Thủ tục mua hóa đơn lẻ tại Chi cục Thuế là quy trình bắt buộc đối với các cá nhân, hộ kinh doanh hoặc tổ chức phát sinh giao dịch nhưng không sử dụng hóa đơn thường xuyên. Để đảm bảo tính pháp lý và tránh sai sót trong quá trình xuất hóa đơn, người nộp thuế cần nắm rõ các bước thực hiện, hồ sơ cần chuẩn bị cũng như thời hạn kê khai, nộp thuế. Bài viết dưới đây do AZTAX thực hiện sẽ hướng dẫn đầy đủ và dễ hiểu nhất.
1. Đối tượng nào được cấp hóa đơn lẻ
Đối tượng được cấp hóa đơn lẻ là cá nhân hoặc tổ chức không thường xuyên có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ nhưng phát sinh giao dịch cần có hóa đơn để chứng minh doanh thu. Thông thường, các trường hợp này bao gồm: cá nhân bán tài sản thuộc sở hữu cá nhân như nhà, đất, ô tô; hoặc tổ chức không đăng ký kinh doanh nhưng phát sinh giao dịch cần xuất hóa đơn. Việc cấp hóa đơn lẻ được thực hiện thông qua cơ quan thuế theo quy định pháp luật hiện hành.
Theo quy định tại Điều 11 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 do Bộ Tài chính ban hành, các trường hợp được phép mua hóa đơn lẻ trực tiếp tại cơ quan thuế bao gồm các đối tượng sau:
- Hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh đang hoạt động trên thị trường.
- Đối với phương pháp trực tiếp, phần thuế sẽ được tính theo tỷ lệ % dựa trên doanh thu kinh doanh.
- Tổ chức có hoạt động kinh doanh nhưng không được thành lập theo Luật Doanh nghiệp, bao gồm hợp tác xã, nhà thầu nước ngoài, ban quản lý dự án và các tổ chức khác không mang danh nghĩa doanh nghiệp nhưng vẫn phát sinh hoạt động kinh doanh.
Các tổ chức nêu trên là những đơn vị không đăng ký thành lập theo pháp luật doanh nghiệp hoặc các ngành nghề kinh doanh chuyên biệt, nhưng vẫn có hoạt động mua bán, cung ứng hàng hóa, dịch vụ.
- Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in hoặc đặt in và bị cơ quan thuế xếp vào diện rủi ro cao về thuế.
- Doanh nghiệp có hành vi vi phạm về sử dụng hóa đơn và đã bị xử lý vi phạm hành chính liên quan đến hành vi trốn thuế hoặc gian lận thuế trong quá trình sử dụng hóa đơn tự in, đặt in.
Trong trường hợp doanh nghiệp nằm trong nhóm có rủi ro cao hoặc đã có hành vi vi phạm, cơ quan thuế sẽ yêu cầu doanh nghiệp chuyển sang sử dụng hóa đơn do cơ quan thuế phát hành trong thời gian tối đa 12 tháng. Khi thời hạn quy định kết thúc, cơ quan thuế sẽ căn cứ vào tình hình sử dụng hóa đơn, kết quả kê khai – nộp thuế thực tế cùng với đề nghị của doanh nghiệp để tiến hành xem xét.
Trong vòng tối đa 5 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ ban hành văn bản thông báo quyết định xử lý hồ sơ đề nghị cấp hóa đơn:
- Chấp thuận để doanh nghiệp quay lại sử dụng hóa đơn tự in hoặc đặt in;
- Nếu doanh nghiệp không đáp ứng điều kiện chuyển sang hình thức tự in hoặc đặt in các hóa đơn thì sẽ phải tiếp tục sử dụng hóa đơn.
Các hộ gia đình và cá nhân không có kinh doanh hoặc không thành lập theo luật, nếu phát sinh hoạt động bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ mà thuộc diện không chịu thuế GTGT hoặc không phải kê khai, nộp thuế GTGT, đồng thời nếu doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm thì sẽ không được cấp hóa đơn lẻ.
2. Thủ tục mua hóa đơn lẻ tại chi cục thuế
Thủ tục mua hóa đơn lẻ tại Chi cục Thuế áp dụng cho cá nhân, tổ chức không thường xuyên bán hàng nhưng cần hóa đơn. Người mua nộp đơn đề nghị kèm giấy tờ liên quan, Chi cục Thuế sẽ xem xét và cấp nếu đủ điều kiện.
Để được cấp hóa đơn bán lẻ từ cơ quan thuế, cá nhân hoặc tổ chức có hoạt động kinh doanh cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định. Bộ hồ sơ bao gồm:
- Đơn đề nghị cấp hóa đơn lẻ: Lập theo mẫu quy định của cơ quan thuế, nộp 1 bản gốc.
- Đơn đề nghị mua hóa đơn (nếu có yêu cầu mua kèm).
- Chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân: Kèm theo bản gốc để đối chiếu khi nộp hồ sơ.
- Hợp đồng kinh tế hoặc các tài liệu chứng minh giao dịch: Là các giấy tờ thể hiện việc mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc thực hiện các thỏa thuận.
- Tờ khai thuế GTGT và thuế TNCN: Mỗi loại nộp 2 bản.
- Đối với tổ chức, cần nộp 03 bản tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) theo quy định.
- Chứng từ nộp thuế: Nộp 2 bản sao biên lai nộp tiền thuế vào ngân sách nhà nước.
Hồ sơ xin hóa đơn lẻ được nộp tại cơ quan thuế quản lý mã số thuế hoặc nơi đăng ký hộ khẩu đối với cá nhân chưa có mã số thuế.
- Khi hồ sơ đã được phê duyệt, người nộp thuế cần lập hóa đơn tại cơ quan thuế
- Người đề nghị phải hoàn thành nghĩa vụ thuế đối với giao dịch trước khi được cấp hóa đơn theo quy định.
- Khi có xác nhận nộp thuế, cơ quan thuế sẽ tiến hành đóng dấu xác nhận của cơ quan thuế lên góc trái của liên 1 và liên 2. Người nộp thuế sẽ nhận cả 2 liên hóa đơn, còn liên 3 do cơ quan thuế giữ để quản lý và lưu trữ.
Xem thêm: Chi cục thuế có làm việc thứ 7 không?
Xem thêm: Dịch vụ kế toán
3. Hồ sơ cần chuẩn bị để xin cấp hóa đơn lẻ
Hồ sơ xin cấp hóa đơn lẻ gồm: đơn đề nghị, hợp đồng mua bán hoặc cung cấp dịch vụ, chứng từ thanh toán và giấy tờ liên quan. Hồ sơ đầy đủ giúp việc xét duyệt nhanh chóng hơn.
Cá nhân hoặc tổ chức có nhu cầu xin cấp hóa đơn bán lẻ cần trực tiếp liên hệ với cơ quan thuế quản lý địa bàn – nơi đã cấp mã số thuế hoặc là nơi đăng ký hộ khẩu thường trú (trong trường hợp cá nhân chưa đăng ký MST). Thông tin hộ khẩu có thể căn cứ theo sổ hộ khẩu, CMND/CCCD hoặc hộ chiếu.
Để được cấp hóa đơn lẻ, người nộp thuế cần chuẩn bị một bộ hồ sơ gồm các tài liệu sau:
- Đơn xin cấp hóa đơn lẻ cần được lập theo mẫu chuẩn do cơ quan thuế ban hành và nộp 01 bản chính trong hồ sơ.
- 1 bản sao CCCD kèm bản gốc để so sánh khi nộp hồ sơ.
- Nộp 02 bản hợp đồng kinh tế hoặc tài liệu chứng minh giao dịch, trong đó yêu cầu ít nhất 01 bản là bản gốc để cơ quan thuế làm căn cứ giải quyết hồ sơ.
- Tờ khai thuế GTGT và thuế TNCN: Mỗi loại nộp 02 bản.
- Tờ khai thuế TNDN (áp dụng với tổ chức): 03 bản.
- Biên lai nộp thuế: 02 bản photo đã nộp tiền vào ngân sách nhà nước.
- Mẫu đơn đề nghị mua hóa đơn lẻ: Cần điền đầy đủ thông tin, chính xác theo quy định.
Trường hợp người nộp thuế không trực tiếp thực hiện thủ tục, người được ủy quyền phải cung cấp văn bản ủy quyền hợp pháp. Văn bản ủy quyền này phải phù hợp với quy định tại Bộ luật Dân sự.
4. Quy định về thời hạn nộp thuế và nộp hồ sơ khai thuế
Quy định về thời hạn nộp thuế và nộp hồ sơ khai thuế là những mốc thời gian do cơ quan thuế quy định mà người nộp thuế cần tuân thủ. Việc nộp đúng hạn giúp tránh bị xử phạt hành chính, đảm bảo nghĩa vụ tài chính với Nhà nước và hỗ trợ công tác quản lý thuế hiệu quả hơn.
Nếu hộ kinh doanh dùng phương pháp khoán muốn dùng hóa đơn lẻ cần lưu ý một số quy định kèm theo:
- Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế:
Hồ sơ khai thuế phải được nộp chậm nhất vào ngày thứ 10 kể từ thời điểm phát sinh doanh thu có yêu cầu sử dụng hóa đơn. - Thời hạn nộp thuế tương ứng:
Người nộp thuế cũng phải hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế trong vòng 10 ngày, tính từ ngày phát sinh doanh thu cần xuất hóa đơn.
5. Lưu ý khi mua hóa đơn lẻ
Khi mua hóa đơn lẻ, người nộp thuế cần lưu ý chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định, đảm bảo mục đích sử dụng hóa đơn là hợp pháp và chính đáng. Việc kê khai thông tin phải trung thực, chính xác; đồng thời, cần nộp hồ sơ đúng cơ quan thuế quản lý và trong thời gian phù hợp để được xem xét, cấp hóa đơn kịp thời.
Người nộp thuế cần nắm một số nguyên tắc khi thực hiện thủ tục xin cấp hóa đơn:
- Trong trường hợp mua hóa đơn trực tiếp tại cơ quan thuế (loại hóa đơn đã được cơ quan thuế phát hành sẵn), cá nhân hoặc tổ chức không bắt buộc phải thực hiện thủ tục thông báo phát hành hóa đơn.
- Khi đề nghị cấp hóa đơn lẻ, người nộp thuế bắt buộc phải nộp hai loại thuế, bao gồm:
- Thuế giá trị gia tăng (GTGT)
- Thuế thu nhập cá nhân và thuế thu nhập doanh nghiệp
Các mức thuế suất áp dụng được căn cứ theo Luật số 71/2014/QH13 và hướng dẫn tại Thông tư 92/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính.
Trường hợp doanh nghiệp nhận hóa đơn lẻ do tổ chức kinh tế khác cung cấp – không phải từ cơ quan thuế – trong hoạt động mua bán hàng hóa, dịch vụ, thì hóa đơn này bị coi là không hợp lệ. Do đó, việc sử dụng hóa đơn phải đúng nguồn phát hành từ cơ quan thuế có thẩm quyền để đảm bảo tính pháp lý.
6. Các câu hỏi thường gặp
Câu 1: Mua hóa đơn lẻ có bắt buộc dùng chữ ký số không?
Không cần. Khi đến cơ quan thuế để xin cấp hóa đơn lẻ, bạn không phải sử dụng chữ ký số trong thủ tục này.
Câu 2: Có thể thực hiện thủ tục mua hóa đơn lẻ qua mạng không?
Hiện nay, việc xin cấp hóa đơn lẻ vẫn được tiến hành trực tiếp tại chi cục thuế. Tuy nhiên, trong thời gian tới, hình thức đăng ký online có thể sẽ được áp dụng nhằm giảm bớt thủ tục và tiết kiệm thời gian cho người dân và doanh nghiệp.
Câu 3: Hóa đơn lẻ có được xét hoàn thuế giá trị gia tăng không?
Việc hoàn thuế GTGT đối với hóa đơn lẻ không áp dụng chung cho tất cả trường hợp. Cần căn cứ vào quy định của từng loại thuế cũng như tính chất cụ thể của từng giao dịch. Bạn nên trao đổi với cán bộ thuế để được hướng dẫn rõ hơn.
Câu 4: Làm sao để mua hóa đơn lẻ một cách nhanh chóng?
Để rút ngắn thời gian xử lý, bạn nên chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và đến nộp vào thời gian làm việc chính thức, tránh các khung giờ đông người như đầu buổi sáng hoặc cuối buổi chiều.
Thủ tục mua hóa đơn lẻ tại Chi cục Thuế tưởng chừng đơn giản nhưng lại có nhiều điểm cần lưu ý để đảm bảo đúng quy định. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng hồ sơ, nắm rõ thời hạn và nghĩa vụ thuế sẽ giúp bạn tránh được sai phạm không đáng có. Nếu bạn bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ với AZTAX qua HOTLINE: 0932.383.089 để được tư vấn cụ thể.
Xem thêm: Chi cục thuế Tiếng Anh là gì?
Xem thêm: Cục thuế là gì?
Xem thêm: Lương công chức thuế
