Mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN có thực sự cần thiết trong quản lý thuế? Việc sử dụng chứng từ hợp pháp không chỉ giúp doanh nghiệp và cá nhân khấu trừ thuế chính xác mà còn đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật. Đây cũng là cơ sở quan trọng để quyết toán thuế minh bạch, tránh sai sót và rủi ro. Vậy thủ tục mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN diễn ra như thế nào? Hãy cùng AZTAX tìm hiểu!
1. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN có những nội dung gì?
Theo khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP,chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải bao gồm các thông tin sau:
- Thông tin chứng từ: Tên chứng từ, ký hiệu mẫu, ký hiệu chứng từ, số thứ tự.
- Thông tin người nộp thuế: Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có), quốc tịch (đối với cá nhân không mang quốc tịch Việt Nam).
- Chi tiết thu nhập: Khoản thu nhập, thời điểm chi trả, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ, số tiền thực nhận.
- Ngày lập chứng từ: Ngày, tháng, năm phát hành chứng từ.
- Xác nhận của người trả thu nhập: Họ tên, chữ ký.
Đối với đăng ký sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN, chữ ký trên chứng từ sẽ là chữ ký số theo quy định.
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN dùng để ghi nhận thông tin về khoản thuế TNCN đã khấu trừ. Mục đích của chứng từ khấu trừ thuế TNCN bao gồm
- Hồ sơ quyết toán thuế: Là tài liệu bắt buộc khi cá nhân tự quyết toán thuế với cơ quan thuế, theo phụ lục I của Nghị định 126/2020/NĐ-CP.
- Xác nhận khoản thuế đã khấu trừ: Giúp cá nhân biết được số thuế đã nộp, đối chiếu với quy định để xác định nghĩa vụ thuế và đảm bảo tính chính xác.
- Minh bạch tài chính: Ghi nhận rõ ràng các khoản thu nhập chịu thuế và số thuế đã khấu trừ, giúp cá nhân theo dõi chính xác quyền lợi của mình.
- Chứng từ hợp pháp: Là căn cứ để cơ quan thuế quản lý, ghi nhận và đảm bảo tính hợp pháp của khoản thuế đã khấu trừ.
2. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN được cấp trong trường hợp nào?
Văn bản pháp luật thuế TNCN có quy định rõ những trường hợp phải cấp và không cấp chứng từ thuế TNCN. Nội dung này được nêu rõ tại điểm a khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC như sau:
2. Chứng từ khấu trừ
a) Tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn tại khoản 1, Điều này phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ
Theo đó, những trường hợp dưới đây, tổ chức, cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ thuế phải cung cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ, trừ trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập:
- Thu nhập của cá nhân không cư trú.
- Thu nhập từ tiền lương, tiền công.
- Thu nhập từ làm đại lý bảo hiểm, đại lý xổ số, bán hàng đa cấp; thu nhập từ hoạt động cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thuê tài sản.
- Thu nhập từ đầu tư vốn.
- Thu nhập từ chuyển nhượng chứng khoán.
- Thu nhập từ chuyển nhượng vốn góp của cá nhân không cư trú.
- Thu nhập từ trúng thưởng.
- Thu nhập từ bản quyền, nhượng quyền thương mại.
- Khấu trừ thuế đối với một số trường hợp khác (khấu trừ 10% tại nguồn trước khi trả thu nhập).
Ngoài ra, cần lưu ý quy định cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN trong một số trường hợp cụ thể như sau:
- Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới ba (03) tháng: cá nhân có quyền yêu cầu tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.
- Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ ba (03) tháng trở lên: tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế.
3. Thủ tục mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, kể từ ngày 01/07/2022, tất cả tổ chức và doanh nghiệp phải áp dụng chứng từ thuế TNCN điện tử. Đồng thời, các chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo hình thức đặt in, tự in trước đó sẽ không còn hiệu lực sử dụng.
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN mua ở đâu? Hiện nay, thị trường có nhiều đơn vị cung cấp phần mềm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, trong đó có VNPT (INVOICE VNPT), BKAV (eChungtu), SOFTDREAM (EASYPIT),… giúp doanh nghiệp dễ dàng đáp ứng quy định mới và tối ưu hóa quy trình kế toán thuế.
Thủ tục mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử có thể khác nhau giữa các nhà cung cấp, nhưng nhìn chung, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
- Bước 1: Lựa chọn nhà cung cấp và gói chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử phù hợp với nhu cầu sử dụng.
- Bước 2: Cung cấp hồ sơ đăng ký dịch vụ, sau đó đơn vị cung cấp sẽ tiến hành ký hợp đồng triển khai phần mềm. Hồ sơ thường bao gồm:
- Giấy đăng ký kinh doanh (bản scan)
- CMND/CCCD/hộ chiếu của người đại diện pháp luật (bản scan)
- Nếu có ủy quyền, cần bổ sung giấy ủy quyền và CMND/CCCD/hộ chiếu của người được ủy quyền.
- Bước 3: Nhận hướng dẫn sử dụng phần mềm từ nhà cung cấp.
- Bước 4: Sau khi dùng thử, đơn vị cung cấp sẽ bàn giao chính thức phần mềm để doanh nghiệp sử dụng lâu dài.
Lưu ý: Theo Công văn 2455/TCT-DNNCN năm 2022 của Tổng cục Thuế, doanh nghiệp khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử không cần đăng ký, thông báo phát hành hay gửi dữ liệu đến cơ quan thuế. Tổ chức khấu trừ có thể tự xây dựng hoặc lựa chọn phần mềm, miễn đảm bảo nội dung theo quy định.
4. Thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN?
Thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN chính là khi cá nhân có yêu cầu gửi đến tổ chức, cá nhân trả thu nhập cho mình.
Căn cứ theo Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:
Thời điểm lập chứng từ
Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí.
Theo đó, chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải được lập tại thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của cá nhân.
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải được giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế. Thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN chính là khi cá nhân có yêu cầu gửi đến tổ chức, cá nhân trả thu nhập cho mình.
Xem thêm: Thủ tục hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN
5. Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2025
Mẫu chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân mới nhất hiện nay là Mẫu số 03/TNCN trong Phụ lục III, được ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
6. Hướng dẫn nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN Online
Trước đây, báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN áp dụng đối với chứng từ tự in theo Thông tư 37/2010/TT-BTC. Tuy nhiên, quy định này đã bị bãi bỏ theo Quyết định 79/QĐ-BTC năm 2023, có hiệu lực từ ngày 31/01/2023.
Hiện nay, tất cả doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC. Điều quan trọng là văn bản này không yêu cầu doanh nghiệp phải nộp báo cáo về tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử cho cơ quan thuế.
Như vậy, với quy định mới, doanh nghiệp chi trả thu nhập không cần báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN như trước đây. Trước kia, khi sử dụng chứng từ tự in, doanh nghiệp có thể gửi báo cáo qua mạng, nhưng hiện tại, khi chỉ áp dụng chứng từ điện tử, thủ tục này không còn cần thiết.
Việc mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN là một bước quan trọng để cá nhân có thể chứng minh số thuế đã bị khấu trừ và thực hiện quyết toán thuế đúng quy định. Điều này không chỉ giúp đảm bảo quyền lợi của người nộp thuế mà còn tránh những sai sót trong quá trình kê khai thuế. Nếu bạn cần hỗ trợ trong việc mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN, hãy liên hệ ngay đến AZTAX qua HOTLINE: 0932383089 để được hướng dẫn chi tiết và chính xác nhất.
