Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là một yếu tố quan trọng trong việc xác định và chứng minh số thuế đã được khấu trừ khi chi trả thu nhập cho cá nhân. Việc nắm rõ các quy định và cách thức sử dụng chứng từ này giúp cá nhân và doanh nghiệp tuân thủ đúng nghĩa vụ thuế. AZTAX đã tổng hợp các thông tin chi tiết về chứng từ khấu trừ thuế TNCN, hãy cùng tìm hiểu!
1. Tổng quan về chứng từ khấu trừ thuế TNCN
1.1 Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì?
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là văn bản do tổ chức hoặc cá nhân chi trả thu nhập phát hành để xác nhận số thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ của người nhận thu nhập.
Theo quy định tại khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ này bao gồm các thông tin quan trọng sau:
- Tiêu đề và thông tin nhận diện: Ghi rõ tên chứng từ, ký hiệu mẫu, mã số chứng từ và số thứ tự phát hành.
- Thông tin của đơn vị chi trả thu nhập: Bao gồm tên, địa chỉ và mã số thuế của tổ chức/cá nhân phát hành chứng từ.
- Thông tin của cá nhân nộp thuế: Ghi rõ họ tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có). Trường hợp cá nhân không mang quốc tịch Việt Nam, cần bổ sung thông tin về quốc tịch.
- Chi tiết thu nhập và thuế khấu trừ: Gồm tổng thu nhập chịu thuế, thời điểm chi trả, số thuế đã khấu trừ và số tiền thực nhận sau thuế.
- Ngày lập chứng từ: Ghi rõ ngày, tháng, năm phát hành chứng từ.
- Xác nhận của đơn vị chi trả thu nhập: Họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền. Đối với chứng từ điện tử, chữ ký số được sử dụng thay thế.
Chứng từ này đóng vai trò quan trọng trong việc xác nhận nghĩa vụ thuế của cá nhân, đồng thời là căn cứ kê khai quyết toán thuế với cơ quan thuế.
1.2 Chứng từ khấu trừ thuế TNCN dùng để làm gì?
Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau, trong đó có một số mục đích quan trọng được quy định trong pháp luật thuế, bao gồm:
Hồ sơ quyết toán thuế
- Chứng từ khấu trừ thuế là tài liệu quan trọng khi cá nhân thực hiện quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế, theo quy định tại Phụ lục I của Nghị định 126/2020/NĐ-CP.
- Trong trường hợp tổ chức chi trả thu nhập đã ngừng hoạt động và không thể cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân, cơ quan thuế sẽ xem xét hồ sơ quyết toán dựa trên dữ liệu quản lý thuế mà không bắt buộc phải có chứng từ này.
Xác nhận số thuế đã khấu trừ: Chứng từ này giúp cá nhân kiểm tra chính xác số tiền thuế đã bị khấu trừ từ thu nhập của mình, qua đó xác định xem họ có nghĩa vụ nộp thuế TNCN hay không và liệu mức khấu trừ có đúng quy định hay chưa.
Tăng tính minh bạch tài chính: Việc có chứng từ khấu trừ thuế giúp cá nhân chứng minh sự rõ ràng, minh bạch trong các khoản thu nhập chịu thuế cũng như số thuế đã nộp, từ đó đảm bảo quyền lợi của mình khi làm việc với cơ quan thuế hoặc trong các giao dịch tài chính khác.
2. Quy định về chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là yếu tố quan trọng giúp xác định số thuế đã được khấu trừ khi chi trả thu nhập cho cá nhân. Việc nắm vững quy định về chứng từ này giúp người nộp thuế tuân thủ đúng quy định và tối ưu hóa quyền lợi.
2.1 Trường hợp cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Theo quy định tại điểm b Khoản 2 Điều 25 của Thông tư 111/2013/TT-BTC, các trường hợp được cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN được quy định như sau:
- Đối với người lao động không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng: Người lao động có quyền yêu cầu tổ chức/cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.
- Đối với người lao động ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên: Tổ chức/cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho người lao động một chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế.
Ngoài ra, cá nhân người lao động có quyền yêu cầu đơn vị chi trả thu nhập cung cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN nếu thu nhập của họ đã bị khấu trừ thuế theo các trường hợp phải thực hiện khấu trừ thuế TNCN.
Lưu ý: Trong trường hợp cá nhân người lao động ủy quyền cho đơn vị thực hiện quyết toán thuế, thì đơn vị sẽ không cấp chứng từ khấu trừ thuế.
2.2 Bắt buộc chuyển đổi sang chứng từ thuế TNCN điện tử
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, kể từ ngày 1/07/2022, các đơn vị phải chuyển sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân dưới hình thức điện tử, đồng thời ngừng sử dụng chứng từ thuế TNCN tự in hoặc chứng từ đã đặt in từ trước.
2.3 Xử lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự in, còn tồn
Vào ngày 12/07/2022, Tổng cục Thuế đã phát hành Công văn số 2455/TCT-DNNCN hướng dẫn về việc triển khai và sử dụng hóa đơn, chứng từ điện tử. Cụ thể như sau:
- Trong trường hợp chưa triển khai được chứng từ khấu trừ điện tử, các tổ chức, bao gồm cơ quan thuế, có thể sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự phát hành theo Thông tư số 37/2010/TT-BTC, nếu đã thông báo phát hành trước ngày 01/07/2022.
- Các chứng từ khấu trừ thuế TNCN giấy do cơ quan thuế cấp, nếu vẫn còn tồn, vẫn có thể tiếp tục sử dụng.
Lưu ý: Kể từ ngày 01/07/2022, Cơ quan Thuế sẽ ngừng cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN do cơ quan thuế in sẵn. Do đó, các tổ chức, sau khi sử dụng hết chứng từ tự in, sẽ phải chuyển sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử nếu còn tồn chứng từ.
Việc hiểu rõ quy định về chứng từ khấu trừ thuế TNCN giúp đảm bảo quá trình kê khai và nộp thuế chính xác. Điều này không chỉ giúp tuân thủ pháp luật mà còn tối ưu hóa nghĩa vụ thuế.
3. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN được cấp khi nào?
Theo quy định tại Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải được lập ngay khi tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện việc khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đối với cá nhân nhận thu nhập.
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN cần được trao cho cá nhân có thu nhập bị khấu trừ. Thời điểm cấp chứng từ này là khi cá nhân yêu cầu tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập cung cấp cho mình.
Từ ngày 01/7/2022, với sự có hiệu lực của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tất cả các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân bắt buộc phải sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử.
Dựa theo Điều 33 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân có quyền tự phát triển phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử, nhưng phải đảm bảo rằng chứng từ này đáp ứng đầy đủ các yêu cầu bắt buộc theo quy định.
Theo khoản 2 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy định về số lượng chứng từ khấu trừ thuế TNCN cấp cho cá nhân như sau:
Cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng: Được yêu cầu cấp chứng từ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp 01 chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.
Cá nhân ký hợp đồng lao động từ ba (03) tháng trở lên: Chỉ cấp 01 chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế cho cá nhân.
Như vậy, việc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN tùy thuộc vào loại hợp đồng lao động, đảm bảo linh hoạt cho từng đối tượng.
4. Có bắt buộc cấp chứng từ khấu trừ thuế tncn không?
Có. Việc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN là nghĩa vụ bắt buộc đối với tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập khi đã thực hiện khấu trừ thuế trước khi thanh toán cho người nhận. Nếu cá nhân bị khấu trừ thuế có yêu cầu, đơn vị chi trả phải cung cấp chứng từ xác nhận số thuế đã nộp, đảm bảo minh bạch và phục vụ cho việc quyết toán thuế.
Tại khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC có quy định như sau:
Khấu trừ thuế và chứng từ khấu trừ thuế
…
2. Chứng từ khấu trừ
a) Tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn tại khoản 1, Điều này phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ.
b) Cấp chứng từ khấu trừ trong một số trường hợp cụ thể như sau:
b.1) Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới ba (03) tháng: cá nhân có quyền yêu cầu tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.
Ví dụ 15: Ông Q ký hợp đồng dịch vụ với công ty X để chăm sóc cây cảnh tại khuôn viên của Công ty theo lịch một tháng một lần trong thời gian từ tháng 9/2013 đến tháng 4/2014. Thu nhập của ông Q được Công ty thanh toán theo từng tháng với số tiền là 03 triệu đồng. Như vậy, trường hợp này ông Q có thể yêu cầu Công ty cấp chứng từ khấu trừ theo từng tháng hoặc cấp một chứng từ phản ánh số thuế đã khấu trừ từ tháng 9 đến tháng 12/2013 và một chứng từ cho thời gian từ tháng 01 đến tháng 04/2014.
b.2) Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ ba (03) tháng trở lên: tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế.
Ví dụ 16: Ông R ký hợp đồng lao động dài hạn (từ tháng 9/2013 đến tháng hết tháng 8/2014) với công ty Y. Trong trường hợp này, nếu ông R thuộc đối tượng phải quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế và có yêu cầu Công ty cấp chứng từ khấu trừ thì Công ty sẽ thực hiện cấp 01 chứng từ phản ánh số thuế đã khấu trừ từ tháng 9 đến hết tháng 12/2013 và 01 chứng từ cho thời gian từ tháng 01 đến hết tháng 8/2014.
Đồng thời, tại Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:
Thời điểm lập chứng từ
Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí.
Như vậy, tại thời điểm khấu trừ thuế TNCN, tổ chức khấu trừ thuế phải lập chứng từ và giao cho người có thu nhập bị khấu trừ hoặc là khi người này có các yêu cầu.
5. Thủ tục mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Theo Công văn số 2455/TCT-DNNCN của Tổng cục Thuế, từ ngày 1/7/2022, cơ quan thuế ngừng bán chứng từ khấu trừ thuế TNCN do cơ quan thuế đặt in. Tuy nhiên, các tổ chức, doanh nghiệp vẫn có thể tiếp tục sử dụng số chứng từ khấu trừ thuế đã mua trước đó nếu còn tồn.
Điều này đồng nghĩa với việc, hiện tại, doanh nghiệp không thể làm thủ tục mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN trực tiếp từ cơ quan thuế.
Bắt Buộc Chuyển Sang Chứng Từ Khấu Trừ Thuế TNCN Điện Tử
Khoản 5 Điều 12 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định, kể từ ngày 1/7/2022, tất cả các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân phải chuyển đổi sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, thay thế hoàn toàn cho chứng từ bản giấy trước đây.
Khoản 2 Điều 33 Nghị định 123/2020/NĐ-CP cũng cho phép doanh nghiệp tự xây dựng hệ thống phần mềm để phát hành và sử dụng chứng từ điện tử, miễn là đáp ứng các tiêu chuẩn của cơ quan thuế.
Các phần mềm hỗ trợ chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử
Hiện nay, trên thị trường có nhiều đơn vị cung cấp phần mềm hỗ trợ lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử. Một số phần mềm uy tín mà doanh nghiệp có thể tham khảo gồm:
- VNPT Invoice – Giải pháp hóa đơn điện tử từ VNPT.
- eChungtu (BKAV) – Phần mềm chứng từ khấu trừ thuế điện tử từ BKAV.
- EASYPIT (SOFTDREAM) – Giải pháp tối ưu cho chứng từ điện tử.
Doanh nghiệp có thể lựa chọn phần mềm phù hợp để đáp ứng quy định pháp luật và tối ưu hóa quy trình quản lý thuế.
Mỗi nhà cung cấp phần mềm chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử có quy trình riêng, nhưng nhìn chung, doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục mua chứng từ khấu trừ thuế tncn theo các bước sau:
Bước 1: Chọn Gói Dịch Vụ Phù Hợp
Doanh nghiệp cần tìm hiểu và lựa chọn gói chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử phù hợp với nhu cầu sử dụng.
Bước 2: Chuẩn Bị Hồ Sơ & Ký Kết Hợp Đồng
Sau khi lựa chọn gói dịch vụ, doanh nghiệp cung cấp hồ sơ đăng ký. Nhân viên kinh doanh của nhà cung cấp phần mềm sẽ hỗ trợ ký hợp đồng dịch vụ. Hồ sơ đăng ký thường bao gồm:
- Giấy phép kinh doanh (bản scan)
- CMND/CCCD/hộ chiếu của người đại diện pháp luật (bản scan)
- Trường hợp ủy quyền: Cần thêm giấy ủy quyền và CMND/CCCD/hộ chiếu của người được ủy quyền
Bước 3: Hướng Dẫn Sử Dụng Phần Mềm
Sau khi hoàn tất hợp đồng, nhân viên của đơn vị cung cấp sẽ hướng dẫn doanh nghiệp sử dụng phần mềm lập chứng từ điện tử.
Bước 4: Bàn Giao & Chính Thức Triển Khai
Doanh nghiệp trải nghiệm phần mềm dùng thử trước khi nhận bàn giao chính thức từ nhà cung cấp.
Lưu ý quan trọng: Theo Công văn 2455/TCT-DNNCN của Tổng cục Thuế, tổ chức khấu trừ sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử không cần đăng ký, thông báo phát hành hay chuyển dữ liệu đến CQT. Doanh nghiệp có thể tự triển khai phần mềm miễn là đảm bảo nội dung chứng từ theo quy định.
6. Cách đăng ký chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử
Việc đăng ký chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử là một thủ tục quan trọng giúp cá nhân và doanh nghiệp tuân thủ đúng các quy định thuế. Nắm vững quy trình này giúp bạn thực hiện các nghĩa vụ thuế nhanh chóng và chính xác. Hãy cùng tìm hiểu cách thức đăng ký hiệu quả!
Cách 1: Gửi hồ sơ đăng ký theo mẫu 02/PH-BLG đến cơ quan thuế
Theo hướng dẫn tại Công văn 7563/CTTPHCM-TTHT năm 2022 của Cục Thuế TP.HCM, tổ chức chi trả thu nhập có nhu cầu sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN cần nộp hồ sơ qua Cổng thông tin thuế điện tử của Tổng cục Thuế.
Hồ sơ đăng ký bao gồm: Thông báo phát hành chứng từ khấu trừ theo Mẫu 02/PH-BLG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Lưu ý: Văn phòng đại diện chưa có chữ ký số có thể đăng ký chữ ký số cấp một lần để tiết kiệm chi phí, với hiệu lực trong vòng 05 ngày.
Cách 2: Đăng ký theo mẫu 01/ĐKTĐ – HĐĐT
Các tổ chức đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có thể thực hiện đăng ký chứng từ khấu trừ thuế TNCN bằng cách chọn một trong hai tùy chọn tại mục “Loại hóa đơn sử dụng” hoặc “Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn”
Việc tìm hiểu cách đăng ký chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử giúp doanh nghiệp và cá nhân thực hiện thủ tục thuế một cách nhanh chóng và chính xác.
7. Nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN Online thế nào?
Theo quy định trước đây tại Thông tư 37/2010/TT-BTC, doanh nghiệp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự in trên máy tính phải báo cáo tình hình sử dụng. Tuy nhiên, thông tư này đã bị bãi bỏ theo Quyết định 79/QĐ-BTC năm 2023, có hiệu lực từ ngày 31/01/2023.
Hiện nay, tất cả doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử. Đồng thời, Thông tư 78/2021/TT-BTC không yêu cầu nộp báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử.
Doanh nghiệp chi trả thu nhập không phải nộp báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế với cơ quan thuế khi sử dụng chứng từ điện tử.
Trước đây, doanh nghiệp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự in có thể nộp báo cáo qua mạng. Nhưng khi hình thức này không còn áp dụng, nghĩa vụ báo cáo cũng không còn tồn tại.
Như vậy việc hiểu rõ chứng từ khấu trừ thuế TNCN là rất quan trọng để đảm bảo rằng việc khấu trừ thuế chính xác và hợp pháp tránh sai sót không đáng có. Nếu bạn cần hỗ trợ chi tiết về các quy định và cách sử dụng chứng từ thuế thu nhập cá nhân này, hãy liên hệ ngay đến AZTAX qua HOTLINE: 0932.383.089 để được tư vấn và giải đáp thắc mắc một cách nhanh chóng và chính xác!
