Con dấu doanh nghiệp là một trong những yếu tố quan trọng trong hoạt động kinh doanh của mọi tổ chức, doanh nghiệp. Vậy quy định về con dấu doanh nghiệp ra sao? Bài viết sau đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về vấn đề này.
1. Con dấu doanh nghiệp là gì?
Con dấu doanh nghiệp là biểu tượng đặc biệt, không trùng lặp, được sử dụng để phân biệt giữa các doanh nghiệp với nhau. Ngoài ra, con dấu còn là biểu tượng đại diện pháp lý của tổ chức, có giá trị xác nhận các quyền và nghĩa vụ pháp lý được công nhận bởi pháp luật.
2. Quy định về con dấu doanh nghiệp mới nhất
Căn cứ vào Điều 43 của Luật Doanh nghiệp 2020, việc quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp được quy định như sau:
- Dấu có thể là dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số, tuân thủ quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
- Doanh nghiệp có quyền tự quyết định về loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung của dấu cho doanh nghiệp, các chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.
- Quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành.
- Doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định và quy trình quản lý dấu để đảm bảo tính bảo mật và tránh rủi ro về sử dụng không đúng mục đích hoặc giả mạo.
- Doanh nghiệp phải sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật, đảm bảo tính hợp lệ và hiệu quả của các văn bản và giao dịch pháp lý.
3. Pháp luật điều chỉnh con dấu doanh nghiệp
Con dấu là một biểu tượng đặc biệt mà doanh nghiệp sử dụng để chứng thực văn bản, giấy tờ của mình. Nó không chỉ thể hiện vị trí pháp lý của doanh nghiệp mà còn khẳng định giá trị pháp lý của các giấy tờ, văn bản mà nó đóng lên. Có thể nói, một số hợp đồng, giao dịch của công ty chỉ có hiệu lực khi được đóng dấu.
Từ năm 2021, do sự phát triển mạnh mẽ của thông tin điện tử và nhu cầu về giao dịch nhanh chóng, xuyên biên giới, Nhà nước đã quy định rằng ngoài con dấu truyền thống, chữ ký số cũng được coi là con dấu chính thức, có đầy đủ giá trị pháp lý. Đây là một bước tiến vô cùng quan trọng, không chỉ giúp doanh nghiệp rút gọn thủ tục kinh doanh mà còn thể hiện sự hội nhập vào xu hướng phát triển chung của thế giới.
Con dấu đóng vai trò không thể thiếu trong hoạt động của các doanh nghiệp. Trong thời đại hiện nay, yêu cầu về tính xác thực, tính thẩm quyền ngày càng quan trọng hơn. Tuy nhiên, nhiều người không hiểu rõ về cách thành lập và tác dụng cụ thể của con dấu, dẫn đến nhiều hậu quả nghiêm trọng cho doanh nghiệp và đối tác của họ.
Trước đây, Nghị định 58/2001/NĐ-CP đã quy định về việc sử dụng con dấu: “Con dấu được sử dụng trong các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, hội quần chúng, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang, cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam (dưới đây gọi tắt là cơ quan, tổ chức) và một số chức danh nhà nước. Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước. Con dấu được quản lý theo quy định của Nghị định này”.
Tuy nhiên, ở thời điểm hiện tại. Nghị định 58/2001/NĐ-CP đã được thay thế bằng Nghị định 99/2016/NĐ-CP, quy định về việc quản lý và sử dụng con dấu. Theo đó, việc quản lý và sử dụng con dấu của doanh nghiệp, nếu doanh nghiệp được đăng ký và hoạt động theo quy định của Luật doanh nghiệp 2020 và Luật đầu tư 2020, sẽ không chịu sự điều chỉnh chung bởi Nghị định về quản lý con dấu như trước đây. Điều này giúp doanh nghiệp có thêm sự linh hoạt trong việc quản lý và sử dụng con dấu của mình.
4. Số lượng, hình thức, nội dung mẫu con dấu của doanh nghiệp
Theo Điều 43 Luật doanh nghiệp năm 2020 và các văn bản hướng dẫn thi hành, Doanh nghiệp có quyền tự quyết định về hình thức, nội dung và số lượng con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh hay văn phòng đại diện. Cụ thể:
4.1 Thẩm quyền quyết định
Quyền quyết định về số lượng, hình thức, nội dung con dấu được phân chia như sau:
Chủ doanh nghiệp tư nhân có quyền quyết định đối với doanh nghiệp tư nhân. Đối với công ty hợp danh, quyền quyết định thuộc về hội đồng thành viên. Trong trường hợp của công ty trách nhiệm hữu hạn, quyền quyết định thuộc về hội đồng thành viên hoặc chủ tịch công ty. Đối với công ty cổ phần, Hội đồng quản trị quyết định số lượng, hình thức, nội dung và mẫu con dấu, cũng như việc quản lý và sử dụng con dấu, trừ khi Điều lệ công ty có quy định khác (được quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành tại Điều 12 Nghị định 96/2015/NĐ-CP).
4.2 Mẫu con dấu công ty
Mẫu con dấu công ty được biểu diễn dưới một hình thức cụ thể như hình tròn, hình đa giác hoặc các hình dạng khác. Mỗi doanh nghiệp sẽ có một mẫu con dấu riêng biệt với nội dung, hình thức và kích thước được thống nhất.
4.3 Nội dung con dấu
Nội dung mẫu con dấu cần phải bao gồm thông tin về mã số doanh nghiệp và tên doanh nghiệp.
Bên cạnh những thông tin trên, doanh nghiệp cũng có thể thêm vào ngôn ngữ, hình ảnh khác vào nội dung mẫu con dấu của mình. Tuy nhiên, việc bổ sung này không được vi phạm các điều cấm được quy định tại Điều 14 Nghị định 96/2015/NĐ-CP.
4.4 Những điều cấm về con dấu
Doanh nghiệp không được phép sử dụng các hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu sau đây trong nội dung hoặc làm hình thức mẫu con dấu:
- Quốc kỳ, Quốc huy hay Đảng kỳ của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
- Hình ảnh, biểu tượng, tên của nhà nước, cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp; đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp.
- Từ ngữ, ký hiệu và hình ảnh vi phạm đến truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong, mỹ tục của dân tộc Việt Nam.
Doanh nghiệp có trách nhiệm đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật về sở hữu trí tuệ và pháp luật liên quan khi sử dụng hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu trong nội dung hoặc làm hình thức mẫu con dấu.
Xem thêm: Dịch vụ thành lập công ty trọn gói tại HCM
5. Những điểm mới của Luật Doanh nghiệp năm 2020 về con dấu doanh nghiệp
5.1 Công nhận chữ ký số là con dấu của doanh nghiệp
Luật Doanh nghiệp 2020 đã chính thức công nhận hai hình thức dấu của doanh nghiệp, bao gồm:
- Dấu được làm tại cơ sở khắc dấu;
- Dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Điều này đã chính thức công nhận chữ ký số là dấu của doanh nghiệp, một nội dung hoàn toàn mới so với quy định của Luật Doanh nghiệp 2014.
Chữ ký số, theo Nghị định 130/2018/NĐ-CP, có thể hiểu đơn giản là một dạng chữ ký điện tử được mã hóa các dữ liệu, thông tin của một doanh nghiệp dùng để ký thay cho chữ kí trên các loại văn bản và tài liệu số được thực hiện trong các giao dịch điện tử qua mạng internet.
Việc sử dụng chữ ký điện tử làm dấu của doanh nghiệp giúp doanh nghiệp có thêm lựa chọn trong việc sử dụng dấu, thay vì chỉ sử dụng con dấu khắc như hiện nay. Điều này góp phần tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong thời đại số hóa ngày nay.
5.2 Doanh nghiệp được quyền tự quyết đối với con dấu
Luật Doanh nghiệp 2020 đã thay đổi quy định về con dấu của doanh nghiệp so với Luật Doanh nghiệp 2014:
- Tự do về nội dung con dấu: Trong khi Luật Doanh nghiệp 2014 yêu cầu con dấu phải thể hiện tên và mã số doanh nghiệp, thì Luật Doanh nghiệp 2020 đã bỏ quy định này. Doanh nghiệp giờ đây có quyền tự quyết định nội dung của con dấu mà không bị ràng buộc bởi quy định pháp luật.
- Tự do về loại dấu, số lượng, hình thức: Doanh nghiệp cũng được quyền tự quyết định về loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp. Tuy nhiên, điều này chưa được ghi nhận trực tiếp trong Luật Doanh nghiệp 2014.
Như vậy, với các quy định mới này, doanh nghiệp đang dần làm chủ con dấu của chính mình.
5.3 Những thay đổi liên quan đến việc quản lý, lưu trữ và sử dụng con dấu
Theo Điều 44, khoản 3 của Luật Doanh nghiệp 2014, việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu được thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty. Tuy nhiên, Luật Doanh nghiệp 2020 đã bổ sung thêm căn cứ thực hiện. Theo đó, việc quản lý và lưu giữ con dấu còn được thực hiện theo quy chế bởi doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành.
Nếu theo Luật Doanh nghiệp 2014 có quy định con dấu được quản lý và lưu giữ theo Điều lệ công ty thì tại Khoản 3 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có quyền tự ban hành quy chế đối với việc sử dụng con dấu của mình.
Bên cạnh đó, quy định mới còn hạn chế trường hợp sử dụng dấu của doanh nghiệp. Trong khi Luật Doanh nghiệp 2014 cho phép con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng dấu, thì từ ngày 01/01/2021, hai bên trong giao dịch sẽ không được thỏa thuận về việc sử dụng con dấu mà chỉ được sử dụng con dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.
6. Điều kiện để sử dụng con dấu
Theo Điều 43 của Luật Doanh nghiệp 2014, trước khi sử dụng, thay đổi hoặc hủy bỏ mẫu con dấu, hoặc thay đổi số lượng con dấu của công ty, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần thông báo cho Phòng Đăng ký kinh doanh tại nơi đặt trụ sở chính hoặc địa chỉ hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện. Thông báo này sẽ được đăng tải trên cổng thông tin quốc gia về nội dung đăng ký doanh nghiệp. Thông báo cần bao gồm:
- Tên, mã số và địa chỉ trụ sở của doanh nghiệp, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện;
- Số lượng con dấu, mẫu con dấu và thời điểm mẫu con dấu có hiệu lực.
Doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 có thể tiếp tục sử dụng con dấu đã được cấp mà không cần thông báo mẫu con dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh. Trong trường hợp doanh nghiệp làm thêm con dấu hoặc thay đổi màu mực dấu, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu theo quy định về đăng ký doanh nghiệp.
Điều 43 của Luật Doanh nghiệp 2020 mở rộng quy định về việc quản lý và sử dụng con dấu của doanh nghiệp, tức là giao quyền tự chủ cho doanh nghiệp trong việc sử dụng con dấu, quản lý con dấu và quyết định số lượng và hình thức của con dấu. Đây là một trong những điểm mới mang tính khác biệt và đột phá của Luật Doanh nghiệp 2020 so với quy định trước đây, nhằm đơn giản hóa vấn đề quản lý và sử dụng con dấu, giao quyền tự chủ cho doanh nghiệp trong vấn đề này.
7. Doanh nghiệp có phải thông báo mẫu dấu trước khi sử dụng không?
Căn cứ vào quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp không cần thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu trước khi sử dụng.
- Doanh nghiệp có quyền tự quyết định về loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung của dấu cho doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và các đơn vị khác của doanh nghiệp.
- Doanh nghiệp có thể tự khắc dấu hoặc đến cơ sở khắc dấu để làm con dấu mà không cần thông báo trước.
- Doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi có trụ sở chính để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong các trường hợp sau đây:
- Lần đầu làm con dấu sau khi đăng ký doanh nghiệp.
- Thay đổi số lượng, nội dung, hình thức mẫu con dấu và màu mực dấu.
- Hủy mẫu con dấu.
Tóm lại, quy định về con dấu doanh nghiệp là một vấn đề quan trọng mà các doanh nghiệp cần nắm rõ để hoạt động hợp pháp và tránh những rủi ro pháp lý. Để có được con dấu doanh nghiệp chất lượng và đảm bảo an toàn, bạn nên chọn những đơn vị uy tín và có kinh nghiệm trong lĩnh vực này. Nếu bạn cần tư vấn hoặc đặt hàng con dấu doanh nghiệp, hãy liên hệ với AZTAX qua số điện thoại hoặc email bên dưới. Chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn những sản phẩm và dịch vụ tốt nhất.
Xem thêm: Mất giấy phép đăng ký kinh doanh thì phải làm gì?
