Chi phí vé máy bay hợp lệ luôn là một vấn đề được nhiều người quan tâm, nhất là các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài. Vậy, các doanh nghiệp yêu cầu di chuyển bằng máy bay cần những hồ sơ gì? Quy định về chi phí này như thế nào? Mời quý bạn đọc cùng theo dõi bài viết dưới đây để biết thêm thông tin cụ thể!
1. Quy định hiện hành về hạch toán chi phí vé máy bay hợp lệ theo pháp luật
Căn cứ điểm 2.9 khoản 2 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC quy định:
Chi phụ cấp tàu xe đi nghỉ phép không đúng theo quy định của Bộ Luật Lao động.
Chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán tiền đi lại, tiền ở, tiền phụ cấp.
Trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác (bao gồm công tác trong nước và công tác nước ngoài) nếu có phát sinh chi phí từ 20 triệu đồng trở lên, chi phí mua vé máy bay mà các khoản chi phí này được thanh toán bằng thẻ ngân hàng của cá nhân thì đủ điều kiện là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt và tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
- Có hóa đơn, chứng từ phù hợp do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất.
- Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.
- Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động được phép thanh toán khoản công tác phí, mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng do cá nhân là chủ thẻ và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.
Trường hợp doanh nghiệp có mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển. Trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.
Theo đó, tiền vé máy bay cho nhân viên công tác là chi phí được trừ khi thỏa mãn:
- Có đầy đủ các hóa đơn, giấy tờ hợp pháp theo quy định.
- Doanh nghiệp đã khoán các khoản chi phí phụ cấp công tác trên quy chế nội bộ của doanh nghiệp.
- Mức chi trên 20 triệu đồng phát sinh trong quá trình công tác (kể cả chi phí vé máy bay).
- Doanh nghiệp mua vé máy bay qua thông qua website điện tử phục vụ người lao động đi công tác
Xem thêm: Quy định về hạch toán chi phí đi công tác đối với doanh nghiệp
2. Hạch toán chi phí vé máy bay hợp lệ ra sao?
Khi công ty thực hiện hoạt động điều động nhân sự như công tác hoặc mời các chuyên gia từ nước ngoài đến Việt Nam, việc hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp là cực kỳ quan trọng để đảm bảo tính chính xác trong thông tin kế toán. Dưới đây là cách hạch toán vé máy bay vietnam airline và các hãng khác mà bạn có thể tham khảo và áp dụng để hạch toán chi phí vé máy bay cũng như rà xoát các chứng từ thanh toán vé máy bay nhằm làm rỏ các chi phí vé máy bay đi công tác hợp lệ cho công ty của mình. Vậy vé máy bay hạch toán vào tài khoản nào? cùng AZTAX tìm hiểu nhé.
Căn cứ vào các chứng từ và mục đích công tác của người lao động, bộ phận kế toán sẽ tiến hành hạch toán hóa đơn vé máy bay hợp lệ vào các tài khoản chi phí liên quan như sau:
- Nợ TK 641: Chi phí bán hàng
- Nợ TK 642: Chi phí để tiến hành quản lý doanh nghiệp
- Nợ TK 133: Khoản thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
- Có TK 111, 112: Khoản chi phí mua vé máy bay.
Ví dụ: Tại công ty A, trong tháng 6/2021, vé máy bay đã được mua cho nhân viên bộ phận quản lý để phục vụ cho chuyến công tác. Chi tiết giao dịch mua vé được trình bày trong bảng và thanh toán được thực hiện qua chuyển khoản ngân hàng.
| Tiền vé | Thành tiền (VND) |
– Lệ phí sân bay: – Phí soi chiếu an ninh: – Phí khác: – Thuế GTGT của phí khác: |
4,080,000
408,000 560,000 80,000 400,000 40,000 |
| Tổng số tiền thanh toán | 5,568,000 |
Công ty A tuân thủ quy định kế toán theo Thông tư 200.
Theo hướng dẫn của Thông tư 200, kế toán viên của công ty A tiến hành hạch toán chi phí vé máy bay dựa trên thông tin hóa đơn như sau:
- Nợ TK 642: (4.080.000+560.000+80.000+400.000) = 5.120.000
- Nợ TK 1331: 408.000+40.000= 448.000
- Có TK 112: 5.568.000
3. Chi phí vé máy bay hợp lệ đối với các trường hợp cụ thể
Chi phí vé máy bay hợp lệ là những khoản chi mà người đi công tác hoặc nhân viên có thể yêu cầu được hoàn trả bởi công ty hoặc tổ chức trong một số trường hợp nhất định. Dưới đây là các trường hợp cụ thể mà chi phí vé máy hay các khoản thu hộ nhà chức trách trên vé máy bay có thể được coi là hợp lệ:
3.1. Chi phí vé máy bay khi doanh nghiệp trực tiếp mua vé tại đại lý
Theo đó, chi phí vé máy bay công tác doanh nghiệp trực tiếp mua vé tại đại lý được tính vào khoản chi phí hợp lệ khi và chỉ khi:
- Có các hóa đơn, giấy tờ hợp lệ kèm theo.
- Cung cấp đầy đủ vé máy bay, thẻ lên máy bay.
- Các hóa đơn thanh toán làm minh chứng.
- Trường hợp khoản chi phí có giá trị từ 20.000.000 đồng trở lên thì phải có chứng từ thanh toán, không dùng tiền mặt.
- Trường hợp khoản chi phí dưới 20.000.000 đồng thì có thể sử dụng tiền mặt.
3.2. Doanh nghiệp cho nhân viên đi công tác tự mua vé máy bay
Căn cứ theo Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC quy định về hạch toán vé máy bay đi công tác, khoản chi phí doanh nghiệp khoán cho nhân viên tự mua vé máy bay sẽ được trừ vào khoản chi phí đi lại khi:
- Có đầy đủ hóa đơn trong trường hợp cá nhân mua trực tiếp tại đại lý.
- Vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay trong trường hợp cá nhân mua qua website.
- Các hóa đơn thanh toán của cá nhân với bên bán hàng.
- Doanh nghiệp có các quyết định về việc cử người đi công tác.
Các quy chế tài chính, quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép cá nhân được phép thanh toán các khoản chi phí bằng tài khoản cá nhân. Đồng thời, khoản chi phí này cũng được doanh nghiệp chi trả lại cho người lao động.
Bên cạnh đó, cá nhân được cử đi công tác (trong nước và nước ngoài) có phát sinh chi phí được thanh toán bằng thẻ ngân hàng cá nhân từ 20.000.000 đồng trở lên thì phải thỏa mãn các điều kiện sau đây:
- Hình thức thanh toán không dùng tiền mặt.
- Có hóa đơn, giấy tờ hợp pháp.
- Có quyết định cử người đi công tác của doanh nghiệp.
- Quy chế tài chính của doanh nghiệp có quy định về các khoản chi phí công tác được phép thanh toán bằng tài khoản cá nhân. Đồng thời, doanh nghiệp cũng có trách nhiệm chi trả lại cho người lao động.
3.3. Chi phí khi doanh nghiệp mua vé máy bay thông qua website điện tử
Căn cứ theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định, chi phí doanh nghiệp mua vé máy bay thông qua website điện tử được xem là khoản tiền hợp lệ khi:
- Cung cấp đầy đủ vé máy bay điện tử.
- Cung cấp thẻ lên máy bay.
- Cung cấp chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Trong trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay, chứng từ làm căn cứ tính vào khoản chi phí được trừ bao gồm:
- Vé máy bay điện tử;
- Các quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.
- Các chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp.
3.4. Chi phí vé máy bay cho chuyên gia người nước ngoài
Căn cứ theo điểm g.6 khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC:
g.6) Khoản tiền mua vé máy bay khứ hồi do người sử dụng lao động trả hộ (hoặc thanh toán) cho người lao động là người nước ngoài làm việc tại Việt Nam, người lao động là người Việt Nam làm việc ở nước ngoài về phép mỗi năm một lần.
Căn cứ xác định khoản tiền mua vé máy bay là hợp đồng lao động và khoản tiền thanh toán vé máy bay từ Việt Nam đến quốc gia người nước ngoài mang quốc tịch hoặc quốc gia nơi gia đình người nước ngoài sinh sống và ngược lại; khoản tiền thanh toán vé máy bay từ quốc gia nơi người Việt Nam đang làm việc về Việt Nam và ngược lại.
Theo đó, khoản tiền mua vé máy bay khứ hồi cho các chuyên gia nước ngoài về phép 1 lần/1 năm sẽ không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN. Trong trường hợp, khoản tiền mua vé máy bay khứ hồi cho chi phí vé máy bay cho người nước ngoài về nước vượt quá 1 lần/ 1 năm và chi phí phục vụ cho các chuyên gia nước nước ngoài thì được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của chuyên gia nước ngoài.
3.5. Chi phí mua vé máy bay hãng nước ngoài
Căn cứ theo quy định hiện hành, doanh nghiệp mua vé máy bay khứ hồi của hãng hàng không nước ngoài thông qua website thì khi thanh toán, doanh nghiệp có nghĩa vụ khấu trừ, khai và nộp thuế TNDN nhà thầu theo tỷ lệ 2% trên doanh thu. Thuế GTGT không phải khấu trừ đối với các hoạt động vận tải quốc tế.
3.6. Chi phí vé máy bay cho Giám đốc công ty TNHH một thành viên
Theo quy định, chi phí vé máy bay và lưu trú tại Việt Nam cho giám đốc công ty TNHH một thành viên thì sẽ không được khấu trừ thuế GTGT. Mặt khác, khoản chi phí này sẽ được trừ khi tính thuế TNDN, cụ thể như sau:
- Chủ công ty TNHH một thành viên sẽ được công ty thanh toán tiền vé máy bay lưu trú khách sạn tại Việt Nam nếu có quy định tại hợp đồng lao động.
- Với thuế TNCN, khoản chi phí chủ công ty được nhận không được tính vào thu nhập chịu thuế.
- Công ty sẽ không được khấu trừ thuế GTGT khi tính thu nhập chịu thuế TNDN.
Xem thêm: Cách đưa chi phí thuê xe ô tô của cá nhân vào chi phí công ty
4. Cách hạch toán hóa đơn hoàn vé máy bay
Căn cứ quy định tại Điều 20 Thông tư số 39/2014/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 31 tháng 3 năm 2014, quy định về hóa đơn bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ được xác định như sau:
Chi phí vé máy bay phát sinh tại doanh nghiệp được ghi nhận kế toán theo nguyên tắc sau:
- Nợ TK 641 hoặc TK 642, căn cứ vào mục đích sử dụng vé máy bay để phân bổ vào tài khoản chi phí phù hợp.
- Nợ TK 133, phản ánh thuế GTGT đầu vào đủ điều kiện khấu trừ.
- Có TK 111, 112 hoặc 331, tương ứng với hình thức thanh toán thực tế.
Ví dụ minh họa:
Trong tháng 8 năm 2025, Công ty X mua vé máy bay cho người lao động đi công tác và thực hiện thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng. Thông tin thể hiện trên hóa đơn gồm:
- Giá cước bay: 5.600.000 đồng
- Thuế GTGT của giá cước: 448.000 đồng
- Lệ phí sân bay: 600.000 đồng
- Phí soi chiếu an ninh: 150.000 đồng
- Các khoản phí khác: 500.000 đồng
- Thuế GTGT của phí khác: 40.000 đồng
Tổng số tiền thanh toán là 7.338.000 đồng.
Doanh nghiệp thực hiện chế độ kế toán theo quy định tại Thông tư 200. Trên cơ sở thông tin thể hiện trên hóa đơn, kế toán tiến hành hạch toán như sau:
- Nợ TK 642: 6.850.000 đồng, bao gồm giá cước và các khoản phí liên quan.
- Nợ TK 1331: 488.000 đồng, là tổng thuế GTGT được khấu trừ.
- Có TK 112: 7.338.000 đồng, phản ánh số tiền đã thanh toán qua ngân hàng.
5. Kê khai thuế GTGT hóa đơn vé máy bay hợp lệ
5.1 Điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với vé máy bay
Vé máy bay sử dụng để kê khai khấu trừ thuế GTGT phải là hóa đơn điện tử hợp lệ, do hãng hàng không hoặc đại lý bán vé hợp pháp phát hành. Tùy từng phương thức mua vé, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện và hồ sơ sau:
Trường hợp 1: Doanh nghiệp mua trực tiếp tại đại lý bán vé máy bay
Để chi phí vé máy bay được tính là chi phí hợp lý khi xác định thuế TNDN, doanh nghiệp cần có đầy đủ:
- Hóa đơn và giấy tờ hợp pháp theo quy định.
- Vé máy bay.
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản thanh toán trên 5 triệu đồng.
- Quy chế nội bộ có quy định khoán chi phí công tác, phụ cấp liên quan.
Trường hợp 2: Doanh nghiệp mua qua website thương mại điện tử bán vé máy bay
Khi mua vé trực tuyến cho người lao động đi công tác phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, hồ sơ để tính vào chi phí được trừ gồm:
- Vé máy bay điện tử.
- Thẻ lên máy bay.
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt với hóa đơn có giá trị trên 5 triệu đồng.
- Quy định nội bộ về khoán khoản chi phí công tác.
Trường hợp không thu hồi được thẻ lên máy bay, doanh nghiệp có thể thay thế bằng:
- Vé máy bay điện tử.
- Quyết định hoặc văn bản cử người lao động thực hiện chuyến công tác.
- Chứng từ thanh toán không sử dụng tiền mặt do doanh nghiệp thực hiện, thể hiện cá nhân có tham gia hành trình vận chuyển.
Trường hợp 3: Người lao động tự trực tiếp mua vé máy bay
Nếu doanh nghiệp khoán cho cá nhân tự mua vé và thanh toán bằng thẻ cá nhân, sau đó hoàn trả chi phí, thì khoản chi này được tính vào chi phí được trừ khi có đầy đủ hồ sơ chứng minh phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh.
Trường hợp doanh nghiệp thực hiện khoán chi phí đi lại, ăn ở và phụ cấp công tác đúng quy chế tài chính, nội bộ thì khoản chi vẫn được chấp nhận là chi phí hợp lý.
Hồ sơ cần có bao gồm:
- Vé máy bay và thẻ lên máy bay.
- Giấy tờ liên quan đến việc cử người lao động đi công tác.
- Quy định nội bộ cho phép thanh toán công tác phí bằng thẻ cá nhân và hoàn ứng từ doanh nghiệp.
- Chứng từ thanh toán của doanh nghiệp cho cá nhân và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của cá nhân.
Trường hợp 4: Mua vé máy bay cho chuyên gia nước ngoài hoặc mua vé của hãng hàng không nước ngoài
Căn cứ điểm g.6 khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định:
g.6) Khoản tiền mua vé máy bay khứ hồi do người sử dụng lao động trả hộ (hoặc thanh toán) cho người lao động là người nước ngoài làm việc tại Việt Nam, người lao động là người Việt Nam làm việc ở nước ngoài về phép mỗi năm một lần.
Căn cứ xác định khoản tiền mua vé máy bay là hợp đồng lao động và khoản tiền thanh toán vé máy bay từ Việt Nam đến quốc gia người nước ngoài mang quốc tịch hoặc quốc gia nơi gia đình người nước ngoài sinh sống và ngược lại; khoản tiền thanh toán vé máy bay từ quốc gia nơi người Việt Nam đang làm việc về Việt Nam và ngược lại.
Theo đó, tiền mua vé máy bay khứ hồi một lần trong năm cho chuyên gia nước ngoài về phép không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.
Ngoài ra, theo các công văn hướng dẫn của cơ quan thuế, các khoản vé máy bay khứ hồi, chi phí đi lại và ăn ở cho chuyên gia nước ngoài do phía Việt Nam thanh toán theo hợp đồng được tính vào chi phí được trừ. Trường hợp mua vé của hãng hàng không nước ngoài cho nhân viên đi công tác, doanh nghiệp phải thực hiện khấu trừ, kê khai và nộp thuế nhà thầu theo quy định. Thuế GTGT được miễn khấu trừ đối với hoạt động vận tải quốc tế.
Lưu ý: Phụ cấp tàu xe nghỉ phép không thực hiện đúng quy định của Bộ luật Lao động sẽ không được tính vào chi phí hợp lý.
5.2 Cách kê khai thuế GTGT đối với hóa đơn vé máy bay
Doanh nghiệp kê khai số thuế GTGT ghi trên hóa đơn điện tử vé máy bay vào các chỉ tiêu “Hàng hóa, dịch vụ mua vào trong kỳ” và “Thuế giá trị gia tăng của hàng hóa, dịch vụ mua vào được khấu trừ kỳ này” trên tờ khai mẫu số 01/GTGT.
Trường hợp mua vé của hãng hàng không trong nước, thuế suất GTGT áp dụng thường là 8% hoặc 10%, tùy theo thời điểm và chính sách ưu đãi thuế của Chính phủ.
Vừa rồi, AZTAX đã trình bày các thông tin cụ thể về hạnh toán chi phí vé máy bay hợp lệ. Mong rằng, chủ doanh nghiệp sẽ nắm được thông tin để tiến hành hạch toán đúng theo quy định. Nếu chủ doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng các dịch vụ pháp lý, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ và tư vấn từ A – Z.
Xem thêm: Dịch vụ thành lập doanh nghiệp tại AZTAX
Xem thêm: Dịch vụ kế toán thuế tại AZTAX
