Mẫu công văn gửi thuế là biểu mẫu quan trọng giúp doanh nghiệp làm việc chính thức với cơ quan thuế khi cần giải trình, đề nghị hoặc xác nhận thông tin. Việc sử dụng đúng mẫu không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn giúp tiết kiệm thời gian và tránh sai sót không đáng có. Trong bài viết dưới đây, AZTAX xin chia sẻ các mẫu công văn thông dụng, phù hợp với nhiều tình huống thực tế doanh nghiệp thường gặp.
1. Tổng hợp mẫu công văn gửi thuế thường dùng cho doanh nghiệp
Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp thường xuyên phải làm việc với cơ quan thuế để giải trình, đề nghị hoặc cập nhật thông tin. Việc sử dụng các mẫu công văn đúng chuẩn, đầy đủ nội dung và phù hợp với từng trường hợp sẽ giúp quá trình xử lý hồ sơ thuế diễn ra nhanh chóng, minh bạch và đúng quy định.
Bộ mẫu công văn gửi thuế tổng hợp dưới đây sẽ là tài liệu tham khảo hữu ích cho doanh nghiệp khi cần soạn thảo văn bản làm việc với cơ quan thuế. Việc chuẩn bị sẵn các mẫu phù hợp không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giúp doanh nghiệp thể hiện sự chuyên nghiệp và tuân thủ tốt nghĩa vụ thuế.
1.1 Mẫu công văn giải trình thuế
Mẫu công văn giải trình thuế là văn bản được doanh nghiệp hoặc cá nhân sử dụng để làm rõ các sai sót, vướng mắc hoặc thắc mắc liên quan đến nghĩa vụ thuế với cơ quan thuế.
Công văn này thường được gửi khi có yêu cầu từ cơ quan quản lý thuế hoặc khi người nộp thuế chủ động phát hiện và muốn điều chỉnh thông tin chưa chính xác trong hồ sơ khai thuế, quyết toán thuế, hóa đơn, hoặc các vấn đề liên quan đến thuế thu nhập cá nhân, giá trị gia tăng, thuế doanh nghiệp,…
1.2 Mẫu công văn gửi thuế về xin gộp báo cáo tài chính vào năm sau
Công văn xin gộp báo cáo tài chính vào năm sau là văn bản do doanh nghiệp lập để đề nghị cơ quan thuế chấp thuận việc dời thời điểm nộp báo cáo tài chính của một năm sang năm kế tiếp, thường do các lý do khách quan như:
- Chưa hoàn tất sổ sách kế toán;
- Đang chờ kiểm toán hoặc thay đổi bộ phận kế toán;
- Gặp khó khăn trong việc tổng hợp số liệu đúng thời hạn.
Việc xin gộp báo cáo tài chính không phải là quy trình mặc định, mà phải được sự đồng ý của cơ quan thuế và không làm ảnh hưởng đến nghĩa vụ kê khai, quyết toán thuế của doanh nghiệp.
1.3 Công văn xin khôi phục mã số thuế cho doanh nghiệp
Công văn xin khôi phục mã số thuế là văn bản do doanh nghiệp lập và gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp nhằm đề nghị mở lại mã số thuế đã bị ngừng hoạt động hoặc tạm ngừng do nhiều nguyên nhân, như:
- Doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh có thời hạn;
- Bị cơ quan thuế thông báo ngừng mã số thuế do vi phạm nghĩa vụ thuế hoặc không hoạt động tại địa chỉ đăng ký;
- Doanh nghiệp đã giải thể/hủy mã số nhưng sau đó có quyết định khôi phục.
Mục đích của công văn là để doanh nghiệp được tiếp tục hoạt động hợp pháp và thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ thuế sau khi được cơ quan thuế chấp thuận mở lại mã số thuế.
Trong công văn, doanh nghiệp cần nêu rõ lý do đề nghị khôi phục, cam kết chấp hành đúng các quy định pháp luật, và đính kèm hồ sơ cần thiết (nếu có). Đây là thủ tục quan trọng, đặc biệt đối với các doanh nghiệp muốn hoạt động trở lại sau thời gian ngừng hoặc bị cưỡng chế mã số thuế.
1.4 Công văn xin giảm số thuế TNDN và ân hạn thuế
Công văn xin giảm thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và ân hạn thuế là văn bản do doanh nghiệp lập, gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp nhằm đề nghị:
- Giảm số thuế TNDN phải nộp: Thường trong các trường hợp doanh nghiệp bị ảnh hưởng bởi thiên tai, dịch bệnh, lỗ lũy kế, doanh thu giảm sâu hoặc thuộc nhóm được ưu đãi theo chính sách hỗ trợ của Nhà nước.
- Xin gia hạn (ân hạn) thời gian nộp thuế: Doanh nghiệp đề nghị kéo dài thời hạn nộp thuế thay vì phải nộp đúng kỳ, để giảm áp lực tài chính tạm thời, đảm bảo duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh.
Công văn này cần nêu rõ lý do xin giảm và ân hạn, căn cứ pháp lý (theo Nghị định, Thông tư hoặc các chính sách hỗ trợ cụ thể), và cam kết thực hiện đúng nghĩa vụ thuế sau khi được chấp thuận.
1.5 Công văn xác định không nợ đọng thuế
Công văn xác định không nợ đọng thuế là văn bản do doanh nghiệp hoặc tổ chức gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp để xác nhận tình trạng hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ thuế, tức là không còn nợ thuế, tiền phạt, tiền chậm nộp hoặc các khoản phải nộp khác theo quy định.
Trong công văn, doanh nghiệp cần nêu rõ lý do đề nghị xác nhận, thông tin doanh nghiệp, mã số thuế và cam kết kê khai trung thực. Cơ quan thuế sau đó sẽ kiểm tra và cấp văn bản xác nhận không nợ thuế nếu đầy đủ điều kiện.
1.6 Mẫu công văn gửi thuế xin quyết toán thuế cho doanh nghiệp
Mẫu công văn xin quyết toán thuế là văn bản do doanh nghiệp lập và gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp nhằm đề nghị thực hiện thủ tục kiểm tra, xác nhận nghĩa vụ thuế đã thực hiện trong một kỳ nhất định, thường là theo năm hoặc theo giai đoạn cụ thể.
Việc xin quyết toán thuế có thể xuất phát từ các mục đích như:
- Chuẩn bị hồ sơ phục vụ giải thể, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp, chia tách, sáp nhập;
- Đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật thuế;
- Phục vụ kiểm toán nội bộ, kiểm tra tài chính hoặc minh bạch với đối tác.
Trong công văn, doanh nghiệp cần nêu rõ lý do đề nghị, thông tin nhận diện (tên công ty, mã số thuế, địa chỉ…), giai đoạn đề nghị quyết toán, và cam kết cung cấp đầy đủ tài liệu, sổ sách khi được kiểm tra.
2. Cách ghi thông tin trên mẫu công văn giải trình thuế
Việc soạn thảo công văn giải trình thuế là một bước quan trọng giúp doanh nghiệp làm rõ các sai sót hoặc vướng mắc với cơ quan thuế. Tuy nhiên, để công văn được tiếp nhận và xử lý nhanh chóng, người lập cần nắm rõ cách ghi thông tin một cách chính xác, đầy đủ và theo đúng quy định.
Để một công văn giải trình thuế đúng chuẩn pháp lý, người soạn thảo cần đảm bảo nội dung tuân thủ các yêu cầu cơ bản theo quy định hiện hành.
- Quốc hiệu và tiêu ngữ theo quy định.
- Ngày tháng năm và địa điểm lập công văn.
- Tên cơ quan thuế tiếp nhận công văn.
- Thông tin nhận diện của đơn vị gửi công văn, gồm:
- Tên đầy đủ của doanh nghiệp, tổ chức hoặc cơ quan.
- Mã số thuế được cấp.
- Địa chỉ trụ sở chính.
- Thông tin liên hệ như số điện thoại, email, fax (nếu có).
- Nội dung yêu cầu làm rõ hoặc hướng dẫn đối với những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện nghĩa vụ thuế.
- Chữ ký và xác nhận của người đại diện theo pháp luật hoặc người đứng đầu đơn vị gửi công văn.
3. Gửi công văn hỏi thủ tục, vướng mắc thuế đến đâu?
Khi doanh nghiệp hoặc cá nhân gặp khó khăn trong quá trình thực hiện nghĩa vụ thuế, việc soạn thảo công văn để hỏi cơ quan chức năng là điều cần thiết. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ nên gửi công văn này đến đâu để được giải đáp đúng thẩm quyền và nhanh chóng.
Tại khoản 2 Điều 2 Luật Quản lý thuế 2019 quy định như sau:
“Điều 2. Đối tượng áp dụng
… 2. Cơ quan quản lý thuế bao gồm:
a) Cơ quan thuế bao gồm Tổng cục Thuế, Cục Thuế, Chi cục Thuế, Chi cục Thuế khu vực;
b) Cơ quan hải quan bao gồm Tổng cục Hải quan, Cục Hải quan, Cục Kiểm tra sau thông quan, Chi cục Hải quan.”
Từ quy định trên có thể thấy, hệ thống cơ quan quản lý thuế tại Việt Nam được tổ chức theo cấp bậc rõ ràng và bao gồm cả cơ quan thuế nội địa lẫn cơ quan hải quan. Việc xác định đúng cơ quan có thẩm quyền là cơ sở quan trọng để cá nhân, tổ chức thực hiện các thủ tục liên quan đến thuế một cách chính xác và hiệu quả.
Xem thêm: Nộp thuế sai cơ quan quản lý thu
4. Mức xử phạt khi vi phạm về công văn giải trình thuế
Trường hợp tổ chức hoặc doanh nghiệp nộp công văn giải trình thuế chậm so với thời hạn quy định có thể bị xử phạt theo Nghị định số 125/2020/NĐ-CP, cụ thể như sau:
- Nếu việc kê khai thuế không chính xác làm phát sinh thiếu số thuế phải nộp hoặc làm tăng khoản thuế được miễn, giảm, hoàn, thì đơn vị vi phạm sẽ bị xử phạt ở mức 20% trên số thuế thiếu hoặc số thuế được miễn, giảm, hoàn không đúng quy định.
- Các doanh nghiệp, tổ chức có nghĩa vụ nộp văn bản giải trình trong thời hạn tối đa 05 ngày kể từ ngày lập biên bản vi phạm hành chính về thuế. Trong trường hợp vụ việc có nhiều yếu tố phức tạp cần xác minh thêm, thời hạn này có thể được kéo dài, nhưng phải có văn bản nêu rõ lý do.
- Đối với hình thức giải trình trực tiếp, thời gian nộp tờ khai giải trình là trong vòng 02 ngày kể từ ngày lập biên bản vi phạm hành chính thuế.
5. Nhiệm vụ của cơ quan quản lý thuế
Căn cứ theo Điều 18 của Luật Quản lý thuế năm 2019, cơ quan thuế có trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ chính sau:
- Tổ chức công tác thu thuế và các khoản thu khác thuộc ngân sách nhà nước theo đúng quy định pháp luật về thuế và các quy định có liên quan.
- Thực hiện việc tuyên truyền, phổ biến, hướng dẫn chính sách pháp luật về thuế; đồng thời công khai thủ tục hành chính thuế tại trụ sở cơ quan thuế, trên cổng thông tin điện tử và các phương tiện thông tin đại chúng.
- Có trách nhiệm giải thích và cung cấp thông tin nhằm giúp người nộp thuế xác định đầy đủ nghĩa vụ thuế. Cơ quan thuế cũng cần công khai mức thuế phải nộp của các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh trên phạm vi từng xã, phường, thị trấn.
- Bảo đảm tính bảo mật đối với thông tin của người nộp thuế, trừ trường hợp pháp luật yêu cầu cung cấp cho cơ quan có thẩm quyền hoặc thông tin thuộc diện được phép công khai.
- Thực hiện các biện pháp liên quan đến miễn, giảm thuế; xóa nợ, khoanh nợ thuế; miễn hoặc không tính tiền chậm nộp, tiền phạt; gia hạn thời gian nộp thuế; cho phép nộp dần tiền nợ thuế; xử lý tiền thuế, tiền phạt, tiền chậm nộp nộp thừa; và hoàn thuế theo đúng quy định của Luật Quản lý thuế và các văn bản liên quan.
- Xác nhận việc người nộp thuế đã hoàn thành nghĩa vụ thuế khi có yêu cầu hợp lệ.
- Thụ lý và giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo về các vấn đề liên quan đến chính sách và thủ tục thuế trong phạm vi thẩm quyền được giao.
- Giao các văn bản như biên bản kiểm tra, kết luận, quyết định xử lý thuế sau kiểm tra, thanh tra thuế cho người nộp thuế và có trách nhiệm giải thích nội dung khi có yêu cầu.
- Thực hiện việc bồi thường nếu gây thiệt hại cho người nộp thuế theo quy định pháp luật về trách nhiệm bồi thường của Nhà nước.
- Thực hiện giám định để xác định nghĩa vụ thuế theo yêu cầu hoặc trưng cầu từ các cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
- Xây dựng và triển khai hệ thống công nghệ thông tin, ứng dụng nền tảng điện tử để phục vụ các giao dịch thuế theo hình thức điện tử, đảm bảo hiện đại hóa ngành thuế.
6. Trách nhiệm cơ quan Thuế trong tổ chức hệ thống thông tin điện tử
Căn cứ theo khoản 7 Điều 8 của Luật Quản lý thuế năm 2019, cơ quan thuế có trách nhiệm xây dựng và vận hành hệ thống thông tin điện tử nhằm phục vụ công tác quản lý thuế. Cụ thể, cơ quan quản lý thuế cần bảo đảm tổ chức hệ thống thông tin điện tử với các nhiệm vụ chính sau:
a) Hướng dẫn, hỗ trợ để người nộp thuế, tổ chức cung cấp dịch vụ về giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế, ngân hàng và các tổ chức liên quan thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế;
b) Xây dựng, quản lý, vận hành hệ thống tiếp nhận và xử lý dữ liệu thuế điện tử bảo đảm an ninh, an toàn, bảo mật và liên tục;
c) Xây dựng hệ thống kết nối thông tin, cung cấp thông tin về số tiền thuế đã nộp ngân sách nhà nước, thông tin về tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế của người nộp thuế cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan bằng điện tử để thực hiện các thủ tục hành chính cho người nộp thuế theo quy định;
d) Cập nhật, quản lý, cung cấp các thông tin đăng ký sử dụng giao dịch thuế điện tử của người nộp thuế; xác thực giao dịch điện tử của người nộp thuế cho các cơ quan, tổ chức phối hợp thu ngân sách nhà nước để thực hiện quản lý thuế và quản lý thu ngân sách nhà nước;
đ) Tiếp nhận, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính thuế cho người nộp thuế bằng phương thức điện tử;
e) Trường hợp chứng từ điện tử của người nộp thuế đã được lưu trong cơ sở dữ liệu của cơ quan quản lý thuế thì cơ quan quản lý thuế, công chức quản lý thuế phải thực hiện khai thác, sử dụng dữ liệu trên hệ thống, không được yêu cầu người nộp thuế cung cấp hồ sơ thuế, chứng từ nộp thuế bằng giấy.
7. Một số mẫu công văn gửi cơ quan thuế thường dùng
Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp không thể tránh khỏi việc phải gửi công văn đến cơ quan thuế để giải trình, đề nghị, xác nhận hoặc xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến nghĩa vụ thuế.
Việc chuẩn bị sẵn các mẫu công văn phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp phản hồi kịp thời, đúng quy định và hạn chế các rủi ro hành chính.
Bạn có thể tham khảo thêm một số mẫu công văn dưới đây:
- Công văn giải trình sai sót trong kê khai hồ sơ thuế
- Công văn giải trình liên quan đến khoản BHXH chưa được xử lý.
- Công văn giải trình về các vấn đề phát sinh liên quan đến bảo hiểm.
- Công văn giải trình sai sót thuế thu nhập cá nhân (TNCN)
- Công văn giải trình chênh lệch số người lao động và số tiền đóng bảo hiểm so với sổ sách kế toán, báo cáo thuế và quyết toán TNCN
- Công văn giải trình liên quan đến hóa đơn do bên bán bỏ trốn.
- Công văn xin gia hạn thời điểm quyết toán thuế
- Công văn đề nghị tiếp tục dùng hóa đơn cũ do thay đổi địa chỉ
- Công văn xin thu hồi thông báo phát hành hóa đơn
- Công văn xin hoàn lại ngân sách nhà nước theo mẫu 01/ĐNHT.
Những mẫu công văn này giúp doanh nghiệp xử lý kịp thời các tình huống phát sinh liên quan đến thuế và bảo hiểm.
Hy vọng những mẫu công văn gửi thuế được chia sẻ trong bài viết sẽ giúp bạn dễ dàng soạn thảo văn bản đúng quy định, tiết kiệm thời gian và tránh sai sót không đáng có. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ với AZTAX qua HOTLINE: 0932 383 089 để được tư vấn kịp thời và nhanh chóng nhé!
Xem thêm: Cá nhân mua hóa đơn của cơ quan thuế
Xem thêm: Thủ tục mua hóa đơn lẻ tại chi cục thuế
