Cá nhân mua hóa đơn của cơ quan thuế là một giải pháp hợp pháp và cần thiết trong nhiều trường hợp, đặc biệt khi chưa đủ điều kiện phát hành hóa đơn điện tử. Hóa đơn do cơ quan thuế phát hành – thường gọi là hóa đơn đỏ – giúp cá nhân kinh doanh thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế và đáp ứng yêu cầu từ phía đối tác. Trong bài viết này, AZTAX sẽ hướng dẫn bạn quy trình thực hiện, điều kiện cần có và những lưu ý quan trọng để mua hóa đơn đúng quy định.
1. Hóa đơn đỏ là gì?
Hóa đơn đỏ là một tên gọi khác của hóa đơn giá trị gia tăng, là một cách gọi thông dụng của loại hóa đơn này.
Theo Khoản 1 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn được định nghĩa là chứng từ kế toán do tổ chức hoặc cá nhân thực hiện bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ lập ra nhằm ghi nhận thông tin giao dịch. Hóa đơn này có thể tồn tại dưới hai hình thức: hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn giấy do cơ quan thuế phát hành theo mẫu đặt in sẵn.
Chứng từ này có thể do Bộ Tài chính phát hành hoặc do doanh nghiệp tự in (nếu đã thông báo phát hành mẫu hóa đơn với cơ quan thuế). Trong quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ, người bán sẽ lập hóa đơn đỏ để giao cho người mua, qua đó ghi nhận giá trị hàng hóa, dịch vụ và phục vụ cho việc kê khai, nộp thuế GTGT.
Hóa đơn GTGT áp dụng cho các tổ chức, doanh nghiệp kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ, và được sử dụng trong các hoạt động như:
- Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong lãnh thổ Việt Nam
- Vận chuyển quốc tế
- Bán hàng, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài
- Cung cấp cho khu phi thuế quan hoặc các trường hợp được coi như xuất khẩu
Nói cách khác, hóa đơn đỏ là một công cụ quan trọng trong việc ghi nhận doanh thu và thực hiện nghĩa vụ thuế đúng theo quy định của pháp luật.
2. Cá nhân mua hóa đơn của cơ quan thuế là ai?
Căn cứ theo quy định tại Điều 23 của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, chỉ một số nhóm đối tượng cụ thể mới có quyền được mua hóa đơn do cơ quan thuế phát hành. Những trường hợp được phép mua hóa đơn đã được quy định rõ trong nội dung của điều luật này.
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ và cá nhân kinh doanh thuộc diện quy định tại khoản 1 Điều 14 của cùng nghị định, trong trường hợp chưa triển khai giao dịch điện tử với cơ quan thuế, không có phần mềm phát hành hóa đơn điện tử hoặc không thể truyền dữ liệu hóa đơn đến người mua và cơ quan thuế.
- Tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân kinh doanh có thể sử dụng hóa đơn của cơ quan thuế trong thời gian tối đa 12 tháng. Sau thời gian này, nếu đủ điều kiện, đơn vị sẽ chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không mã của cơ quan thuế.
- Khi hệ thống CNTT của cơ quan thuế gặp sự cố không cấp được mã hóa đơn điện tử, doanh nghiệp được tạm thời dùng hóa đơn giấy do cơ quan thuế phát hành.
3. Các thủ tục cần chuẩn bị
Trước khi tiến hành mua hóa đơn do cơ quan thuế phát hành, người nộp thuế cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, giấy tờ theo đúng quy định. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp quá trình thực hiện thủ tục diễn ra nhanh chóng, tránh phát sinh vướng mắc không cần thiết.
Giấy giới thiệu của tổ chức/doanh nghiệp cho người đi mua hóa đơn
Để được cơ quan thuế cấp hóa đơn đỏ (hóa đơn GTGT), cá nhân kinh doanh cần chuẩn bị 02 bộ hồ sơ đầy đủ, bao gồm:
- Đơn xin mua hóa đơn theo mẫu chuẩn do cơ quan thuế phát hành
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh do cá nhân đứng tên
- CCCD của người làm đơn
- Giấy cam kết về địa chỉ kinh doanh hiện tại, đảm bảo thông tin địa chỉ trùng khớp với giấy phép kinh doanh hoặc các văn bản pháp lý khác liên quan đến địa điểm hoạt động
Nộp hồ sơ tại cơ quan thuế
Khi hồ sơ đã hoàn tất, người làm đơn nộp tại Chi cục Thuế đã đăng ký kinh doanh để làm thủ tục mua hóa đơn.
Nhận hóa đơn và kiểm tra thông tin
Trường hợp hồ sơ hợp lệ, cơ quan thuế sẽ xử lý và cấp hóa đơn ngay trong ngày. Khi đến nhận, người mua phải kiểm tra và điền hoặc đóng dấu các thông tin: Tên, địa chỉ, mã số thuế vào liên 2 của mỗi tờ hóa đơn trước khi rời khỏi cơ quan thuế.
Lưu ý quan trọng:
- Hóa đơn bán theo giá niêm yết , đã bao gồm chi phí in ấn và phát hành.
- Không cần phải nộp bất kỳ chi phí nào khi mua hóa đơn. Việc bán hóa đơn thường được thực hiện theo tháng.
- Lần đầu đăng ký, cá nhân kinh doanh được mua tối đa 1 quyển (50 số).
- Nếu sử dụng hết trước khi hết tháng, cơ quan thuế sẽ xem xét lịch sử sử dụng để cấp thêm số lượng phù hợp.
4. Quy trình đề nghị mua hóa đơn do cơ quan thuế đặt in
Quy trình đề nghị mua hóa đơn do cơ quan thuế đặt in giúp doanh nghiệp thực hiện thủ tục đúng quy định, nhanh chóng và thuận tiện. Hiểu rõ các bước sẽ đảm bảo việc mua hóa đơn diễn ra suôn sẻ, tránh sai sót.
Theo Quyết định 1464/QĐ-BTC năm 2022, Bộ Tài chính chỉ dẫn các bước để người nộp thuế đề nghị mua hóa đơn do cơ quan thuế đặt in như sau:
Bước 1: Nộp hồ sơ đề nghị mua hóa đơn
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ hoặc cá nhân kinh doanh (gọi chung là người nộp thuế) quản lý bởi Cục Thuế hoặc Chi cục Thuế cần chuẩn bị hồ sơ và gửi đến cơ quan thuế quản lý. Hồ sơ bao gồm đơn đề nghị mua hóa đơn theo mẫu 02/ĐN-HĐG (theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP) cùng các giấy tờ sau:
- Người nhận hóa đơn hoặc người được ủy quyền phải xuất trình CMND hoặc CCCD còn hiệu lực.
- Người mua hóa đơn lần đầu phải kèm theo văn bản cam kết (theo mẫu 02/CK-HĐG) về địa chỉ sản xuất, kinh doanh phù hợp với giấy đăng ký kinh doanh hoặc hộ kinh doanh.
Khi nhận hóa đơn, người mua phải ghi đầy đủ tên, địa chỉ và mã số thuế lên liên 2 của từng số hóa đơn trước khi rời cơ quan thuế.
Bước 2: Cơ quan thuế bán hóa đơn
- Lần đầu mua hóa đơn, số lượng không quá một quyển 50 số cho mỗi loại hóa đơn.
- Nếu hết hóa đơn trước thời hạn, cơ quan thuế sẽ căn cứ vào việc sử dụng để cấp thêm.
- Các lần mua tiếp theo, cơ quan thuế sẽ kiểm tra tình hình sử dụng hóa đơn, kê khai thuế và đề nghị mua để cấp hóa đơn trong ngày. Số lượng hóa đơn bán lần sau ít hơn số hóa đơn đã dùng trong tháng trước.
- Nếu người nộp thuế chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử, phải ngừng dùng hóa đơn giấy mua từ cơ quan thuế từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử.
Bước 3: Thông báo phát hành hóa đơn công khai
- Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in phải được công khai trên Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế.
- Trước khi bán lần đầu, cơ quan thuế phải lập thông báo phát hành hóa đơn theo quy định tại Điều 24 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và đăng kèm mẫu hóa đơn trên trang thông tin điện tử.
- Thông báo bao gồm các mục sau: tên cơ quan thuế phát hành, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại hóa đơn, số lượng, tên và mã số thuế doanh nghiệp in, ngày lập và chữ ký, dấu của đơn vị.
- Mẫu hóa đơn là bản in đầy đủ thông tin và có ký hiệu “Mẫu” cùng dãy số 0 trên hóa đơn.
- Thông báo và mẫu hóa đơn phải được niêm yết công khai tại các cơ sở thuộc cơ quan thuế trong suốt quá trình sử dụng.
- Mọi thay đổi về nội dung thông báo hoặc mẫu hóa đơn phải được cơ quan thuế thực hiện thủ tục phát hành mới theo quy định.
Xem thêm: Quy trình mua hóa đơn lẻ tại chi cục thuế
5. Một số lưu ý quan trọng khi mua hóa đơn
Theo quy định tại Điều 24 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân kinh doanh nếu thuộc đối tượng được cơ quan thuế bán hóa đơn thì cần nộp đơn đề nghị mua hóa đơn, theo đó là các giấy tờ khác như: CCCD và giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy đăng ký thuế.
Việc cấp phát hóa đơn được thực hiện theo tháng, với số lượng tối đa là 01 quyển (50 số) cho mỗi loại hóa đơn. Ở các lần mua tiếp theo, số lượng hóa đơn sẽ được cơ quan thuế xét duyệt dựa trên tình hình sử dụng thực tế và mức độ khai, nộp thuế trong kỳ liền kề. Tuy nhiên, tổng số lượng hóa đơn được mua sẽ không vượt quá số lượng đã sử dụng ở tháng trước.
Đối với hóa đơn điện tử do cơ quan thuế đặt in, toàn bộ thông tin phát hành sẽ được công bố công khai trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đảm bảo tính minh bạch và dễ dàng tra cứu.
Trong khi đó, hóa đơn giấy được bán ra với giá đã niêm yết, đảm bảo chỉ nhằm bù đắp chi phí in ấn và phát hành, không phục vụ cho mục tiêu lợi nhuận.
Cá nhân mua hóa đơn của cơ quan thuế không chỉ là nhu cầu thực tế mà còn là quyền lợi hợp pháp, giúp đảm bảo minh bạch trong hoạt động kinh doanh. Với thủ tục tương đối đơn giản nhưng yêu cầu đầy đủ giấy tờ và tuân thủ quy định, việc chuẩn bị kỹ lưỡng là điều cần thiết. Nếu bạn cần hỗ trợ trong quá trình đăng ký, chuẩn bị hồ sơ hay giải đáp các thắc mắc liên quan, đừng ngần ngại liên hệ với AZTAX qua HOTLINE: 0932.383.089 để được tư vấn cụ thể.
Xem thêm: Mẫu công văn gửi thuế
Xem thêm: Nộp thuế sai cơ quan quản lý thu
