Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không là thắc mắc phổ biến của nhiều doanh nghiệp khi chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Theo quy định hiện hành, hóa đơn điện tử không bắt buộc phải đóng dấu, nhưng vẫn cần đảm bảo tính xác thực, nguyên vẹn và có chữ ký số hoặc ký điện tử của người bán. Việc này giúp doanh nghiệp kê khai thuế đúng quy định, đồng thời bảo vệ quyền lợi pháp lý cho cả bên bán và bên mua. Cùng AZTAX tìm hiểu thông qua bài viết sau đây nhé!
1. Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không?
Không. Hiện nay, pháp luật không quy định hóa đơn điện tử khi in ra giấy phải đóng dấu doanh nghiệp. Hóa đơn điện tử in ra giấy chủ yếu phục vụ mục đích lưu trữ, ghi sổ kế toán, theo dõi nội bộ và không có giá trị pháp lý để giao dịch hay thanh toán, do đó các hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có dấu.
Căn cứ khoản 1 và khoản 2 Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử được bảo quản và lưu trữ dưới dạng điện tử. Doanh nghiệp có quyền lựa chọn hình thức lưu trữ phù hợp với đặc thù kinh doanh và khả năng ứng dụng công nghệ của mình. Đồng thời, hóa đơn điện tử phải có khả năng in ra giấy hoặc tra cứu khi có yêu cầu từ nghiệp vụ kinh tế, tài chính hoặc từ cơ quan quản lý thuế, kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra.
Việc chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy cần đảm bảo nội dung khớp hoàn toàn với hóa đơn điện tử gốc, tức là file PDF hoặc bản in phải đầy đủ các thông tin như trong hóa đơn điện tử. Cụ thể, theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử phải bao gồm:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn
- Số hóa đơn
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu có)
- Tên hàng hóa/dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá
- Chữ ký của người bán và người mua
- Thời điểm lập hóa đơn và thời điểm ký số
- Mã của cơ quan thuế (nếu hóa đơn điện tử có mã)
- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại và các nội dung liên quan khác (nếu có)
Như vậy, dựa trên các nội dung bắt buộc trên, hóa đơn điện tử khi chuyển đổi sang giấy không cần đóng dấu. Đồng thời, theo quy định hiện hành, thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử là 10 năm, đảm bảo việc tra cứu và kiểm tra khi cần thiết.
2. Hóa đơn điện tử in ra giấy có hợp lệ không?
Có , hóa đơn điện tử khi in ra giấy được coi là hợp lệ nếu nội dung trên hóa đơn giấy hoàn toàn khớp với hóa đơn điện tử gốc, không bị sửa đổi, thêm bớt hay thay thế bất kỳ thông tin nào. Vì hóa đơn điện tử được lưu trữ dưới định dạng XML và cần phần mềm chuyên dụng để đọc, người dùng thường chuyển đổi sang file PDF hoặc in ra giấy để thuận tiện xem, lưu trữ và đối chiếu trong các nghiệp vụ kế toán – kinh doanh.
Tuy nhiên, bản hóa đơn giấy này không có giá trị pháp lý để giao dịch hay thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối trực tiếp với cơ quan thuế; chỉ file XML của hóa đơn điện tử mới được pháp luật công nhận. Do đó, việc lưu trữ cẩn thận file XML là rất quan trọng để sử dụng khi cơ quan thuế hoặc các bên liên quan yêu cầu.
Hóa đơn điện tử in ra giấy thường được sử dụng cho các mục đích sau:
- Chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa trong quá trình phân phối, vận chuyển;
- Ghi sổ và theo dõi kế toán, giúp đối chiếu các nghiệp vụ phát sinh;
- Phục vụ yêu cầu của khách hàng.
Theo khoản 1 Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc in hóa đơn điện tử ra giấy chỉ thực hiện khi cơ quan quản lý thuế, kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra yêu cầu hoặc do nhu cầu nghiệp vụ kinh tế – tài chính.
Như vậy, hóa đơn điện tử in ra giấy hợp lệ khi phản ánh chính xác, đầy đủ nội dung của hóa đơn điện tử gốc, nhưng giá trị pháp lý và hiệu lực thanh toán vẫn thuộc về file XML.
3. Cách in hóa đơn điện tử ra giấy như thế nào?
Hiện nay, thao tác in hóa đơn điện tử ra giấy rất đơn giản và có thể thực hiện trực tiếp trên phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng.
Tùy từng hệ thống phần mềm, các bước thực hiện có thể khác nhau đôi chút, nhưng nhìn chung quy trình in chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy thường gồm:
- Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử.
- Bước 2: Tìm kiếm hóa đơn điện tử cần in chuyển đổi.
- Bước 3: Chọn chức năng “In chuyển đổi”.
- Bước 4: Phần mềm sẽ tự động kết nối với máy in để thực hiện việc chuyển đổi và in hóa đơn điện tử ra bản giấy.
Mặc dù pháp luật không bắt buộc phải in hóa đơn điện tử ra bản giấy, nhưng việc lưu giữ thêm bản giấy vẫn mang lại nhiều lợi ích trong công tác hạch toán kế toán cũng như khi cơ quan thuế tiến hành thanh tra, kiểm tra.
Tóm lại, hóa đơn điện tử không bắt buộc phải đóng dấu của doanh nghiệp, kể cả khi được in ra giấy, miễn là hóa đơn thể hiện đầy đủ các tiêu thức theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và nội dung khớp đúng với hóa đơn điện tử gốc. Doanh nghiệp cần lưu trữ cẩn thận file XML của hóa đơn – đây mới là bản có giá trị pháp lý dùng để kê khai, đối chiếu và xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan chức năng yêu cầu. Việc hiểu rõ quy định này giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật và tiết kiệm thời gian trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử. Hãy liên hệ ngay với AZTAX để được hỗ trợ và tư vấn miễn phí để giải đáp thắc mắc nhé!
