Hướng dẫn báo cáo thuế thu nhập cá nhân chi tiết nhất

Báo cáo thuế thu nhập cá nhân là một nhiệm vụ quan trọng đối với mọi cá nhân có thu nhập chịu thuế, giúp họ tuân thủ đúng các quy định pháp lý và đảm bảo quyền lợi tài chính của mình. Việc thực hiện báo cáo thuế không chỉ là nghĩa vụ mà còn là cách để mỗi người đóng góp vào ngân sách nhà nước, hỗ trợ phát triển kinh tế xã hội. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu các thông tin cơ bản và những lưu ý quan trọng liên quan đến việc báo cáo thuế thu nhập cá nhân.

1. Báo cáo thuế thu nhập cá nhân là gì?

Thuế thu nhập cá nhân là một loại thuế trực thu, áp dụng trực tiếp lên người có thu nhập. Đây là khoản tiền mà cá nhân phải trích nộp từ tiền lương, hoặc từ các nguồn thu khác, vào ngân sách nhà nước sau khi đã được giảm trừ theo quy định pháp luật.

Báo cáo thuế TNCN đơn giản có thể hiểu là quá trình khai báo các khoản thu nhập chịu thuế, được trích từ tiền lương hoặc các nguồn thu nhập khác, lên cơ quan Thuế, sau khi đã trừ đi các khoản giảm trừ hợp lệ.

Theo quy định của Luật Thuế TNCN, tổ chức, cá nhân chỉ cần thực hiện khai thuế khi có phát sinh khoản thu nhập chịu thuế trong kỳ tính thuế, ví dụ như từ tiền lương hoặc tiền công. Điều này có nghĩa là nếu trong tháng hoặc quý đó không phát sinh thu nhập chịu thuế TNCN, thì không cần phải nộp báo cáo thuế cho kỳ đó (dựa trên Nghị định 126/2020/NĐ-CP).

Đặc biệt, nếu có thu nhập phát sinh từ nhiều nguồn khác nhau và thuộc nhóm thu nhập chịu thuế, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện quyết toán thuế TNCN, dù có khấu trừ thuế hay không. Tuy nhiên, nếu trong kỳ, cá nhân hoặc tổ chức không trả lương cho bất kỳ người lao động nào, thì không cần phải nộp quyết toán thuế TNCN.

2. Báo cáo thuế thu nhập cá nhân gồm những gì?

Khi pháp luật về thuế ngày càng chặt chẽ, báo cáo thuế thu nhập cá nhân đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ nghiêm ngặt. Bạn đã biết đầy đủ những yêu cầu cần thiết để thực hiện báo cáo thuế TNCN hợp lệ chưa? Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho các doanh nghiệp về những giấy tờ cần chuẩn bị tùy thuộc vào các trường hợp cụ thể.

Trường hợp 1: Thu nhập từ tiền lương, tiền công Nếu bạn là tổ chức hoặc cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công, hãy đảm bảo báo cáo thuế TNCN đầy đủ các giấy tờ sau:

1. Tờ khai quyết toán thuế TNCN (Mẫu 05/KK-TNCN): Tờ khai này phải phân biệt giữa cá nhân cư trú và không cư trú để tính thuế chính xác. Cần lưu ý việc kê khai chỉ với các khoản thực tế đã chi trả lương, không kê khai các khoản chưa thanh toán.
2. Bảng kê chi tiết thu nhập chịu thuế:
   • Mẫu 05-1/BK-TNCN: Kê khai chi tiết thu nhập của nhân viên theo biểu lũy tiến (cá nhân có hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên).
   • Mẫu 05-2/BK-TNCN: Dành cho những nhân viên có hợp đồng dưới 3 tháng hoặc không có hợp đồng.
   • Mẫu 05-3/BK-TNCN: Kê khai người phụ thuộc để tính giảm trừ gia cảnh.

Trường hợp 2: Thu nhập từ đầu tư vốn, chuyển nhượng chứng khoán Nếu bạn có thu nhập từ chuyển nhượng vốn, chứng khoán hoặc các khoản thu nhập từ bản quyền, nhượng quyền thương mại, bạn cần chuẩn bị:

1. Tờ khai quyết toán thuế TNCN (Mẫu 06/KK-TNCN).
2. Bảng kê thu nhập từ chuyển nhượng chứng khoán (Mẫu 06-1/BK-TNCN).

Trường hợp 3: Thu nhập từ bảo hiểm và các hoạt động liên quan Đối với các doanh nghiệp bảo hiểm, đại lý bảo hiểm, hoặc các công ty quản lý quỹ hưu trí tự nguyện:

1. Tờ khai quyết toán thuế TNCN (Mẫu 02/KK-BHĐC).
2. Bảng kê mẫu 02-1/BK-BH và 02-2/BK-ĐC.

Trường hợp 4: Thu nhập từ đại lý xổ số Các công ty xổ số kiến thiết cần chuẩn bị:

1. Tờ khai quyết toán thuế TNCN (Mẫu 02/KK-XS).
2. Bảng kê mẫu 02-1/BK-XS.

Lưu ý quan trọng: Trong mọi trường hợp, khi thực hiện kê khai thuế TNCN, bạn cần chắc chắn rằng tất cả các giấy tờ đều chính xác, tránh bỏ sót thông tin hoặc kê khai sai, điều này giúp tránh sai sót trong việc quyết toán thuế và bảo đảm tuân thủ quy định pháp luật.

3. Thời hạn nộp báo cáo thuế thu nhập cá nhân

Để đảm bảo báo cáo thuế TNCN đúng quy định và tránh những rắc rối không cần thiết, việc nắm rõ các mốc thời gian là điều cực kỳ quan trọng. Nộp muộn sẽ không chỉ làm bạn gặp phiền phức mà còn có thể phải chịu phạt.

Cụ thể:

• Kê khai thuế theo tháng: Nếu doanh nghiệp kê khai thuế theo tháng, báo cáo thuế TNCN phải được nộp trong vòng 20 ngày đầu của tháng tiếp theo.
  Ví dụ: Báo cáo thuế tháng 4/2025 phải được nộp chậm nhất vào ngày 20/05/2025.
• Kê khai thuế theo quý: Đối với kê khai theo quý, thời gian nộp báo cáo thuế TNCN là vào ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo.
  Ví dụ: Báo cáo thuế quý 3/2025 cần được nộp chậm nhất vào ngày 31/10/2025.
• Quyết toán thuế TNCN: Thời hạn quyết toán thuế TNCN là trong vòng 90 ngày kể từ đầu năm sau. Do đó, bạn có thời gian 3 tháng đầu năm để hoàn thành quyết toán thuế.
  Ví dụ: Quyết toán thuế TNCN cho năm 2025 phải được nộp chậm nhất vào ngày 31/03/2026.

Việc lên kế hoạch và chuẩn bị nộp báo cáo thuế TNCN kịp thời không chỉ giúp bạn tránh được các rủi ro mà còn đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật.

4. Mức phạt nộp chậm báo cáo thuế thu nhập cá nhân

Việc nộp báo cáo thuế thu nhập cá nhân đúng hạn là một nghĩa vụ quan trọng của mọi cá nhân và doanh nghiệp, giúp đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và tránh những rủi ro không đáng có. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ về mức phạt khi nộp chậm báo cáo thuế TNCN, điều này có thể dẫn đến những hậu quả tài chính không mong muốn.

Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức phạt đối với hành vi nộp chậm báo cáo thuế thu nhập cá nhân (TNCN) sẽ tùy vào thời gian trễ hạn. Cụ thể như sau:

Lưu ý: Dự kiến trong năm 2025, Bộ Tài chính sẽ điều chỉnh Luật Thuế Thu Nhập Cá Nhân, có thể làm thay đổi mức phạt.

Nếu bạn quên hoặc nộp báo cáo thuế sau 90 ngày (hoặc sau hạn gia hạn), cơ quan Thuế có thể xem đây là hành vi trốn thuế và phạt từ 1 đến 3 lần số thuế trốn, tùy thuộc vào tình tiết tăng nặng hoặc giảm nhẹ.

5. Xác định hình thức kê khai thuế TNCN theo tháng/quý

Việc xác định hình thức kê khai thuế thu nhập cá nhân theo tháng hay theo quý là rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Nếu không rõ ràng, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro pháp lý, như nộp sai tờ khai hoặc bị xác định là nộp tờ khai chậm.

Cách xác định hình thức kê khai thuế TNCN:

• Kê khai thuế theo tháng: Áp dụng khi số thuế TNCN phải nộp mỗi tháng vượt quá 50 triệu đồng.
• Kê khai thuế theo quý: Áp dụng khi số thuế TNCN phải nộp mỗi tháng thấp hơn 50 triệu đồng.

Mặc dù có quy định này, doanh nghiệp vẫn có thể linh hoạt chọn hình thức kê khai thuế TNCN. Cụ thể, nếu doanh nghiệp kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo quý, họ cũng có thể lựa chọn kê khai thuế TNCN theo quý.

Những điểm cần lưu ý:

• Theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP, nếu doanh nghiệp đang kê khai thuế TNCN theo quý nhưng thực tế thuộc diện phải kê khai theo tháng, họ cần chuyển sang kê khai theo tháng bắt đầu từ tháng đầu tiên của quý kế tiếp.
• Kê khai quyết toán thuế TNCN: Áp dụng đối với tổ chức hoặc cá nhân có thu nhập chịu thuế TNCN. Dù có khấu trừ thuế hay không, nếu tổ chức hoặc cá nhân thực hiện quyết toán thuế thay cho người lao động có ủy quyền, vẫn phải hoàn thành thủ tục này.

Do đó, các cá nhân và doanh nghiệp, đặc biệt là những người kinh doanh, cần lưu ý để thực hiện kê khai chính xác theo quy định.

6. Hướng dẫn thực hiện kê khai thuế thu nhập cá nhân (Mẫu số 05/KK-TNCN)

Lựa chọn phương thức kê khai thuế thu nhập cá nhân sao cho thuận tiện và hiệu quả luôn là mối quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp. Hiện nay, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai hình thức kê khai: kê khai trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc thực hiện kê khai trực tuyến qua phần mềm hỗ trợ.

6.1 Kê khai thuế TNCN trực tiếp tại cơ quan Thuế

Doanh nghiệp sẽ tiến hành kê khai thuế trực tiếp tại cơ quan thuế địa phương và nộp hồ sơ thuế tại đây. Cơ quan thuế sẽ tiếp nhận và xử lý hồ sơ kê khai nếu tất cả thông tin đều hợp lệ.

6.2 Kê khai thuế TNCN trực tuyến

Với tính tiện lợi, chính xác và nhanh chóng, kê khai thuế trực tuyến đang ngày càng trở thành lựa chọn phổ biến. Doanh nghiệp có thể kê khai qua website của Tổng cục Thuế hoặc sử dụng phần mềm HTKK.

Kê khai qua website Tổng cục Thuế:

1. Truy cập vào địa chỉ https://canhan.gdt.gov.vn/ và thực hiện đăng nhập vào tài khoản của bạn.
2. Sau khi nhập đầy đủ thông tin yêu cầu, nhấn vào nút “Đăng nhập”. Khi đã đăng nhập thành công, chọn “Quyết toán thuế” và tiếp theo là “Kê khai trực tuyến”.
3. Hệ thống sẽ hiển thị bảng thông tin tờ khai. Bạn chỉ cần điền thông tin cá nhân vào các ô yêu cầu.
4. Sau khi điền đầy đủ, nhấn “Tiếp tục” để tờ khai thuế thu nhập cá nhân xuất hiện. Tiến hành điền thông tin vào tờ khai và nhấn “Hoàn thành kê khai”.
5. Cuối cùng, chọn “Kết xuất XML” để tải file về máy tính và nhấn “Nộp tờ khai”. Sau khi nộp thành công, bạn đã hoàn thành quá trình kê khai thuế.

Kê khai qua phần mềm HTKK:

1. Đăng nhập vào phần mềm HTKK, nhập mã số thuế cá nhân và nhấn “Đồng ý”.
2. Chọn thuế TNCN, sau đó chọn mẫu tờ khai khấu trừ thuế TNCN (Mẫu 05/KK-TNCN).
3. Chọn hình thức kê khai theo quý hoặc tháng bằng cách tích chọn ô tương ứng, chọn quý (1/2/3/4) và nhấn “Đồng ý”.
4. Tiến hành kê khai các chỉ tiêu trong tờ khai.
5. Sau khi nhập xong, nhấn “Ghi” và kết xuất file XML.

Lưu ý quan trọng: Trước khi thực hiện kê khai thuế TNCN, nếu kê khai theo quý, bạn cần lập bảng tính tổng thuế TNCN cho từng quý, dựa trên bảng tính thuế TNCN hàng tháng. Nếu kê khai theo tháng, bạn cần hoàn thành tờ khai tính thuế TNCN cho tháng trước. Sau khi hoàn tất các bước chuẩn bị, bạn có thể tiếp tục kê khai qua phần mềm HTKK.

7. Các câu hỏi thường gặp về kê khai thuế TNCN từ tiền lương, tiền công

Câu 1: Công ty tôi kê khai thuế TNCN theo quý và trả lương vào ngày mùng 5 hàng tháng. Lương tháng 3 sẽ được thanh toán vào ngày 05/04. Vậy, tôi muốn hỏi lương tháng 3 sẽ được kê khai trong quý 1 hay quý 2?

Theo quy định, thời điểm tính thuế TNCN là khi chi trả thu nhập. Vì vậy, lương tháng 3 của công ty bạn sẽ được kê khai vào quý 2, vì lương được thanh toán vào ngày 05/04 (tháng 4), thuộc quý 2.

Câu 2: Vào ngày 25/04/2025, công ty tôi đã nộp tờ khai thuế TNCN cho quý 3/2025. Tuy nhiên, vào ngày 30/04/2025, chúng tôi phát hiện rằng chỉ tiêu tổng số thuế đã khấu trừ thấp hơn so với số thực tế. Liệu công ty có thể nộp lại tờ khai điều chỉnh? Công ty có bị phạt không?

Theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP và Công văn 5189, khi phát hiện sai sót trong tờ khai thuế, công ty có thể nộp tờ khai bổ sung để điều chỉnh. Việc điều chỉnh này không phụ thuộc vào thời gian nộp tờ khai, dù tờ khai chưa hết hạn hay đã quá hạn. Công ty bạn không bị phạt khi nộp lại tờ khai, nhưng sẽ phải nộp thêm số thuế TNCN còn thiếu và khoản tiền chậm nộp thuế với mức tính phạt là 0,03% mỗi ngày tính từ ngày phát sinh số thuế thiếu.

Câu 3: Báo cáo thuế thu nhập cá nhân năm 2025 cần lưu ý gì?

Cục thuế Bình Dương đã ban hành Công văn 1000/CTBDU-TTHT 2024, hướng dẫn một số điểm quan trọng trong báo cáo thuế thu nhập cá nhân:

1. Khai thuế theo tháng hoặc quý: Người nộp thuế có thể chọn khai thuế thu nhập cá nhân theo quý nếu đủ điều kiện khai thuế giá trị gia tăng theo quý.
2. Khấu trừ thuế đối với người lao động tại tỉnh khác: Đơn vị chi trả thu nhập cho người lao động tại địa điểm khác tỉnh cần khấu trừ thuế và nộp hồ sơ khai thuế theo mẫu 05/KK-TNCN, nộp thuế vào ngân sách địa phương.
3. Cá nhân phải khai thuế trực tiếp: Các cá nhân có thu nhập từ nước ngoài, tổ chức quốc tế, đại sứ quán tại Việt Nam hoặc nhận cổ phiếu thưởng cần khai thuế trực tiếp.

Lưu ý: Theo Nghị định 91/2022/NĐ-CP, nếu không phát sinh khấu trừ thuế thu nhập cá nhân trong tháng/quý, tổ chức, cá nhân không phải nộp hồ sơ khai thuế TNCN.

Tóm lại, Báo cáo thuế thu nhập cá nhân đóng vai trò quan trọng trong việc tuân thủ các nghĩa vụ thuế của cá nhân và doanh nghiệp. Việc thực hiện báo cáo thuế đúng hạn, chính xác không chỉ giúp cá nhân, tổ chức tránh được các rủi ro pháp lý mà còn đảm bảo tính minh bạch và đúng quy định. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến việc báo cáo thuế thu nhập cá nhân, vui lòng liên hệ AZTAX để được hỗ trợ và tư vấn chi tiết.