Giấy xác nhận thu nhập là một tài liệu quan trọng giúp xác định số tiền mà cá nhân hoặc tổ chức nhận được từ các nguồn thu nhập khác nhau trong một thời gian nhất định. Được sử dụng rộng rãi trong nhiều trường hợp như vay vốn, mua nhà, đăng ký học và xin visa, giấy xác nhận này là công cụ chứng minh khả năng tài chính và đáng tin cậy của người được xác nhận. Bằng cách cung cấp những thông tin chi tiết và hữu ích qua bài viết dưới đây, AZTAX hướng dẫn bạn hiểu rõ hơn về chủ đề quan trọng này!
1. Giấy xác nhận thu nhập là gì?
Hiểu rõ khái niệm, nội dung và mục đích xin giấy xác nhận thu nhập sẽ giúp cá nhân và doanh nghiệp thực hiện thủ tục này một cách nhanh chóng và chính xác.
Giấy xác nhận lương hay giấy xác nhận thu nhập là một tài liệu ghi chép hoặc xác nhận từ cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền, liên quan đến số tiền mà người lao động đã nhận được từ lương và các khoản thưởng trong quá khứ, tuân theo các quy định pháp luật mà công ty hoặc tổ chức đã thanh toán cho người lao động.
Mục đích của việc xác nhận thu nhập là để chứng minh tình hình tài chính và xác định số thu nhập thực tế của người lao động. Thông thường, giấy xác nhận thu nhập được sử dụng như một tài liệu quan trọng để bổ sung cho các thủ tục như sau:
- Đăng ký vay vốn ngân hàng: Khi làm thủ tục vay vốn, ngân hàng thường yêu cầu chứng minh khả năng trả nợ. Thu nhập từ lương, thưởng và các khoản phụ cấp (nếu có) là một trong những tài liệu quan trọng để chứng minh khả năng trả nợ của người lao động.
- Mua nhà ở xã hội: Giấy xác nhận thu nhập cũng là một phần không thể thiếu trong hồ sơ để xin mua nhà ở xã hội.
- Quyết toán thuế thu nhập cá nhân: Khi cần phải chứng minh thu nhập để quyết toán thuế.
- Xin visa đi du lịch, du học: Một số quốc gia yêu cầu chứng minh tài chính khi xin visa.
- Làm thủ tục định cư ở nước ngoài: Giấy xác nhận thu nhập cũng hỗ trợ chứng minh tài chính khi định cư.
- Giành quyền nuôi con khi ly hôn: Chứng minh thu nhập là cần thiết để giành quyền nuôi con trong trường hợp ly hôn.
Để yêu cầu xác nhận thu nhập, bạn có thể viết đơn gửi lên Ban giám đốc công ty để được cung cấp giấy xác nhận phục vụ cho các mục đích cá nhân hoặc công việc.
2. Mẫu giấy xác nhận thu nhập để quyết toán thuế 2025
Mẫu Giấy xác nhận thu nhập mới nhất hiện nay là mẫu 20/TXN-TNCN được ban hành theo Thông tư 156/2013/TT-BTC. Tuy nhiên, thông tư này đã hết hiệu lực và chưa có văn bản thay thế. Điều này có nghĩa là các cá nhân hoặc tổ chức có thể tham khảo hoặc sử dụng trực tiếp mẫu 20/TXN-TNCN để cung cấp thông tin về thu nhập khi cần thiết.
Trong đơn xin xác nhận thu nhập, bạn cần cung cấp đầy đủ thông tin cá nhân và công ty, cùng với các chi tiết về mức thu nhập hiện tại của bạn. Sau khi điền đầy đủ thông tin, bạn có thể gửi đơn này lên Ban giám đốc hoặc bộ phận nhân sự của công ty để yêu cầu xác nhận mức thu nhập của mình.
Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm một số mẫu giấy xác nhận thu nhập sau:
3. Cách viết giấy xác nhận thu nhập tại công ty
Để đảm bảo giấy xác nhận thu nhập có giá trị pháp lý và chính xác, văn bản này cần được soạn thảo theo đúng quy định. Chuẩn bị kỹ lưỡng giúp cá nhân dễ dàng hoàn thành các thủ tục tài chính và tránh sai sót ảnh hưởng đến quá trình sử dụng.
Việc viết giấy xác nhận thu nhập không phức tạp, với các bước cụ thể như sau:
- Tại mục “Người trả thu nhập: (Tên tổ chức/cá nhân)”: Ghi tên của tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập.
- Tại mục “Chức vụ”: Ghi rõ chức vụ của người lao động (nếu có).
- Tại mục “Ngày đến Việt Nam”: Ghi ngày mà người lao động đến Việt Nam làm việc.
- Tại mục “Thu nhập trong giai đoạn từ ngày 01 tháng 01 năm ..…đến ngày 31 tháng 12 năm……”: Ghi tổng thu nhập mà người lao động đã nhận được trong thời gian làm việc tại Việt Nam, phân rõ thu nhập trong nước và ngoài nước.
- Tại mục “Các khoản bị khấu trừ ngoài Việt Nam (nếu có)”: Liệt kê các khoản bị khấu trừ như thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội hoặc các khoản khác (nếu có).
- Tại mục “Thuê nhà: Do ………… (ghi rõ tên tổ chức/cá nhân) trả, số tiền là”: Ghi rõ số tiền thuê nhà mà người lao động được chi trả.
- Đồng thời, mẫu thư xác nhận này cần được đính kèm Hợp đồng lao động của người lao động tương ứng.
4. Đối tượng quyết toán thuế thu nhập cá nhân
Quyết toán thuế thu nhập cá nhân là một bước quan trọng để đảm bảo nghĩa vụ tài chính của cá nhân và tổ chức đối với Nhà nước. Xác định đúng đối tượng quyết toán giúp tuân thủ quy định pháp luật, tránh sai sót và đảm bảo quyền lợi về hoàn thuế hoặc bù trừ nghĩa vụ thuế trong các kỳ tiếp theo.
4.1 Cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế
Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công từ nhiều nguồn khác nhau nhưng không đủ điều kiện ủy quyền quyết toán thì phải:
- Tự khai báo thuế nếu phát sinh số thuế phải nộp thêm hoặc có thuế nộp thừa cần hoàn trả/bù trừ vào kỳ tiếp theo.
- Nếu cá nhân có mặt tại Việt Nam dưới 183 ngày trong năm dương lịch đầu tiên, nhưng đạt 183 ngày trở lên trong 12 tháng liên tục, thì năm quyết toán đầu tiên tính theo chu kỳ 12 tháng liên tục này.
- Người nước ngoài kết thúc hợp đồng tại Việt Nam cần quyết toán thuế trước khi xuất cảnh. Nếu chưa thực hiện, có thể ủy quyền cho tổ chức/cá nhân khác thực hiện thay. Khi nhận ủy quyền, bên nhận phải chịu trách nhiệm về số thuế phải nộp hoặc hoàn trả.
- Cá nhân nhận thu nhập từ nước ngoài hoặc từ tổ chức quốc tế, đại sứ quán, lãnh sự quán mà chưa bị khấu trừ thuế trong năm thì phải trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế nếu có thuế phát sinh.
- Cá nhân gặp thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo không thể nộp thuế đúng hạn thì không được ủy quyền mà phải tự thực hiện quyết toán với cơ quan thuế.
4.2 Tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập từ tiền lương, tiền công
Các tổ chức, cá nhân thực hiện chi trả thu nhập có nghĩa vụ:
- Quyết toán thuế TNCN dù có phát sinh khấu trừ thuế hay không.
- Nếu cá nhân ủy quyền quyết toán nhưng số thuế phải nộp thêm ≤ 50.000 đồng, tổ chức kê khai thông tin nhưng không tổng hợp vào thuế phải nộp.
- Trường hợp tổ chức đã quyết toán thuế trước khi Nghị định 126/2020/NĐ-CP có hiệu lực, không cần điều chỉnh lại.
- Nếu người lao động được điều chuyển giữa các tổ chức do sáp nhập, hợp nhất, chia tách nhưng vẫn trong cùng hệ thống, tổ chức mới phải quyết toán thuế cho cả phần thu nhập từ tổ chức cũ.
- Nếu tổ chức chi trả giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, việc quyết toán thuế phải hoàn thành trước thời điểm ngừng hoạt động.
- Nếu doanh nghiệp chỉ thay đổi loại hình mà kế thừa toàn bộ nghĩa vụ thuế thì không cần quyết toán thuế đến thời điểm thay đổi mà thực hiện vào cuối năm.
4.3 Ủy quyền quyết toán thuế TNCN
Cá nhân có thể ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức/cá nhân chi trả thu nhập nếu:
- Ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên tại một nơi và vẫn làm việc tại thời điểm quyết toán, kể cả khi chưa đủ 12 tháng trong năm dương lịch.
- Được điều chuyển giữa các tổ chức trong cùng hệ thống do sáp nhập, hợp nhất, chia tách, có thể ủy quyền quyết toán cho tổ chức mới.
- Có thêm thu nhập vãng lai dưới 10 triệu đồng/tháng, đã bị khấu trừ thuế 10%, và không có nhu cầu quyết toán phần thu nhập này.
- Nếu cá nhân đã ủy quyền quyết toán nhưng sau đó phát hiện thuộc diện tự quyết toán, tổ chức không điều chỉnh lại hồ sơ mà chỉ cấp chứng từ khấu trừ thuế kèm xác nhận đã quyết toán thay.
- Nếu sử dụng chứng từ điện tử, cần in bản chuyển đổi có thông tin xác nhận để cung cấp cho người nộp thuế.
5. Hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN
Chuẩn bị đầy đủ và chính xác hồ sơ khai quyết toán thuế là bước quan trọng để tránh các sai sót, rủi ro về thuế, đồng thời giúp cá nhân và tổ chức tuân thủ đúng các quy định pháp lý.
Hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập nhận ủy quyền quyết toán bao gồm các tài liệu sau:
- Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân mẫu số 05/QTT-TNCN, được ban hành kèm theo Phụ lục II của Thông tư 80/2021/TT-BTC.
- Phụ lục bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo biểu lũy tiến từng phần mẫu số 05-1/BK-QTT-TNCN, cũng được ban hành kèm theo Phụ lục II của Thông tư 80/2021/TT-BTC.
- Phụ lục bảng kê chi tiết người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh mẫu số 05-3/BK-QTT-TNCN, theo quy định trong Phụ lục II của Thông tư 80/2021/TT-BTC.
- Phụ lục bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo thuế suất toàn phần mẫu số 05-2/BK-QTT-TNCN, được quy định trong Phụ lục II của Thông tư 80/2021/TT-BTC.
Mỗi mẫu phụ lục này được quy định rõ trong Thông tư 80/2021/TT-BTC và đóng vai trò quan trọng trong quá trình quyết toán thuế thu nhập cá nhân.
Giấy xác nhận thu nhập là một công cụ quan trọng giúp xác định và chứng minh tài chính cá nhân trong nhiều tình huống khác nhau. Chuẩn bị đầy đủ và chính xác loại giấy tờ này sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong các thủ tục hành chính và tránh những phiền phức không đáng có. AZTAX luôn sẵn sàng hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc của bạn về vấn đề này qua hotline 0932383089 . Chúng tôi cam kết cung cấp thông tin chính xác và đáng tin cậy để bạn có thể thực hiện các thủ tục một cách thuận lợi.
