Đơn đề nghị mua hóa đơn là văn bản quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện đúng thủ tục mua hóa đơn từ cơ quan thuế. Việc lập và nộp đơn đề nghị mua hóa đơn đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, quản lý tài chính minh bạch và tránh các rủi ro về thuế. Bài viết dưới đây, AZTAX sẽ hướng dẫn chi tiết cách soạn thảo và các nội dung cần có khi gửi đơn sẽ giúp bạn thực hiện nhanh chóng, chính xác.
1. Mẫu Đơn đề nghị mua hóa đơn do cơ quan thuế quy định
Hiện nay, mẫu đơn đề nghị mua hóa đơn do cơ quan thuế đặt in mới nhất là Mẫu số 02/ĐN-HĐG Phụ lục IA, được ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
2. Hướng dẫn cách viết mẫu đơn đề nghị mua hóa đơn nhanh chóng, chính xác
Khi doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh có nhu cầu sử dụng hóa đơn nhưng chưa đủ điều kiện tự in hay đặt in, việc làm đơn đề nghị mua hóa đơn là thủ tục bắt buộc. Nội dung dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách viết mẫu đơn đề nghị mua hóa đơn một cách nhanh chóng, chính xác và đúng quy định của cơ quan thuế.
Khi lập mẫu đơn đề nghị mua hóa đơn, bạn cần điền đầy đủ và chính xác các thông tin theo yêu cầu. Với Mục I (Mục 1 – 9), chỉ cần điền đúng thông tin như hướng dẫn.
Đối với Phần II – Bảng số lượng hóa đơn, chứng từ đề nghị mua, bạn cần xác định doanh nghiệp kê khai tình hình sử dụng hóa đơn theo quý hay theo năm để điền số liệu chính xác. Cụ thể:
- STT: Đánh số thứ tự từng dòng kê khai.
- Loại hóa đơn, chứng từ: Ghi tên hóa đơn hoặc chứng từ muốn mua.
- Tồn đầu kỳ trước: Số hóa đơn chưa sử dụng hết của kỳ liền trước. Ví dụ, mua hóa đơn quý 3/2018 thì số tồn đầu kỳ là số tồn cuối quý 2.
- Số lượng mua kỳ trước: Số hóa đơn đã mua trong kỳ trước (nếu không có phát sinh thì điền 0).
- Sử dụng trong kỳ: Số lượng hóa đơn đã sử dụng ở kỳ liền trước kỳ mua.
- Còn cuối kỳ: Số hóa đơn tồn cuối kỳ liền trước.
- Số lượng mua kỳ này: Số hóa đơn doanh nghiệp muốn mua trong kỳ hiện tại.
Sau khi hoàn tất kê khai, người đại diện hợp pháp phải ký vào đơn để đảm bảo tính pháp lý.
3. Những trường hợp được phép mua hóa đơn đặt in của cơ quan thuế
Theo khoản 3 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn do cơ quan thuế đặt in là hóa đơn giấy do cơ quan thuế in và bán cho các tổ chức, cá nhân đủ điều kiện, nhằm sử dụng khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.
Căn cứ Điều 23 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Cục Thuế đặt in hóa đơn để bán cho các đối tượng sau:
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng không phải trả phí trong 12 tháng đầu khi bắt đầu dùng hóa đơn điện tử, trong các trường hợp:
- Không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế qua phương tiện điện tử;
- Không có hạ tầng công nghệ thông tin hoặc phần mềm kế toán;
- Không có phần mềm lập hóa đơn điện tử để truyền dữ liệu đến người mua và cơ quan thuế.
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh mua hóa đơn giấy của cơ quan thuế tối đa 12 tháng, trong khi cơ quan thuế triển khai chuyển đổi sang hóa đơn điện tử. Khi áp dụng hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp này đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có hoặc không có mã của cơ quan thuế nếu đủ điều kiện.
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh gặp sự cố về hạ tầng công nghệ thông tin cấp mã hóa đơn của cơ quan thuế cũng được sử dụng hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
4. Quy định về mua hóa đơn do cơ quan thuế đặt in
Theo Điều 24 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ và cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng mua hóa đơn do cơ quan thuế phát hành phải nộp đơn đề nghị mua hóa đơn kèm theo các giấy tờ sau:
- CMND hoặc thẻ căn cước công dân còn hiệu lực của người mua, người đại diện hoặc người được ủy quyền hợp pháp.
- Lần đầu mua hóa đơn, doanh nghiệp, tổ chức hoặc hộ kinh doanh phải nộp văn bản cam kết về địa chỉ sản xuất, kinh doanh, phù hợp với giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy phép hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận hộ kinh doanh hoặc giấy tờ tương ứng khác.
- Khi mua hóa đơn, người mua phải tự chịu trách nhiệm ghi hoặc đóng dấu tên, địa chỉ, mã số thuế trên liên 2 của mỗi số hóa đơn trước khi mang ra khỏi cơ quan thuế.
5. Các bước chuẩn bị và nộp đơn đề nghị mua hóa đơn từ cơ quan thuế
Để được cơ quan thuế cấp hóa đơn, người nộp thuế cần thực hiện đúng quy trình đăng ký và nộp đơn đề nghị mua hóa đơn. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và thực hiện đúng các bước theo hướng dẫn sẽ giúp quá trình mua hóa đơn diễn ra nhanh chóng, thuận lợi và tránh được sai sót trong quá trình làm việc với cơ quan thuế.
5.1 Hồ sơ đề nghị mua hóa đơn do cơ quan thuế đặt in
Theo khoản 3 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn do cơ quan thuế đặt in là loại hóa đơn giấy được cơ quan thuế in để bán cho các tổ chức, cá nhân thuộc đối tượng được phép mua.
Căn cứ hướng dẫn của Bộ Tài chính tại Tiểu mục 5 Mục II Thủ tục hành chính kèm Quyết định 1464/QĐ-BTC năm 2022, hồ sơ đề nghị mua hóa đơn bao gồm:
- Đơn đề nghị mua hóa đơn;
- Bản cam kết theo Mẫu số 02/CK-HĐG (Phụ lục IA, Nghị định 123/2020/NĐ-CP) đối với các đơn vị mua hóa đơn lần đầu;
- CMND hoặc thẻ căn cước công dân còn hiệu lực của người mua hoặc người đại diện hợp pháp.
5.2 Thủ tục đề nghị mua hóa đơn do cơ quan thuế đặt in
Theo Tiểu mục 5 Mục II Thủ tục hành chính kèm Quyết định 1464/QĐ-BTC năm 2022, thủ tục mua hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thực hiện theo trình tự sau:
Bước 1: Lập và nộp hồ sơ
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh (gọi chung là người nộp thuế) lập hồ sơ đề nghị mua hóa đơn gửi cơ quan thuế quản lý (Cục Thuế hoặc Chi cục Thuế). Hồ sơ gồm:
- Đơn đề nghị mua hóa đơn theo Mẫu số 02/ĐN-HĐG (Phụ lục IA, Nghị định 123/2020/NĐ-CP);
- CMND hoặc thẻ CCCD còn hiệu lực của người mua hoặc người được ủy quyền;
- Văn bản cam kết địa chỉ sản xuất, kinh doanh đối với lần đầu mua hóa đơn, phù hợp với giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy phép đầu tư/hành nghề hoặc quyết định thành lập.
Người nộp thuế phải ghi hoặc đóng dấu tên, địa chỉ, mã số thuế trên liên 2 của mỗi số hóa đơn trước khi mang ra khỏi cơ quan thuế.
Bước 2: Bán hóa đơn
- Lần đầu mua, cơ quan thuế bán tối đa 50 số cho mỗi loại hóa đơn. Nếu hết trước tháng, cơ quan thuế căn cứ vào số lượng đã sử dụng để bán tiếp.
- Lần mua tiếp theo, cơ quan thuế kiểm tra tình hình sử dụng hóa đơn và kê khai thuế để bán hóa đơn trong ngày, không vượt quá số lượng đã sử dụng của tháng trước.
- Người nộp thuế chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử phải dừng sử dụng hóa đơn giấy kể từ ngày bắt đầu dùng hóa đơn điện tử theo Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Bước 3: Thông báo công khai
- Cục Thuế/Chi cục Thuế phải thông báo phát hành hóa đơn trên Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế trước khi bán lần đầu, kèm hóa đơn mẫu; thông báo gồm tên cơ quan thuế, mã số thuế, địa chỉ, loại hóa đơn, số lượng và thông tin nhà in.
- Hóa đơn mẫu thể hiện đầy đủ các tiêu thức, có dãy số 0 và đóng chữ “Mẫu”.
- Thông báo và hóa đơn mẫu phải niêm yết công khai tại cơ sở Cục Thuế trong suốt thời gian sử dụng.
- Nếu có thay đổi nội dung hoặc mẫu hóa đơn, cơ quan thuế phải lập thông báo phát hành mới theo Điều 24 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
6. Lưu ý khi lập mẫu đơn đề nghị mua hóa đơn
Khi lập mẫu đơn đề nghị mua hóa đơn, người nộp thuế cần lưu ý một số điểm quan trọng để tránh bị cơ quan thuế từ chối hoặc yêu cầu bổ sung hồ sơ.
Cụ thể, người nộp thuế cần lưu ý các điểm sau:
- Điền đầy đủ thông tin: Mọi mục trong đơn (thông tin doanh nghiệp, loại hóa đơn, số lượng…) phải được ghi chính xác theo yêu cầu để tránh sai sót.
- Đính kèm giấy tờ hợp lệ: Bao gồm CMND/CCCD của người mua hoặc người được ủy quyền, và văn bản cam kết địa chỉ kinh doanh nếu mua hóa đơn lần đầu.
- Chữ ký và đóng dấu: Người đại diện hợp pháp phải ký tên và đóng dấu doanh nghiệp để đảm bảo tính pháp lý của văn bản.
- Số lượng hóa đơn đề nghị: Cần căn cứ vào tình hình sử dụng hóa đơn trước đó, kê khai chính xác số lượng muốn mua để cơ quan thuế dễ dàng phê duyệt.
- Tuân thủ thời hạn và quy định pháp luật: Lập đơn và nộp đúng thời gian quy định, tuân thủ các hướng dẫn của cơ quan thuế và pháp luật hiện hành.
- Những lưu ý này giúp đảm bảo thủ tục mua hóa đơn diễn ra nhanh chóng, chính xác và hợp pháp, tránh rủi ro trong quá trình sử dụng hóa đơn.
Việc lập đơn đề nghị mua hóa đơn đúng quy định là bước quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện thủ tục mua hóa đơn nhanh chóng, chính xác và hợp pháp. Để được hướng dẫn chi tiết, soạn thảo mẫu đơn chuẩn theo quy định mới nhất, AZTAX sẵn sàng đồng hành cùng bạn. Hãy liên hệ ngay với AZTAX để nhận tư vấn miễn phí, hỗ trợ và cập nhật thông tin mới nhất nhé!
