Quyết toán thuế thu nhập vãng lai là bước quan trọng giúp cá nhân tổng hợp và kê khai đúng các khoản thu nhập phát sinh ngoài nơi làm việc chính. Nếu không thực hiện đúng quy định, người nộp thuế có thể gặp rủi ro về truy thu hoặc xử phạt. Bài viết sau AZTAX hướng dẫn chi tiết quy trình và lưu ý cần thiết.
1. Thu nhập vãng lai là gì?
Thu nhập vãng lai được hiểu là khoản thu nhập từ tiền lương, tiền công mà người lao động nhận được từ người sử dụng lao động nhưng không ký kết hợp đồng lao động, hoặc phát sinh từ những nguồn thu nhập có tính chất không ổn định, không thường xuyên.
Cụ thể, theo quy định tại Điểm c Khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC, các khoản thù lao sau đây được xác định là thu nhập vãng lai, bao gồm:
- Tiền hoa hồng từ hoạt động môi giới, đại lý bán hàng hóa;
- Khoản tiền tham gia các đề tài nghiên cứu khoa học, kỹ thuật, các dự án hoặc đề án;
- Tiền nhuận bút theo chế độ nhuận bút hiện hành;
- Thu nhập từ hoạt động giảng dạy, biểu diễn văn hóa, nghệ thuật, thể thao;
- Thù lao từ dịch vụ quảng cáo, các dịch vụ khác hoặc các khoản thù lao khác.
2. Hướng dẫn thủ tục quyết toán thuế thu nhập vãng lai 2026
Khi nhắc đến thủ tục quyết toán thuế thu nhập vãng lai, nhiều cá nhân và doanh nghiệp thường cảm thấy mơ hồ không biết bắt đầu từ đâu, cần chuẩn bị những giấy tờ gì và nộp ra sao để đúng quy định. Nội dung sau sẽ hướng dẫn cách chuẩn bị hồ sơ gọn gàng, tránh sai sót và xử lý nhanh chóng trong kỳ quyết toán
2.1 Hồ sơ quyết toán thuế thu nhập vãng lai
Hồ sơ quyết toán thuế thu nhập vãng lai gồm các loại giấy tờ sau:
- Tờ khai quyết toán thuế TNCN theo mẫu số 02/QTT-TNCN (ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư số 80/2021/TT-BTC);
- Phụ lục bảng kê giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc mẫu số 02-1/BK-QTT-TNCN (ban hành kèm theo PL II Thông tư số 80/2021/TT-BTC);
- Bản sao các chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ, số thuế đã tạm nộp trong năm và đã nộp ở nước ngoài (nếu có);
- Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc (nếu tại thời điểm quyết toán thuế người nộp thuế chưa thực hiện đăng ký người phụ thuộc).
Lưu ý:
- Bộ hồ sơ trên áp dụng cho trường hợp cá nhân trực tiếp nộp hồ sơ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân từ thu nhập vãng lai;
- Trường hợp tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho người lao động thì bổ sung vào hồ sơ mẫu giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN mẫu số 08/UQ-QTT-TNCN tại Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.
2.2 Thủ tục quyết toán thuế thu nhập vãng lai
Trường hợp 1: Nộp hồ sơ quyết toán thuế trực tiếp
- Bước 1: Cá nhân hoặc tổ chức nộp hồ sơ quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú hoặc cơ quan thuế trực tiếp quản lý tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập theo hướng dẫn.
- Bước 2: Cơ quan thuế tiếp nhận và xử lý hồ sơ.
Trường hợp 2: Nộp hồ sơ quyết toán thuế trực tuyến (online)
- Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống thuế điện tử của Tổng cục Thuế.
- Bước 2: Nhập mã số thuế (MST) và mã kiểm tra, sau đó ấn “Tiếp tục”.
- Bước 3: Chọn mục “Quyết toán thuế” và tiếp tục chọn “Kê khai trực tuyến”.
- Bước 4: Điền đầy đủ thông tin tờ khai quyết toán thuế, bao gồm: tên người gửi, địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ email. Sau đó chọn “Tờ khai quyết toán thuế TNCN số 02/QTT-TNCN” và chọn cơ quan thuế quyết toán thuế.
- Bước 5: Khai tờ khai thuế theo mẫu.
- Bước 6: Kết xuất tờ khai dưới dạng XML.
- Bước 7: Chọn “Nộp tờ khai” và nhập mã kiểm tra. Hệ thống sẽ thông báo tờ khai đã được nộp thành công.
- Bước 8: In tờ khai thành 2 bản và ký tên người nộp thuế.
- Bước 9: Người nộp thuế mang CCCD/CMND, chứng từ khấu trừ thuế và tờ khai đã in (có chữ ký) đến nộp tại Bộ phận Một cửa của cơ quan thuế nơi đã nộp tờ khai.
Xem thêm: Cách quyết toán thuế TNCN khi làm 2 công ty
2.3 Nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập vãng lai
Nơi nộp hồ sơ quyết toán thu nhập vãng lai được quy định như sau:
- Đối với tổ chức chi trả thu nhập: Tổ chức phải nộp hồ sơ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý tổ chức đó.
- Đối với cá nhân: Cá nhân tự quyết toán thuế với cơ quan thuế, và nếu có thu nhập từ nhiều nguồn, nơi nộp hồ sơ sẽ tùy theo từng trường hợp cụ thể.
- Nếu cá nhân tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân tại tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập nào, thì hồ sơ khai quyết toán thuế sẽ nộp tại cơ quan thuế trực tiếp quản lý tổ chức, cá nhân trả thu nhập đó.
- Nếu cá nhân chưa tính giảm trừ gia cảnh tại bất kỳ tổ chức, cá nhân trả thu nhập nào, thì sẽ nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú.
- Cá nhân cư trú không ký hoặc ký HĐLĐ dưới 3 tháng/hợp đồng dịch vụ, có thu nhập đã khấu trừ 10%, sẽ nộp hồ sơ quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi cư trú.
- Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công tại một hoặc nhiều nơi nhưng không làm việc tại đơn vị trả thu nhập khi quyết toán, sẽ quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi cư trú.
Theo Khoản 8 Điều 11 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, khi cá nhân nộp tờ khai quyết toán thuế thu nhập vãng lai online tại https://canhan.gdt.gov.vn, hệ thống sẽ xác định cơ quan thuế dựa trên nghĩa vụ thuế trong năm.
Xem thêm: Hướng dẫn quyết toán thuế TNCN không đủ 12 tháng
3. Công thức, cách tính thuế thu nhập vãng lai
Bạn đã từng nghe đến thuế thu nhập vãng lai nhưng chưa rõ cách tính chính xác ra sao? Đây là loại thuế áp dụng cho những khoản thu nhập không thường xuyên, như thù lao từ hợp đồng dịch vụ, nhuận bút, tiền hoa hồng… Nếu không nắm vững công thức, rất dễ dẫn đến kê khai sai hoặc bị khấu trừ cao hơn mức cần thiết. Vậy công thức, cách tính thuế thu nhập vãng lai được quy định thế nào?
Công thức tính thuế thu nhập cá nhân từ thu nhập vãng lai của người lao động được xác định như sau:
Thuế thu nhập cá nhân = Thu nhập vãng lai x Thuế suất (10%)
Căn cứ tại Điểm i Khoản 1 Điều 25 Thông tư số 111/2013/TT-BTC, quy định về thuế thu nhập cá nhân vãng lai như sau:
- Cá nhân, tổ chức chi trả tiền công, tiền thù lao, và các khoản chi khác cho cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động (HĐLĐ) hoặc ký hợp đồng lao động dưới 3 tháng, với tổng mức thu nhập từ 2.000.000 đồng/lần trở lên, thì phải thực hiện nghĩa vụ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân trên mức thu nhập trước khi trả cho cá nhân đó.
- Mức thuế suất áp dụng đối với thu nhập vãng lai là 10%, theo quy định của pháp luật.
Cá nhân và tổ chức chi trả thu nhập phải khấu trừ thuế đúng quy định. Điều này giúp đảm bảo tuân thủ pháp luật về thuế thu nhập cá nhân.
4. Cách lập bảng cam kết để không bị khấu trừ 10%
Theo quy định hiện hành, cá nhân có thu nhập vãng lai từ 2 triệu đồng/lần trở lên có thể tạm thời không bị khấu trừ thuế 10% tại nguồn nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau và nộp cam kết:
- Thu nhập phát sinh từ 2 triệu đồng/lần trở lên.
- Cá nhân không cư trú, không ký hợp đồng lao động hoặc có hợp đồng lao động dưới 3 tháng.
- Chỉ có một nguồn thu nhập thuộc diện khấu trừ thuế.
- Tổng thu nhập chịu thuế (sau khi giảm trừ gia cảnh) chưa đạt ngưỡng nộp thuế, tức không vượt quá 132 triệu đồng/năm nếu không có người phụ thuộc.
- Đã đăng ký và có mã số thuế tại thời điểm lập cam kết.
Cá nhân đủ điều kiện sẽ sử dụng mẫu 02/CK-TNCN để làm cam kết tạm thời không bị khấu trừ 10% thuế thu nhập cá nhân.
5. Một số quy định khác về thuế thu nhập vãng lai
Bên cạnh những quy định chung về thuế thu nhập cá nhân, thu nhập vãng lai cũng là một nội dung được nhiều người quan tâm hiện nay, đặc biệt trong bối cảnh giao dịch điện tử ngày càng phổ biến. Nhiều cá nhân thắc mắc rằng cá nhân chuyển khoản có tính thuế không hay tiền chuyển vào tài khoản có bị tính thuế không. Trên thực tế, việc xác định một khoản tiền có thuộc diện chịu thuế thu nhập vãng lai hay không phụ thuộc vào bản chất của giao dịch, không đơn thuần chỉ xét theo hình thức chuyển khoản.
5.1 Trường hợp được miễn thuế thu nhập vãng lai
Người lao động được miễn thuế thu nhập vãng lai. Điều này áp dụng khi thu nhập của họ đáp ứng điều kiện sau.
- Tổng thu nhập từ 2.000.000 đồng/lần trở lên.
- Không ký hợp đồng lao động (HĐLĐ) hoặc ký hợp đồng dưới 3 tháng.
- Cá nhân chỉ có một nguồn thu nhập duy nhất từ thu nhập vãng lai và thuộc đối tượng phải khấu trừ thuế.
- Tổng thu nhập chịu thuế sau khi giảm trừ gia cảnh ước tính dưới mức phải nộp thuế (từ 132.000.000 đồng/năm trở xuống đối với lao động không có người phụ thuộc).
Nếu đáp ứng đủ các điều kiện trên, cá nhân có thể thực hiện cam kết theo mẫu 08/CK-TNCN ban hành kèm theo Thông tư số 80/2021/TT-BTC để không bị khấu trừ thuế TNCN.
Lưu ý:
- Cá nhân phải đăng ký thuế và có mã số thuế cá nhân (MST) tại thời điểm làm cam kết.
- Cá nhân cần chịu trách nhiệm về bản cam kết của mình, nếu cơ quan thuế phát hiện sai sót, cá nhân sẽ bị xử lý theo quy định của Luật Quản lý thuế.
5.2 Các trường hợp được ủy quyền quyết toán thuế thu nhập vãng lai
Căn cứ theo quy định tại Điểm d Khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, có 2 trường hợp cá nhân được ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập, bao gồm:
- Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký HĐLĐ từ 3 tháng trở lên tại một nơi. Đồng thời, tại thời điểm tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập thực hiện quyết toán thuế, lao động thực tế đang làm việc tại đó, kể cả trường hợp không làm việc đủ 12 tháng trong năm;
- Trường hợp tổ chức cũ thực hiện sáp nhập, hợp nhất, chia, tách, hoặc chuyển đổi loại hình doanh nghiệp thì cá nhân (người lao động) được điều chuyển từ tổ chức cũ đến sẽ được tổ chức mới thực hiện quyết toán thuế theo ủy quyền của cá nhân, bao gồm cả phần thu nhập do tổ chức cũ chi trả và thu lại chứng từ khấu trừ thuế TNCN do tổ chức cũ đã cấp cho người lao động (nếu có).
5.3 Mức phạt đối với cá nhân không trích nộp thuế thu nhập vãng lai
Khoản 1 Điều 42 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP có hiệu lực thi hành từ ngày 05/12/2020 đã quy định khá rõ ràng về việc tăng mức phạt khi không nộp thuế TNCN nên người nộp thuế cần nộp trước hoặc đúng thời hạn.
Theo đó, mức phạt vi phạm hành chính thuế TNCN là 0,05%/ngày tính trên số thuế chậm nộp. Tiền phạt thuế được tính từ ngày quá hạn nộp thuế. Thời gian tính phạt kéo dài đến khi hoàn thành nộp thuế kể cả ngày lễ và cuối tuần
6. Các trường hợp thường gặp khi quyết toán thuế thu nhập vãng lai
a) Trường hợp 1:Công ty tôi có một lao động tên A. Người này có thu nhập vãng lai trên 10 triệu đồng/tháng. Thuế TNCN đã được trích tại các nguồn thu nhập đó. Trong trường hợp này, công ty có thể quyết toán thay không? Hay lao động A phải tự quyết toán thuế?
- Căn cứ vào Điểm d Khoản 6 Điều 8 Nghị định số 126/2020/NĐ-CP, trường hợp người lao động có thu nhập vãng lai từ 10 triệu đồng trở lên thì không thuộc trường hợp được ủy quyền quyết toán thuế. Vì vậy, người lao động sẽ phải trực tiếp quyết toán thuế TNCN với cơ quan thuế.
b) Trường hợp 2: Tôi đang làm công việc freelance online và có thu nhập từ nhiều nguồn. Mỗi năm, thu nhập của tôi khoảng 200 – 300 triệu đồng. Hiện tại, tôi không có người phụ thuộc. Vậy tôi cần quyết toán thuế TNCN tại cơ quan thuế nào?
- Trường hợp cá nhân có thu nhập vãng lai từ nhiều nguồn và hiện không ký HĐLĐ, ký HĐLĐ dưới 3 tháng hoặc ký hợp đồng cung cấp dịch vụ có thu nhập tại một nơi hoặc nhiều nơi đã khấu trừ 10% thì tiến hành thống kê lại thu nhập trong năm và nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú.
c) Trường hợp 3: Công ty tôi thuê một nhân viên thiết kế. Thu nhập của người này dao động từ 3 – 5 triệu đồng/bản thiết kế. Tổng thu nhập trong năm không quá 132 triệu đồng. Người này không có người phụ thuộc. Vậy công ty có cần khấu trừ thuế TNCN khi chi trả không?
- Bạn nên kiểm tra xem người lao động đã có mã số thuế cá nhân hay chưa. Họ có thu nhập từ nhiều nguồn hay không? Nếu đáp ứng đủ điều kiện, họ có thể làm cam kết theo mẫu 08/CK-TNCN. Mẫu này được ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC. Khi đó, họ sẽ không bị khấu trừ thuế TNCN.
- Trong trường hợp này, người lao động phải chịu trách nhiệm về cam kết của mình, nếu không sẽ bị xử lý theo quy định của Luật Quản lý thuế.
Quyết toán thuế thu nhập vãng lai giúp cá nhân tuân thủ đúng quy định pháp luật và tránh rủi ro về thuế. Cá nhân và tổ chức cần hiểu rõ các yêu cầu và thủ tục liên quan. Điều này giúp quá trình quyết toán thuế diễn ra chính xác và đầy đủ. Nếu có bất kỳ thắc mắc, quý khách vui lòng liên hệ AZTAX để được tư vấn và hỗ trợ quyết toán thuế đúng quy định và nhanh chóng.
Xem thêm: Giá dịch vụ kế toán thuế
7. Một số câu hỏi thường gặp
Câu 1: Thu nhập vãng lai có phải quyết toán thuế không?
Có thể có hoặc không, tùy vào tổng thu nhập, cách khấu trừ và nhu cầu hoàn thuế của cá nhân. Thông thường, thu nhập vãng lai từ 2 triệu đồng/lần trở lên sẽ bị khấu trừ 10% thuế TNCN tại nguồn nếu không ký hợp đồng từ 3 tháng. Đây chỉ là khoản tạm khấu trừ, cá nhân chỉ cần quyết toán nếu muốn hoàn thuế hoặc phát sinh chênh lệch thuế.
Câu 2: Thu nhập vãng lai khấu trừ 10% có phải quyết toán lại không?
Không bắt buộc. Tuy nhiên, cá nhân có thể quyết toán nếu muốn hoàn thuế hoặc tính lại số thuế phải nộp theo biểu lũy tiến để tối ưu nghĩa vụ thuế.
Câu 3: Hồ sơ quyết toán thuế thu nhập vãng lai gồm những gì?
Bao gồm: tờ khai quyết toán thuế TNCN, chứng từ khấu trừ thuế, hợp đồng hoặc chứng từ chứng minh thu nhập và các giấy tờ liên quan khác.
Câu 4: Có thể quyết toán thuế thu nhập vãng lai online không?
Có. Cá nhân có thể nộp hồ sơ quyết toán trực tuyến qua cổng thuế điện tử của Tổng cục Thuế hoặc thông qua các đơn vị dịch vụ hỗ trợ.
Câu 5: Nếu không quyết toán thuế thu nhập vãng lai có bị phạt không?
Chỉ bị xử phạt nếu thuộc trường hợp bắt buộc phải quyết toán nhưng không thực hiện. Nếu không thuộc diện bắt buộc và không phát sinh nghĩa vụ bổ sung thì không bị phạt.
Xem thêm: Điều kiện để ủy quyền quyết toán thuế TNCN
