Thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã phát hành là vấn đề nhiều doanh nghiệp quan tâm khi phát hiện sai sót trong quá trình lập và gửi hóa đơn. Việc nắm rõ quy định, thủ tục và trình tự hủy hóa đơn không chỉ giúp doanh nghiệp tránh vi phạm hành chính mà còn đảm bảo tính minh bạch, hợp pháp trong hoạt động kê khai thuế và giao dịch điện tử. Cùng AZTAX tìm hiểu qua bài viết sau đây nhé!
1. Hủy hóa đơn điện tử là gì?
Hủy hóa đơn điện tử được hiểu là thao tác làm cho hóa đơn đó mất hiệu lực và không còn giá trị sử dụng.
Doanh nghiệp cần phân biệt rõ giữa việc hủy hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn điện tử. Cụ thể, theo Khoản 11, Điều 3 cùng Nghị định, tiêu hủy hóa đơn điện tử là hành động khiến hóa đơn biến mất hoàn toàn khỏi hệ thống của cơ quan thuế, đồng thời không thể truy xuất hay tham chiếu thông tin từ hóa đơn đã bị tiêu hủy.
2. Hướng dẫn thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã phát hành
Khi hóa đơn điện tử đã phát hành bị sai sót, doanh nghiệp không thể tự ý xóa mà phải thực hiện đúng thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã phát hành theo quy định. Việc này giúp đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong quản lý hóa đơn.
2.1 Quy trình hủy hóa đơn điện tử đã phát hành
Quy trình hủy hóa đơn điện tử đã phát hành gồm 5 bước cụ thể như sau:
- Bước 1: Doanh nghiệp cần gửi thông báo về hóa đơn có sai sót cho cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT, được ban hành kèm theo Phụ lục IA của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Bước 2: Sau khi cơ quan thuế tiếp nhận thông báo, doanh nghiệp tiến hành lập hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi cơ quan thuế để được cấp mã thay thế cho hóa đơn sai. Sau đó, hóa đơn mới sẽ được gửi lại cho khách hàng.
- Bước 3: Tiếp theo, thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được xác định sai sót theo đúng quy định.
- Bước 4: Để đảm bảo tính minh bạch và phòng ngừa rủi ro khi bị thanh tra hoặc kiểm tra thuế, doanh nghiệp nên lập biên bản thỏa thuận hủy hóa đơn và có xác nhận của khách hàng.
- Bước 5: Cuối cùng, doanh nghiệp cần kiểm tra tình trạng xử lý trên hệ thống. Hóa đơn chỉ được coi là hủy thành công khi thông báo sai sót đã được cơ quan thuế chấp nhận, và trạng thái hóa đơn hiển thị “đã hủy” tại trang web chính thức: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/
2.2 Thời hạn thực hiện việc hủy hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý, thông báo hóa đơn điện tử có sai sót (theo mẫu số 04/SS-HĐĐT) phải được gửi đến cơ quan thuế chậm nhất vào ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế có phát sinh hóa đơn sai. Việc thực hiện đúng thời hạn này giúp tránh bị xử phạt vi phạm hành chính và đảm bảo tính hợp lệ của dữ liệu hóa đơn điện tử.
3. Những trường hợp cần hủy hóa đơn điện tử đã phát hành
Doanh nghiệp có thể hủy hóa đơn điện tử đã phát hành trong một số trường hợp nhất định.
Căn cứ theo Khoản 1, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và hướng dẫn tại Điểm b, Khoản 1, Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, việc hủy hóa đơn được thực hiện khi rơi vào một trong hai tình huống sau:
- Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử đã được lập, cấp mã bởi cơ quan thuế nhưng phát hiện sai sót và chưa gửi đến khách hàng.
- Trường hợp 2: Hóa đơn đã phát hành và thu tiền trước từ khách hàng, nhưng sau đó phát sinh hủy giao dịch hoặc chấm dứt hợp đồng cung cấp dịch vụ với khách hàng đó.
Trong cả hai trường hợp, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục hủy hóa đơn điện tử theo đúng quy định để đảm bảo hợp pháp và tránh rủi ro khi bị kiểm tra thuế.
4. Các mức xử phạt khi vi phạm hủy hóa đơn điện tử
Theo Điều 27, Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi vi phạm quy định về hủy hóa đơn điện tử có thể bị phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng. Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn bị yêu cầu hủy hóa đơn để khắc phục hậu quả.
Quy định cụ thể:
- Phạt cảnh cáo: Áp dụng khi hủy hóa đơn quá thời hạn từ 1 đến 5 ngày làm việc nhưng có tình tiết giảm nhẹ.
- Phạt tiền 2.000.000 – 4.000.000 đồng: Khi hủy hóa đơn quá thời hạn từ 1 đến 10 ngày làm việc theo quy định.
- Phạt tiền 4.000.000 – 8.000.000 đồng: Áp dụng với các hành vi sau:
- Hủy hóa đơn quá thời hạn từ 11 ngày làm việc trở lên;
- Không thực hiện hủy hóa đơn theo quy định pháp luật;
- Không hủy hóa đơn điện tử khi phát hiện sai sót sau khi quá hạn cơ quan thuế thông báo kiểm tra.
5. Khi hủy nhầm hóa đơn điện tử thì xử lý như thế nào?
Trong trường hợp bên bán hủy nhầm hóa đơn mà không thuộc đối tượng phải hủy, việc xử lý được thực hiện tùy theo thời điểm phát hiện:
- Trường hợp 1: Nếu phát hiện nhầm ngay sau khi hủy hóa đơn và chưa gửi Thông báo 04/SS-HĐĐT, bên bán có thể liên hệ ngay với nhà cung cấp phần mềm hóa đơn (T-VAN) để được hỗ trợ khôi phục.
- Trường hợp 2: Nếu phát hiện nhầm sau khi đã gửi Thông báo 04/SS-HĐĐT, bên bán cần liên hệ cơ quan thuế quản lý để đề nghị không chấp nhận việc hủy hóa đơn. Theo Khoản 4, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trong vòng 01 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ thông báo kết quả tiếp nhận theo Mẫu số 01/TB-HĐSS, đồng thời hóa đơn điện tử đã hủy vẫn được lưu trữ để tra cứu.
- Trường hợp 3: Nếu cơ quan thuế đã xác nhận tiếp nhận việc hủy hóa đơn, hóa đơn này không còn giá trị sử dụng.
Để xử lý, bên bán cần liên hệ bên mua lập biên bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó lập hóa đơn điện tử mới có mã của cơ quan thuế và gửi cho bên mua theo Điều 21 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Cả bên bán và bên mua chịu trách nhiệm pháp lý về nội dung thông tin trên hóa đơn đã hủy và hóa đơn lập mới. Đồng thời, hai bên căn cứ hóa đơn đã hủy để kê khai điều chỉnh, bổ sung hồ sơ thuế theo Điều 47 Luật Quản lý thuế 2019 và Khoản 4, Điều 7 Nghị định 126/2020/NĐ-CP.
6. Những lưu ý quan trọng khi hủy hóa đơn điện tử
Để tuân thủ pháp luật và hạn chế rủi ro, kế toán cần ghi nhớ các bước sau:
- Trước khi hủy: Kiểm tra kỹ trạng thái hóa đơn. Xác định xem hóa đơn đã gửi cho khách hàng chưa, đã kê khai thuế chưa. Đây là căn cứ để quyết định có thể hủy hay phải điều chỉnh hóa đơn.
- Khi thực hiện hủy: Nếu hóa đơn đã gửi cho khách hàng, bắt buộc phải có biên bản thỏa thuận. Đồng thời, đảm bảo phần mềm hóa đơn lưu lại lịch sử hủy và gửi thông báo Mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế thành công.
- Sau khi hủy: Không được sử dụng hóa đơn đã hủy cho kê khai hoặc hạch toán. Ngay lập tức lập hóa đơn điện tử mới thay thế, kèm theo dòng ghi chú “thay thế cho hóa đơn số…” để đảm bảo minh bạch và hợp pháp.
7. Các câu hỏi thường gặp về hủy hóa đơn điện tử
Câu 1: Hóa đơn điện tử xuất rồi có hủy được không?
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử đã xuất không thể hủy tùy tiện mà phải xử lý theo từng trường hợp cụ thể. Khả năng sửa hoặc hủy hóa đơn phụ thuộc vào tình trạng hóa đơn và thời điểm phát hiện sai sót.
- Hóa đơn điện tử chưa gửi cho người mua:
- Người bán có thể hủy hóa đơn đã phát hành và lập hóa đơn mới để thay thế.
- Đồng thời, cần thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo quy định.
- Hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua:
- Không được phép hủy hóa đơn.
- Người bán phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót.
- Nếu hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế vẫn còn sai sót, tiếp tục lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho đến khi thông tin chính xác hoàn toàn.
Câu 2: Hóa đơn đã xuất nhưng khách hàng không nhận có cần hủy không?
Hóa đơn vẫn giữ giá trị pháp lý ngay cả khi khách hàng chưa nhận, do đó không bắt buộc phải hủy. Nếu hóa đơn đã được kê khai thuế, bên bán vẫn phải thực hiện nghĩa vụ nộp thuế theo hóa đơn đó. Trường hợp doanh nghiệp muốn hủy, cần lập biên bản hủy và có sự đồng ý của khách hàng để đảm bảo tuân thủ pháp luật.
Câu 3: Hóa đơn đã hủy có còn giá trị kê khai thuế không?
Hóa đơn điện tử sau khi đã hủy sẽ không còn giá trị sử dụng và không được kê khai thuế. Tuy nhiên, thông tin của hóa đơn này vẫn được lưu trữ trên hệ thống của cơ quan thuế để phục vụ tra cứu và kiểm tra khi cần.
Trường hợp doanh nghiệp đã hủy nhầm hóa đơn, cần lập hóa đơn mới thay thế và thực hiện kê khai điều chỉnh bổ sung theo quy định tại Điều 47 Luật Quản lý thuế 2019 và Khoản 4, Điều 7 Nghị định 126/2020/NĐ-CP.
Việc thực hiện thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã phát hành đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn giảm thiểu rủi ro về thuế và tranh chấp với khách hàng. Doanh nghiệp cần tiến hành đầy đủ các bước: thông báo với cơ quan thuế, lập biên bản thỏa thuận với khách hàng, và lập hóa đơn thay thế khi cần thiết. Nếu còn thắc mắc hoặc gặp khó khăn trong quá trình hủy hóa đơn, hãy liên hệ ngay với AZTAX để được hỗ trợ và tư vấn miễn phí.
