Chốt sổ bảo hiểm xã hội là gì? Vì sao chốt sổ BHXH lại quan trọng?

Chốt sổ bảo hiểm xã hội là việc người lao động hoàn tất và dừng đóng BHXH tại Cơ quan BHXH mà đơn vị đang thực hiện việc đóng Bảo hiểm. Cần thực hiện chốt sổ BHXH khi:

• Người lao động nghỉ việc tại đơn vị hoặc đến tuổi nghỉ hưu.
• Đơn vị chuyển sang địa chỉ làm việc khác dẫn tới việc phải chuyển Cơ quan Bảo hiểm xã hội quản lý nên phải chốt quá trình đóng với Cơ quan cũ.

Nói tóm lại thì khi bạn làm việc ở đâu, quá trình đó phải được ghi lại và đóng mộc tròn đỏ. Đây gọi là xác nhận thời gian đóng BHXH của bạn tại nơi đó.

Ví dụ, khi bạn làm ở công ty thứ nhất, bạn phải nhận được xác nhận này tại công ty thứ nhất, có mộc xác nhận tại BHXH quận/huyện nơi công ty thứ nhất đóng BHXH. Tương tự với công ty thứ hai. Có nghĩa là, công ty thứ hai không thể thay công ty thứ nhất xác nhận quá trình bạn làm trước đó được, mà chỉ làm được tại chính công ty họ.

Để dễ hiểu hơn, quá trình chốt như thế này:

• Bạn làm công ty A, thì khi nghỉ phải được chốt thời gian tại công ty A hoặc BHXH quận/huyện nơi công ty A đóng BHXH.
• Bạn làm công ty B, thì khi nghỉ phải được chốt thời gian tại công ty B hoặc BHXH quận/huyện nơi công ty B đóng BHXH.
• Tương tự với các công ty sau đó.

Làm sao biết sổ bhxh đã chốt hay chưa?

Sổ được chốt là một trong những điều kiện quan trọng khi thực hiện thủ tục BHXH. Vậy nên, nếu sổ chưa được chốt thì bạn không thể nào làm hồ sơ chế độ. Cách nhanh nhất để nhận biết là nhìn vào sổ bạn đang giữ, xem có đầy đủ quá trình tham gia BHXH của bạn hay không. Nếu có, thì là chốt rồi. Và ngược lại.

Giả sử công ty đã chốt sổ nhưng chưa trả quá trình ấy cho bạn thì bạn cũng buộc phải liên hệ để lấy lại hoặc liên hệ BHXH quận/huyện nơi bạn đóng BHXH để xin lại tờ chốt, hoặc nhiều bạn gọi là chốt lại. Có nghĩa là, nếu không có tờ rời, bạn không thể làm được gì cả.

Vi dụ: Bạn có mã số BHXH: 5221886951 – CMND: 215356647

Tra cứu bằng mã số BHXH 5221886951 trên hệ thống của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, bạn sẽ thấy rằng sổ BHXH của bạn đã hoàn tất việc chốt sổ và in tờ rời hay chưa. Để giải quyết vấn đề này, vui lòng liên hệ với Tổng đài chăm sóc khách hàng của BHXH Việt Nam qua số 1900 9068 hoặc số 024 37899999 (trong giờ hành chính) để được hỗ trợ.

2. Làm sao để được chốt sổ BHXH?

Chốt sổ BHXH là trách nhiệm của doanh nghiệp. Và doanh nghiệp phải thực hiện ngay cả khi bạn nghỉ ngang. Lúc này, có thể doanh nghiệp sẽ yêu cầu bạn bồi thường trước do bạn đang làm sai quy định của Bộ Luật lao động.

Tuy nhiên, trong những trường hợp đặc biệt như:

• Doanh nghiệp giải thể, phá sản
• Doanh nghiệp nợ BHXH
• Doanh nghiệp cố tình không chốt sổ

Thì bạn đều có thể liên hệ BHXH để được hỗ trợ chốt sổ nhé.

3. Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội

Thủ tục chốt sổ Bảo hiểm xã hội cho người lao động được tiến hành sau khi đơn vị đã thông báo giảm số lượng lao động thành công. Quá trình chốt sổ BHXH diễn ra theo các bước sau đây:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ chốt sổ BHXH

Để thực hiện chốt sổ BHXH, đơn vị cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

• 01 phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu 103, đã kê khai các giấy tờ đi kèm.
• 01 mẫu D02-TS kê khai danh sách lao động cần chốt sổ Bảo hiểm.
• Sổ Bảo hiểm xã hội của người lao động.
• 01 bản sao quyết định chấm dứt hợp đồng lao động, quyết định nghỉ việc hoặc giấy tờ xác nhận việc đơn vị chuyển địa chỉ (trường hợp đơn vị chuyển Cơ quan BHXH quản lý).
• Mẫu TK01-TS kê khai các thông tin cần điều chỉnh (nếu cần thiết).
• Thẻ Bảo hiểm Y tế của người lao động, nếu còn thời hạn sử dụng.

Bước 2: Nộp hồ sơ chốt sổ lên cơ quan bảo hiểm xã hội

Đơn vị có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại Cơ quan BHXH hoặc gửi toàn bộ giấy tờ qua dịch vụ bưu điện. Ngoài ra, nếu không cần đính kèm thẻ Bảo hiểm Y tế đang còn hạn, hồ sơ có thể được nộp qua hình thức trực tuyến đến Cơ quan BHXH đang quản lý theo địa chỉ trụ sở chính của công ty.

Thời gian thực hiện chốt sổ Bảo hiểm xã hội

Theo Khoản 1 Điều 48 Bộ luật Lao động năm 2019, người sử dụng lao động phải hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH và trả lại sổ BHXH cho người lao động trong vòng 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, trừ trường hợp đặc biệt có thể kéo dài nhưng không quá 30 ngày.

Người sử dụng lao động cần phối hợp với cơ quan BHXH để trả sổ BHXH cho người lao động và xác nhận thời gian đóng BHXH khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.

Do đó, trong vòng 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, công ty có trách nhiệm chốt và trả sổ BHXH cho người lao động, trừ trường hợp đặc biệt có thể kéo dài nhưng không quá 30 ngày.

4. Điều kiện chốt sổ bảo hiểm xã hội

Về việc có thể tự chốt sổ Bảo hiểm xã hội hay không, theo quy định tại Khoản 3 Điều 47 của Bộ luật Lao động năm 2012: “Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội cùng những giấy tờ khác đã giữ lại của người lao động.”

Ngoài ra, Khoản 5 Điều 21 của Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 cũng quy định: “Người sử dụng lao động phối hợp với cơ quan Bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng Bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.”

Vì vậy, theo quy định hiện hành, người lao động không thể tự chốt sổ Bảo hiểm xã hội. Trách nhiệm chốt sổ Bảo hiểm xã hội thuộc về người sử dụng lao động, trừ trường hợp doanh nghiệp phá sản và nợ bảo hiểm nên không thể chốt sổ BHXH cho người lao động.

Trong trường hợp công ty không thực hiện việc chốt sổ BHXH, người lao động có thể liên hệ với Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội tại quận, huyện nơi công ty đặt trụ sở hoặc Thanh tra Sở Lao động-Thương binh và Xã hội để nhận sự can thiệp và hỗ trợ trong việc chốt sổ.

5. Một số câu hỏi liên quan đến việc chốt sổ bảo hiểm xã hội

 5.1 Ai là người có trách nhiệm chốt sổ BHXH?

Khi kết thúc hợp đồng lao động, doanh nghiệp cần hoàn thành quy trình xác nhận và trả lại sổ Bảo hiểm xã hội (BHXH) cùng với các tài liệu khác mà doanh nghiệp đã giữ lại từ người lao động.

Xác nhận sổ BHXH là việc ghi rõ thời gian các khoản đóng BHXH, Bảo hiểm Thất nghiệp (BHTN), Bảo hiểm Tai nạn lao động (BHTNLĐ), và Bảo hiểm Người nghèo (BNN) của người tham gia.

Trên sổ BHXH, nội dung cần được đầy đủ và thể hiện từng giai đoạn, phù hợp với mức đóng và điều kiện làm việc của người tham gia BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN. Điều này bao gồm cả việc ghi rõ thời gian người lao động không làm việc và không nhận tiền lương trong ít nhất 14 ngày trong tháng, ví dụ khi nghỉ việc để hưởng chế độ ốm đau hoặc thai sản, hoặc khi nghỉ việc mà không nhận tiền lương hoặc tạm hoãn Hợp đồng Lao động (HĐLĐ).

Trong trường hợp doanh nghiệp nợ tiền đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN, nếu người lao động đủ điều kiện hưởng BHXH hoặc hợp đồng lao động bị chấm dứt, doanh nghiệp cần thanh toán đầy đủ các khoản BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN, kể cả tiền lãi phát sinh theo quy định.

Cơ quan BHXH sẽ tiến hành xác nhận sổ BHXH để đảm bảo thời gian giải quyết chế độ BHXH và BHTN cho người lao động được thực hiện kịp thời.

Trong trường hợp doanh nghiệp chưa thanh toán đủ các khoản đóng cho người lao động, xác nhận sổ BHXH sẽ thể hiện thời điểm đã có sự đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN. Sau khi thu hồi được số tiền nợ còn lại từ doanh nghiệp, sổ BHXH sẽ được cập nhật thêm thông tin.

5.2 Không chốt sổ, bỏ luôn quá trình đóng có được hay không?

Theo quy định là được. Bạn được phép bỏ quá trình đóng BHXH của mình (không hoàn trả lại tiền đóng) nhưng hồ sơ cực kỳ phức tạp và bạn phải chứng minh được những điều sau:

• Bạn thật sự không hề làm việc vào thời gian đó, tại công ty đó
• Bạn thật sự không biết do người khác đã dùng hồ sơ của bạn để xin việc

Nếu chứng minh được, bạn hoàn toàn được hỗ trợ xoá quá trình. Nhưng sẽ lâu hơn rất nhiều so với việc bạn đề nghị được chốt sổ. Vậy nên, tốt nhất là bạn nên chốt sổ, dù làm 1 tháng hay 2 tháng.

5.3 Không chốt sổ ở công ty 1, sang công ty 2 đóng BHXH tiếp được không?

Câu trả lời là được. Khi sang công ty thứ 2, bạn chỉ cần đọc số sổ BHXH là đã được đóng tiếp. Tuy nhiên, sau này khi nghỉ tại công ty mới, bạn cũng cần quay lại công ty 1 để chốt trước, rồi công ty này mới chốt được.

Vậy là, vẫn phải chốt sổ tại nơi làm việc cũ nhé!

5.4 Không chốt sổ có ảnh hưởng gì không?

Khi bạn không chốt sổ, dĩ nhiên quá trình đóng của bạn không được xác nhận. Vậy thì nếu bạn có nhu cầu nhận trợ cấp, bạn không thể nào làm hồ sơ. Vậy nên, AZTAX khuyên bạn dù đi đâu làm việc thì cũng phải nhớ trong đầu 5 chữ sau khi nghỉ việc: “PHẢI LẤY SỔ ĐÃ CHỐT”

6. Dịch vụ chốt sổ cho người lao động nhanh gọn, uy tín

Qua những chia sẻ trên, hẳn bạn đã hiểu chốt sổ cực kỳ quan trọng. Nếu chẳng may rơi vào tình trạng không được chốt sổ, bạn hoàn toàn có thể liên hệ ngay AZTAX theo thông tin bên dưới để được hỗ trợ. Ngoài ra, bạn có thể tham khảo toàn bộ dịch vụ của chúng tôi tại đây:

Qua bài viết này, AZTAX đã chia sẻ tầm quan trọng của chốt sổ BHXH cũng như giải thích chốt sổ BHXH là gì. Hy vọng bạn hiểu hơn để tránh rắc rối trong quá trình làm việc. Liên hệ ngay AZTAX theo thông tin bên dưới để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ xử lý sổ BHXH nhanh nhất nhé!

Xem thêm: Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội năm 2023

Xem thêm: Bìa sổ bảo hiểm xã hội

Xem thêm: Dịch vụ chốt sổ bảo hiểm xã hội

Xem thêm: Chốt sổ bhxh sai