Quỹ lương là một loại quỹ mà doanh nghiệp cần phải có trước khi bắt đầu hoạt động. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ về bản chất và các quy định để xây dựng quỹ lương của doanh nghiệp. Vậy quỹ lương là gì? Tổng quỹ tiền lương bao gồm những khoản nào? cách xác định quỹ tiền lương trong doanh nghiệp ra sao? Trong bài viết dưới đây, AZTAX sẽ giải đáp chi tiết về câu hỏi quỹ tiền lương là gì? này nhé!
1. Quỹ lương là gì?
Quỹ lương là quỹ tiền được thiết lập bởi một tổ chức, đơn vị hay doanh nghiệp theo quy định của pháp luật, Quỹ lương được sử dụng để chi trả lương và tiền công đúng kỳ hạn cho tất cả nhân viên do tổ chức đó quản lý.
Quỹ lương bao gồm nhiều khoản tiền lương như lương cố định, lương thưởng, trợ cấp,… Tuy nhiên, khoản chủ yếu là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian làm việc thực tế.
Trong quá trình sản xuất kinh doanh, quỹ tiền lương của một doanh nghiệp được phân thành hai loại cơ bản: tiền lương chính và tiền lương phụ. Việc này mang ý nghĩa quan trọng trong việc thực hiện công tác kế toán và phân tích tình hình sử dụng quỹ lương tại các doanh nghiệp.
Xem thêm: Cách tính lương trong excel danh cho doanh nghiệp
2. Tổng quỹ tiền lương bao gồm những khoản nào
Quỹ tiền lương là tổng số tiền mà một doanh nghiệp, cơ quan hoặc tổ chức trả cho nhân viên theo số lượng và chất lượng lao động, bao gồm cả các khoản phục cấp được coi là tiền lương theo quy định của pháp luật. cụ thể Quỹ lương bao gồm các khoản sau:
- Tiền lương tháng, lương ngày theo các thang lương và mức lương chức vụ đã được quy định bởi Nhà nước.
- Tiền lương trả theo sản phẩm.
- Tiền lương công nhật cho lao động phù động.
- Tiền lương trả khi sản phẩm không đạt chuẩn.
- Tiền lương trong thời gian ngừng việc do các yếu tố như thiết bị hỏng, thiếu nguyên liệu hoặc ảnh hưởng của điều kiện thiên nhiên.
- Tiền lương trong thời gian đi công tác hoặc tham gia các nhiệm vụ của Nhà nước và xã hội.
- Tiền lương khi đi học, nghỉ phép định kỳ, nghỉ đẻ hoặc nghỉ ốm đau.
- Tiền nhuận bút, tiền giảng dạy.
- Tiền thưởng thường xuyên.
- Phụ cấp làm đêm, thêm giờ, thêm kíp.
- Phụ cấp dạy nghề.
- Phụ cấp trách nhiệm và kỹ thuật.
- Phụ cấp thâm niên nghề.
- Phụ cấp cho công tác lưu động hoặc kỹ thuật.
- Phụ cấp khu vực và cho những công việc đặc biệt.
- Các phụ cấp khác như phụ cấp hàng tháng cho lao động học nghề, phụ cấp công tác ở các điều kiện đặc biệt, phụ cấp thôi việc, và các khoản phụ cấp khác theo quy định sau này.
3. Quy định về chi trả lương và trích lập quỹ dự phòng tiền lương
Quỹ lương có mối liên hệ trực tiếp đến việc quy định về cách tính thuế của doanh nghiệp. Pháp luật về thuế quy định rõ về một số khoản chi của doanh nghiệp được trừ hoặc không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
Theo đó, Căn cứ vào Khoản 2 Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC ngày 22/6/2015 của Bộ Tài chính nhằm sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC, các khoản chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thuộc một trong các trường hợp sau:
Chi tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp phải trả cho người lao động nhưng hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm thực tế chưa chi trừ trường hợp doanh nghiệp có trích lập quỹ dự phòng để bổ sung vào quỹ tiền lương của năm sau liền kề. Mức dự phòng hàng năm do doanh nghiệp quyết định nhưng không quá 17% quỹ tiền lương thực hiện(*).
Việc trích lập dự phòng tiền lương phải đảm bảo sau khi trích lập, doanh nghiệp không bị lỗ, nếu doanh nghiệp bị lỗ thì không được trích đủ 17%.
Trường hợp năm trước doanh nghiệp có trích lập quỹ dự phòng tiền lương mà sau 6 tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính doanh nghiệp chưa sử dụng hoặc sử dụng không hết quỹ dự phòng tiền lương thì doanh nghiệp phải tính giảm chi phí của năm sau.
(*) Quỹ tiền lương thực hiện là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán đó đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán theo quy định (không bao gồm số tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm trước chi trong năm quyết toán thuế).
Ví dụ:
Khi nộp hồ sơ quyết toán thuế năm 2021, Doanh nghiệp B có trích quỹ dự phòng tiền lương 10 tỷ đồng. Đến ngày 30/06/2022, chi số tiền từ quỹ dự phòng tiền lương năm 2021 là 6 tỷ đồng.
Lúc này, Doanh nghiệp phải tính giảm chi phí tiền lương năm sau (năm 2022): 10 tỷ đồng – 6 tỷ đồng = 4 tỷ đồng. Khi lập hồ sơ quyết toán năm 2022, nếu Doanh nghiệp B có nhu cầu trích lập thì tiếp tục trích lập quỹ dự phòng tiền lương theo quy định.
Như vậy, quỹ lương là khoản thanh toán tiền lương cho người lao động, không bao gồm khoản dự phòng tiền lương. Đồng thời, quỹ lương còn là một loại chi phí không được trừ khi tính thu nhập chịu thuế.
Xem thêm: Bảng chấm công và tính lương
4. Quy định về mức quỹ lương dự phòng
Mức dự phòng hàng năm sẽ được doanh nghiệp quy định, nhưng không vượt quá 17% của quỹ tiền lương thực hiện. Quá trình trích lập quỹ dự phòng cần đảm bảo rằng doanh nghiệp không bị lỗ sau khi đã trích lập. Trong trường hợp xảy ra lỗ, doanh nghiệp sẽ chỉ trích lập quỹ dưới mức 17%.
Nếu doanh nghiệp không gặp khó khăn tài chính và quyết định trích lập quỹ dự phòng, nhưng sau 6 tháng quỹ này vẫn chưa được sử dụng hoặc sử dụng không hết, doanh nghiệp sẽ phải tính giảm chi phí cho năm kế tiếp.
5. Các bước xây dựng quỹ lương
Quỹ lương được xây dựng dựa trên 2 bước là lên kế hoạch và hoàn thiện quỹ lương. Để xây dựng được quỹ lương từng tháng, phòng kế toán phải nắm rõ mục tiêu, chiến lược của công ty. Ngoài ra, còn có sự hỗ trợ của các phòng ban khác (phòng nhân sự, phòng khảo sát thị trường,…). 2 bước xây dựng quỹ lương cụ thể như sau:
Bước 1: Lên kế hoạch
Để tiến hành xây dựng quỹ lương cho năm nay, phòng kế toán cần lập kế hoạch cho quỹ lương từ năm trước đó để được cấp trên phê duyệt. Khi lập quỹ lương, phòng kế toán cần thực hiện khảo sát thị trường. Dựa trên kết quả thu được, lập bảng kế hoạch về mức lương phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp trong năm tới.
Phòng tài chính dựa vào bảng kế hoạch này để dự trù trước các khoản chi cần thiết trong năm tới. Đảm bảo rằng, danh mục chi tiêu không được vượt quá ngân sách của doanh nghiệp.
Bước 2: Hoàn thiện quỹ lương
Ở bước này, quỹ lương được hoàn thiện dựa trên số lượng nhân viên, tình hình thực tế của doanh nghiệp và thang, bảng lương mới nhất tại thời điểm đó. Đây sẽ là quỹ lương chính thức sau khi đã điều chỉnh, hoàn thiện theo bản kế hoạch. Sau đó, phòng kế toán đánh giá và rút kinh nghiệm từ kết quả năm nay để lên kế hoạch lập quỹ lương cho năm tới.
Xem thêm: Cách tính lương như thế nào?
6. Các yếu tố ảnh hưởng có thể làm thay đổi quỹ lương
6.1 Điều kiện thị trường
Thị trường tài chính có tính biến động và khả năng biến đổi nhanh. Sự thay đổi trong tình hình kinh tế, chính sách tiền tệ,…có thể ảnh hưởng đáng kể đến quỹ lương. Doanh nghiệp cần theo dõi, đánh giá để đưa ra các quyết định đầu tư phù hợp.
6.2 Tình hình tài chính và quản lý rủi ro
Tình hình tài chính tổng thể và quản lý rủi ro trong các khoản đầu tư cũng ảnh hưởng đến quỹ lương khá đáng kể. Cần theo dõi các chỉ số tài chính thường xuyên, để đảm bảo sự ổn định của quỹ lương. Các chỉ số tài chính gồm:
- Tỷ lệ đòn bẩy tài chính
- Độ biến động của giá trị tài sản
- Tỷ lệ rủi ro
- Khả năng thanh toán
6.3 Sự thay đổi về số lượng lao động
Con người là một trong những yếu tố quan trọng để duy trì và phát triển doanh nghiệp. Vì vậy, việc tăng hoặc giảm số lượng lao động sẽ ảnh hưởng đến cơ chế phân phối tiền lương. Bởi số lượng người lao động tỷ lệ thuận với quỹ tiền lương của doanh nghiệp.
Từng loại lao động sẽ có những ảnh hưởng khác nhau đến quỹ tiền lương. Số lượng người lao động sẽ bị tác động bởi những yếu tố sau:
- Khối lượng sản xuất: việc thay đổi khối lượng sản xuất sẽ khiến số lượng lao động cũng tăng hoặc giảm theo.
- Thay đổi về kết cấu nghề nghiệp: có thể dẫn đến sự thay đổi về số lượng lao động trong từng lĩnh vực.
- Sử dụng lao động chuyên nghiệp: lao động có kỹ năng và kinh nghiệm sẽ giúp tăng năng suất lao động. Điều này cũng giúp doanh nghiệp giảm bớt số lượng người lao động.
- Thời gian làm việc: Việc tăng hoặc giảm số giờ làm việc có thể ảnh hưởng đến số lượng người lao động.
7. cách xác định quỹ tiền lương trong doanh nghiệp
Theo Điều 5 của Nghị định 52/2016/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 21/2024/NĐ-CP), quỹ tiền lương kế hoạch được xác định dựa trên số lượng người quản lý, kiểm soát viên chuyên trách và mức tiền lương bình quân kế hoạch. Mức tiền lương bình quân kế hoạch được tính dựa trên mức tiền lương cơ bản theo hạng công ty được quy định trong Phụ lục I và Phụ lục II của Nghị định 52/2016/NĐ-CP, cùng với hệ số tăng thêm so với mức lương cơ bản dựa trên sự gia tăng lợi nhuận kế hoạch so với năm trước.
Đối với các công ty có năng suất lao động không giảm và lợi nhuận kế hoạch cao hơn so với năm trước, họ sẽ được áp dụng hệ số tăng thêm không vượt quá mức quy định.
Bảng hệ số tăng thêm
| Mức lợi nhuận theo nhóm lĩnh vực hoạt động | Hệ số tăng thêm | ||||
|
0,5 |
1,0 |
1,5 |
2,0 |
2,5 |
|
| Nhóm 1 bao gồm ngân hàng và tài chính, không tính các tổ chức thị trường giao dịch chứng khoán và lưu ký chứng khoán, cũng như các doanh nghiệp trong lĩnh vực viễn thông. |
Dưới 500 tỷ đồng |
Từ 500 đến dưới 1.500 tỷ VND |
Từ 1.500 đến dưới 2.000 tỷ VND |
Từ 2.000 đến dưới 3.000 tỷ VND |
Từ 3.000 tỷ VND trở lên |
| Nhóm 2 bao gồm các ngành khai thác và chế biến dầu khí, khoáng sản, điện, cùng với các hoạt động trong lĩnh vực thương mại và dịch vụ. |
Dưới 300 tỷ đồng |
Từ 300 đến dưới 1.000 tỷ VND |
Từ 1.000 đến dưới 1.500 tỷ VND |
Từ 1.500 đến dưới 2.000 tỷ VND |
Từ 2.000 tỷ VND trở lên |
| Nhóm 3 bao gồm tổ chức thị trường giao dịch chứng khoán, lưu ký chứng khoán và các lĩnh vực còn lại không thuộc vào nhóm 1 và nhóm 2 đã được nêu trước đó. |
Từ 200 đến dưới 700 tỷ VND |
Từ 700 đến dưới 1.000 tỷ VND |
Từ 1.000 đến dưới 1.500 tỷ VND |
Từ 1.500 tỷ VND trở lên |
|
Trong trường hợp công ty có lợi nhuận kế hoạch cao hơn nhiều so với lợi nhuận thấp nhất tương ứng, đặc biệt khi có vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân và hoạt động trong lĩnh vực với mức tiền lương cao hơn so với chức danh tương đương trên thị trường, cần áp dụng hệ số tăng thêm cao hơn để khuyến khích lao động quản lý. Trong trường hợp không có sự tăng trưởng lợi nhuận, hệ số tăng thêm sẽ được giảm xuống như quy định. Nếu công ty không có lợi nhuận, mức tiền lương kế hoạch sẽ không thấp hơn mức tiền lương cơ bản, nhưng không ít hơn 50% mức tiền lương cơ bản. Công ty giảm lỗ so với năm trước hoặc mới thành lập sẽ căn cứ vào mức độ giảm lỗ hoặc kế hoạch sản xuất, kinh doanh để xác định tiền lương, sau khi tham khảo ý kiến của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội để bảo đảm cân đối chung.
Qua bài viết trên, AZTAX đã cung cấp một cái nhìn chi tiết và rõ ràng về quỹ lương là gì? và quỹ lương bao gồm các khoản nào?. Hy vọng bài viết về quỹ lương sẽ hữu ích cho những ai đang tìm hiểu về chủ đề này. Hãy theo dõi AZTAX thường xuyên để cập nhật những thông tin mới nhất nhé!
8. Một số câu hỏi thường gặp về quỹ tiền lương là gì?
Tổng quỹ lương là gì?
Tổng quỹ lương là tổng số tiền mà doanh nghiệp chi trả cho tất cả lao động của mình. Bao gồm nhiều khoản tiền như lương cố định, thưởng, trợ cấp, nhưng chủ yếu là tiền lương trả cho công nhân trong thời gian làm việc thực tế.
Quỹ lương thực hiện là gì?
Quỹ tiền lương thực hiện là tổng số tiền lương đã chi trả thực tế trong năm tính đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán, không tính số tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm trước mà đã chi trong năm tính đến thời hạn quyết toán thuế.
Quỹ lương cơ bản là gì?
Lương cơ bản là mức lương được ghi trong hợp đồng lao động, dựa trên thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động. Đây là cơ sở để tính các khoản bảo hiểm như bảo hiểm xã hội, y tế, và thất nghiệp cho người lao động.
Quỹ tiền lương thực hiện trong năm là gì?
Quỹ tiền lương thực hiện trong năm là tổng số tiền lương đã chi trả thực tế trong năm tính đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán theo quy định. Điều này không tính số tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm trước mà đã chi trong năm tính đến thời hạn quyết toán thuế.
Phụ cấp thuộc quỹ lương là gì?
Phụ cấp thuộc quỹ lương là các khoản tiền bổ sung vào mức lương cơ bản của nhân viên, như tiền thưởng, tiền làm thêm giờ, phụ cấp khu vực, và các khoản khác, được quản lý và chi trả từ nguồn tài chính của doanh nghiệp.
Trích lập quỹ dự phòng tiền lương để làm gì?
Quỹ dự phòng tiền lương là khoản tiền mà công ty dùng để chi trả lương cho nhân viên. Mục đích chính của quỹ dự phòng tiền lương là đảm bảo việc trả lương không bị gián đoạn, ngay cả khi doanh nghiệp đối mặt với khó khăn về tài chính.
quỹ lương bao nhiêu là hợp lý?
Theo định hướng, muốn giảm tỷ lệ tiền lương trên lợi nhuận, điều đó có nghĩa là bạn muốn tối ưu hóa việc sử dụng lực lượng lao động để tăng hiệu suất doanh thu. Nguyên tắc chung là từ 15% đến 30% tổng doanh thu, nhưng có thể thay đổi tùy theo ngành.
Tiền lương thực tế là gì?
Tiền lương thực tế là giá trị các hàng hóa và dịch vụ cần thiết mà người lao động nhận được, tương ứng với số tiền lương được quy định trong hợp đồng.
