Hạch toán tạm ứng lương trong doanh nghiệp là một nghiệp vụ kế toán phổ biến. Tuy nhiên, hiện nay vẫn còn một số kế toán hạch toán sai nên dẫn đến nhiều chênh lệch không đáng. Bài viết này, AZTAX sẽ mang đến một số lưu ý về hạch toán tạm ứng lương trong doanh nghiệp.
1. Nghiệp vụ tạm ứng lương là gì?
Tạm ứng tiền lương là quá trình người lao động nhận được tiền lương của mình trước thời hạn trả lương. Đây không phải là một khoản vay nên người lao động sẽ không phải trả bất kỳ lãi suất nào cho khoản tiền này.
Nghiệp vụ tạm ứng lương nhằm mục đích để doanh nghiệp chi cho người lao động nhằm mục đích kinh doanh. Thông thường, khoản tiền tạm ứng lương chỉ được áp dụng khi người lao động nhận trách nhiệm thực hiện công việc. Ngoài ra, tạm ứng cũng có thể sử dụng khi đã có sự thỏa thuận từ trước giữa doanh nghiệp và người lao động.
Người sử dụng lao động phải cho người lao động tạm ứng tiền lương. Số tiền tạm ứng tương ứng với số ngày người lao động tạm thời nghỉ việc. Việc đó để thực hiện nghĩa vụ công dân từ 01 tuần trở lên. Nhưng tối đa không quá 01 tháng tiền lương theo hợp đồng lao động và người lao động phải hoàn trả số tiền đã tạm ứng.
Nghiệp vụ tạm ứng phát sinh trong trường hợp doanh nghiệp trích khoản lương tạm ứng cho nhân viên. Nhân viên đi công tác có phát sinh tạm ứng tiền mặt thì phải làm giấy đề nghị tạm ứng. Doanh nghiệp sẽ kiểm tra kinh phí và ký duyệt giấy tạm ứng cho người lao động. Kế toán sẽ lập phiếu chi và ghi sổ kế toán, lưu trữ hồ sơ chi lương tạm ứng.
Xem thêm: Hạch toán tiền lương
Xem thêm: Hạch toán lương theo thông tư 133
2. Nguyên tắc hạch toán các tài khoản tạm ứng
Đối với tài khoản tạm ứng, kế toán sử dụng tài khoản 141. Tài khoản này dùng để phản ánh các tài khoản tạm ứng của doanh nghiệp cho người lao động và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng đó.
Căn cứ theo Điều 22 Thông tư 200/2014/TT-BTC về hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp cũng có quy định về nguyên tắc hạch toán các khoản tạm ứng. Theo đó, khoản tạm ứng được xem là một khoản tiền hoặc vật tư mà doanh nghiệp giao cho người lao động để thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh. Đối tượng nhận tạm ứng phải đang là lao động tại doanh nghiệp. Nhưng đối với các nhiệm vụ đó, giấy đề nghị tạm ứng phải được doanh nghiệp phê duyệt.
Người lao động sau khi nhận tạm ứng phải có trách nhiệm nhận về số tiền tạm ứng. Trong trường hợp tiền nhận tạm ứng không sử dụng hoặc không sử dụng hết phải nộp lại quỹ. Số tiền đó không được chuyển cho người khác để sử dụng.Khoản tạm ứng sử dụng không hết nếu không được hoàn lại quỹ thì phải trừ trực tiếp vào lương của người nhận tạm ứng
Khi kết thúc trách nhiệm được giao, người lao động tiền hành lập bảng thanh toán tạm ứng, kèm theo các chứng từ hóa đơn gốc để được thanh toán. Khoản này phải thanh toán dứt điểm tại kỳ trước thì mới nhận tạm ứng của kỳ sau. Nghiệp vụ tạm ứng lương được kế toán theo dõi và ghi chép đầy đủ vào vào từng lần tạm ứng.
Xem thêm: Hạch toán chi phí thuê nhân công thời vụ
3. Một số lưu ý khi hạch toán tạm ứng lương
3.1 Hạch toán lương tạm ứng sai vào tài khoản 141
Hạch toán tạm ứng lương chocăn cứ theo Điều 22 Thông tư 200/2014/TT-BTC được quy định sử dụng tài khoản 141. Đối với tài khoản này, nghiệp vụ tạm ứng phát sinh khi doanh nghiệp tạm ứng lương cho người lao động để thực hiện trách nhiệm được giao.
Hiện nay, nhiều kế toán khi hạch toán tài khoản 141 nhưng bỏ qua bản chất vấn đề hoặc chưa nắm rõ cách hạch toán sẽ dễ nhầm lẫn với nghiệp vụ tạm ứng tiền lương, tiền công cho người lao động. Ví dụ minh họa cho trường hợp đó như sau:
Doanh nghiệp A chi tiền mặt tạm ứng lương cho nhân viên ở xưởng sản xuất B là 40 triệu đồng. Kế toán thực hiện hạch toán như sau:
- Trường hợp hạch toán sai:
- Nợ TK 141: 40 triệu đồng
- Có TK 111: 40 triệu đồng
- Trường hợp hạch toán đúng:
- Nợ TK 334: 40 triệu đồng
- Có TK 111: 40 triệu đồng
3.2 Hạch toán sai đối tượng và mục đích
Việc hạch toán sai đối tượng và mục đích trong tài khoản tạm ứng cũng thường gây nhầm lẫn. Căn cứ vào điểm a,b khoản 1 Điều 22 Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định về nhóm đối tượng và mục đích khi hạch toán tạm ứng. Điều này quy định tài khoản tạm ứng chỉ được hạch toán khi đáp ứng 2 điều kiện. Doanh nghiệp tạm ứng cho người lao động đang làm việc tại doanh nghiệp. Khoản tạm ứng này phải được sử dụng vào mục đích thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh hoặc giải quyết một công việc được phê duyệt, phải được chỉ định bằng văn bản.
Việc hạch toán sai đối tượng và mục đích trong tài khoản 141 có thể minh họa thông qua ví dụ sau: Công ty C có phát sinh khoản hạch toán cho chị D là người quen của giám đốc công ty C. Chị D mượn số tiền là 20 triệu đồng từ công ty C. Kế toán công ty C thực hiện hạch toán như sau:
- Trường hợp hạch toán sai:
- Nợ TK 141 : 20 triệu đồng (chị D)
- Có TK 111: 20 triệu đồng
- Trường hợp hạch toán đúng
- Nợ TK 1388 : 20 triệu đồng (chị D)
- Có TK 111: 20 triệu đồng
Như vậy, đối với trường hợp trong tình huống trên, kế toán không được sử dụng tài khoản tạm ứng. Vì đối tượng không phải là nhân viên công ty. Đồng thời khoản lương tạm ứng cũng không đáp ứng mục đích kinh doanh. Trong trường hợp này, khi phát sinh các khoản chi thì kế toán cần hạch toán vào tài khoản 1388. Đây là tài khoản phải thu khác của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, trong trường hợp này, kế toán vẫn có thể theo dõi khoản tạm ứng của chị D thông qua việc gắn trách nhiệm cho giám đốc với tài khoản 141.
3.3 Hạch toán tạm ứng mua hàng có được sử dụng tài khoản 141 không?
Tạm ứng tiền mua hàng là nghiệp có thỏa thuận thanh toán trước theo yêu cầu của nhà cung cấp. Bản chất của khoản tiền này cũng được sử dụng nhằm mục đích kinh doanh. Hạch toán tạm ứng tiền mua hàng có thể thông qua ví dụ sau:
Công ty E mua hàng nhằm mục đích kinh doanh từ nhà cung cấp. Công ty E chi tiền mặt trực tiếp cho nhà cung cấp với phiếu chi là tạm ứng 30% tiền mua hàng, tương đương số tiền là 4 triệu đồng. Kế toán công ty E tiến hành hạch toán như sau:
- Trường hợp hạch toán sai:
- Nợ TK 141: 4 triệu đồng
- Có TK 111: 4 triệu đồng
- Trường hợp hạch toán đúng:
- Nợ TK 331: 4 triệu đồng
- Có TK 111: 4 triệu đồng
Như vậy, trong trường hợp doanh nghiệp hạch toán cho khoản tạm ứng mua hàng sẽ không sử dụng tài khoản 141 mà sử dụng tài khoản 331. Đây là tài khoản phải trả cho người bán. Tài khoản này dùng để ghi các khoản nợ cần phải trả cho nhà cung cấp vì mục đích kinh doanh.
Tuy nhiên, trong trường hợp doanh nghiệp tạm ứng để nhân viên mua hàng để phục vụ cho mục đích kinh doanh thì kế toán sẽ ghi nhận vào tài khoản tạm ứng 141. Vì trường hợp này khoản tạm ứng đáp ứng đủ điều kiện để ghi vào tài khoản 141. Cụ thể, dưới đây là ví dụ minh họa về trường hợp trên:
Doanh nghiệp E tạm ứng cho nhân viên H để mua hàng nhằm mục đích kinh doanh từ nhà cung cấp. Bên cạnh đó, nhân viên H phải hoàn ứng khi thực hiện xong công việc, số tiền tạm ứng là 4 triệu đồng. Kế toán công ty E sẽ tiến hành hạch toán như sau:
- Nợ TK 141: 4 triệu đồng
- Có TK 111: 4 triệu đồng
Xem thêm: Hạch toán lương theo thông tư 200
Xem thêm: Chi phí lương tháng 13 hạch toán vào năm nào
4. Những lưu ý về hồ sơ các khoản tạm ứng và hoàn ứng
4.1 Hồ sơ các khoản tạm ứng
Thông thường, tại nhiều doanh nghiệp hồ sơ tạm ứng gồm các giấy tờ sau:
- Giấy đề nghị tạm ứng (có thể sử dụng mẫu 03-TT Thông tư 200/2014/TT-BTC)
- Phiếu chi (đối với tiền mặt), ủy nhiệm chi (đối với chuyển khoản)
- Chứng từ xác nhận kèm theo (nếu có)
- Trường hợp mua hàng phục vụ kinh doanh thì kèm theo báo giá, đơn đặt hàng…
- Trường hợp đi công tác thì kèm theo thư mời, quyết định, kế hoạch công tác…
Sau khi chi tạm ứng, kế toán cần theo dõi hồ sơ hoàn ứng. Ngoài ra, các chứng từ hoàn ứng cũng cần được kiểm tra. Nhằm xem có phù hợp không hoặc có thiếu chứng từ nào so với khoản chi không.
4.2 Hồ sơ các khoản hoàn ứng
Sau khi hoàn thành nhiệm vụ, người nhận tạm ứng nếu còn dư trong số tiền hạch toán tạm ứng lương. Nhân viên cần hoàn ứng lại cho doanh nghiệp. Hồ sơ hoàn ứng gồm các giấy tờ sau:
- Giấy thanh toán tiền tạm ứng (có thể sử dụng mẫu 04-TT Thông tư 200/2014/TT-BTC)
- Chứng từ, hóa đơn chứng minh kèm theo (hóa đơn giá trị gia tăng, bản kê, hợp đồng, biên bản nghiệm thu…)
- Trường hợp phát sinh chi thêm thì kèm theo phiếu chi, ủy nhiệm chi
- Trường hợp phát sinh khoản thu lại tiền dư kèm phiếu thu, giấy nộp tiền
- Chứng từ xác nhận khác (nếu có)
5. Chi tiền mặt tạm ứng lương cho nhân viên sử lý như thế nào.
Doanh nghiệp nên đảm bảo nhân viên phải hoàn ứng xong thì mới được tạm ứng lần sau. Việc đó nhằm hạn chế dòng tiền tạm ứng bị chiếm dụng trong doanh nghiệp.
Việc chi tiền mặt tạm ứng lương cho công nhân viên thường được thực hiện khi nhân viên có nhu cầu nhận trước một phần hoặc toàn bộ số lương của mình trước kỳ trả lương chính thức. Quy trình này có thể được thực hiện theo các bước sau:
- Yêu cầu tạm ứng: Nhân viên nộp đơn hoặc thông báo trực tiếp với quản lý hoặc bộ phận nhân sự về nhu cầu tạm ứng lương.
- Xem xét và phê duyệt: Bộ phận phụ trách sẽ kiểm tra thông tin và xem xét yêu cầu tạm ứng lương. Tùy theo chính sách của công ty, yêu cầu này có thể được phê duyệt hoặc từ chối.
- Chi tiền mặt: Nếu yêu cầu được phê duyệt, nhân viên sẽ nhận được khoản tiền mặt tạm ứng từ bộ phận tài chính hoặc kế toán của công ty.
- Ghi nhận và điều chỉnh: Số tiền tạm ứng sẽ được ghi nhận và điều chỉnh vào bảng lương của nhân viên. Khoản tiền này sẽ được khấu trừ trong kỳ trả lương tiếp theo hoặc theo thỏa thuận giữa nhân viên và công ty.
Việc tạm ứng lương có thể hỗ trợ nhân viên trong việc giải quyết các nhu cầu tài chính cấp bách và góp phần tăng cường lòng tin và mối quan hệ giữa nhân viên và công ty.
Xem thêm: Dịch vụ làm giấy phép lao động
6. Định khoản chi tiền mặt tạm ứng cho nhân viên đi công tác
Trong quy trình xử lý tạm ứng tiền cho nhân viên trong doanh nghiệp, có nhiều bước cần được tuân thủ để đảm bảo tính minh bạch và quản lý hiệu quả. Quy trình này được thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Nhân viên lập giấy yêu cầu tạm ứng: Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, có thể phát sinh nhu cầu cần tiền mặt để thực hiện công việc. Nhân viên công ty sẽ lập giấy yêu cầu tạm ứng tiền để hoàn thành nhiệm vụ của mình. Mẫu giấy đề nghị tạm ứng theo quy định tại Mẫu số 03 của Thông tư 200/2014/TT-BTC. Người làm đơn cần điền đầy đủ thông tin chính xác.
- Bước 2: Nhân viên trình giấy yêu cầu tạm ứng cho trưởng phòng phê duyệt: Sau khi lập xong giấy yêu cầu tạm ứng, nhân viên trình trưởng phòng hoặc người quản lý bộ phận để phê duyệt và ký.
- Bước 3: Giám đốc phê duyệt yêu cầu tạm ứng: Sau khi trưởng phòng đã phê duyệt, giấy yêu cầu tạm ứng được trình lên giám đốc để xem xét và ký duyệt.
- Bước 4: Kế toán thanh toán lập phiếu chi: Kế toán thanh toán kiểm tra thông tin trên giấy yêu cầu tạm ứng, sau đó lập phiếu chi tạm ứng và ký tên người lập phiếu. Phiếu chi tạm ứng được lập theo mẫu số 02-TT của Thông tư 200/2014/TT-BTC.
- Bước 5: Kế toán trưởng phê duyệt phiếu chi: Kế toán thanh toán chuyển phiếu chi cho kế toán trưởng kiểm tra và ký duyệt.
- Bước 6: Giám đốc ký duyệt phiếu chi: Sau khi kế toán trưởng ký vào phiếu chi, kế toán thanh toán trình giám đốc ký duyệt.
- Bước 7: Thủ quỹ chi tiền cho nhân viên: Dựa trên phiếu chi đã được ký bởi các bên liên quan, thủ quỹ chi tiền cho nhân viên theo số tiền trên giấy yêu cầu tạm ứng.
- Bước 8: Ghi chép kế toán và lưu trữ chứng từ: Kế toán thanh toán thực hiện hạch toán và ghi chép sổ sách theo quy định. Thủ quỹ lưu trữ hồ sơ, chứng từ bao gồm giấy yêu cầu tạm ứng và phiếu chi tạm ứng với đầy đủ nội dung và chữ ký.
AZTAX hy vọng qua bài viết mang đến các thông tin bổ ích về hạch toán tạm ứng lương. Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực dịch vụ kế toán và dịch vụ pháp lý, AZTAX luôn sẵn sàng tư vấn hỗ trợ và thực hiện thủ tục doanh nghiệp mong muốn để có được quy trình tính lương chính xác nhất.
Xem thêm: Dịch vụ thành lập công ty của AZTAX
Xem thêm: Dịch vụ kế toán thuế của AZTAX
