Giấy ủy quyền nộp hồ sơ thành lập doanh nghiệp là văn bản pháp lý bắt buộc khi chủ sở hữu không trực tiếp đi nộp hồ sơ. Văn bản này cho phép cá nhân, tổ chức dịch vụ hoặc đơn vị bưu chính thay mặt doanh nghiệp thực hiện các thủ tục đăng ký tại Sở Kế hoạch & Đầu tư. Bài viết dưới đây chia sẻ mẫu giấy ủy quyền chuẩn pháp lý mới nhất, danh mục giấy tờ kèm theo và những lưu ý quan trọng giúp hồ sơ của bạn được phê duyệt nhanh chóng.
1. Mẫu giấy ủy quyền cá nhân nộp hồ sơ thành lập doanh nghiệp
Dưới đây là mẫu giấy ủy quyền thành lập công ty mà AZTAX cung cấp cho quý doanh nghiệp.
Khi thực hiện thủ tục thành lập hoặc thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần chuẩn bị mẫu giấy ủy quyền nộp hồ sơ để hợp pháp hóa việc ủy quyền cho cá nhân thay mặt thực hiện tại cơ quan có thẩm quyền.
Mẫu giấy ủy quyền công ty cho người đại diện làm thủ tục đăng ký doanh nghiệp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư, bao gồm việc ký tên, nộp hồ sơ, nhận kết quả và thực hiện các công việc liên quan theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.
Xem thêm: Biểu mẫu quyết định thành lập doanh nghiệp
Xem thêm: Giấy chứng nhận đăng ký thành lập doanh nghiệp
2. Đối tượng ủy quyền đăng ký hồ sơ thành lập doanh nghiệp
Căn cứ quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP, người nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp là người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị hoặc cá nhân/tổ chức được người này ủy quyền thực hiện thủ tục.
Ai là người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị?
- Thành lập mới: Chủ sở hữu / Thành viên / Cổ đông sáng lập
- Thay đổi NĐDTPL: Chủ tịch HĐTV / Chủ tịch HĐQT
- Thay đổi thông tin khác: Người đại diện theo pháp luật
- Chuyển nhượng vốn: Chủ sở hữu mới hoặc NĐDTPL của họ
2.1. Các hình thức ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp
Tùy thuộc vào chủ thể nhận ủy quyền, bộ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp cần bổ sung các tài liệu tương ứng:
- Ủy quyền cho Cá nhân:
- Văn bản ủy quyền (không bắt buộc công chứng/chứng thực).
- Bản sao giấy tờ pháp lý (CCCD/CMND/Hộ chiếu) của người được ủy quyền.
- Ủy quyền cho Tổ chức dịch vụ (Công ty tư vấn/Luật):
- Bản sao Hợp đồng cung cấp dịch vụ giữa doanh nghiệp và tổ chức.
- Giấy giới thiệu của tổ chức cho cá nhân trực tiếp thực hiện.
- Bản sao giấy tờ pháp lý cá nhân của người được giới thiệu.
- Ủy quyền qua Bưu chính:
- Bưu chính công ích: Bản sao phiếu gửi hồ sơ có chữ ký xác nhận của nhân viên bưu chính và người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị.
- Bưu chính không công ích (Chuyển phát nhanh tư nhân): Áp dụng thủ tục tương tự như ủy quyền cho tổ chức dịch vụ.
2.2. Quy định ủy quyền thực hiện hồ sơ đăng ký qua mạng
Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng (định dạng .doc, .docx hoặc .pdf) có giá trị pháp lý tương đương bản giấy. Để bộ hồ sơ trực tuyến hợp lệ, doanh nghiệp cần đáp ứng 3 tiêu chuẩn cốt lõi:
| Tiêu chí | Quy định kỹ thuật |
| Nội dung & Định dạng | Đầy đủ giấy tờ và kê khai như bản giấy; tên tệp đặt tương ứng tên loại tài liệu. Văn bản scan hoặc ký chữ ký số chuẩn quy định. |
| Độ chính xác dữ liệu | Thông tin kê khai trên Cổng thông tin quốc gia phải trùng khớp 100% với bản giấy (gồm SĐT, Email người nộp). |
| Xác thực điện tử | Hồ sơ phải được xác thực bằng Chữ ký số hoặc Tài khoản đăng ký kinh doanh của người có thẩm quyền (hoặc người được ủy quyền). |
Lưu ý pháp lý: Trường hợp ủy quyền nộp hồ sơ qua mạng, văn bản ủy quyền và giấy tờ pháp lý của người được ủy quyền phải được tải kèm đầy đủ lên hệ thống. Doanh nghiệp không bắt buộc phải đóng dấu trên văn bản đề nghị hay nghị quyết/quyết định trong hồ sơ.
3. Doanh nghiệp ủy quyền cho tổ chức làm thủ tục đăng ký doanh nghiệp cần bổ sung gì trong hồ sơ?
Việc ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp được quy định tại khoản 2 Điều 12 Nghị định 01/2021/NĐ-CP như sau:
Ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp
Người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp có thể ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp theo quy định sau đây:
1. Trường hợp ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, kèm theo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải có văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp và bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân được ủy quyền. Văn bản ủy quyền này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực.
2. Trường hợp ủy quyền cho tổ chức thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, kèm theo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải có bản sao hợp đồng cung cấp dịch vụ với tổ chức làm dịch vụ thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp, giấy giới thiệu của tổ chức đó cho cá nhân trực tiếp thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp và bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân người được giới thiệu.
3. Trường hợp ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính công ích thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp thì khi thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, nhân viên bưu chính phải nộp bản sao phiếu gửi hồ sơ theo mẫu do doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích phát hành có chữ ký xác nhận của nhân viên bưu chính và người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
…
Theo quy định hiện hành, trong trường hợp doanh nghiệp ủy quyền cho một tổ chức thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp thay mình, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp cần đính kèm các tài liệu sau:
- Bản sao hợp đồng cung cấp dịch vụ giữa doanh nghiệp và tổ chức được ủy quyền thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp;
- Giấy giới thiệu do tổ chức được ủy quyền lập, giới thiệu cá nhân trực tiếp tiến hành thủ tục đăng ký doanh nghiệp;
- Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân được tổ chức giới thiệu để thực hiện thủ tục nói trên.
Trên đây là những thông tin cơ bản về giấy ủy quyền nộp hồ sơ thành lập doanh nghiệp – một tài liệu cần thiết trong quá trình ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký kinh doanh. Việc chuẩn bị đầy đủ, đúng quy định không chỉ giúp hồ sơ được tiếp nhận nhanh chóng mà còn bảo đảm tính pháp lý, minh bạch trong quá trình thành lập doanh nghiệp. Do đó, các cá nhân và tổ chức khi thực hiện ủy quyền cần đặc biệt lưu ý đến nội dung và hình thức của văn bản này để tránh những rủi ro không đáng có. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào về giấy ủy quyền nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh, đừng ngần ngại liên hệ với AZTAX qua HOTLINE: 0932.383.089 để được tư vấn cụ thể hơn!
Xem thêm: Mẫu giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp
Xem thêm: Mẫu bố cáo thành lập doanh nghiệp
4. Câu hỏi thường gặp
4.1 Doanh nghiệp có bắt buộc phải đóng dấu trong Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp không?
Không. Theo quy định tại khoản 1 Điều 26 Luật Doanh nghiệp 2020, Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp không bắt buộc phải có chữ ký số hoặc dấu của doanh nghiệp.
4.2 Người được ủy quyền có cần cung cấp số điện thoại, email khi làm thủ tục đăng ký doanh nghiệp không?
Có. Khi nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, người nộp hồ sơ cần cung cấp đầy đủ thông tin liên hệ, bao gồm số điện thoại và địa chỉ email để phục vụ cho việc tiếp nhận, xử lý và phản hồi hồ sơ theo quy định tại Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT.
4.3 Có quy định gì về đơn vị/người được ủy quyền công ty không?
Có. Trường hợp doanh nghiệp ủy quyền cho tổ chức thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, hồ sơ cần kèm theo: (i) Bản sao hợp đồng dịch vụ giữa doanh nghiệp và tổ chức được ủy quyền; (ii) Giấy giới thiệu của tổ chức đó cho cá nhân thực hiện thủ tục; và (iii) Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân được giới thiệu.
Đây là quy định bắt buộc nhằm đảm bảo tính minh bạch và xác thực của việc ủy quyền.
4.5 Ủy quyền trong trường hợp đăng ký thành lập doanh nghiệp có cần chứng thực chữ ký không?
Không. Trường hợp người nộp hồ sơ là người được ủy quyền, văn bản ủy quyền không bắt buộc phải chứng thực chữ ký. Tuy nhiên, cần cung cấp đầy đủ thông tin để chứng minh tư cách đại diện hợp pháp theo quy định tại Điều 12 Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT.
4.6 Ai có quyền ký văn bản ủy quyền cho người đại diện làm thủ tục đkdn?
Người có thẩm quyền ký văn bản ủy quyền trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp (đối với doanh nghiệp đã thành lập) hoặc người có tên trong hồ sơ là người thành lập doanh nghiệp (đối với trường hợp đăng ký thành lập mới).
Trong trường hợp đăng ký doanh nghiệp lần đầu, người ký ủy quyền thường là cá nhân sáng lập hoặc người đại diện theo ủy quyền được các thành viên/thành lập viên thống nhất cử ra để thực hiện thủ tục.
