Bảng chấm công và tính lương là bảng theo dõi cần thiết cho các doanh nghiệp. Người lập bảng chấm công cần dựa vào những thông tin chính xác về việc đi làm trong tháng của nhân viên để tính lương. Thông qua bài viết này, AZTAX hy vọng sẽ mang đến quý doanh nghiệp cách làm bảng chấm công và tính lương đơn giản và dễ thực hiện.
1. Bảng chấm công và tính lương là gì?
Bảng chấm công và tính lương được xem là công cụ hữu ích đối với doanh nghiệp. Vì bảng chấm công tính lương là căn cứ quan trọng để các doanh nghiệp theo dõi ngày làm thực tế và việc hưởng các chế độ như nghỉ phép và chế độ bảo hiểm xã hội.
Bảng chấm công và tính lương được xem là một trong những công cụ hữu ích của doanh nghiệp. Vì nó đóng vai trò là một cơ sở để theo dõi giờ giấc và năng suất công việc của nhân viên thông qua thời gian thực tế làm việc.
Xem thêm: Quỹ lương là gì?
2. Tại sao doanh nghiệp phải xây dựng bảng chấm công?
Hiện nay, đối với một số doanh nghiệp thì cách chấm công tính lương không quá quan trọng. Nhưng để duy trì tính ổn định, lâu dài thì doanh nghiệp cần xây dựng bảng chấm công tính lương.
2.1 Quản lý các ca làm việc
Đầu tiên, bảng chấm công và tính lương đóng vai trò quản lý các ca làm việc. Doanh nghiệp dựa vào bảng chấm công tính lương để có thể lập kế hoạch và sắp xếp ca làm việc dựa trên số lượng nhân viên trong ca. Qua đó, doanh nghiệp có thể đảm bảo chất lượng và hiệu quả công việc cao nhất trong quá trình thực hiện.
Với việc lập bảng chấm công tính lương, doanh nghiệp sẽ dễ dàng trong việc theo dõi số ngày công và thời gian đi làm của nhân viên. Đồng thời bảng chấm công tính lương đảm bảo việc chấm công cho nhân viên minh bạch.
Xem thêm: Cách tính lương trong excel dành cho doanh nghiệp
2.2 Kiểm soát năng suất công việc
2.3 Căn cứ lập bảng lương chính xác
Bảng chấm công và tính lương mang tính chính xác cao thì yêu cầu đặt ra cho doanh nghiệp phải có bộ phận chấm công với dữ liệu của bảng chấm công của từng bộ phận chính xác nhất. Dựa vào bảng chấm công tính lương mà bộ phận kế toán đảm bảo tính chính xác trong cách tính lương.
Như vậy, doanh nghiệp nên xây dựng bảng chấm công và tính lương nhằm kiểm soát ca làm việc, quản lý tính hiệu quả trong công việc và đảm bảo sự chính xác trong lương thưởng.
3. Các hình thức chấm công hiện nay
Hiện nay, một số cách chấm công tính lương phổ biến có thể thấy hiện nay như sau:
Chấm công bằng thẻ là hình thức chấm công sử dụng thẻ từ. Phương thức chấm công này nhân viên sẽ quẹt thẻ từ để lưu lại thời gian làm việc. Thông thường ở một số doanh nghiệp, máy chấm công sẽ được tích hợp cả vân tay và thẻ từ. Việc đó nhằm giải quyết vấn đề nhân viên vì điều kiện lao động dẫn đến mờ dấu vân tay.
Chấm công bằng vân tay là một hình thức chấm công phổ biến nhất hiện nay. Phương thức chấm công này sử dụng máy chấm công điện tử. Nó dựa vào ứng dụng công nghệ sinh trắc học vân tay. Thông qua đó xử lý hình ảnh để định danh chính xác danh tính của từng nhân viên.
Chấm công bằng khuôn mặt là hình thức chấm công dựa trên khả năng nhận diện khuôn mặt. Công nghệ này dựa trên các điểm trên khuôn mặt của nhân viên.Sau đó, so sánh và nhận dạng một cách chính xác thông qua dữ liệu đã được khai báo trước đó.
Chấm công bằng mống mắt là phương thức xác nhận thông tin thời gian làm việc thông qua mống mắt của nhân viên và so sánh với dữ liệu đã khai báo trước đó để định danh.
Chấm công online bằng phần mềm nhân sự là hình thức chấm công dựa trên nền tảng đám mây và tự động hóa dữ liệu. Hiện nay, doanh nghiệp sử dụng hình thức chấm công này theo 2 cách là chấm công nhờ vào wifi và chấm công nhờ vào định vị GPS.
4. Quy định về mẫu bảng chấm công và tính lương
Căn cứ theo mục a khoản 3 Điều 9 Thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn về chế độ kế toán doanh nghiệp quy định của bảng chấm công như sau:
3. Đối với chứng từ và sổ kế toán
a) Các chứng từ kế toán đều thuộc loại hướng dẫn (không bắt buộc), doanh nghiệp có thể lựa chọn áp dụng theo biểu mẫu ban hành kèm theo phụ lục số 3 Thông tư này hoặc được tự thiết kế phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị nhưng phải đảm bảo cung cấp những thông tin theo quy định của Luật Kế toán và các văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế.
Như vậy, đối với chứng từ và sổ kế toán thuộc loại hướng dẫn (không bắt buộc), doanh nghiệp có thể áp dụng theo biểu mẫu ban hành kèm theo phụ lục 3 Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc tự thiết kế phù hợp. Theo đó, doanh nghiệp có tự thiết kế và điều chỉnh mẫu bảng chấm công để phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị.
Bên cạnh đó, bảng chấm công vẫn phải đảm bảo cung cấp những thông tin theo quy định của Luật Kế toán và các văn bản sửa đổi, bổ sung và thay thế. Bảng chấm công phải đáp ứng được các tiêu chí về bố cục đơn giản, dễ hiểu, về mặt thông tin phải đảm bảo dễ hiểu, đầy đủ và đáp ứng tính chính xác và phù hợp với luật.
5. Cách làm bảng chấm công tính lương
Cách làm bảng chấm công tính lương có thể chia thành 4 giai đoạn:
Bước 1: Tạo danh sách cho nhân viên
Trong bước này, danh sách nhân viên được tạo gồm 2 nội dung chính là mã nhân viên và họ tên nhân viên. Khi nhập liệu cần kiểm tra chính xác để tránh sai sót khi nhập liệu để việc chấm công và tạo bảng chấm công chính xác.
Ngoài ra, để tránh việc nhầm lẫn do trùng tên thì doanh nghiệp có thể tạo thêm cột thông tin như ngày sinh, chức danh, phòng ban, thông tin liên hệ…
Bước 2: Tạo cột để tính số ngày làm việc trong tháng
Tạo cột để tính số công theo ngày làm việc trong tháng. Tùy theo số lượng nhân viên hiện hành mà doanh nghiệp tạo số cột chấm công tương ứng.
Bước 3: Thống nhất các biểu tượng chấm công
Thống nhất các biểu tượng giúp cho bảng chấm công của doanh nghiệp dễ hiểu và thống nhất. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể tự thay đổi ký hiệu sao cho hợp lý:
- Ốm, điều dưỡng: Ô
- Con ốm: Cô
- Thai sản: TS
- Tai nạn: T
- Chủ nhật: CN
- Nghỉ lễ: NL
- Nghỉ bù: NB
- Nghỉ nửa ngày không lương: 1/2K
- Nghỉ không lương: K
- Ngừng việc: N
- Nghỉ phép: P
- Nghỉ nửa ngày tính phép: 1/2P
- Làm nửa ngày công: NN
Lưu ý: Doanh nghiệp hoàn toàn có thể thay đổi ký hiệu tùy theo quy định tại đơn vị.
Bước 4: Kiểm tra lại bảng chấm công tính lương
Kiểm tra lại các thông tin cần thiết sau khi hoàn tất bảng chấm công. Đặc biệt trong những trường hợp sử dụng Excel hoặc các ứng dụng kế toán. Kế toán cần kiểm tra kỹ sau khi nhập liệu hoặc sao chép mới qua.
Hy vọng qua bài viết có thể mang đến một phần thông tin để giải đáp thắc mắc của quý doanh nghiệp về cách lập bảng chấm công và tính lương. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tính lương trọn gói, AZTAX thấu hiểu vấn đề quan trọng này luôn là điểm chú ý của các doanh nghiệp. AZTAX tự tin mang lại giải pháp hữu hiệu và hợp lý cho các dịch vụ mà khách hàng đang mong muốn.
 |
CÔNG TY AZTAX CUNG CẤP GIẢI PHÁP DOANH NGHIỆP TOÀN DIỆN |
Fanpage: AZTAX - Giải pháp kế toán thuế |
Email: cs@aztax.com.vn |
Hotline: 0932.383.089 |
#AZTAX - Giải pháp tổng thể cho doanh nghiệp |
