Trong hoạt động kế toán của một doanh nghiệp, việc hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp (tài khoản 642) là một phần quan trọng để đảm bảo sự minh bạch và chính xác trong các khoản chi tiêu liên quan đến quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh. Bài viết này của AZTAX sẽ đi sâu vào việc giải thích cách hạch toán tài khoản 642, từ việc phân loại các chi phí, quản lý định mức, đến các quy định pháp lý cần tuân thủ. Điều này sẽ giúp cho các chuyên viên kế toán và quản lý doanh nghiệp nắm vững và áp dụng một cách hiệu quả trong thực tiễn kinh doanh hàng ngày.
1. Tài khoản 642 là tài khoản gì?
Tài khoản 642 là tài khoản chi phí quản lý doanh nghiệp trong hệ thống kế toán. Tài khoản này được sử dụng để phản ánh các chi phí liên quan đến hoạt động quản lý của doanh nghiệp, bao gồm các khoản chi cho lương, bảo hiểm, vật liệu văn phòng, thuê đất, thuế môn bài, dự phòng phải thu khó đòi, dịch vụ mua ngoài và các chi phí khác liên quan đến quản lý.
Tài khoản 642 là tài khoản được sử dụng để ghi nhận các chi phí liên quan đến quản lý chung của doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi không liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất hoặc bán hàng, mà là các chi phí cần thiết để duy trì hệ thống quản lý và nhân sự, nhằm đạt được mục tiêu lợi nhuận và các mục tiêu khác. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm chi phí lao động quản lý, công cụ quản lý và vật liệu quản lý.
Chi phí quản lý doanh nghiệp (CPQLDN) là tổng hợp các chi phí mà doanh nghiệp chi tiêu để hỗ trợ các hoạt động quản lý và điều hành, có tác động trực tiếp đến lợi nhuận và số thuế TNDN cần nộp.
Điều này nên được theo dõi chặt chẽ để giúp doanh nghiệp có thể quản lý hiệu quả chi phí và đưa ra những quyết định kinh doanh chính xác và có căn cứ.
Xem thêm: Hạch toán là gì? Đặc điểm và nguyên tắc hạch toán kế toán
2. Nguyên tắc kế toán tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Tài khoản 642 được sử dụng để ghi nhận các chi phí quản lý chung của doanh nghiệp. Những chi phí này bao gồm lương của nhân viên quản lý (tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp), bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp của nhân viên quản lý, chi phí vật liệu văn phòng, công cụ lao động và khấu hao tài sản cố định phục vụ cho quản lý doanh nghiệp, tiền thuê đất, thuế môn bài, dự phòng phải thu khó đòi, chi phí dịch vụ bên ngoài như điện, nước, điện thoại, fax, bảo hiểm tài sản và cháy nổ, cũng như chi phí khác bằng tiền như tiếp khách và tổ chức hội nghị khách hàng.
Mặc dù các khoản chi phí này có đầy đủ hóa đơn chứng từ và đã được hạch toán theo đúng chế độ kế toán, chúng không được tính vào chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) theo quy định của Luật thuế. Thay vào đó, các khoản này chỉ được điều chỉnh trong quyết toán thuế TNDN để tăng số thuế phải nộp, mà không làm giảm chi phí kế toán.
Tài khoản 642 phải được mở chi tiết theo từng loại chi phí cụ thể. Tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của từng ngành và doanh nghiệp, tài khoản này có thể được mở thêm các tài khoản cấp 2 để phản ánh các loại chi phí quản lý khác. Cuối kỳ, kế toán sẽ kết chuyển các chi phí quản lý vào bên Nợ tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”.
2. Kết cấu và nội dung phản ánh tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Tài khoản 642 phản ánh chi phí quản lý doanh nghiệp với các nội dung bên Nợ bao gồm chi phí thực tế phát sinh và dự phòng nợ phải thu khó đòi, nợ phải trả. Bên Có ghi nhận các khoản giảm chi phí, hoàn nhập dự phòng và kết chuyển chi phí vào tài khoản 911. Tài khoản 642 được chia thành 8 tài khoản cấp 2 như chi phí nhân viên, vật liệu, đồ dùng văn phòng, khấu hao tài sản, thuế, phí, dự phòng, dịch vụ mua ngoài, và chi phí bằng tiền khác.
Bên Nợ:
- Chi phí quản lý thực tế đã phát sinh trong kỳ.
- Số dự phòng cho nợ phải thu khó đòi và nợ phải trả (chênh lệch giữa số dự phòng cần lập trong kỳ này so với số đã lập trong kỳ trước và chưa sử dụng hết).
Bên Có:
- Các khoản giảm đi chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Hoàn nhập dự phòng cho nợ phải thu khó đòi và nợ phải trả (chênh lệch giữa số dự phòng cần lập trong kỳ này nhỏ hơn so với số đã lập trong kỳ trước và chưa sử dụng hết).
- Kết chuyển chi phí QLDN vào tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh.
Lưu ý: Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp không có số dư cuối kỳ.
Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm tổng cộng 8 tài khoản cấp 2 như sau:
- Tài khoản 6421 – Chi phí nhân viên quản lý: Ghi nhận chi phí lương, phụ cấp, bảo hiểm xã hội, y tế, công đoàn, và thất nghiệp cho cán bộ quản lý.
- Tài khoản 6422 – Chi phí vật liệu quản lý: Phản ánh chi phí vật liệu cho quản lý doanh nghiệp và sửa chữa tài sản cố định (bao gồm giá có hoặc chưa có thuế GTGT).
- Tài khoản 6423 – Chi phí đồ dùng văn phòng: Ghi nhận chi phí cho dụng cụ và đồ dùng văn phòng phục vụ quản lý (bao gồm giá có hoặc chưa có thuế GTGT).
- Tài khoản 6424 – Chi phí khấu hao TSCĐ: Phản ánh chi phí khấu hao tài sản cố định dùng chung cho doanh nghiệp như nhà làm việc, kho tàng, và thiết bị quản lý.
- Tài khoản 6425 – Thuế, phí và lệ phí: Ghi nhận chi phí thuế môn bài, tiền thuê đất, và các phí, lệ phí khác.
- Tài khoản 6426 – Chi phí dự phòng: Phản ánh dự phòng phải thu khó đòi và dự phòng phải trả tính vào chi phí doanh nghiệp.
- Tài khoản 6427 – Chi phí dịch vụ mua ngoài: Ghi nhận chi phí dịch vụ mua ngoài cho quản lý, tài liệu kỹ thuật, tiền thuê tài sản cố định, và chi phí nhà thầu phụ.
- Tài khoản 6428 – Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh chi phí khác như hội nghị, tiếp khách, công tác phí, tàu xe, và khoản chi cho lao động nữ.
3. Cách hạch toán tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
3.1 Lương, phụ cấp và các khoản và bảo hiểm cho nhân viên quản lý
Tiền lương, tiền công, phụ cấp và các khoản chi trả khác cho nhân viên quản lý doanh nghiệp, bao gồm bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp, và các khoản hỗ trợ bổ sung được hạch toán như sau:
- Nợ vào tài khoản 6421
- Có tài khoản 334
- Có tài khoản 3383
- Có tài khoản 3384
- Có tài khoản 3382
- Có tài khoản 3386
3.2 Giá trị vật liệu sử dụng ngay cho quản lý
Giá trị vật liệu xuất dùng hoặc mua vào sử dụng ngay cho quản lý doanh nghiệp, được kế toán hạch toán như sau:
- Nợ vào tài khoản 6422 (giá trị vật liệu xuất kho dùng hay giá mua chưa thuế);
- Nợ vào tài khoản 1331 (thuế GTGT, nếu được khấu trừ);
- Có vào tài khoản 152 (giá vật liệu xuất kho dùng);
- Có vào những tài khoản 111, 112, 242, 331… (tổng giá trị thanh toán).
3.3 Giá trị CCDC sử dụng ngay cho quản lý
Giá trị công cụ dụng cụ xuất dùng hoặc mua sử dụng ngay không qua kho cho bộ phận quản lý được tính trực tiếp một lần vào chi phí quản lý doanh nghiệp, được hạch toán như sau:
- Nợ vào tài khoản 6423 (giá trị CCDC xuất kho dùng hay giá mua chưa thuế);
- Nợ vào tài khoản 1331 (thuế GTGT, nếu được khấu trừ);
- Có vào tài khoản 153 (giá trị CCDC xuất kho dùng);
- Có vào những tài khoản 111, 112, 331… (tổng giá trị thanh toán).
3.4 Trích khấu hao TSCĐ cho bộ phận quản lý
Khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) phục vụ quản lý chung của doanh nghiệp, bao gồm nhà cửa, vật kiến trúc, kho tàng, thiết bị truyền dẫn, được ghi nhận như sau:
- Nợ vào tài khoản 6424
- Có vào tài khoản 214.
3.5 Thuế, phí và lệ phí phải nộp nhà nước
- Nợ vào tài khoản 6425
- Có vào những tài khoản 333, 111, 112…
3.6 Dự phòng phải thu khó đòi và các khoản dự phòng khác
Dự phòng các khoản phải thu khó đòi; dự phòng phải trả về chi phí tái cơ cấu doanh nghiệp, cần lập cho hợp đồng có rủi ro lớn và dự phòng cần phải trả khác (trừ dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm, hàng hóa và công trình xây dựng)
Để trích lập dự phòng bổ sung, ghi nhận như sau:
- Nợ tài khoản 6426.
- Có tài khoản 2293 và 352.
Đối với hoàn nhập dự phòng, thực hiện như sau:
- Nợ tài khoản 2293 và 352.
- Có tài khoản 6426.
3.7 Chi phí dịch vụ mua ngoài và sửa chữa TSCĐ nhỏ
Các chi phí dịch vụ mua ngoài như: tiền điện thoại, tiền thuê văn phòng, tiền điện, tiền nước mua ngoài phải trả, chi phí sửa chữa TSCĐ một lần với giá trị nhỏ, kế toán ghi:
- Nợ vào tài khoản 6427 (giá mua chưa thuế GTGT);
- Nợ vào tài khoản 1331 (thuế GTGT, nếu được khấu trừ);
- Có vào những tài khoản 111, 112, 331, 335… (tổng giá trị thanh toán).
3.8 Đối với chi phí sửa chữa TSCĐ phục vụ cho bộ phận quản lý
Trường hợp áp dụng phương pháp trích trước chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định (TSCĐ)
Khi có trích trước chi phí sửa chữa lớn cho TSCĐ, thực hiện như sau:
- Nợ tài khoản 642.
- Có tài khoản 335 (nếu việc sửa chữa đã được thực hiện trong kỳ nhưng chưa nghiệm thu hoặc chưa có hóa đơn).
- Có tài khoản 352 (nếu đơn vị trích trước chi phí sửa chữa cho TSCĐ theo yêu cầu kỹ thuật phải được bảo dưỡng, duy tu định kỳ).
Khi chi phí sửa chữa lớn TSCĐ thực tế phát sinh, thực hiện như sau:
- Nợ tài khoản 335, 352 (giá mua chưa bao gồm thuế GTGT).
- Nếu áp dụng, nợ tài khoản 133 (thuế GTGT, nếu được khấu trừ).
- Có tài khoản 111, 112, 152, 331, 241… (tổng giá trị các tài khoản tương ứng).
Trong trường hợp chi phí sửa chữa lớn cho TSCĐ phát sinh một lần với giá trị lớn và liên quan trong nhiều kỳ
Nếu chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định (TSCĐ) phát sinh một lần với giá trị lớn và ảnh hưởng đến bộ phận quản lý trong nhiều kỳ, kế toán sẽ phân bổ chi phí sửa chữa này vào chi phí quản lý doanh nghiệp theo từng phần tương ứng, ghi nhận như sau:
- Nợ tài khoản 642.
- Có tài khoản 242.
3.9 Các chi phí khác chi bằng tiền
Các chi phí khác bao gồm những khoản như: hội nghị, tiếp khách, chi cho nhân viên, nghiên cứu, đào tạo, chi nộp phí tham gia hiệp hội và các chi phí quản lý khác được ghi nhận như sau:
- Nợ tài khoản 6428 (giá mua chưa bao gồm thuế GTGT).
- Nếu áp dụng, nợ tài khoản 1331 (thuế GTGT, nếu được khấu trừ).
- Có tài khoản 111, 112, 331… (tổng giá trị các tài khoản tương ứng).
3.10 Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ phải tính vào chi phí QLDN
- Nợ vào TK 642 (thuế GTGT không được khấu trừ);
- Có vào những TK 1331, 1332 (thuế GTGT không được khấu trừ).
3.11 Đối với sản phẩm, hàng hóa tiêu dùng nội bộ sử dụng cho bộ phận quản lý
- Nợ vào TK 642 (giá xuất kho để sử dụng);
- Có vào TK 155, 156 (giá xuất kho để sử dụng);
- Nợ vào TK 1331 (thuế GTGT được khấu trừ nếu phải kê khai);
- Có vào TK 3331 (thuế GTGT được khấu trừ nếu phải kê khai).
3.12 Các khoản giảm chi phí quản lý doanh nghiệp khi phát sinh
- Nợ vào những tài khoản 111, 112…;
- Có vào tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
3.13 Xử lý nợ phải thu khó đòi khi cổ phần hóa
Các doanh nghiệp 100% vốn nhà nước khi chuyển thành công ty cổ phần, những khoản nợ phải thu khó đòi được xử lý khi xác định giá trị doanh nghiệp
Đối với các khoản nợ phải thu mà doanh nghiệp không có khả năng thu hồi được, ghi nhận như sau:
- Nợ tài khoản 111, 112, 331, 334 (các khoản phải bồi thường từ tổ chức, cá nhân).
- Nợ tài khoản 2293 (các khoản đã được lập dự phòng).
- Nợ tài khoản 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp).
- Có tài khoản 131, 138… (các khoản nợ không thu hồi được).
Đối với các khoản nợ phải thu quá hạn được doanh nghiệp bán theo giá thỏa thuận, thực hiện như sau:
Trường hợp không lập dự phòng cho nợ phải thu:
- Nợ tài khoản 111, 112 (giá bán thỏa thuận).
- Nợ tài khoản 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp).
- Có tài khoản 131, 138… (các khoản nợ phải thu quá hạn).
Trường hợp đã được lập dự phòng cho nợ phải thu:
- Nợ tài khoản 111, 112 (giá bán thỏa thuận).
- Nợ tài khoản 2293 (các khoản đã trích lập dự phòng).
- Nợ tài khoản 642 (các khoản tổn thất còn lại).
- Có tài khoản 131, 138… (các khoản nợ phải thu quá hạn).
Đối với các khoản bị xuất toán, chi để biếu tặng, chi trả cho người lao động đã nghỉ mất việc, thôi việc trước thời điểm quyết định cổ phần hóa doanh nghiệp:
- Nợ các tài khoản 111, 112, 334 (phải bồi thường từ tổ chức, cá nhân).
- Nợ tài khoản 642
- Có tài khoản 353
3.14 Phân bổ khoản lợi thế kinh doanh phát sinh từ việc cổ phần hóa
- Nợ vào tài khoản 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp)
- Có vào tài khoản 242 (Chi phí trả trước)
3.15 Kết chuyển chi phí quản lý để xác định kết quả kinh doanh
Cuối kỳ, kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ, kế toán ghi nhận như sau:
- Nợ vào tài khoản 911 (Xác định kết quả kinh doanh)
- Có vào tài khoản 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp)
Xem thêm: Cách hạch toán tài sản cố định hữu hình – Tài khoản 211
Xem thêm: Cách hạch toán xác định kết quả kinh doanh – Tài khoản 911
Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán nộp thuế gtgt theo Thông tư 200 và 133
4. Lưu ý quan trọng về kế toán chi phí QLDN khi thanh kiểm tra thuế
Khi thanh kiểm tra thuế, doanh nghiệp cần lưu ý các sai sót phổ biến như hóa đơn không hợp lệ, thiếu chứng từ liên quan đến chi phí tiền lương và dịch vụ, cũng như việc sử dụng hóa đơn không đúng quy định. Đồng thời, cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, bao gồm hợp đồng, chứng từ thanh toán, và sổ sách kế toán để đảm bảo chi phí quản lý doanh nghiệp được chấp nhận và giảm thiểu rủi ro bị xử phạt.
Sai sót liên quan đến chứng từ và hồ sơ
4.1 Các sai sót thường gặp dễ bị loại khi thanh kiểm tra thuế
Về hóa đơn:
Hóa đơn đầu vào không đủ điều kiện khấu trừ và ghi nhận chi phí của doanh nghiệp:
- Hóa đơn không ghi chính xác tên và địa chỉ của doanh nghiệp mà không có biên bản điều chỉnh kèm theo.
- Ghi sai mã số thuế của doanh nghiệp mà không có hóa đơn và biên bản điều chỉnh kèm theo.
- Sử dụng hóa đơn đầu vào từ tổ chức mua bán hóa đơn, hóa đơn không hợp pháp, hoặc hóa đơn chưa được thông báo phát hành, nhưng doanh nghiệp vẫn kê khai và hạch toán chi phí.
- Hóa đơn từ tổ chức bị cưỡng chế hóa đơn tại thời điểm xuất hóa đơn, đã được cơ quan thuế thông báo là không có giá trị sử dụng.
Hóa đơn hàng hóa cho doanh nghiệp đi kèm với Bảng kê chi tiết, nhưng Bảng kê không đáp ứng đầy đủ các yêu cầu theo hướng dẫn tại Thông tư 39/2014/TT-BTC. Lưu ý: Trong trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử, các mặt hàng phải được kê trực tiếp vào hóa đơn mà không có bảng kê đính kèm, trừ khi có sự cho phép từ Bộ Tài Chính.
Ngoài ra, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt hành chính nếu sử dụng hóa đơn bị tẩy xóa hoặc lập sai các thông tin bắt buộc trên hóa đơn.
Về chứng từ:
- Chứng từ liên quan đến chi phí tiền lương: Không có hợp đồng lao động, bảng chấm công, hoặc bảng thanh toán lương cho nhân viên quản lý của doanh nghiệp.
- Chứng từ liên quan đến chi phí dịch vụ mua ngoài: Không có hợp đồng, đơn đặt hàng, hoặc chứng từ thanh toán hóa đơn dịch vụ đó.
- Không lập bảng trích khấu hao TSCĐ và bảng theo dõi phân bổ CCDC.
Phát hiện sai sót và dấu hiệu gian lận thông qua phân tích chỉ số
- So sánh tỷ lệ chi phí quản lý doanh nghiệp so với doanh thu qua các năm: Ví dụ, tỷ lệ chi phí quản lý doanh nghiệp/Doanh thu dao động từ 1% đến 10% được coi là hợp lý. Tuy nhiên, kiểm tra từ cơ quan thuế lại cho thấy tỷ lệ này có thể lên đến 30%-50%, đây là điều không bình thường và có nguy cơ.
- Chi phí xăng dầu cho quản lý cần dựa trên định mức tiêu hao của xe (khoảng 4 – 6 lít xăng/100km), không được ghi nhận các chi phí xăng dầu không thực tế vượt quá định mức này.
4.2 Cách kiểm soát và hoàn thiện hồ sơ về chi phí QLDN
Để chi phí của doanh nghiệp được công nhận, ngoài việc phải có hóa đơn hợp pháp, doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ hồ sơ chứng minh tính xác thực và thực tế của các chi phí liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh.
Đối với chi phí tiền lương quản lý của doanh nghiệp, hồ sơ bao gồm: bảng chấm công, bảng tính và thanh toán lương, chứng từ thanh toán lương, hợp đồng lao động và các quy định nội bộ, thỏa thuận lao động (nếu có).
Lưu ý: theo quy định tại Điều 6, Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 của Bộ Tài Chính: “Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên (do một cá nhân làm chủ); thù lao trả cho các sáng lập viên, thành viên của hội đồng thành viên, hội đồng quản trị mà những người này không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh.” sẽ không được tính vào chi phí trừ khi tính thuế TNDN.
Đối với chi phí dịch vụ mua ngoài, hồ sơ bao gồm: hợp đồng mua bán và thanh lý hợp đồng, chứng từ thanh toán, hóa đơn hợp pháp, biên bản nghiệm thu xác nhận dịch vụ đã hoàn thành.
Lưu ý: Các hóa đơn liên quan đến chi phí tiếp khách không được ghi là “Tiếp khách” mà phải ghi là “Dịch vụ ăn uống”, tuân thủ quy định tại Quyết định về mã ngành nghề đăng ký kinh doanh vì không có mã ngành nghề “Tiếp khách”.
Đối với xe ô tô sử dụng cho quản lý trong doanh nghiệp, cần có nhật ký xe ghi lại hành trình di chuyển và quãng đường để tính chi phí tiêu hao nhiên liệu theo định mức hợp lý.
Đối với chi phí mua hàng hóa, dịch vụ từ bên ngoài mà không có hóa đơn từ cơ sở kinh doanh, doanh nghiệp phải lập bảng kê theo mẫu số 01/TNDN ban hành kèm theo Thông tư 78/2014/TT-BTC để chi phí đó được tính vào chi phí trừ khi tính thuế TNDN.
Đối với phân bổ cấp cứu CCDC và kế hoạch tài sản cố định: Sổ CCDC, Sổ TSCĐ, bảng theo dõi phân bổ CCDC, chứng từ phân bổ CCDC, chứng từ trích khấu hao TSCĐ hàng tháng.
Lưu ý: Trích khấu hao TSCĐ phải tuân thủ theo hướng dẫn tại Thông tư số 45/2013/TT-BTC và không được thay đổi phương pháp trừ khi đã thông báo cho cơ quan thuế; mỗi tài sản chỉ được thay đổi thời gian trích khấu hao một lần và phải thực hiện nhất quán, liên tục.
Thông qua bài viết trên của AZTAX, hy vọng sẽ mang đến những thông tin về cách hạch toán TK 642- chi phí QLDN, giúp họ hiểu rõ hơn về cách phân loại, quản lý và xác định định mức chi phí quản lý doanh nghiệp một cách hợp lý. Điều này không chỉ đảm bảo sự trơn tru trong công tác quản trị nội bộ mà còn giúp chuẩn bị tốt cho các hoạt động thanh tra kiểm tra thuế trong tương lai. Nếu cần tư vấn, hỗ trợ hãy gọi cho chúng tôi qua số HOTLINE: 0932.383.089 ngay nhé!
