Trong bối cảnh nhu cầu di chuyển ngày càng tăng cao, việc đưa chi phí thuê xe ô tô của cá nhân vào chi phí công ty là giải pháp tối ưu cho mọi công ty. Không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn nhiều lợi ích khác. Vậy làm sao để đưa chi phí thuê xe ô tô của cá nhân vào chi phí công ty? Cùng AZTAX khám phá chủ đề này nhé!
1. Ưu điểm khi đưa chi phí thuê xe ô tô của cá nhân vào chi phí công ty
Đưa chi phí thuê xe ô tô của cá nhân vào chi phí công ty có nhiều ưu điểm, đặc biệt là trong việc tối ưu hóa tài chính như giảm gánh nặng thuế, tối ưu hóa nguồn lực, linh hoạt trong quản lý tài chính, hỗ trợ công tác kế toán, tăng tính chuyên nghiệp cho công ty.
Dưới đây là một số lợi ích nổi bật:
- Giảm gánh nặng thuế: Khi chi phí thuê xe cá nhân được hạch toán vào chi phí công ty, nó sẽ làm giảm lợi nhuận chịu thuế, từ đó giảm số tiền thuế thu nhập công ty phải nộp.
- Tối ưu hóa nguồn lực: Việc sử dụng xe cá nhân cho mục đích công việc giúp công ty tối ưu hóa việc sử dụng tài sản mà không cần đầu tư vào việc mua xe mới, từ đó tiết kiệm chi phí đầu tư.
- Linh hoạt trong quản lý tài chính: Công ty có thể kiểm soát chi phí thuê xe thông qua các hợp đồng ngắn hạn hoặc dài hạn, tùy theo nhu cầu sử dụng, giúp linh hoạt hơn trong việc quản lý dòng tiền.
- Hỗ trợ công tác kế toán: Khi đưa chi phí thuê xe cá nhân vào chi phí công ty, việc quản lý và hạch toán chi phí sẽ trở nên rõ ràng và minh bạch hơn, đồng thời dễ dàng cho việc kiểm tra và báo cáo tài chính.
- Tăng tính chuyên nghiệp: Sử dụng xe cá nhân được hạch toán vào chi phí công ty có thể tăng tính chuyên nghiệp và trách nhiệm của nhân viên khi sử dụng xe cho mục đích công việc.
2.Quy định về chi phí thuê xe ô tô của cá nhân
Khi công ty thuê xe của cá nhân thì phải tuân thủ các quy định, đáp ứng yêu cầu hợp đồng thuê và chứng từ thanh toán hợp lệ. Nếu công ty thuê xe của cá nhân có doanh thu cho thuê dưới 100 triệu đồng/năm, cá nhân không phải nộp thuế GTGT và thuế TNCN. Với doanh thu trên 100 triệu đồng/năm, công ty phải nộp thuế thay hoặc cá nhân tự nộp, tùy theo thỏa thuận. Mức thuế GTGT và TNCN là 5% trên doanh thu tính thuế.
Căn cứ theo khoản 2.5 điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC,quy định về chi phí thuê xe ô tô của các nhân như sau:
2.5. Chi tiền thuê tài sản của cá nhân không có đầy đủ hồ sơ, chứng từ dưới đây:
– Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản và chứng từ trả tiền thuê tài sản.
– Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thoả thuận doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản, chứng từ trả tiền thuê tài sản và chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân.
– Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thỏa thuận tiền thuê tài sản chưa bao gồm thuế (thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân) và doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì doanh nghiệp được tính vào chí phí được trừ tổng số tiền thuê tài sản bao gồm cả phần thuế nộp thay cho cá nhân.
Như vậy, việc công ty thuê xe của cá nhân hoàn toàn có thể được tính là chi phí hợp lý của công ty nếu tuân thủ đầy đủ các yêu cầu hồ sơ
Tính thuế đối với cá nhân khi cho công ty thuê xe ô tô sẽ được chia thành 2 trường hợp sau:
2.1 Trường hợp giá trị hợp đồng thuê xe cá nhân dưới 100 triệu/năm
Trong trường hợp hợp đồng thuê xe ô tô của cá nhân có giá trị dưới 100 triệu đồng/năm, pháp luật quy định như sau:
Căn cứ theo khoản 3 Điều 1 Thông tư 100/2021/TT-BTC quy định như sau:
“3. Sửa đổi điểm c khoản 1 Điều 9 như sau:
“c) Cá nhân chỉ có hoạt động cho thuê tài sản và thời gian cho thuê không trọn năm, nếu phát sinh doanh thu cho thuê từ 100 triệu đồng/năm trở xuống thì thuộc diện không phải nộp thuế GTGT, không phải nộp thuế TNCN. Trường hợp bên thuê trả tiền thuê tài sản trước cho nhiều năm thì mức doanh thu để xác định cá nhân phải nộp thuế hay không phải nộp thuế là doanh thu trả tiền một lần được phân bổ theo năm dương lịch.”
Vậy Nếu cá nhân cho công ty thuê xe ô tô với doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm, thì không phải đóng thuế GTGT và thuế TNCN. Do đó, công ty thuê xe của cá nhân chỉ cần thực hiện đầy đủ các thủ tục về hợp đồng và thanh toán, thì chi phí thuê xe có thể được tính vào chi phí hợp lý của công ty.
2.2 Trường hợp giá trị hợp đồng thuê xe cá nhân trên 100 triệu/năm
Trong trường hợp hợp đồng thuê xe ô tô của cá nhân có giá trị trên 100 triệu đồng/năm, để chi phí thuê xe được tính là chi phí hợp lý thì công ty hoặc cá nhân cần phải nộp thuế GTGT và thuế TNCN. Cụ thể:
- Trường hợp giá thuê chưa bao gồm thuế và công ty nộp thuế thay cho cá nhân: chi phí được trừ sẽ bao gồm giá thuê xe và số thuế mà công ty nộp thay.
- Trường hợp giá thuê chưa bao gồm thuế và cá nhân tự nộp thuế: chi phí được trừ chỉ là giá thuê xe ghi trong hợp đồng.
2.3 Mức thuế suất cá nhân phải nộp khi cho công ty thuê xe ô tô
Số tiền thuế GTGT và thuế TNCN cá nhân phải nộp khi cho thuê ô tô được tính như sau:
- Thuế GTGT: = Doanh thu tính thuế GTGT × 5%
- Thuế TNCN: = Doanh thu tính thuế TNCN × 5%
Trong đó:
- Doanh thu tính thuế bao gồm số tiền thuê theo kỳ và các khoản thu khác, không bao gồm bồi thường hay phạt.
- Nếu bên thuê trả tiền trước nhiều năm, doanh thu tính thuế sẽ được phân bổ theo số năm cho thuê.
Theo Thông tư 92/2015/TT-BTC, tỷ lệ thuế GTGT và thuế TNCN cho hoạt động cho thuê tài sản là 5%
Xem thêm: Quy định về hạch toán chi phí đi công tác đối với doanh nghiệp.
3. Công ty thuê xe cá nhân cần thủ tục gì?
3.1 Thủ tục cần có khi thuê xe ô tô của cá nhân
Để thuê xe ô tô cá nhân công ty thuê xe ô tô cần thực hiện các bước sau đây:
Lập thỏa thuận giữa bên thuê và bên cho thuê
Việc cho cá nhân, công ty hay tổ chức thuê ô tô được coi là hình thức cho thuê và thế chấp tài sản theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015. Để quá trình thuê xe diễn ra suôn sẻ, cả hai bên cần thỏa thuận trước về giá thuê, điều khoản và các quy định liên quan trước khi ký hợp đồng.
Trước khi ký kết hợp đồng, bên thuê và bên cho thuê cần nghiên cứu kỹ lưỡng và xác định các mức giá dịch vụ sau để tránh phát sinh tranh chấp sau này:
- Giá thuê ô tô: Được xác định dựa trên sự thỏa thuận giữa hai bên.
- Thời hạn thuê: Là khoảng thời gian hiệu lực của hợp đồng, sau khi hết hạn, bên thuê phải hoàn trả xe cho bên cho thuê.
- Các chi phí khác như bảo dưỡng, phí đường bộ, tiền phạt nguội (nếu có) cũng cần được quy định rõ ràng trong hợp đồng và thỏa thuận trước.
- Khi hợp đồng kết thúc, doanh nghiệp thuê xe phải trả lại tài sản đúng với tình trạng ban đầu, đảm bảo chất lượng và chủng loại như đã cam kết.
Soạn thảo hợp đồng
Khi soạn thảo hợp đồng, cần xác định rõ thông tin của cả hai bên: bên thuê và bên cho thuê. Đặc biệt, phải ghi tên doanh nghiệp ở phía bên thuê, bởi dịch vụ được cung cấp cho doanh nghiệp, không phải cá nhân.
Các điều khoản và điều kiện đã được thống nhất trước đó cần được nêu rõ ràng, chi tiết trong hợp đồng.
Bên cho thuê cũng cần chú trọng đến điều khoản “thế chấp tài sản“, đây là yếu tố bảo đảm quyền lợi và an toàn cho họ. Để thực hiện việc thế chấp, cần đáp ứng các yêu cầu sau:
- Điều khoản thế chấp tài sản phải được ghi chi tiết trong hợp đồng thuê xe hoặc được lập thành văn bản riêng.
- Cả hai bên cần bàn bạc và đồng ý trước về nội dung thế chấp tài sản trước khi chính thức đưa vào hợp đồng.
- Nếu không có thỏa thuận rõ ràng, thế chấp sẽ có hiệu lực cho đến khi nghĩa vụ bảo đảm được chấm dứt.
3.2 Hồ sơ cần có khi thuê xe ô tô của cá nhân
Khi thuê xe ô tô của các nhân và để chi phí thuê xe ô tô cá nhân được tính vào chi phí hợp lý của công ty thì khi tính thuế TNDN, công ty cần phải có các loại hồ sơ sau:
- Hợp đồng thuê xe giữa công ty với cá nhân.
- Bản sao chứng thực giấy tờ xe, gồm: Giấy đăng ký xe, biển số, bảo hiểm, và giấy tờ tùy thân của chủ sở hữu xe (CCCD hoặc hộ chiếu).
- Chứng từ thanh toán tiền thuê xe cho cá nhân.
- Giấy tờ kê khai, nộp thuế nếu hợp đồng thuê xe có giá trị trên 100 triệu đồng/năm.
Lập hợp đồng thuê xe giữa công ty và cá nhân đóng vai trò quan trọng không chỉ trong việc hợp thức hóa chi phí cho công ty từ góc độ kế toán thuế, mà còn xác định rõ quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của cả hai bên: công ty và cá nhân cho thuê xe.
Bạn có thể tham khảo mẫu hợp đồng thuê xe ô to của cá nhân sau:
4. Hạch toán chi phí thuê xe ô tô cá nhân
Hạch toán chi phí thuê xe ô tô cá nhân là một quy trình quan trọng giúp công ty quản lý tài chính hiệu quả, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định về thuế và kế toán. Việc này đòi hỏi sự chính xác trong việc ghi nhận chi phí để tối ưu hóa lợi ích tài chính. Dưới đây là hướng dẫn hạch toán chi phí thuê xe ô tô cá nhân trong một số trường hợp:
Kế toán hạch toán chi phí thuê xe ô tô của cá nhân tùy theo mục đích sử dụng như sau:
Trường hợp 1: Thuê xe của cá nhân và sử dụng cho bộ phận bán hàng, hạch toán như sau:
- Nợ TK 6417
- Có TK 111/112/131
Ví dụ: Công ty ABC thuê một xe ô tô từ cá nhân để sử dụng cho bộ phận bán hàng. Tổng chi phí thuê xe trong tháng là 5.000.000 VNĐ.
Hạch toán chi phí thuê xe như sau:
- Nợ TK 6417 – Chi phí bán hàng: 5.000.000 VNĐ
- Có TK 111 – Tiền mặt: 5.000.000 VNĐ
Nếu thanh toán qua ngân hàng:
- Nợ TK 6417 – Chi phí bán hàng: 5.000.000 VNĐ
- Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng: 5.000.000 VNĐ
Nếu chi phí chưa thanh toán và nợ:
- Nợ TK 6417 – Chi phí bán hàng: 5.000.000 VNĐ
- Có TK 131 – Phải trả người bán: 5.000.000 VNĐ
Trường hợp 2: thuê xe cho bộ phận quản lý sử dụng, hạch toán như sau:
- Nợ TK 6427
- Có TK 111/112/131
Trường hợp 3: Thuê xe để chở nguyên vật liệu (sản xuất) hoặc vật tư, máy móc (xây dựng), hạch toán như sau:
- Nợ TK 6277
- Có TK 111/112/131
Ví dụ: Công ty XYZ thuê một xe tải để vận chuyển nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất. Tổng chi phí thuê xe trong tháng là 3.000.000 VNĐ.
Hạch toán chi phí thuê xe như sau:
- Nợ TK 6277 – Chi phí sản xuất chung: 3.000.000 VNĐ
- Có TK 111 – Tiền mặt: 3.000.000 VNĐ
Nếu thanh toán qua ngân hàng:
- Nợ TK 6277 – Chi phí sản xuất chung: 3.000.000 VNĐ
- Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng: 3.000.000 VNĐ
Nếu chi phí chưa thanh toán và nợ:
- Nợ TK 6277 – Chi phí sản xuất chung: 3.000.000 VNĐ
- Có TK 131 – Phải trả người bán: 3.000.000 VNĐ
Nếu công ty thanh toán tiền thuê xe một lần cho nhiều tháng, hạch toán như sau:
- Nợ TK 242
- Có TK 111/112/131
- Hàng tháng hạch toán chi phí thuê xe theo các trường hợp trên.
Xem thêm: Hạch toán chi phí vé máy bay hợp lệ cho doanh nghiệp
5. Câu hỏi thường gặp
5.1 Cá nhân cho thuê xe ô to có phải nộp thuế không?
Cá nhân có doanh thu từ việc cho thuê ô tô dưới 100 triệu đồng mỗi năm không phải nộp thuế TNCN. Ngược lại, nếu doanh thu từ 100 triệu đồng trở lên, cá nhân phải thực hiện nghĩa vụ đóng thuế đầy đủ, bao gồm thuế GTGT và thuế TNCN cho hoạt động này.
5.2 Cá nhân cho thuê xe có phải đăng ký kinh doanh không?
Cá nhân cho thuê xe có phải đăng ký kinh doanh không? Câu trả lời là không, bởi theo luật đầu tư năm 2020 thì người cho thuê xe ô tô tự lái không phải đăng ký kinh doanh với cơ quan nhà nước nhưng vẫn phải đóng thuế.
Cá nhân cho thuê xe cũng nhận được doanh thu từ hoạt động cho thuê, mà hoạt động này có thể đem lại khoản thu khá lớn cho cá nhân đó, từ khoản thu này cá nhân có thể phải nộp thuế thu nhập cá nhân hoặc thuế giá trị gia tăng liên quan.
Cá nhân cho thuê ô tô có hoạt động doanh thu từ 100 triệu đồng trở lên thì phải đóng thuế, còn có doanh thu từ 100 triệu đồng trở xuống thì không cần phải đóng thuế.
Trên đây là toàn bộ thông tin về cách đưa chi phí thuê xe ô tô của cá nhân vào chi phí công ty, hy vọng bài viết đem lại thông tin hữu ích cho bạn. Chi phí thuê xe ô tô của cá nhân là yếu tố quan trọng cần xem xét để đảm bảo quản lý ngân sách hiệu quả. Để có cái nhìn rõ ràng hơn về các khoản phí liên quan và cách tối ưu hóa chi phí, bạn có thể liên hệ với AZTAX qua Hotline: 0932.383.089 để nhận được sự tư vấn chi tiết nhé!
