Hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN là một bước quan trọng trong công tác quản lý thuế của doanh nghiệp và cá nhân. Việc hủy chứng từ cần tuân thủ chặt chẽ các quy định pháp luật nhằm đảm bảo tính hợp lệ, minh bạch và tránh những rủi ro pháp lý liên quan đến thuế. Để hiểu rõ hơn về các thủ tục và quy trình hủy bỏ đối với chứng từ khấu trừ thuế TNCN giấy và điện tử, hãy tham khảo bài viết chi tiết dưới đây!
1. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì?
Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là tài liệu xác nhận việc chi trả thu nhập và thực hiện khấu trừ thuế từ thu nhập của người lao động (người nộp thuế) theo yêu cầu của cá nhân hoặc tổ chức có nghĩa vụ khấu trừ thuế. Chứng từ này thể hiện số thuế phải nộp trước khi thanh toán thu nhập cho người lao động.
Tương tự như quy định đối với hóa đơn, chứng từ khấu trừ thuế phải được sử dụng theo đúng thứ tự (từ số nhỏ đến lớn) và theo trình tự thời gian từ ngày 01/01 đến 31/12 trong một năm. Lưu ý, tuyệt đối không được bỏ qua số thứ tự, trùng ký hiệu hoặc trùng số liệu trong quá trình lập chứng từ.
Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đóng vai trò quan trọng trong quá trình kê khai và quyết toán thuế. Một số mục đích chính bao gồm:
- Thành phần hồ sơ quyết toán thuế: Được sử dụng khi cá nhân trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 126/2020/NĐ-CP.
- Xác định thu nhập và nghĩa vụ thuế: Giúp cá nhân biết rõ số thuế đã bị khấu trừ, xác định nghĩa vụ thuế của bản thân, đồng thời kiểm tra tính chính xác của khoản thuế doanh nghiệp đã trích nộp thay.
- Chứng minh trách nhiệm doanh nghiệp: Là bằng chứng doanh nghiệp đã khấu trừ thuế từ thu nhập của người lao động và nộp cho nhà nước theo quy định.
- Cơ sở đối chiếu số thuế đã nộp: Giúp cá nhân và cơ quan thuế xác định số thuế đã đóng, nếu có chênh lệch (nộp thừa hoặc thiếu), cơ quan thuế sẽ hoàn trả hoặc truy thu theo quy định.
2. Hướng dẫn hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN giấy còn tồn
Kể từ ngày 01/07/2022, các tổ chức và doanh nghiệp phải chuyển sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử thay vì chứng từ khấu trừ thuế TNCN giấy. Vì vậy, các chứng từ khấu trừ thuế TNCN giấy chưa sử dụng cần được hủy.
Sau đây là hướng dẫn cách thực hiện:
- Gạch chéo chứng từ chưa sử dụng: Các chứng từ khấu trừ thuế TNCN giấy còn tồn chưa sử dụng cần được gạch chéo và lưu giữ tại đơn vị. Đồng thời, doanh nghiệp phải kê khai số chứng từ này vào cột “xóa bỏ” trong mẫu CTT25/AC.
- Biên lai thuế chưa sử dụng: Nếu có biên lai thuế chưa sử dụng, doanh nghiệp cần nhập thu hồi biên lai thuế nguyên quyển nếu biên lai không còn giá trị hoặc đã có dấu của tổ chức thu. Những biên lai thuế chưa sử dụng cần kê vào phần “xóa bỏ” trong Bảng kê thanh toán biên lai.
- Chứng từ tự in chưa sử dụng: Đối với chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự in đã thông báo phát hành với cơ quan Thuế nhưng chưa sử dụng, doanh nghiệp phải ngừng sử dụng phần mềm chứng từ tự in và báo cáo cơ quan Thuế tình hình sử dụng chứng từ trong quý 2/2022, hạn chót nộp báo cáo là 30/07/2022.
- Chứng từ giấy cấp từ cơ quan Thuế: Với chứng từ khấu trừ thuế TNCN giấy cấp từ cơ quan Thuế chưa sử dụng, doanh nghiệp cần gạch chéo các liên và kê khai vào cột “xóa bỏ” trong báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN quý 2/2022, gửi cơ quan Thuế trước ngày 30/07/2022.
Thủ tục hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN giấy còn tồn được thực hiện như sau:
- Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Doanh nghiệp lập hồ sơ hủy chứng từ, bao gồm:- Công văn đề nghị hủy chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
- Quyển chứng từ khấu trừ thuế TNCN cần hủy.
- Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan thuế: Hồ sơ được nộp tại phòng ấn chỉ của Cơ quan thuế để thực hiện thủ tục hủy.
- Bước 3: Báo cáo số chứng từ hủy
Doanh nghiệp kê khai các chứng từ chưa sử dụng vào báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN (mẫu CTT25/AC). Đồng thời, thực hiện gạch chéo, lưu giữ các chứng từ hủy và báo cáo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo quy định.
Như vậy việc thực hiện đúng quy trình và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định sẽ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật, tránh những sai sót trong báo cáo thuế.
Xem thêm: Cách đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử
3. Hướng dẫn hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử
Khi viết sai chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, doanh nghiệp cần thực hiện các bước hủy chứng từ đúng cách để tránh các vấn đề pháp lý và đảm bảo quyền lợi của người lao động.
Các bước thực hiện sau:
- Bước 1: Mở phần mềm chứng từ khấu trừ thuế TNCN mà doanh nghiệp đang sử dụng.
- Bước 2: Truy cập chức năng phát hành chứng từ và chọn chứng từ cần hủy. Chọn “Hủy chứng từ” từ thanh công cụ để hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử.
- Bước 3: Phần mềm yêu cầu lý do hủy. Doanh nghiệp cần điền thông tin đầy đủ về lý do hủy.
- Nếu chứng từ chưa gửi cho người lao động, không cần tạo biên bản hủy.
- Nếu chứng từ đã gửi, phải tạo biên bản hủy chứng từ và đính kèm vào hệ thống.
- Bước 4: Lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử mới với thông tin chính xác và gửi lại cho người lao động.
Để đảm bảo tính chính xác và tránh sai sót trong quy trình, doanh nghiệp cần tuân thủ đúng các bước trên để xử lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
4. Công văn xin hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN mới nhất 2025
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN được cấp bởi tổ chức, cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ, ngoại trừ trường hợp cá nhân đã ủy quyền quyết toán thuế.
Trong trường hợp doanh nghiệp không có nhu cầu sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN hoặc chứng từ bị rách, hư hỏng, doanh nghiệp có thể lập công văn xin hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN gửi cơ quan thuế.
Dưới đây là mẫu công văn xin hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN mới nhất năm 2025:
5. Cách kê khai chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo mẫu CTT25/AC
Dưới đây là cách lập bảng kê chứng từ khấu trừ thuế TNCN khi có số chứng từ giấy còn tồn và cần thực hiện xóa bỏ:
- Cột 1: Ghi theo mẫu số trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
- Cột 2: Ghi tên biên lai là “Chứng từ khấu trừ thuế TNCN.”
- Cột 3: Ghi theo ký hiệu trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
- Cột 4: Ghi chi tiết các số chứng từ đã sử dụng trong kỳ.
- Cột 5: Thể hiện số lượng chứng từ đã sử dụng (không bao gồm: xóa bỏ, mất, v.v…).
- Cột 6: Ghi chi tiết số chứng từ bị xóa bỏ (số viết sai). Doanh nghiệp cần ghi tổng số lượng tồn tại cột này trong trường hợp còn chứng từ khấu trừ thuế TNCN giấy chưa sử dụng.
- Cột 7: Ghi số chứng từ bị mất hoặc cháy.
- Cột 8: Thể hiện tổng số đã sử dụng của 3 cột 5, 6, 7.
Ví dụ bảng kê chứng từ khấu trừ thuế TNCN sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi và báo cáo chính xác số lượng chứng từ đã sử dụng, hủy hoặc mất trong kỳ.
- Cột 1: Mẫu số trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN là: CTT56.
- Cột 2: Tên biên lai là: “Chứng từ khấu trừ thuế TNCN”.
- Cột 3: Ký hiệu trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN là: AH/2012.
- Cột 4: Các số chứng từ đã sử dụng trong kỳ: từ số 0006906 đến số 0006950.
- Cột 5: Số lượng chứng từ sử dụng: 5.
- Cột 6: Số chứng từ bị xóa bỏ: 40 (bao gồm số 0006909 và từ 0006912 đến 0006950).
- Cột 8: Tổng số chứng từ đã sử dụng: 45.
Xem thêm: Hướng dẫn mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Xem thêm: Hướng dẫn báo cáo sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN
6. Một số câu hỏi liên quan về chứng từ khấu trừ thuế TNCN
6.1 Nguyên tắc lập chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân thế nào?
Theo quy định tại khoản 2 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn, chứng từ, khi thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN), các tổ chức, cá nhân có trách nhiệm lập và cấp chứng từ khấu trừ thuế cho người có thu nhập bị khấu trừ. Đối với trường hợp sử dụng biên lai điện tử, tổ chức phải tuân thủ định dạng chuẩn dữ liệu mà cơ quan thuế yêu cầu.
Các nguyên tắc cần lưu ý khi lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN bao gồm:
- Cấp chứng từ: Khi khấu trừ thuế, tổ chức phải lập chứng từ khấu trừ thuế và giao cho người có thu nhập bị khấu trừ.
- Biên lai điện tử: Nếu sử dụng biên lai điện tử, tổ chức phải tuân thủ định dạng dữ liệu của cơ quan thuế.
- Trường hợp ủy quyền quyết toán: Nếu cá nhân ủy quyền quyết toán thuế, sẽ không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
- Chứng từ khấu trừ cho hợp đồng lao động ngắn hạn: Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng dưới 3 tháng, tổ chức có thể chọn cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ hoặc cho nhiều lần trong một kỳ tính thuế.
- Chứng từ cho hợp đồng dài hạn: Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên, tổ chức chỉ cấp chứng từ khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.
6.2 Nội dung của chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là gì?
Căn cứ theo Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải chứa các thông tin sau:
- Thông tin cơ bản: Tên chứng từ, ký hiệu mẫu, ký hiệu chứng từ, số thứ tự chứng từ.
- Thông tin người nộp thuế: Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế.
- Thông tin về thu nhập: Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ, số thu nhập còn lại.
- Ngày lập chứng từ: Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế.
- Chữ ký: Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập. Nếu là chứng từ điện tử, chữ ký sẽ là chữ ký số.
Đảm bảo đầy đủ các thông tin này sẽ giúp chứng từ khấu trừ thuế TNCN hợp pháp và đáp ứng yêu cầu của cơ quan thuế.
Trên đây, AZTAX đã hướng dẫn chi tiết về cách hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN, giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy trình và tuân thủ quy định của cơ quan thuế. Hy vọng những thông tin này sẽ hỗ trợ bạn trong quá trình xử lý chứng từ một cách chính xác và hiệu quả. Nếu bạn cần thông tin về biên bản hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, đừng ngần ngại liên hệ ngay đến AZTAX qua HOTLINE: 0932383089 để được hỗ trợ nhanh chóng và chuyên sâu!
