Quy định đi trễ, về sớm là một nội dung quan trọng trong công tác quản lý nhân sự tại doanh nghiệp, được xây dựng nhằm đảm bảo tính kỷ luật lao động, duy trì hiệu suất làm việc và sự ổn định trong vận hành. Theo quy định của Bộ luật Lao động hiện hành, nội dung liên quan đến đi trễ, về sớm cần được thể hiện rõ trong nội quy lao động và doanh nghiệp không được phép áp dụng các hình thức xử lý như phạt tiền hoặc cắt lương một cách tùy tiện. Điều này góp phần bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người lao động đồng thời đảm bảo tính minh bạch, công bằng trong quản lý nhân sự.
1. Quy định về thời giờ làm việc của người lao động
1.1 Thời gian làm việc bình thường
Theo Điều 105 và Điều 108 Bộ luật Lao động 2019, thời giờ làm việc bình thường của người lao động tại Việt Nam không quá 8 giờ trong một ngày và không quá 48 giờ trong một tuần. Đây là giới hạn pháp lý tối đa mà người sử dụng lao động bắt buộc phải tuân thủ, áp dụng cho hầu hết các loại hình doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân có sử dụng lao động.
Pháp luật lao động hiện hành quy định hai cách tính giờ làm việc mà người sử dụng lao động có thể lựa chọn:
- Tính theo ngày: Tối đa 8 giờ/ngày.
- Tính theo tuần: Tối đa 48 giờ/tuần, nhưng không được vượt quá 10 giờ trong một ngày làm việc bất kỳ.
Người sử dụng lao động có quyền chủ động lựa chọn hình thức tính giờ phù hợp với đặc thù sản xuất, kinh doanh nhưng phải thông báo rõ ràng cho người lao động biết trước thông qua nội quy lao động hoặc thỏa ước lao động tập thể.
Lưu ý quan trọng: Nhà nước khuyến khích người sử dụng lao động áp dụng tuần làm việc 40 giờ nhằm bảo đảm sức khỏe và năng suất lao động bền vững. Đây là định hướng chính sách, không phải nghĩa vụ bắt buộc ở thời điểm hiện tại.
1.2 Thời gian làm việc được quy định ở đâu?
Thời giờ làm việc của người lao động được xác định dựa trên một trong các căn cứ sau, theo thứ tự ưu tiên:
(1) Thỏa thuận trong hợp đồng lao động giữa hai bên.
(2) Nội quy lao động do người sử dụng lao động ban hành.
(3) Thỏa ước lao động tập thể (nếu doanh nghiệp có công đoàn và đã ký kết).
(4) Quy định của pháp luật: Áp dụng khi các văn bản nội bộ không có quy định cụ thể hoặc quy định thấp hơn mức pháp lý tối thiểu.
Đối với nội quy lao động, doanh nghiệp bắt buộc phải quy định rõ các nội dung: giờ bắt đầu và kết thúc ca làm việc, số ca trong ngày, lịch làm việc theo tuần, và các trường hợp làm thêm giờ nếu có.
1.3 Quy định về an toàn lao động
Người sử dụng lao động còn có trách nhiệm pháp lý trong việc kiểm soát thời gian tiếp xúc với các yếu tố nguy hiểm và có hại tại nơi làm việc bao gồm tiếng ồn, hóa chất độc hại, bức xạ, nhiệt độ cao, v.v. Giới hạn thời gian tiếp xúc phải tuân thủ đúng quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN) và các văn bản pháp luật chuyên ngành liên quan.
Đây là quy định nhằm bảo vệ sức khỏe dài hạn của người lao động làm việc trong môi trường có rủi ro nghề nghiệp cao.
Xem thêm: Các công ty thường trả lương vào ngày nào?
2. Những trường hợp người lao động có thể được đi trễ, về sớm
2.1 Đối với lao động nữ trong khoảng thời gian hành kinh
Theo quy định tại Khoản 3 Điều 80 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, lao động nữ trong thời gian hành kinh có quyền được nghỉ 30 phút mỗi ngày, tính vào thời giờ làm việc và vẫn được hưởng nguyên lương theo hợp đồng. Số ngày nghỉ này được thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động, tối thiểu 03 ngày/tháng. Lao động nữ sẽ thông báo trước với người sử dụng lao động về thời điểm nghỉ cụ thể mỗi tháng.
Nếu lao động nữ có nhu cầu nghỉ linh hoạt hơn so với quy định, hai bên có thể thỏa thuận để điều chỉnh phù hợp với thực tế. Trong trường hợp lao động nữ không yêu cầu nghỉ mà tiếp tục làm việc, ngoài tiền lương theo hợp đồng, người lao động còn được trả thêm lương cho công việc đã làm trong thời gian được nghỉ. Thời gian làm việc này không tính vào thời gian làm thêm.
Như vậy, lao động nữ có thể thỏa thuận về việc đi trễ hoặc là về sớm so với thời gian làm việc bình thường trong thời gian hành kinh, nhưng vẫn phải được nghỉ tối thiểu 3 ngày/tháng, mỗi ngày 30 phút, và được hưởng lương theo quy định.
2.2 Đối với lao động nữ nuôi con dưới 12 tháng tuổi
Theo quy định tại Khoản 4 Điều 80 Nghị định 145/2020/NĐ-CP lao động nữ đang nuôi con dưới 12 tháng tuổi được nghỉ 60 phút mỗi ngày để cho con bú, vắt và trữ sữa, hoặc nghỉ ngơi trong thời gian làm việc. Thời gian này vẫn được tính lương theo hợp đồng lao động.
Nếu lao động nữ có nhu cầu nghỉ linh hoạt hơn, hai bên có thể thỏa thuận để sắp xếp thời gian nghỉ phù hợp với thực tế tại nơi làm việc. Nếu lao động nữ không yêu cầu nghỉ và tiếp tục làm việc, ngoài tiền lương theo hợp đồng, họ còn được nhận thêm tiền lương cho công việc đã thực hiện trong thời gian nghỉ.
Như vậy, lao động nữ nuôi con dưới 12 tháng tuổi có thể thỏa thuận để đi trễ hoặc là về sớm trong thời gian làm việc, nhưng vẫn được nghỉ mỗi ngày 60 phút và hưởng đủ lương.
2.3 Các trường hợp khác theo quy định hoặc thỏa thuận
Ngoài hai trường hợp trên, người lao động và người sử dụng lao động có thể thỏa thuận về các trường hợp khác liên quan đến việc đi trễ, về sớm và cách tính lương. Các quy định này có thể được nêu rõ trong nội quy lao động của doanh nghiệp hoặc dựa trên thỏa thuận giữa hai bên.
Xem thêm: Chính sách lương thưởng cho nhân viên kinh doanh mới nhất
3. Đi trễ nhiều lần trong tháng có bị giảm lương không?
Theo quy định tại Điều 124 và Điều 127 Bộ luật Lao động 2019, khi xử lý kỷ luật lao động, người sử dụng lao động chỉ được áp dụng những hình thức kỷ luật được quy định tại Điều 124. Việc phạt tiền hoặc cắt lương để thay thế hình thức xử lý kỷ luật lao động là không được phép. Đồng thời, doanh nghiệp cũng không thể xử lý kỷ luật người lao động nếu hành vi vi phạm không được nêu trong nội quy lao động, hợp đồng lao động, hoặc không có quy định trong pháp luật lao động.
Vì vậy, ngay cả khi người lao động đi trễ nhiều lần trong tháng, người sử dụng lao động vẫn không có quyền cắt lương của họ.
4. Người sử dụng lao động được trừ lương người lao động trong trường hợp nào?
Căn cứ theo quy đinh tại Điều 102 Bộ luật Lao động 2019 như sau:
Khấu trừ tiền lương
1. Người sử dụng lao động chỉ được khấu trừ tiền lương của người lao động để bồi thường thiệt hại do làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị, tài sản của người sử dụng lao động theo quy định tại Điều 129 của Bộ luật này.
2. Người lao động có quyền được biết lý do khấu trừ tiền lương của mình.
3. Mức khấu trừ tiền lương hằng tháng không được quá 30% tiền lương thực trả hằng tháng của người lao động sau khi trích nộp các khoản bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, thuế thu nhập cá nhân.
Người sử dụng lao động chỉ được phép khấu trừ tiền lương của người lao động trong trường hợp bồi thường thiệt hại do làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị, hoặc tài sản của doanh nghiệp. Đây là trường hợp duy nhất mà việc trừ lương hợp pháp.
Đối với thiệt hại không nghiêm trọng do sơ suất, nếu giá trị thiệt hại không vượt quá 10 tháng lương tối thiểu vùng, người lao động chỉ phải bồi thường tối đa 3 tháng tiền lương, theo quy định tại khoản 1 Điều 129 Bộ luật Lao động 2019.
Theo khoản 3 của điều này, người sử dụng lao động có thể trừ lương nhưng không được khấu trừ toàn bộ lương tháng mà phải thực hiện việc trừ lương theo từng tháng. Sau khi đã trừ bảo hiểm và thuế, mức khấu trừ hàng tháng không được vượt quá 30% tiền lương thực nhận của người lao động, và việc trừ lương sẽ tiếp tục cho đến khi hoàn thành số tiền bồi thường.
5. Trừ lương người lao động đi trễ, về sớm doanh nghiệp bị xử phạt thế nào?
Căn cứ theo quy định tại khoản 3 Điều 19 Nghị định 12/2022/NĐ-CP như sau:
Vi phạm quy định về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất…
3. Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động khi có một trong các hành vi sau đây:
a) Xâm phạm sức khỏe, danh dự, tính mạng, uy tín hoặc nhân phẩm của người lao động khi xử lý kỷ luật lao động nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự;
b) Dùng hình thức phạt tiền hoặc cắt lương thay việc xử lý kỷ luật lao động;
c) Xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động có hành vi vi phạm không được quy định trong nội quy lao động hoặc không thỏa thuận trong hợp đồng lao động đã giao kết hoặc pháp luật về lao động không quy định;
d) Áp dụng nhiều hình thức kỷ luật lao động đối với một hành vi vi phạm kỷ luật lao động;
đ) Xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động đang trong thời gian sau đây: nghỉ ốm đau; nghỉ điều dưỡng; nghỉ việc được sự đồng ý của người sử dụng lao động; đang bị tạm giữ; đang bị tạm giam; đang chờ kết quả của cơ quan có thẩm quyền điều tra, xác minh và kết luận đối với hành vi vi phạm được quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 125 của Bộ luật Lao động.
…
Nếu người sử dụng lao động phạt tiền nhân viên vì đi làm muộn, họ có thể bị xử phạt hành chính từ 20.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng.
Đối với doanh nghiệp vi phạm, mức phạt sẽ tăng gấp đôi so với cá nhân, cụ thể từ 40.000.000 đồng đến 80.000.000 đồng, theo quy định tại khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP.
Bên cạnh đó, người sử dụng lao động phải khắc phục hậu quả theo khoản 4 Điều 19 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, bao gồm:
- Hoàn trả số tiền đã thu sai hoặc trả đủ tiền lương cho người lao động trong trường hợp trừ lương không đúng theo quy định pháp luật.
Xem thêm: Công ty không tăng lương cho người lao động có bị phạt không?
6. Dịch vụ tính lương AZTAX
Đối với những doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc mới thành lập thì vấn đề tính lương, thang bảng lương thường gặp nhiều khó khăn. Không chỉ mất 1 khoảng chi phí kha khá để duy trì bộ phận tính lương, mà độ chính xác và chuyên môn cũng là điều cần xem xét. Để đưa ra 1 bảng lương chuẩn thì người thực hiện tính lương ngoài kinh nghiệm ra còn cần phải theo dõi sát sao các trường hợp đột xuất của từng người lao động như: đi trễ và về sớm, phép năm, phép tháng, công tác,…
Thấu hiểu được những khó khăn đó, AZTAX đã cho ra đời dịch vụ tính lương từ năm 2017. Trải qua nhiều năm cung cấp dịch vụ đã được sự tín dụng của nhiều khách hàng là doanh nghiệp trong nước và nước ngoài. Chỉ với 1 khoản chi phí cố định mỗi kỳ, khách hàng sẽ được hỗ trợ toàn bộ dịch vụ liên quan đến lương như:
- Lập hồ sơ lao động, hợp đồng cho nhân viên mới.
- Lập bảng lương, tính lương, hạch toán lương,…
- Thực hiện quyết toán, đối chiếu và báo cáo sổ sách,…
- Lưu trữ hồ sơ, thông tin liên quan.
- Đưa ra các đề xuất và giải pháp phù hợp với từng doanh nghiệp, từng hoàn cảnh khác nhau.
- Và nhiều dịch vụ liên quan khác…
Quy định đi trễ, về sớm với những nội dung quan trọng mà AZTAX đã tổng hợp và chia sẻ ở trên nhằm giúp người lao động và doanh nghiệp hiểu rõ hơn về cách áp dụng trong thực tế, từ đó đảm bảo tuân thủ đúng quy định và hạn chế các rủi ro trong quản lý nhân sự. Hy vọng bài viết mang đến cho bạn những thông tin hữu ích trong quá trình làm việc. Nếu quý doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng dịch vụ tính lương hoặc cần hỗ trợ thêm, vui lòng liên hệ AZTAX để được tư vấn nhanh chóng và chính xác nhất.
Xem thêm: Người lao động làm bao lâu thì được nâng lương?
Xem thêm: Kinh phí công đoàn có trừ vào lương không?
Xem thêm: Quy chế lương cho người lao động mới nhất
7. Các câu hỏi thường gặp
Câu 1: Đi trễ hoặc về sớm có bị xử lý kỷ luật không?
Có. Tùy theo mức độ và tần suất vi phạm, người lao động có thể bị nhắc nhở, khiển trách, trừ lương hoặc áp dụng các hình thức kỷ luật khác. Mọi xử lý cần tuân thủ quy định nội bộ và phù hợp với pháp luật lao động hiện hành.
Câu 2: Doanh nghiệp có được trừ lương khi nhân viên đi trễ, về sớm không?
Doanh nghiệp có thể trừ lương tương ứng với thời gian không làm việc thực tế, nhưng phải được quy định rõ trong nội quy hoặc thỏa thuận lao động. Việc trừ lương cần minh bạch, hợp lý và không được mang tính chất phạt trái quy định pháp luật.
Câu 3: Nhân viên có được xin phép đi trễ hoặc về sớm không?
Có. Trong các trường hợp hợp lý như việc cá nhân, sức khỏe hoặc lý do đặc biệt, nhân viên có thể xin phép quản lý. Việc chấp thuận phụ thuộc vào chính sách công ty và phải được ghi nhận rõ ràng để tránh bị xem là vi phạm kỷ luật.
Câu 4: Làm thế nào để xây dựng quy định đi trễ, về sớm hiệu quả?
Doanh nghiệp cần xây dựng quy định rõ ràng, dễ hiểu, phù hợp thực tế và tuân thủ pháp luật. Ngoài ra, nên áp dụng linh hoạt trong một số trường hợp đặc biệt và đảm bảo truyền thông đầy đủ để nhân viên nắm rõ và thực hiện đúng.
