Hiện nay, một số thủ tục hành chính yêu cầu người lao động phải xác nhận bảng lương. Vậy, ” xác nhận lương để làm gì? Các thủ tục nào cần làm để xác nhận bảng lương?” sẽ là chủ đề mà AZTAX cùng bạn tìm hiểu trong bài viết ngày hôm nay.
1. Xác nhận lương để làm gì?
Đây được xem là một trong những giấy tờ rất quan trọng trong các thủ tục vay vốn ngân hàng, mua nhà, giành quyền nuôi con khi li hôn, quyết toán thuế thu nhập cá nhân, thủ tục định cư nước ngoài, xin visa đi du lịch hoặc du học,…
Dựa vào bảng lương, nhân viên giám định của các thủ tục sẽ có căn cứ xác minh người lao động có đủ khả năng chi trả hay không. Thông thường, bản xác nhận lương này được yêu cầu phải trong thời gian từ 3-6 tháng gần nhất, tuỳ đơn vị.
2. Đặc điểm của giấy xác nhận lương
Về cơ bản, giấy xác nhận lương có 2 đặc điểm như sau:
- Về tính bảo mật: Xác nhận lương liên quan đến việc bảo mật thông tin về chính sách lương, thưởng của đơn vị. Do đó, nếu không có mục đích hợp lý, việc xác nhận sẽ không được chấp thuận.
- Về nội dung: Xác nhận lương bao gồm những nội dung liên quan đến tiền lương, thưởng, phụ cấp của người lao động.
Xem thêm: Nguyên tắc xây dựng thang bảng lương
3. Công dụng của giấy xác nhận lương
Tuỳ theo từng mục đích nêu trên, giấy xác nhận lương sẽ được dùng theo nhu cầu của mỗi cá nhân. Trong đó, quyết toán thuế cuối năm bắt buộc phải có giấy tờ này. Một số mục đích chính khác được đề cập dưới đây:
- Chứng minh thu nhập khi vay vốn: Theo đó nhân viên ngân hàng sẽ yêu cầu bạn phải cung cấp giấy tờ này để làm căn cứ xác định bạn có khả năng chi trả theo chu kỳ với số vốn vay hay không.
- Chứng thực tài chính, giành quyền nuôi con: Theo pháp luật, khi giành quyền nuôi con, bạn phải đủ khả năng tài chính để chi trả các khoản chi phí của việc nuôi con. Do đó, giấy tờ này cực kỳ quan trọng.
- Làm visa du học hoặc du lịch: Giấy tờ này dùng để chứng minh cho các đơn vị nước ngoài rằng bạn có đủ khả năng chi trả khi bạn hoặc người thân ở trên đất nước họ.
4. Giấy xác nhận lương: Mẫu và hướng dẫn cách điền
4.1 Mẫu giấy xác nhận lương
Bạn vui lòng truy cập link xác nhận bảng lương 3 tháng gần nhất để xem và tải về các mẫu giấy xác nhận lương. Tại đây, AZTAX đã cập nhật đầy đủ các mẫu và hướng dẫn điền kèm theo. Nếu có bất cứ thắc mắc nào khác, bạn có thể liên hệ đội ngũ AZTAX để được tư vấn thêm.
4.2 Cách điền một vài thông tin trong giấy xác nhận
Dưới đây là hướng dẫn cách ghi một vài mục cụ thể:
(1) Kính gửi: Ở đây phụ thuộc vào người lao động đang làm việc cho loại hình doanh nghiệp nào, có thể gửi đến Thủ trưởng cơ quan, đơn vị hay Ban giám đốc tuỳ trường hợp.
(2) Công ty: Có thể thay thành doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức. Nên lưu ý ghi đúng và đầy đủ tên doanh nghiệp theo Quyết định thành lập và Chứng nhận đăng ký kinh doanh.
(3) Địa chỉ: Ghi địa chỉ trụ sở chính mà công ty đã đăng ký kinh doanh.
(4) Điện thoại: Ghi số điện thoại cố định đã đăng ký của công ty.
(5) Vị trí công tác: Ghi cụ thể bộ phận làm việc, phòng, ban.
(6) Chức danh/chức vụ: Ghi cụ thể chức danh (trưởng phòng, phó phòng, nhân viên,..).
(7) Loại hợp đồng: Đánh dấu (X) vào hết ô tương ứng với loại hợp đồng. Nếu rơi vào mục “Khác”, cần ghi rõ bên cạnh loại hợp đồng gì.
(8) Lương chính: Ghi mức lương theo hợp đồng lao động đã quy định.
(9) Thu nhập khác: Ghi chính xác khoản tổng thu nhập ngoài mức lương chính (thoả thuận khác, phụ cấp, trợ cấp,…).
(10) Diễn giải nguồn thu nhập khác: Diễn giải rõ ràng nguồn thu nhập khác là do đâu (phụ cấp, doanh số, hoa hồng, thưởng,…).
(11) Lý do xin xác nhận: Tuỳ thuộc vào hoạt động cá nhân của người nhận, một vài lý do được liệt kê trong phần 3 của bài viết này.
Xem thêm: Cách lập bảng thanh toán tiền lương
5. Thủ tục làm giấy xác nhận lương
Để có được giấy xác nhận lương cũng khá đơn giản. Trước tiên bạn cần sao kê lương thực nhận trong vòng 3 tháng gần nhất (nếu nhận qua chuyển khoản) và điền đầy đủ vào một trong những mẫu xác nhận lương đã tải về ở mục trên.
Lưu ý rằng những khai báo này phải hoàn toàn đúng sự thật, bởi rất có khả năng sẽ được cơ quan có thẩm quyền kiểm tra lại.
Sau đó, hãy xem lại để chắc chắn bạn điền đúng tất cả các mục. Nếu không có gì sai sót, hãy gửi văn bản này đến người có thẩm quyền xác nhận trong công ty để được ký tên, đóng dấu. Như vậy, về cơ bản, bạn đã hoàn thành việc xác nhận lương.
6. Xác nhận lương có cần ký không?
Câu trả lời sẽ là có việc xác nhận lương thường yêu cầu việc ký tên để chứng thực thông tin và đảm bảo tính chính xác của dữ liệu được xác nhận.
“Người có thẩm quyền cần ký xác nhận trên mẫu xác nhận lương là người đại diện cho doanh nghiệp hoặc cơ quan, đơn vị nơi người lao động làm việc. Mục đích của giấy xác nhận lương là xác nhận mức lương hàng tháng mà người lao động nhận được. Để hoàn thiện quy trình này, người lao động cần điền đầy đủ thông tin trên mẫu đơn và gửi cho người đại diện tương ứng trong doanh nghiệp hoặc cơ quan, đơn vị mình đang làm việc để nhận được xác nhận về mức lương.
Trong trường hợp người lao động làm việc tại doanh nghiệp, giám đốc thường là người có thẩm quyền ký xác nhận lương trên mẫu.
Với người làm việc tại các cơ quan, đơn vị của nhà nước, thủ trưởng cơ quan hoặc đơn vị sẽ là người có thẩm quyền ký xác nhận trên mẫu xác nhận lương.”
Xem thêm: Dịch vụ giấy phép lao động
7. Dịch vụ thang bảng lương, tư vấn xác nhận lương
Liên quan đến vấn đề này, AZTAX sẵn sàng hỗ trợ bạn miễn phí. Điều bạn cần làm chỉ là liên hệ đến chúng tôi theo thông tin bên dưới. Đội ngũ nhân viên nhiều kinh nghiệm sẽ tư vấn tận tình. Bên cạnh đó, đừng quên theo dõi AZTAX tại trang thông tin chính thức để biết được thêm về các vấn đề khác như Thang bảng lương theo nghị định 205 hoặc Lương tháng bao nhiêu thì phải nộp thuế TNCN,…
Như vậy, bài viết trên đã cho bạn biết nhiều điều xoay quanh vấn đề xác nhận bảng lương. Nếu còn thắc mắc về cách điền vào mẫu cũng như thủ tục liên quan, hãy để lại bình luận bên dưới hoặc gọi ngay cho chúng tôi. AZTAX rất hân hạnh được đồng hành cùng bạn.
