Cách hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau

Hàng đã về kho nhưng hóa đơn vẫn chưa thấy đâu? Đừng để tình trạng này ảnh hưởng đến công việc kinh doanh của bạn. Làm thế nào để hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau cho đúng. Bài viết từ AZTAX sẽ cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết để hạch toán chính xác và kịp thời, giúp bạn quản lý tài chính một cách hiệu quả cũng như biết được hàng về trước hóa đơn về sau hạch toán như thế nào? Cùng AZTAX tìm hiểu nhé!

1. Chứng từ hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau

Trên thực tế, hóa đơn và hàng hóa không phải lúc nào cũng về cùng một thời điểm, doanh nghiệp có thể gặp các tình huống như: hóa đơn đến trước, hàng hóa đến sau hoặc hàng hóa đến trước, hóa đơn đến sau.

Tình huống hóa đơn đến sau hàng hóa là phổ biến nhất. Vì không có hóa đơn, kế toán không thể ghi nhận chắc chắn số lượng và giá trị của hàng hóa, mặc dù đã kiểm kê và so sánh với hợp đồng mua hàng trước đó.

Để đảm bảo công tác kế toán phản ánh trung thực và phù hợp với thực tế, kế toán sẽ hạch toán hàng về trước, hóa đơn về sau dựa trên các chứng từ sau: hợp đồng/thỏa thuận với các bên, các phiếu nhập, phiếu xuất kho, chứng từ chuyển tiền,…

Trong hợp đồng cần ghi rõ: thời điểm giao hàng, thời điểm giao nhận hóa đơn, chứng từ cho hàng đi đường (bên bán sử dụng phiếu xuất kho kiêm lệnh vận chuyển/điều động, sau khi giao nhận đủ, thanh toán tiền mới xuất hóa đơn GTGT).

Cần đối chiếu hàng hóa với hợp đồng mua hàng, tiến hành kiểm kê và tạo phiếu nhập kho.

Nếu có đầy đủ các chứng từ hợp lệ, bên mua sẽ không bị xử phạt vì hàng về trước hóa đơn về sau. Tuy nhiên, bên bán có thể bị xử phạt do xuất hóa đơn muộn (thời điểm xuất hóa đơn phải là khi chuyển giao xong quyền sở hữu hàng hóa).

2. Cách hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau

2.1. Hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau dựa vào giá tạm tính khi nhập kho

• Hạch toán chi phí trước hóa đơn về sau dựa trên phiếu nhập kho, hạch toán vào sổ theo giá tạm tính chưa bao gồm thuế như sau:
  • Nợ TK 152 (153, 156): Số lượng nhập x Giá tạm tính
  • Có TK 111 (112, 331,…): Số lượng nhập x Giá tạm tính

Ví dụ về hạch toán hàng nhập kho trước khi nhận hóa đơn dựa trên giá tạm tính:

Giả sử doanh nghiệp A nhập kho 100 cái máy tính với giá tạm tính là 5.000.000 VNĐ mỗi cái. Hóa đơn chưa về, nên hạch toán dựa trên giá tạm tính.

Hạch toán khi hàng hóa nhập kho:

• Số lượng nhập kho: 100 cái
• Giá tạm tính mỗi cái: 5.000.000 VNĐ

Ghi sổ kế toán như sau:

• Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu: 500.000.000 VNĐ (100 cái x 5.000.000 VNĐ)
• Có TK 111 – Tiền mặt (hoặc TK 112 – Tiền gửi ngân hàng, TK 331 – Phải trả nhà cung cấp, …): 500.000.000 VNĐ (100 cái x 5.000.000 VNĐ)

Lưu ý: Khi hóa đơn về và nếu có sự chênh lệch giữa giá thực tế và giá tạm tính, cần thực hiện điều chỉnh để phản ánh đúng giá thực tế để thực hiện đúng cách hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau.

2.2. Hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau khi nhận hóa đơn

• Nếu giá mua = Giá tạm tính:
  • Nợ TK 133: Số tiền thuế ghi trên hóa đơn
  • Có TK 111, 112, 331: Số lượng mua x Giá mua x % Thuế suất
• Nếu giá mua > Giá tạm tính:
  • Phản ánh thuế:
    • Nợ TK 133: Số lượng mua x Giá mua x % Thuế suất
    • Có TK 111, 112, 331: Số lượng mua x Giá mua x % Thuế suất
  • Điều chỉnh tăng:
    • Nợ TK 152, 156: Số lượng x (Giá mua – Giá tạm tính)
    • Có TK 111, 112, 331: Số lượng mua x (Giá mua – Giá tạm tính)
• Nếu giá mua < Giá tạm tính:
  • Phản ánh thuế:
    • Nợ TK 133: Số lượng mua x Giá mua x % Thuế suất
    • Có TK 111, 112, 331: Số lượng mua x Giá mua x % Thuế suất
  • Điều chỉnh giảm:
    • Nợ TK 111, 112, 331: Số lượng x (Giá tạm tính – Giá mua)
    • Có TK 152, 156: Số lượng x (Giá tạm tính – Giá mua)

Ví dụ về hạch toán hóa đơn về trước hàng về sau

Tình huống: Doanh nghiệp A đã nhập kho 100 cái máy tính với giá tạm tính là 5.000.000 VNĐ mỗi cái. Sau đó, hóa đơn được gửi về và giá thực tế của mỗi cái máy tính là 5.200.000 VNĐ. Thuế suất VAT là 10%.

1. Nếu giá mua = Giá tạm tính:

• Giá mua: 5.000.000 VNĐ
• Thuế suất: 10%
• Số lượng: 100 cái

Khi nhận hóa đơn:

• Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ: 5.000.000 VNĐ x 10% = 500.000 VNĐ
• Có TK 111 – Tiền mặt (hoặc TK 112 – Tiền gửi ngân hàng, TK 331 – Phải trả nhà cung cấp, …): 100 cái x 5.000.000 VNĐ x 10% = 500.000.000 VNĐ

2. Nếu giá mua > Giá tạm tính:

Giá mua: 5.200.000 VNĐ

Giá tạm tính: 5.000.000 VNĐ

Thuế suất: 10%

Số lượng: 100 cái

Khi nhận hóa đơn:

• Phản ánh thuế:
  • Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ: 100 cái x 5.200.000 VNĐ x 10% = 520.000.000 VNĐ
  • Có TK 111 – Tiền mặt (hoặc TK 112 – Tiền gửi ngân hàng, TK 331 – Phải trả nhà cung cấp, …): 100 cái x 5.200.000 VNĐ x 10% = 520.000.000 VNĐ
• Điều chỉnh tăng:
  • Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu: 100 cái x (5.200.000 VNĐ – 5.000.000 VNĐ) = 20.000.000 VNĐ
  • Có TK 111 – Tiền mặt (hoặc TK 112 – Tiền gửi ngân hàng, TK 331 – Phải trả nhà cung cấp, …): 100 cái x (5.200.000 VNĐ – 5.000.000 VNĐ) = 20.000.000 VNĐ

3. Nếu giá mua < Giá tạm tính:

Giá mua: 4.800.000 VNĐ
Giá tạm tính: 5.000.000 VNĐ
Thuế suất: 10%
Số lượng: 100 cái

Khi nhận hóa đơn:

• Phản ánh thuế:
  • Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ: 100 cái x 4.800.000 VNĐ x 10% = 480.000.000 VNĐ
  • Có TK 111 – Tiền mặt (hoặc TK 112 – Tiền gửi ngân hàng, TK 331 – Phải trả nhà cung cấp, …): 100 cái x 4.800.000 VNĐ x 10% = 480.000.000 VNĐ
• Điều chỉnh giảm:
  • Nợ TK 111 – Tiền mặt (hoặc TK 112 – Tiền gửi ngân hàng, TK 331 – Phải trả nhà cung cấp, …): 100 cái x (5.000.000 VNĐ – 4.800.000 VNĐ) = 20.000.000 VNĐ
  • Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu: 100 cái x (5.000.000 VNĐ – 4.800.000 VNĐ) = 20.000.000 VNĐ

3. Cách xử lý hàng về trước hóa đơn về sau

Bước 1: Hạch toán chứng từ mua hàng mà chưa kê khai thuế GTGT

• Truy cập vào phân hệ Mua hàng và chọn Mua hàng hóa, dịch vụ. Tiếp theo, nhấp vào chức năng Thêm/Chứng từ mua hàng hóa.
• Chọn loại chứng từ là: Mua hàng trong nước nhập kho.
• Xác định phương thức thanh toán cho chứng từ là Chưa thanh toán hoặc Thanh toán ngay. Nếu chọn Chưa thanh toán, bạn có thể thiết lập Điều khoản thanh toán và theo dõi tình hình thanh toán công nợ với nhà cung cấp dựa trên điều khoản đó.
• Chọn Không kèm hóa đơn.

Khai báo thông tin cho chứng từ mua hàng và lưu lại

• Sau khi khai báo đầy đủ thông tin cho chứng từ mua hàng, nhấn Cất để lưu.
• Trên thanh công cụ, chọn chức năng In và chọn mẫu chứng từ cần in.

Lưu ý:

• Nếu phương thức thanh toán là Thanh toán ngay, hệ thống sẽ tự động tạo các chứng từ chi tiền mặt hoặc chi tiền gửi ngân hàng trên phân hệ Quỹ hoặc Ngân hàng, dựa trên hình thức thanh toán (tiền mặt, ủy nhiệm chi, séc chuyển khoản, séc tiền mặt).
• Đối với chứng từ mua hàng liên quan đến nhập kho, kế toán ở vai trò Thủ kho cần đăng nhập vào phần mềm để thực hiện Ghi sổ cho các chứng từ này sau khi được lập.

Bước 2: Kê khai thuế GTGT sau khi nhận hóa đơn từ nhà cung cấp

• Trong màn hình danh sách Mua hàng hóa, dịch vụ, chọn chứng từ chưa nhận hóa đơn và khai báo thông tin hóa đơn bổ sung.
• Nhấn chuột phải và chọn Nhận hóa đơn để nhập các thông tin cần thiết như số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, thuế suất, v.v.

• Nhấn Cất để lưu, hệ thống sẽ chuyển thông tin hóa đơn mua hàng vừa khai báo sang tab Nhận hóa đơn của phân hệ Mua hàng.

Lưu ý:

• Bạn cũng có thể khai báo thông tin hóa đơn GTGT qua chức năng Nhận hóa đơn tại tab Nhận hóa đơn của phân hệ Mua hàng

• hoặc tại tab Hóa đơn đầu vào nếu hóa đơn được lấy từ MISA meInvoice (áp dụng cho MISA SME 2022 – R20).

4. Một số lưu ý khi hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau

Kiểm Tra và Đối Chiếu Hợp Đồng:

• Luôn kiểm tra và đối chiếu kỹ lưỡng hợp đồng mua bán để xác định chính xác thời điểm giao hàng và nhận hóa đơn.
• Đảm bảo rằng các điều khoản về giao nhận hàng hóa và hóa đơn đã được ghi rõ ràng.

Quản Lý Chứng Từ:

• Bảo quản và lưu trữ đầy đủ các chứng từ liên quan như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, và hợp đồng mua bán.
• Đảm bảo rằng các chứng từ này khớp với thực tế hàng hóa nhập kho và hóa đơn nhận được sau đó.

Ghi Nhận Tạm Thời:

• Khi hàng về mà chưa có hóa đơn, kế toán cần ghi nhận tạm thời giá trị hàng hóa vào tài khoản hàng tồn kho mà không bao gồm thuế GTGT.
• Đảm bảo việc ghi nhận tạm thời này không ảnh hưởng đến việc kê khai thuế GTGT đầu vào.

Kê Khai và Điều Chỉnh Thuế GTGT:

• Sau khi nhận được hóa đơn GTGT, kế toán phải bổ sung và điều chỉnh thuế GTGT đầu vào kịp thời.
• Đảm bảo rằng việc điều chỉnh này khớp với số lượng và giá trị hàng hóa đã nhập kho trước đó.

Theo Dõi Công Nợ:

• Theo dõi chặt chẽ các khoản phải trả nhà cung cấp để đảm bảo thanh toán đúng hạn và không bị trễ hạn do chưa nhận hóa đơn.
• Cập nhật sổ sách kế toán ngay khi nhận được hóa đơn để tránh sai sót trong quản lý công nợ.

Kiểm Tra Nội Bộ:

• Thực hiện kiểm tra nội bộ định kỳ để đảm bảo rằng các bước hạch toán đã được thực hiện đúng và đầy đủ.
• Đối chiếu số liệu kế toán với thực tế hàng hóa và hóa đơn để phát hiện và khắc phục kịp thời các sai sót.

Tuân Thủ Quy Định Pháp Luật:

• Đảm bảo mọi quá trình hạch toán tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật về kế toán và thuế.
• Cập nhật kịp thời các thay đổi về luật thuế và kế toán để áp dụng đúng trong doanh nghiệp.

Việc lưu ý và thực hiện đúng các bước trên sẽ giúp doanh nghiệp quản lý tốt hơn hàng hóa và hóa đơn, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong sổ sách kế toán.

5. Hàng về trước hóa đơn về sau có bị phạt không?

Trường Hợp Không Bị Phạt

• Bên mua: Nếu bên mua hàng có đầy đủ chứng từ nhập kho, hợp đồng mua bán, và các giấy tờ liên quan khác, việc hàng về trước nhưng hóa đơn về sau sẽ không dẫn đến việc bị phạt. Bên mua chỉ cần thực hiện ghi nhận tạm thời giá trị hàng hóa và điều chỉnh sổ sách khi nhận được hóa đơn.
• Chứng từ hợp lệ: Điều quan trọng là bên mua phải đảm bảo tất cả các chứng từ đều hợp lệ và khớp với thực tế giao nhận hàng hóa.

Trường Hợp Có Thể Bị Phạt

• Bên bán: Bên bán có thể bị phạt nếu chậm xuất hóa đơn. Theo quy định, bên bán phải xuất hóa đơn vào thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho bên mua. Nếu xuất hóa đơn muộn, bên bán có thể bị xử phạt hành chính theo quy định của pháp luật về thuế.
• Thời hạn xuất hóa đơn: Quy định về thời hạn xuất hóa đơn cần được tuân thủ nghiêm ngặt để tránh các hình thức xử phạt.

Hướng Dẫn Để Tránh Bị Phạt

• Tuân thủ hợp đồng: Cả bên mua và bên bán cần tuân thủ các điều khoản trong hợp đồng mua bán về thời điểm giao nhận hàng hóa và hóa đơn.
• Theo dõi chặt chẽ: Kế toán của cả hai bên cần theo dõi chặt chẽ quá trình giao nhận hàng hóa và xuất hóa đơn để đảm bảo không xảy ra chậm trễ.
• Lưu trữ chứng từ: Bên mua nên lưu trữ đầy đủ và hợp lệ các chứng từ liên quan đến việc nhập kho hàng hóa và chờ hóa đơn để tránh các rủi ro pháp lý.

Việc hàng về trước, hóa đơn về sau có bị phạt hay không phụ thuộc vào việc tuân thủ các quy định và quy trình của cả bên mua và bên bán. Bên mua sẽ không bị phạt nếu các chứng từ liên quan được lưu trữ đầy đủ và hợp lệ, trong khi bên bán cần đảm bảo xuất hóa đơn đúng thời hạn để tránh các hình thức xử phạt từ cơ quan thuế.

Như vậy AZTAX đã điểm qua một số nội dung quan trọng về hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau. Hy vọng những nội dung trên có thể giúp bạn hiểu rõ được vấn đề này. Nếu có điều gì cần hỗ trợ hoặc giải đáp thắc mắc hãy liên hệ đến HOTLINE: 0932.383.089 để được tư vấn miễn phí nhé.

6. Câu hỏi liên quan đến cách hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau

6.1 Khi hàng về mà chưa có hóa đơn, kế toán cần làm gì?

Khi hàng hóa đã về kho nhưng chưa nhận được hóa đơn từ nhà cung cấp, kế toán cần ghi nhận tạm thời giá trị hàng hóa vào tài khoản hàng tồn kho mà không bao gồm thuế GTGT. Cụ thể, kế toán sẽ ghi Nợ TK 152 hoặc 156 (giá trị hàng hóa chưa bao gồm thuế GTGT) và Có TK 111, 112, hoặc 331 (các khoản phải trả hoặc đã thanh toán).

 6.2 Khi nhận được hóa đơn sau đó, kế toán phải hạch toán như thế nào?

Sau khi nhận được hóa đơn GTGT từ nhà cung cấp, kế toán sẽ ghi nhận bổ sung thuế GTGT đầu vào. Điều này được thực hiện bằng cách ghi Nợ TK 133 (thuế GTGT được khấu trừ) và Có TK 111, 112, hoặc 331 (điều chỉnh các khoản phải trả hoặc đã thanh toán tương ứng với số tiền thuế GTGT).

6.3 Việc hàng về trước, hóa đơn về sau có ảnh hưởng đến việc kê khai thuế GTGT không?

Khi hàng hóa về trước nhưng hóa đơn về sau, kế toán không thể kê khai thuế GTGT đầu vào ngay lập tức. Kế toán chỉ có thể kê khai thuế GTGT khi nhận được hóa đơn hợp lệ từ nhà cung cấp. Do đó, cần theo dõi chặt chẽ để bổ sung và điều chỉnh kê khai thuế kịp thời khi nhận được hóa đơn.