Hạch toán chi phí vé máy bay hợp lệ cho doanh nghiệp

chi phi ve may bay hop le

Chi phí vé máy bay hợp lệ luôn là một vấn đề được nhiều người quan tâm, nhất là các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài. Vậy, các doanh nghiệp yêu cầu di chuyển bằng máy bay cần những hồ sơ gì? Quy định về chi phí này như thế nào? Mời quý bạn đọc cùng theo dõi bài viết dưới đây để biết thêm thông tin cụ thể!

1. Quy định hiện hành về hạch toán chi phí vé máy bay hợp lệ theo pháp luật

quy dinh hien hanh ve Chi phí vé máy bay và hóa đơn vé máy bay hợp lệ
Chi phí vé máy bay hợp lệ theo quy định hiện hành

Căn cứ điểm 2.9 khoản 2 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC quy định:

Chi phụ cấp tàu xe đi nghỉ phép không đúng theo quy định của Bộ Luật Lao động.

Chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán tiền đi lại, tiền ở, tiền phụ cấp.

Trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác (bao gồm công tác trong nước và công tác nước ngoài) nếu có phát sinh chi phí từ 20 triệu đồng trở lên, chi phí mua vé máy bay mà các khoản chi phí này được thanh toán bằng thẻ ngân hàng của cá nhân thì đủ điều kiện là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt và tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

  • Có hóa đơn, chứng từ phù hợp do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất.
  • Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.
  • Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động được phép thanh toán khoản công tác phí, mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng do cá nhân là chủ thẻ và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.

Trường hợp doanh nghiệp có mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển. Trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.

Theo đó, tiền vé máy bay cho nhân viên công tác là chi phí được trừ khi thỏa mãn:

  • Có đầy đủ các hóa đơn, giấy tờ hợp pháp theo quy định.
  • Doanh nghiệp đã khoán các khoản chi phí phụ cấp công tác trên quy chế nội bộ của doanh nghiệp.
  • Mức chi trên 20 triệu đồng phát sinh trong quá trình công tác (kể cả chi phí vé máy bay).
  • Doanh nghiệp mua vé máy bay qua thông qua website điện tử phục vụ người lao động đi công tác.

2. Chi phí vé máy bay hợp lệ đối với các trường hợp cụ thể

2.1. Chi phí vé máy bay khi doanh nghiệp trực tiếp mua vé tại đại lý

Chi phí vé máy bay khi truc tiep mua ve tai dai ly
Chi phí vé máy bay khi doanh nghiệp trực tiếp mua vé tại đại lý

Theo đó, chi phí vé máy bay công tác doanh nghiệp trực tiếp mua vé tại đại lý được tính vào khoản chi phí hợp lệ khi và chỉ khi:

  • Có các hóa đơn, giấy tờ hợp lệ kèm theo.
  • Cung cấp đầy đủ vé máy bay, thẻ lên máy bay.
  • Các hóa đơn thanh toán làm minh chứng.
    • Trường hợp khoản chi phí có giá trị từ 20.000.000 đồng trở lên thì phải có chứng từ thanh toán, không dùng tiền mặt.
    • Trường hợp khoản chi phí dưới 20.000.000 đồng thì có thể sử dụng tiền mặt.

2.2. Doanh nghiệp cho nhân viên đi công tác tự mua vé máy bay

Căn cứ theo Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC quy định, khoản chi phí doanh nghiệp khoán cho nhân viên tự mua vé máy bay sẽ được trừ vào khoản chi phí đi lại khi:

  • Có đầy đủ hóa đơn trong trường hợp cá nhân mua trực tiếp tại đại lý.
  • Vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay trong trường hợp cá nhân mua qua website.
  • Các hóa đơn thanh toán của cá nhân với bên bán hàng.
  • Doanh nghiệp có các quyết định về việc cử người đi công tác.

Các quy chế tài chính, quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép cá nhân được phép thanh toán các khoản chi phí bằng tài khoản cá nhân. Đồng thời, khoản chi phí này cũng được doanh nghiệp chi trả lại cho người lao động.

doanh nghiep cho nhan vien di cong tac tu mua
Doanh nghiệp cho nhân viên đi công tác tự mua vé máy bay

Bên cạnh đó, cá nhân được cử đi công tác (trong nước và nước ngoài) có phát sinh chi phí được thanh toán bằng thẻ ngân hàng cá nhân từ 20.000.000 đồng trở lên thì phải thỏa mãn các điều kiện sau đây:

  • Hình thức thanh toán không dùng tiền mặt.
  • Có hóa đơn, giấy tờ hợp pháp.
  • Có quyết định cử người đi công tác của doanh nghiệp.
  • Quy chế tài chính của doanh nghiệp có quy định về các khoản chi phí công tác được phép thanh toán bằng tài khoản cá nhân. Đồng thời, doanh nghiệp cũng có trách nhiệm chi trả lại cho người lao động.

2.3. Chi phí khi doanh nghiệp mua vé máy bay thông qua website điện tử

chi phi doanh nghiep mua thong qua website
Chi phí doanh nghiệp mua vé máy bay thông qua website điện tử

Căn cứ theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định, chi phí doanh nghiệp mua vé máy bay thông qua website điện tử được xem là khoản tiền hợp lệ khi:

  • Cung cấp đầy đủ vé máy bay điện tử.
  • Cung cấp thẻ lên máy bay.
  • Cung cấp chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Trong trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay, chứng từ làm căn cứ tính vào khoản chi phí được trừ bao gồm:

  • Vé máy bay điện tử;
  • Các quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.
  • Các chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp.

2.4. Chi phí vé máy bay cho chuyên gia người nước ngoài

doi voi chuyen gia nuoc ngoai
Chi phí vé máy bay cho các chuyên gia nước ngoài

Căn cứ theo điểm g.6 khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC:

g.6) Khoản tiền mua vé máy bay khứ hồi do người sử dụng lao động trả hộ (hoặc thanh toán) cho người lao động là người nước ngoài làm việc tại Việt Nam, người lao động là người Việt Nam làm việc ở nước ngoài về phép mỗi năm một lần.

Căn cứ xác định khoản tiền mua vé máy bay là hợp đồng lao động và khoản tiền thanh toán vé máy bay từ Việt Nam đến quốc gia người nước ngoài mang quốc tịch hoặc quốc gia nơi gia đình người nước ngoài sinh sống và ngược lại; khoản tiền thanh toán vé máy bay từ quốc gia nơi người Việt Nam đang làm việc về Việt Nam và ngược lại.

Theo đó, khoản tiền mua vé máy bay khứ hồi cho các chuyên gia nước ngoài về phép 1 lần/1 năm sẽ không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN. Trong trường hợp, khoản tiền mua vé máy bay khứ hồi cho chuyên gia nước ngoài về phép vượt quá 1 lần/ 1 năm và chi phí phục vụ cho các chuyên gia nước nước ngoài thì được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của chuyên gia nước ngoài.

2.5. Chi phí mua vé máy bay hãng nước ngoài

hạch toán vé máy bay hãng nước ngoài
Hạch toán chi phí vé máy bay đi công tác ở nước ngoài của nhân viên và các chuyên gia nước ngoài

Căn cứ theo quy định hiện hành, doanh nghiệp mua vé máy bay khứ hồi của hãng hàng không nước ngoài thông qua website thì khi thanh toán, doanh nghiệp có nghĩa vụ khấu trừ, khai và nộp thuế TNDN nhà thầu theo tỷ lệ 2% trên doanh thu. Thuế GTGT không phải khấu trừ đối với các hoạt động vận tải quốc tế.

2.6. Chi phí vé máy bay cho Giám đốc công ty TNHH một thành viên

doi voi giam doc cong ty tnhh mtv
Chi phí vé máy bay cho giám đốc công ty TNHH MTV

Theo quy định, chi phí vé máy bay và lưu trú tại Việt Nam cho giám đốc công ty TNHH một thành viên thì sẽ không được khấu trừ thuế GTGT. Mặt khác, khoản chi phí này sẽ được trừ khi tính thuế TNDN, cụ thể như sau:

  • Chủ công ty TNHH một thành viên sẽ được công ty thanh toán tiền vé máy bay lưu trú khách sạn tại Việt Nam nếu có quy định tại hợp đồng lao động.
  • Với thuế TNCN, khoản chi phí chủ công ty được nhận không được tính vào thu nhập chịu thuế.
  • Công ty sẽ không được khấu trừ thuế GTGT khi tính thu nhập chịu thuế TNDN.

3. Hạch toán chi phí vé máy bay hợp lệ ra sao?

Khi công ty thực hiện hoạt động điều động nhân sự như công tác hoặc mời các chuyên gia từ nước ngoài đến Việt Nam, việc hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp là cực kỳ quan trọng để đảm bảo tính chính xác trong thông tin kế toán. Dưới đây là cách hạch toán vé máy bay vietnam airline và các hãng khác mà bạn có thể tham khảo và áp dụng để hạch toán chi phí vé máy bay cũng như rà xoát các chứng từ thanh toán vé máy bay nhằm làm rỏ các chi phí vé máy bay đi công tác hợp lệ cho công ty của mình:

hach toan chi phi ra sao
Hạch toán chi phí vé máy bay hơp lệ 2023 cho doanh nghiệp

Căn cứ vào các chứng từ và mục đích công tác của người lao động, bộ phận kế toán sẽ tiến hành hạch toán hóa đơn vé máy bay vào các tài khoản chi phí liên quan như sau:

  • Nợ TK 641: Chi phí bán hàng
  • Nợ TK 642: Chi phí để tiến hành quản lý doanh nghiệp
  • Nợ TK 133: Khoản thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
  • Có TK 111, 112: Khoản chi phí mua vé máy bay.

Vừa rồi, AZTAX đã trình bày các thông tin cụ thể về hạnh toán chi phí vé máy bay hợp lệ. Mong rằng, chủ doanh nghiệp sẽ nắm được thông tin để tiến hành hạch toán đúng theo quy định. Nếu chủ doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng các dịch vụ pháp lý, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ và tư vấn từ A – Z.

Xem thêm: Dịch vụ thành lập doanh nghiệp tại AZTAX

Xem thêm: Dịch vụ kế toán thuế tại AZTAX

CÔNG TY AZTAX CUNG CẤP GIẢI PHÁP DOANH NGHIỆP TOÀN DIỆN

   Email: cs@aztax.com.vn

   Hotline: 0932.383.089

   #AZTAX - Giải pháp tổng thể cho doanh nghiệp

5/5 - (1 bình chọn)
5/5 - (1 bình chọn)