Hàng mẫu và hàng khuyễn mãi không thu tiền ngày càng trở nên quan trọng trong việc thu hút khách hàng hiệu quả. Các doanh nghiệp hiện nay nhận thức được giá trị của việc dùng thử sản phẩm để gia tăng sự quan tâm và tạo ấn tượng tốt với khách hàng. Việc hạch toán hàng mẫu không thu tiền và hạch toán hàng khuyến mãi không thu tiền là yếu tố then chốt để quản lý chính xác các chiến dịch tiếp thị và tối ưu hóa chiến lược kinh doanh. Vậy, hàng mẫu và hàng khuyễn mãi không thu tiền hạch toán như thế nào? Cùng AZTAX, tìm hiểu quy trình hạch toán hàng mẫu không thu tiền và hạch toán hàng khuyến mãi không thu tiền qua bài viết dưới đây để nâng cao hiệu quả quản lý của doanh nghiệp bạn.
1. Cách hạch toán hàng mẫu không thu tiền
Hạch toán hàng mẫu không thu tiền bao gồm việc ghi nhận chi phí hàng mẫu và giảm giá trị hàng hóa trong kho. Doanh nghiệp cần ghi chi phí vào tài khoản chi phí và giảm giá trị hàng hóa tương ứng. Quy trình này giúp quản lý chi phí hiệu quả và đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính và quyết toán thuế.
Quản lý hạch toán hàng mẫu không thu tiền chia thành hai loại: hạch toán hàng mẫu trong nước và hàng không thương mại. Quy trình hạch toán cho mỗi loại được quy định như sau:
1.1 Hạch toán nhận hàng mẫu không thanh toán
Thường thì, khi doanh nghiệp muốn giới thiệu sản phẩm mới, họ thường tặng các sản phẩm mẫu và khuyến mại cho khách hàng dùng thử mà không thu tiền và không áp đặt các điều kiện khác (như phải mua hàng hóa). Khi đó, việc kế toán được thực hiện như sau:
- Nợ vào tài khoản 641: Chi phí sản xuất sản phẩm, giá vốn hàng hóa (Theo thông tư 200).
- Có vào các tài khoản 155, 156: Trị giá hàng sản phẩm, hàng hóa dùng làm mẫu, hàng khuyến mại.
Ví dụ: Doanh nghiệp A muốn giới thiệu sản phẩm mới và quyết định tặng các sản phẩm mẫu cho khách hàng mà không thu tiền. Để thực hiện kế toán cho việc này, doanh nghiệp tiến hành hạch toán hàng mẫu không thu tiền như sau:
Ghi nhận chi phí sản phẩm mẫu:
- Nợ tài khoản 641: 10.000.000 VNĐ (Chi phí sản xuất sản phẩm).
- Có tài khoản 155: 10.000.000 VNĐ (Trị giá hàng sản phẩm dùng làm mẫu).
1.2 Hạch toán hàng mẫu xuất khẩu không thu tiền
Hạch toán hàng mẫu xuất khẩu không thu tiền (hàng mẫu miễn phí) là một quy trình kế toán mà doanh nghiệp thực hiện khi xuất khẩu hàng mẫu cho khách hàng mà không nhận lại tiền. Việc hạch toán này cần tuân thủ quy định về thuế và kế toán của pháp luật Việt Nam. Dưới đây là cách thức hạch toán cho trường hợp này:
Khi xuất khẩu hàng mẫu
- Nợ TK 641 (Chi phí bán hàng): Số tiền tương ứng với giá trị hàng mẫu xuất khẩu.
- Có TK 155 (Thành phẩm) hoặc TK 156 (Hàng hóa): Số tiền tương ứng với giá trị hàng mẫu xuất khẩu.
Lưu ý: Hàng mẫu xuất khẩu thường được hạch toán vào chi phí bán hàng vì không mang lại doanh thu trực tiếp. Tuy nhiên, cần lập biên bản ghi nhận hàng mẫu để làm căn cứ hạch toán.
Khi phát sinh các chi phí liên quan đến xuất khẩu hàng mẫu
- Nợ TK 641 (Chi phí bán hàng): Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo hiểm, v.v.
- Có TK 111, 112, 331: Số tiền thanh toán các chi phí liên quan.
Thuế giá trị gia tăng (GTGT)
- Theo quy định, hàng mẫu xuất khẩu không thu tiền vẫn phải lập hóa đơn và khai thuế như hàng hóa thông thường. Thuế GTGT đối với hàng mẫu xuất khẩu là 0%.
Báo cáo thuế
- Hàng mẫu xuất khẩu cần được kê khai vào bảng kê khai hàng hóa, dịch vụ không thu tiền, và khai thuế GTGT với thuế suất 0%.
Xem thêm: Cách hạch toán hàng bán thẳng không qua kho
1.3 Hạch toán hàng mẫu nhập khẩu không thu tiền (Hàng phi mậu dịch)
Thực tế, không phải lúc nào hàng mẫu cũng là hàng trong nước; trong nhiều trường hợp, hàng mẫu được nhập khẩu (hay còn gọi là hàng phi mậu dịch). Dưới đây là cách thực hiện hạch toán hàng mẫu nhập khẩu không thu tiền:
Đối với nộp thuế:
- Ghi nợ vào tài khoản 3333.
- Ghi nợ vào tài khoản 333312.
- Ghi có vào tài khoản 1111 (hoặc 1121).
Đối với hạch toán chi phí:
- Ghi nợ vào tài khoản 642.
- Ghi có vào tài khoản 3333.
- Ghi có vào tài khoản 33312.
- Ghi có vào tài khoản 1111 (hoặc 1121).
Đối với hạch toán thu nhập:
- Ghi nợ vào tài khoản 211 (hoặc 152, 156,…).
- Ghi có vào tài khoản 711.
Ví dụ 2: Doanh nghiệp X quyết định nhập khẩu hàng mẫu từ nước ngoài để quảng bá sản phẩm mới của mình. Dưới đây là quy trình hạch toán hàng mẫu không thu tiền cụ thể cho hàng mẫu nhập khẩu:
Hạch toán nhập khẩu hàng mẫu không thanh toán:
Khi nhận được hóa đơn thuế nhập khẩu, doanh nghiệp ghi nhận:
- Nợ tài khoản 3333 (Thuế GTGT): 1.000.000 VNĐ
- Nợ tài khoản 33312 (Thuế nhập khẩu): 500.000 VNĐ
- Có tài khoản 1111 (Chi phí thanh toán thuế): 1.500.000 VNĐ
Hạch toán chi phí hàng mẫu nhập khẩu:
- Sau khi thanh toán tất cả các chi phí liên quan đến hàng mẫu, doanh nghiệp ghi nhận:
- Nợ tài khoản 642 (Chi phí hàng mẫu): 5.000.000 VNĐ
- Có tài khoản 3333 (Thuế GTGT): 1.000.000 VNĐ
- Có tài khoản 33312 (Thuế nhập khẩu): 500.000 VNĐ
- Có tài khoản 1111 (Chi phí thanh toán): 3.500.000 VNĐ
Hạch toán thu nhập từ hàng mẫu:
Khi ghi nhận giá trị hàng mẫu nhập khẩu vào hệ thống kế toán, doanh nghiệp thực hiện:
- Nợ tài khoản 211 (Tài sản cố định hoặc hàng hóa, nếu áp dụng): 5.000.000 VNĐ
- Có tài khoản 711 (Doanh thu từ hàng mẫu): 5.000.000 VNĐ
Như vậy, doanh nghiệp XYZ đã thực hiện đầy đủ các bước hạch toán cho hàng mẫu nhập khẩu, từ việc ghi nhận thuế nhập khẩu đến chi phí và thu nhập liên quan.
Xem thêm: hạch toán hàng biếu tặng khách hàng, nhân viên
2. Hạch toán hàng khuyến mãi không thu tiền
2.1 Hạch toán hàng khuyến mại không thu tiền tại bên bán
Dưới đây là hướng dẫn hạch toán hàng khuyến mại không thu tiền theo Thông tư 200/2014/TT-BTC. Nếu doanh nghiệp áp dụng Thông tư 133, kế toán chỉ cần thay TK 641 thành TK 6421.
Hạch toán hàng khuyến mại có đăng ký với Sở Công thương (Trường hợp này, không cần tính thuế GTGT đầu ra.)
- Trường hợp 1: Hàng khuyến mại không thu tiền và không kèm điều kiện khác, ghi nhận:
- Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
- Có TK 155, 156
- Trường hợp 2: Hàng khuyến mại có kèm điều kiện khác, ghi nhận:
- Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
- Có TK 155, 156
Sau khi ghi nhận giá trị hàng khuyến mại vào giá vốn, kế toán cần phân bổ doanh thu cho cả hàng bán và hàng khuyến mại.
Hạch toán hàng khuyến mại không đăng ký với Sở Công thương
- Nếu không đăng ký với Sở Công thương, doanh nghiệp phải kê khai và nộp thuế GTGT như khi bán hàng bình thường. Thuế GTGT đầu ra này sẽ được tính vào chi phí bán hàng hoặc giá vốn.
- Hóa đơn GTGT của hàng khuyến mại không được khấu trừ thuế đầu vào, nhưng chi phí mua hàng khuyến mại được tính vào chi phí hợp lý (theo Công văn 1762/CT-TTHT của Cục thuế TP. HCM).
- Trường hợp 1: Hàng khuyến mại không thu tiền và không kèm điều kiện khác, ghi nhận:
- Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
- Có TK 155, 156
- Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp
- Trường hợp 2: Hàng khuyến mại có kèm điều kiện khác, ghi nhận:
- Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
- Có TK 155, 156
- Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp
Kế toán sau đó sẽ phân bổ doanh thu cho cả hàng bán và hàng khuyến mại.
2.2 Hạch toán hàng khuyến mại không thu tiền tại bên mua
Khi bên mua nhận được hàng khuyến mại, hạch toán như sau:
- Hàng khuyến mại không kèm điều kiện:
- Nợ TK 152, 153, 156… – Giá trị hàng khuyến mại theo giá hợp lý
- Có TK 711 – Thu nhập khác
- Hàng khuyến mại có kèm điều kiện:
- Nợ TK 152, 153, 156, 211… – Giá trị hàng mua sau khi trừ giá trị hàng khuyến mại
- Nợ TK 152, 153, 156, 211… – Giá trị hàng khuyến mại tính theo giá hợp lý
- Có TK 111, 112, 131
Giá trị hàng khuyến mại được xác định theo công văn số 5357/TCT-CS:
- Nếu hàng mua và hàng khuyến mại giống nhau (mua 1 tặng 1, mua 2 tặng 1), đơn giá sẽ là tổng số tiền phải trả chia cho tổng số hàng nhận.
- Nếu hàng mua và hàng khuyến mại khác nhau (tặng kèm sản phẩm khác), giá trị tính dựa trên giá niêm yết hoặc giá trị thị trường.
2.3 Hạch toán hàng khuyến mại không thu tiền tại đại lý, nhà phân phối
- Khi nhập kho hàng khuyến mại không thu tiền, đại lý và nhà phân phối cần theo dõi số lượng hàng trong hệ thống nội bộ và thuyết minh trong Bản thuyết minh Báo cáo tài chính.
- Nếu còn tồn hàng sau chương trình và không cần trả lại nhà sản xuất, ghi nhận:
- Nợ TK 156
- Có TK 711
Ví dụ: Công ty A mua hàng từ công ty B, với 10 sản phẩm khuyến mại (đã đăng ký với Sở Công thương). Công ty A nhập kho 100 sản phẩm và sử dụng 10 sản phẩm cho bộ phận quản lý.
Hạch toán tại Công ty B:
- Hạch toán giá vốn hàng bán:
- Nợ TK 632: 33.000.000
- Có TK 156: 33.000.000
- Ghi nhận doanh thu:
- Nợ TK 112: 88.000.000
- Có TK 511: 80.000.000
- Có TK 3331: 8.000.000
Hạch toán tại Công ty A:
- Nhập kho hàng hóa:
- Nợ TK 156: 80.000.000
- Nợ TK 1331: 8.000.000
- Có TK 112: 88.000.000
- Hàng đưa vào sử dụng ở bộ phận quản lý:
- Nợ TK 242: 7.272.727,3
- Có TK 156: 7.272.727,3
3. Xuất hàng mẫu, hàng khuyến mãi không thu tiền có xuất hóa đơn không?
Theo quy định hiện hành, hàng hóa dùng làm hàng mẫu vẫn phải lập hóa đơn. Dù hàng mẫu không bán, việc lập hóa đơn giúp ghi nhận chính xác giá trị của hàng mẫu và đảm bảo tuân thủ quy định về thuế. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý chi phí hiệu quả mà còn hỗ trợ trong việc kiểm tra và quyết toán thuế, giảm thiểu rủi ro pháp lý.
Quy định về việc lập hóa đơn đối với hàng hóa sử dụng làm hàng mẫu được nêu rõ tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ
- Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua, kể cả trong các trường hợp như hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, làm hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (ngoại trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa. Hóa đơn phải được lập đầy đủ theo quy định tại Điều 10 của Nghị định này. Nếu sử dụng hóa đơn điện tử, phải tuân thủ định dạng dữ liệu chuẩn của cơ quan thuế theo Điều 12 của Nghị định.
Theo đó, hàng hóa sử dụng làm hàng mẫu vẫn bắt buộc phải lập hóa đơn.
4. Cách xuất hóa đơn hàng mẫu, hàng khuyến mãi không thu tiền
Khi xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền, bạn cần thực hiện các bước sau để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật:
- Lập hóa đơn
- Mẫu hóa đơn: Sử dụng mẫu hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng thông thường, tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp của bạn.
- Thông tin trên hóa đơn:
- Tên hàng hóa, dịch vụ: Ghi rõ “Hàng mẫu không thu tiền” và mô tả chi tiết về loại hàng hóa được xuất khẩu.
- Số lượng: Ghi rõ số lượng hàng mẫu.
- Đơn giá: Ghi giá trị hàng mẫu. Tuy nhiên, đối với hàng mẫu không thu tiền, bạn có thể ghi đơn giá là 0 đồng.
- Thành tiền: Ghi số tiền tương ứng với giá trị của hàng mẫu. Nếu không thu tiền, ghi là 0 đồng.
- Thuế suất GTGT: Ghi “0%” do hàng mẫu xuất khẩu thuộc diện không chịu thuế hoặc chịu thuế suất 0%.
- Ghi chú
- Trên hóa đơn, phần ghi chú có thể ghi rõ: “Hàng mẫu không thu tiền theo quy định của pháp luật.”
- Kê khai thuế
- Dù hàng mẫu không thu tiền, bạn vẫn phải kê khai vào tờ khai thuế GTGT. Trong trường hợp này, hàng mẫu xuất khẩu với thuế suất 0% cần được kê khai vào bảng kê hàng hóa, dịch vụ không thu tiền.
- Lưu trữ chứng từ
-
- Lưu giữ đầy đủ các chứng từ liên quan như biên bản bàn giao hàng mẫu, hóa đơn xuất khẩu, và các tài liệu chứng minh việc xuất hàng mẫu (hợp đồng, thư chào hàng, email giao dịch,…).
Việc xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền là cần thiết để đảm bảo minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật, đồng thời giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác chi phí liên quan đến việc cung cấp hàng mẫu cho đối tác, khách hàng.
5. Khi nào cần lập hóa đơn khi đưa hàng mẫu, hàng khuyến mãi?
Cần lập hóa đơn khi cung cấp hàng mẫu cho khách hàng dùng thử khi quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa đã được chuyển giao. Việc này đảm bảo ghi nhận chính xác giá trị hàng mẫu và hỗ trợ trong việc quản lý chi phí và thuế. Lập hóa đơn đúng thời điểm giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật và giảm thiểu rủi ro pháp lý.
Quy định về thời điểm lập hóa đơn khi cung cấp hàng mẫu cho khách hàng dùng thử được miêu tả chi tiết tại điều 9, khoản 1 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:
- Thời điểm lập hóa đơn khi bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản bị tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia) là lúc chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc vào việc đã thu được tiền hay chưa.
- Đối với cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là khi hoàn thành dịch vụ, bất kể đã nhận tiền hay chưa. Trong trường hợp người cung cấp dịch vụ thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là khi thu tiền (trừ trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ như: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).
- Nếu hàng hóa được giao nhiều lần hoặc dịch vụ được bàn giao theo từng phần, thì mỗi lần giao hoặc bàn giao, phải lập hóa đơn cho phần khối lượng hoặc giá trị hàng hóa, dịch vụ tương ứng.
Như vậy, thời điểm lập hóa đơn khi cung cấp hàng mẫu để khách hàng dùng thử là khi quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa được chuyển giao cho khách hàng.
Lưu ý: Trường hợp hàng hóa hoặc dịch vụ được sử dụng để khuyến mại nhưng không tuân theo quy định của pháp luật thương mại, sẽ phải kê khai và nộp thuế như hàng hóa hoặc dịch vụ dùng cho mục đích tiêu dùng nội bộ, biếu tặng
6. Hàng mẫu, khuyến mãi không phải trả tiền thì thuế GTGT là bao nhiêu?
Khi đưa hàng mẫu cho khách hàng dùng thử mà không thu tiền thì giá tính thuế giá trị gia tăng thường là bằng 0. Doanh nghiệp cần tính thuế GTGT dựa trên giá trị hàng mẫu theo quy định pháp luật, đảm bảo sự chính xác trong báo cáo thuế và tránh vi phạm quy định. Việc xác định giá tính thuế chính xác giúp quản lý chi phí và nghĩa vụ thuế hiệu quả.
Quy định về cách tính thuế giá trị gia tăng được miêu tả chi tiết tại khoản 5, Điều 7 của Thông tư 219/2013/TT-BTC như sau:
- Đối với sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại theo đúng quy định của pháp luật về thương mại, giá tính thuế được xác định là 0 đồng. Ngược lại, nếu hàng hóa hoặc dịch vụ dùng để khuyến mại không tuân thủ quy định của pháp luật về thương mại, chúng sẽ phải được kê khai và nộp thuế như hàng hóa, dịch vụ tiêu dùng nội bộ, biếu, tặng, hoặc cho. Dưới đây là một số hình thức khuyến mại cụ thể:
- Trong trường hợp khuyến mại bằng cách cung cấp hàng mẫu, dịch vụ mẫu để khách hàng dùng thử miễn phí, hoặc tặng hàng hóa và cung cấp dịch vụ không thu tiền, giá tính thuế của các hàng hóa và dịch vụ mẫu này sẽ là 0 đồng.
- Ví dụ 29: Công ty TNHH P, chuyên sản xuất nước ngọt có ga, trong năm 2014 đã thực hiện hai đợt khuyến mại vào tháng 5 và tháng 12. Đợt khuyến mại tháng 5/2014 được thực hiện theo hình thức “mua 10 sản phẩm, tặng 1 sản phẩm” và tuân thủ đúng quy định pháp luật về thương mại, do đó giá tính thuế đối với sản phẩm tặng kèm là 0 đồng.
- Tuy nhiên, nếu trong đợt khuyến mại tháng 12/2014 không tuân thủ đúng quy trình và thủ tục khuyến mại theo quy định pháp luật, thì Công ty TNHH P phải kê khai và nộp thuế GTGT cho số sản phẩm tặng kèm trong tháng đó.
Theo quy định trên, đối với hình thức khuyến mại cung cấp hàng mẫu để khách hàng dùng thử mà không thu tiền, giá tính thuế giá trị gia tăng đối với hàng mẫu được xác định là 0.
Việc hạch toán hàng mẫu không thu tiền, cũng như hạch toán hàng khuyến mại có điều kiện và các yếu tố khác, sẽ trở nên đơn giản hơn nếu được hỗ trợ bởi các phần mềm, ứng dụng. Chúng tôi tin rằng, AZTAX là sự lựa chọn tối ưu dành cho doanh nghiệp của bạn. Nếu cần hỗ trợ dịch vụ kế toán hãy gọi ngay cho chúng tôi qua số HOTLINE: 0932.383.089.
Xem thêm: Cách hạch toán hàng gửi đi bán – Tài khoản 157 theo Thông tư 200
Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán hàng bán bị trả lại theo TT 200 và TT 133
