Hạch toán hàng bán bị trả lại đóng vai trò quan trọng trong quản lý tài chính của doanh nghiệp. Việc hàng hóa bị trả lại ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và kết quả kinh doanh của công ty. Để điều chỉnh doanh thu và duy trì sự chính xác trong báo cáo tài chính, cần thực hiện hạch toán một cách chính xác. Hãy cùng AZTAX tìm hiểu chi tiết cách hạch toán hàng bán bị trả lại theo TT 200 và TT 133 qua bài viết dưới đây.
1. Hàng bán bị trả lại là gì?
Hàng bán bị trả lại là những sản phẩm đã được tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại vì không đáp ứng tiêu chuẩn về chất lượng, chủng loại hoặc quy cách. Do đó, doanh thu từ hàng bán bị trả lại là khoản giảm trừ doanh thu phát sinh trong kỳ. Vào cuối kỳ, khoản doanh thu này sẽ được kết chuyển để điều chỉnh lại doanh thu thuần thực tế của kỳ đó.
Đối với bên bán
Hàng bán bị trả lại từ phía bên bán đại diện cho các sản phẩm mà doanh nghiệp đã giao cho khách hàng nhưng sau đó bị trả lại vì một số lý do như:
- Hàng hóa không đạt yêu cầu chất lượng
- Hàng hóa không đúng quy cách hoặc chủng loại
- Khách hàng từ chối nhận hàng vì các lý do khách quan
Cùng với chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại là một trong ba khoản điều chỉnh doanh thu. Giá trị của hàng bán bị trả lại ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu bán hàng thực tế trong kỳ, từ đó làm thay đổi doanh thu thuần của doanh nghiệp trong báo cáo kết quả kinh doanh.
Đối với bên mua
Việc trả lại hàng bán không gây phát sinh khoản giảm trừ doanh thu hay thiệt hại nào. Tuy nhiên, việc này sẽ tốn thời gian cho doanh nghiệp và yêu cầu kế toán viên thực hiện các bút toán hạch toán trả lại hàng mua một cách chính xác.
- Đối với công ty đã có hóa đơn, việc trả lại hàng bán phải xuất hóa đơn với đơn giá phải đúng như trên hóa đơn mua vào.
- Đối với cá nhân chưa có hóa đơn, cần lập biên bản ký kết với bên bán để ghi nhận số lượng và giá trị hàng bán đã trả lại.
2. Cách thức hạch toán hàng bán bị trả lại
Quá trình hạch toán hóa đơn trả lại hàng không chỉ đơn thuần là việc thực hiện bút toán cho từng bên mua và bán, mà còn đòi hỏi sự phân biệt rõ ràng giữa các doanh nghiệp tuân thủ chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC.
2.1 Cách hạch toán hàng bán bị trả lại theo TT 200
Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định về tài khoản 5212 – hàng bán bị trả lại được dùng để phản ánh doanh thu của hàng hóa mà người mua trả lại trong kỳ kế toán. Tài khoản này có cấu trúc như sau:
- Bên nợ: Phản ánh doanh thu từ hàng bán bị trả lại, đã hoàn thiện việc trả tiền cho người mua hoặc trừ vào số phải thu từ khách hàng đã ghi nhận trước đó đối với hàng hóa bị trả lại.
- Bên có: Chuyển số doanh thu từ hàng bán bị trả lại sang tài khoản 511 – doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ để xác định doanh thu thuần cuối kỳ.
Hướng dẫn hạch toán hàng bán bị trả lại như sau:
Đối với bên bán
Khi doanh nghiệp bán hàng, kế toán viên ghi nhận doanh thu từ bán hàng và chi phí vốn hàng bán:
- Ghi nhận doanh thu:
- Nợ tài khoản 1111, 1121, 131
- Có tài khoản 5111
- Có tài khoản 33311 (nếu có)
- Ghi nhận chi phí vốn hàng bán:
- Nợ tài khoản 632
- Có tài khoản 156
Khi khách hàng trả lại hàng, kế toán viên thực hiện bút toán để giảm trừ doanh thu và giảm giá vốn hàng bán:
- Ghi nhận giảm trừ doanh thu:
- Nợ tài khoản 5212
- Nợ tài khoản 33311 (nếu có)
- Có tài khoản 111, 112, 131
- Ghi nhận giảm giá vốn hàng bán:
- Nợ tài khoản 156
- Có tài khoản 632
Sau đó, kế toán viên thực hiện bút toán cuối kỳ, bao gồm bút toán kết chuyển số doanh thu từ hàng bán bị trả lại trong kỳ:
- Nợ tài khoản 511
- Có tài khoản 5212
Ngoài ra, kế toán viên cũng phải xác định và ghi nhận các chi phí phát sinh liên quan đến hàng bán bị trả lại (nếu có), thực hiện bút toán:
- Nợ tài khoản 641
- Có tài khoản 111, 112…
Đối với bên mua
Khi doanh nghiệp mua hàng, kế toán viên thực hiện bút toán để ghi nhận việc nhập hàng:
- Ghi tăng trị giá hàng mua:
- Nợ tài khoản 156, 152, 153, 211
- Nợ tài khoản 1331 (nếu có)
- Có tài khoản 1111, 1121, 331
Khi trả lại hàng mua cho bên bán, kế toán viên ghi nhận việc giảm giá trị hàng:
- Ghi nhận giảm giá trị hàng mua:
- Nợ tài khoản 1111, 1121, 331
- Có tài khoản 156, 152, 153, 211
- Có tài khoản 1331
Ví dụ 1: Công ty B mua 2.000 đơn vị sản phẩm từ nhà cung cấp với giá trị 60.000 đồng mỗi đơn vị, tổng cộng 120.000.000 đồng (chưa bao gồm VAT). VAT được tính 10%. Công ty B chưa thanh toán tiền cho nhà cung cấp. Công ty B áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.
Theo hướng dẫn của Thông tư 200, kế toán viên công ty B thực hiện các nghiệp vụ kế toán như sau:
Khi nhận hàng vào kho và phản ánh giá trị nhập hàng:
- Ghi tăng trị giá hàng hóa:
- Nợ tài khoản 156: 120.000.000
- Nợ tài khoản 1331: 12.000.000
- Có tài khoản 1111: 132.000.000
Khi công ty B quyết định trả lại 30% số lượng hàng đã mua về cho nhà cung cấp:
- Ghi giảm giá trị hàng hóa trả lại:
- Nợ tài khoản 1111: 39.600.000
- Có tài khoản 156: 39.600.000
- Có tài khoản 1331: 3.960.000
- Ghi nhận lại số lượng hàng hóa trả lại:
- Nợ tài khoản 156: 36.000.000
- Có tài khoản 632: 36.000.000
- Cuối kỳ kế toán, thực hiện kết chuyển để ghi nhận khoản giảm trừ doanh thu từ hàng hóa trả lại:
- Nợ tài khoản 511: 39.600.000
- Có tài khoản 5212: 39.600.000
Ví dụ 2: Công ty X bán một lô hàng trị giá 500.000.000 VNĐ, thuế GTGT 10%, và giá vốn hàng hóa là 450.000.000 VNĐ. Khách hàng chưa thanh toán và đã trả lại 40% giá trị hợp đồng do hàng hóa không đạt yêu cầu về chất lượng.
Công ty X áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 200. Dưới đây là cách hạch toán các nghiệp vụ kinh tế theo hướng dẫn tại Thông tư 200:
Khi xuất bán hàng hóa:
- Ghi nhận doanh thu và thuế GTGT:
- Nợ TK 131: 550.000.000 VNĐ (bao gồm cả thuế GTGT)
- Có TK 511: 500.000.000 VNĐ (doanh thu bán hàng)
- Có TK 3331: 50.000.000 VNĐ (thuế GTGT đầu ra)
- Ghi nhận giá vốn hàng hóa:
- Nợ TK 632: 450.000.000 VNĐ (giá vốn hàng hóa bán ra)
- Có TK 156: 450.000.000 VNĐ (giảm giá trị hàng tồn kho)
Khi khách hàng trả lại hàng:
- Ghi giảm doanh thu và thuế GTGT:
- Nợ TK 5212: 200.000.000 VNĐ (giảm doanh thu bán hàng)
- Nợ TK 3331: 20.000.000 VNĐ (giảm thuế GTGT đầu ra)
- Có TK 131: 220.000.000 VNĐ (giảm số tiền phải thu từ khách hàng)
- Ghi giảm giá vốn và nhập lại hàng hóa:
- Nợ TK 156: 180.000.000 VNĐ (nhập lại hàng hóa)
- Có TK 632: 180.000.000 VNĐ (giảm giá vốn hàng hóa bán ra)
- Kết chuyển giảm trừ doanh thu vào cuối kỳ:
- Nợ TK 511: 200.000.000 VNĐ (giảm doanh thu)
- Có TK 5212: 200.000.000 VNĐ (kết chuyển giảm trừ doanh thu)
Như vậy, sau khi thực hiện các bút toán này, số liệu tài chính của Công ty X sẽ phản ánh chính xác hơn doanh thu thuần và giá vốn hàng hóa trong kỳ.
Xem thêm: Cách hạch toán hàng gửi đi bán – Tài khoản 157 theo Thông tư 200
2.2 Cách hạch toán hàng bán bị trả lại TT 133
Thông tư 133/2016/TT-BTC loại bỏ việc sử dụng tài khoản 5212 cho hàng bán bị trả lại, thay vào đó việc phản ánh hàng bán bị trả lại được thực hiện trực tiếp trên tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ bằng cách ghi giảm doanh thu (ghi bên nợ).
Đối với bên bán
Khi hàng bán bị trả lại, kế toán viên ghi nhận giảm doanh thu và giảm giá vốn hàng bán như sau:
- Ghi nhận giảm doanh thu:
- Nợ tài khoản 511
- Nợ tài khoản 3331
- Có tài khoản 131, 111, 112
- Ghi nhận giảm giá vốn hàng bán:
- Nợ tài khoản 156
- Có tài khoản 632
Đối với bên mua
Do bên mua chỉ ghi nhận tăng và giảm trị giá hàng mua (khi mua và khi trả lại hàng), bút toán thực hiện tương tự như hướng dẫn đối với doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC.
Xem thêm: Cách hạch toán hàng bán thẳng không qua kho
3. Hướng dẫn cách xử lý trả lại hàng hóa
Khi trả lại hàng, cả bên bán và bên mua đều phải thực hiện các bút toán để đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán. Vì vậy, người mua khi trả lại hàng phải xuất hóa đơn để có căn cứ kế toán cho các bút toán hạch toán.
Có hai trường hợp khi khách hàng trả lại hàng: khách hàng là doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn và khách hàng là cá nhân không thể xuất hóa đơn.
Khách hàng là doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn
- Khách hàng xuất hóa đơn trả lại hàng cho công ty bán:
- Đơn giá trên hóa đơn phải bằng đơn giá trên hóa đơn mua vào.
- Trên hóa đơn cần ghi rõ ràng lý do trả lại hàng.
- Sau đó, kế toán viên thực hiện bước kê khai điều chỉnh thuế GTGT đối với hóa đơn hàng bán bị trả lại:
- Bên bán: kê khai điều chỉnh doanh số bán, thuế GTGT đầu ra.
- Bên mua: kê khai điều chỉnh doanh số mua và thuế GTGT đầu vào.
Khách hàng là cá nhân không thể xuất hóa đơn:
Nếu khách hàng trả lại hàng và không thể lập hóa đơn, việc áp dụng được hướng dẫn tại điểm 2.8 Phụ lục 4 kèm Thông tư 39/2014/TT-BTC (Hướng dẫn thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP của Chính phủ về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ).
Xem thêm: Cách hạch toán hàng mẫu không thu tiền
4. Hướng dẫn khai thuế hàng bán bị trả lại mới nhất 2024
Theo hướng dẫn khai thuế hàng bán bị trả lại năm 2024 có hai trường hợp khi kê khai thuế đối với hàng bán bị trả lại: Trường hợp đầu tiên là khi trong kỳ chỉ có một hóa đơn hàng hóa đã bán bị trả lại và không có các hóa đơn đầu ra hoặc đầu vào khác.
Trường hợp 1: Doanh nghiệp chỉ có một hóa đơn trả lại hàng:
Theo Công văn 4943/TCT-KK ngày 23/11/2015 của Tổng cục Thuế, doanh nghiệp cần kê khai và điều chỉnh giảm doanh số bán ra và tăng thuế GTGT trong kỳ kế toán. Do đó, phải thực hiện kê khai âm như sau:
- Bên bán (bên bị trả lại hàng hóa): Thuế GTGT 10%
- Kê khai vào chỉ tiêu 32: Giá trị hàng hóa trả lại
- Kê khai vào chỉ tiêu 33: 10% của giá trị hàng hóa trả lại
- Bên mua (bên trả lại hàng hóa đã mua):
- Kê khai vào chỉ tiêu 23: Giá trị hàng hóa trả lại
- Kê khai vào chỉ tiêu 24: 10% trên giá trị hàng hóa trả lại
- Kê khai vào chỉ tiêu 25: 10% trên giá trị hàng hóa trả lại
Trường hợp 2: Doanh nghiệp có nhiều loại hóa đơn phát sinh trong kỳ, bao gồm cả hóa đơn hàng bán bị trả lại và các hóa đơn khác:
Theo Công văn 4723/TCT-CS của Tổng cục Thuế ngày 13/10/2017, doanh nghiệp phải thực hiện kê khai như sau:
- Đối với các hóa đơn đã xuất và bị thu hồi lại trong cùng một tháng: Doanh nghiệp không cần kê khai vào các chỉ tiêu tại Mục II-Hàng hóa, dịch vụ bán ra trong bản khai thuế GTGT mẫu số 01/GTGT.
- Đối với các hóa đơn đã xuất và bị thu hồi không trong cùng một tháng: Doanh nghiệp cần điều chỉnh doanh số bán ra và thuế GTGT đầu ra vào các chỉ tiêu tương ứng tại Mục II-Hàng hóa, dịch vụ bán ra trong bản khai thuế GTGT mẫu 01/GTGT, để phù hợp với kỳ tính thuế có các hóa đơn đổi hàng, trả lại hàng hóa, sản phẩm.
Bài viết trên, AZTAX đã cung cấp chi tiết cách hạch toán hàng bán bị trả lại theo các quy định của Thông tư 200 và 133. Hy vọng bạn đã tìm thấy thông tin hữu ích từ bài viết này, giúp cho công việc kế toán trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn khi áp dụng trong thực tế công việc. Hãy gọi ngay số HOTLINE:0932.383.089 để được tư vấn nhé!
Xem thêm: hạch toán hàng biếu tặng khách hàng, nhân viên
5. Các câu hỏi thường gặp
5.1 Hàng bán bị trả lại là TK gì?
Hàng bán bị trả lại được ghi nhận tại tài khoản 5212 – Doanh thu hàng bán bị trả lại. Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản doanh thu của hàng hóa đã bán nhưng bị khách hàng trả lại.
5.2 Tk 5212 – doanh thu hàng bán bị trả lại có kết cấu tương tự tài khoản nào?
Tài khoản 5212 – Doanh thu hàng bán bị trả lại có kết cấu tương tự như tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Cả hai tài khoản này đều phản ánh doanh thu, nhưng trong trường hợp của tài khoản 5212, nó được dùng để ghi nhận các khoản doanh thu mà doanh nghiệp phải trả lại do hàng bán bị khách hàng trả lại.
