Hoạt động thu hộ chi hộ đang ngày càng phổ biến hơn trong bối cảnh sự phát triển mạnh mẽ của hợp tác kinh doanh và liên kết giữa các công ty. Tuy nhiên, việc quản lý và định khoản thu hộ chi hộ có thể gây khó khăn cho các phòng kế toán khi xử lý các giao dịch tương ứng. Hiện này nhiều kế toán vẫn chưa nắm bắt được cách hạch toán thu hộ chi hộ theo thông tư 200. Trong bài viết này, AZTAX sẽ chia sẻ trường hợp thu hộ chi hộ hạch toán như thế nào? một cách chi tiết và dễ hiểu cho quý độc giả!
1. Thu hộ chi hộ hạch toán vào tài khoản nào?
Khi doanh nghiệp chi hộ, hạch toán theo Nợ TK 1388 và Có TK 111, 112; khi khách hàng thanh toán tiền chi hộ, ngược lại. Đối với thu hộ, hạch toán Nợ TK 3388 và Có TK 111, 112, và khi trả lại tiền thu hộ, thực hiện theo cách ngược lại.
Lưu ý, nếu hóa đơn chi hộ đứng tên doanh nghiệp, khoản này sẽ được tính vào chi phí và doanh thu của doanh nghiệp.
2. Hướng dẫn chi tiết hạch toán thu hộ chi hộ
Khi doanh nghiệp chi hộ, hạch toán theo Nợ TK 1388 và Có TK 111, 112; khi khách hàng thanh toán tiền chi hộ, ngược lại. Đối với thu hộ, hạch toán Nợ TK 3388 và Có TK 111, 112, và khi trả lại tiền thu hộ, thực hiện theo cách ngược lại. Lưu ý, nếu hóa đơn chi hộ đứng tên doanh nghiệp, khoản này sẽ được tính vào chi phí và doanh thu của doanh nghiệp.
Lưu ý rằng các khoản thu hộ và chi hộ chỉ ảnh hưởng đến quỹ tiền mặt và tiền ngân của doanh nghiệp, không ảnh hưởng đến doanh thu và chi phí.
2.1 Hạch toán chi hộ
Khi doanh nghiệp chi hộ cho khách hàng, thực hiện hạch toán chi hộ khách hàng như sau:
- Nợ TK 1388 (hoặc TK tương đương)
- Có TK 111, 112 (hoặc TK tương đương)
Khi khách hàng thanh toán tiền chi hộ, hạch toán chi hộ như sau:
- Nợ TK 111, 112 (hoặc TK tương đương)
- Có TK 1388 (hoặc TK tương đương)
2.2 Hạch toán thu hộ
Khi doanh nghiệp thu hộ từ khách hàng, thực hiện hạch toán thu hộ như sau:
- Nợ TK 3388 (hoặc TK tương đương)
- Có TK 111, 112 (hoặc TK tương đương)
Khi trả lại tiền thu hộ cho khách hàng, hạch toán thu hộ như sau:
- Nợ TK 111, 112 (hoặc TK tương đương)
- Có TK 3388 (hoặc TK tương đương)
Lưu ý: Trường hợp khi doanh nghiệp chi hộ cho khách hàng mà hóa đơn được xuất dưới tên của doanh nghiệp, thì không còn được xem là hoạt động thu hộ hay chi hộ nữa, mà được coi là một chi phí mà doanh nghiệp đã chi ra. Khi doanh nghiệp thu tiền chi hộ từ khách hàng, khoản tiền này sẽ được tính vào doanh thu từ hoạt động bán hàng của doanh nghiệp. Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần lập hóa đơn và kê khai thuế GTGT theo quy định hiện hành.
3. Hạch toán thu hộ chi hộ có xuất hóa đơn?
Khi bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, người bán bắt buộc phải lập hóa đơn và giao cho người mua, ngoại trừ trường hợp hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục sản xuất. Do đó, thu hộ và chi hộ cũng cần phải lập hóa đơn.
Quy định của nhà nước yêu cầu các ngân hàng và doanh nghiệp muốn thực hiện hoạt động thu chi hộ phải tạo hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT). Ngân hàng sẽ lập các phiếu chi để cho doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm tra và đối soát khi cần thiết.
Theo quy định nêu trên và các Công văn 2519/CT-TTHT ngày 24/03/2016 cùng Công văn 8999/CT-TTHT ngày 23/10/2014 của Cục Thuế TP.HCM, nếu doanh nghiệp có các khoản thu hộ, chi hộ phát sinh theo hợp đồng giữa hai bên thì:
- Khi doanh nghiệp chi hộ cho đối tác
- Nếu khoản chi hộ được lập theo tên của doanh nghiệp, khi thu tiền từ đối tác hoặc khách hàng, doanh nghiệp phải lập hóa đơn GTGT, phiếu chi và kê khai, nộp thuế GTGT theo mức thuế tương ứng với hàng hóa hoặc dịch vụ đó.
- Nếu khoản chi hộ được lập theo tên của đối tác, doanh nghiệp chỉ cần lập phiếu chi. Khi thu tiền lại từ đối tác, doanh nghiệp không cần lập hóa đơn GTGT mà chỉ cần lập phiếu thu.
- Khi doanh nghiệp thu hộ từ đối tác
- Khi doanh nghiệp phát sinh khoản thu hộ từ hoạt động bán hàng, doanh nghiệp phải lập hóa đơn GTGT cho khách hàng. Tuy nhiên, doanh nghiệp không cần phải kê khai, tính thuế hay nộp thuế cho khoản thu hộ này vì đây chỉ là khoản thu hộ cho đối tác, không phải doanh thu của doanh nghiệp. Khi thanh toán lại tiền thu hộ cho đối tác, doanh nghiệp cần lập phiếu chi tương ứng.
4. Ví dụ minh họa cụ thể về hạch toán thu hộ chi hộ
Ngày 21/07/2024, công ty X ủy quyền cho công ty Y mua hộ 1 đơn đặt hàng văn phòng phẩm, trị giá đơn hàng là 15 triệu đồng, bao gồm VAT 10%. Công ty Y thanh toán cho nhà cung cấp bằng chuyển khoản ngân hàng. Ngày 31/07/2024, công ty Y giao hàng cho công ty X, công ty X thanh toán khoản chi hộ bằng chuyển khoản ngân hàng.
Do nhà cung cấp xuất hóa đơn ghi tên công ty X (công ty nhờ chi hộ), hạch toán khoản thu hộ chi hộ của công ty Y như sau:
Khi hạch toán chi hộ, công ty Y ghi nhận:
- Nợ TK 1388 – 16,500,000 VNĐ
- Có TK 112 – 16,500,000 VNĐ
Khi thu tiền từ công ty X, công ty Y ghi nhận:
- Nợ TK 112 – 16,500,000 VNĐ
- Có TK 1388 – 16,500,000 VNĐ
AZTAX hy vọng rằng thông tin về hướng dẫn hạch toán thu hộ chi hộ đã giúp bạn có cái nhìn rõ hơn về quy trình này. Chúng tôi mong rằng nội dung này sẽ hữu ích cho bạn. Nếu bạn có bất kỳ khi hạch toán khoản thu hộ chi hộ, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua số hotline: 0932.383.089. Đội ngũ nhân viên của AZTAX luôn sẵn sàng để hỗ trợ và phục vụ Quý khách hàng một cách tận tình và chu đáo.
5. Các cau hỏi thường gặp khi hạch toán thu hộ chi hộ
5.1 Khoản thu hộ, chi hộ có phải kê khai thuế không?
Các khoản thu hộ không liên quan đến việc bán hàng hóa hay dịch vụ của cơ sở kinh doanh. Tương tự, các khoản chi hộ khách hàng không liên quan đến hoạt động bán hàng hóa hay cung cấp dịch vụ của cơ sở kinh doanh thì không phải kê khai và nộp thuế GTGT.
5.2 Có nên sử dụng dịch vụ thu hộ chi hộ của ngân hàng không?
Sử dụng dịch vụ thu hộ chi hộ của ngân hàng giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm rủi ro, nhưng cần cân nhắc chi phí và bảo mật thông tin. Tuy nhiên nó sẽ phát sinh chi phí khi sử dụng dịch vụ thu hộ chi hộ của ngân hàng.
