhập chưa đến ngưỡng chịu thuế.
• Nếu cá nhân có số thuế nộp thừa muốn được hoàn lại hoặc muốn bù trừ sang kỳ tiếp theo, thì cũng cần tự thực hiện quyết toán thuế để được xử lý.

Tóm lại: Có thu nhập từ hai nguồn khác nhau mà tổng cộng vẫn dưới mức phải nộp thuế không đồng nghĩa với việc được miễn quyết toán. Việc có phải quyết toán hay không phụ thuộc vào tình huống cụ thể, bao gồm: hình thức hợp đồng, số nơi trả thu nhập, mức thu nhập từng nguồn, việc khấu trừ tại nguồn và mong muốn của cá nhân về hoàn thuế hay bù trừ.

Câu 2: Cá nhân có thu nhập 2 nơi được ủy quyền quyết toán thuế hay không?

Có. Một cá nhân có thể giao cho tổ chức chi trả thu nhập thực hiện quyết toán thay, nếu đồng thời đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Có hợp đồng lao động thời hạn từ 3 tháng trở lên với đơn vị đang làm việc;
• Vẫn còn làm việc tại nơi đó vào thời điểm đơn vị thực hiện quyết toán cuối năm;
• Ngoài ra, nếu có thêm thu nhập vãng lai từ nơi khác nhưng:
  • Mức thu nhập trung bình hàng tháng không vượt quá 10 triệu đồng, và
  • Đã bị khấu trừ thuế 10% tại nguồn,
• thì cá nhân vẫn được phép ủy quyền cho nơi đang làm việc chính thức quyết toán thay, nếu không có yêu cầu quyết toán riêng đối với phần thu nhập vãng lai này.