Xuất hóa đơn cho khách lẻ là quy trình quan trọng mà doanh nghiệp và hộ kinh doanh phải thực hiện khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ trực tiếp cho khách hàng cá nhân. Việc lập hóa đơn không chỉ giúp ghi nhận doanh thu, kê khai thuế GTGT chính xác, mà còn bảo đảm minh bạch trong quản lý tài chính và tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật về hóa đơn. Bài viết dưới đây, AZTAX hướng dẫn chi tiết cách xuất hóa đơn cho khách lẻ đúng quy định, giúp doanh nghiệp thực hiện nhanh chóng và chính xác.
1. Quy định về cách lập hóa đơn điện tử cho khách lẻ, cá nhân hiện nay
Hiện nay, việc lập hóa đơn điện tử cho khách lẻ, cá nhân được quy định chặt chẽ nhằm đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ đúng pháp luật thuế. Doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần nắm rõ quy trình, cách lập và xuất hóa đơn điện tử cho khách không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp thông tin để tránh sai sót và bị xử phạt. Cùng tìm hiểu chi tiết quy định về cách lập hóa đơn điện tử cho khách lẻ, cá nhân mới nhất trong bài viết dưới đây.
Theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, người bán bắt buộc phải lập hóa đơn khi phát sinh giao dịch bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ. Quy định này bao gồm cả các trường hợp: hàng tặng, khuyến mại, hàng mẫu, tiêu dùng nội bộ, cho vay – cho mượn – hoàn trả, v.v. Do đó, ngay cả khi khách hàng không yêu cầu hóa đơn, người bán vẫn có trách nhiệm lập và lưu trữ hóa đơn theo pháp luật.
Đối với khách hàng là cá nhân không kinh doanh, pháp luật cho phép miễn một số thông tin trên hóa đơn điện tử trong các trường hợp cụ thể, theo khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP):
- Bán lẻ tại siêu thị, trung tâm thương mại: Hóa đơn không bắt buộc ghi tên, địa chỉ, mã số thuế và chữ ký số của người mua.
- Bán lẻ xăng dầu cho cá nhân không kinh doanh: Không cần thông tin nhận dạng người mua và chữ ký số.
- Tem, vé, thẻ điện tử: Không bắt buộc ghi thông tin bên mua, thuế suất, tiền thuế; nếu mệnh giá đã in sẵn, không cần ghi đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
- Dịch vụ vận tải hàng không xuất vé điện tử qua website hoặc hệ thống thương mại điện tử: Hóa đơn có thể bỏ qua ký hiệu hóa đơn, mẫu số, số thứ tự, thông tin người mua, thuế suất và chữ ký số.
- Hoạt động casino, trò chơi điện tử có thưởng: Hóa đơn điện tử không cần ghi thông tin người mua và chữ ký số.
Mặc dù được miễn một số thông tin trong các trường hợp trên, hóa đơn vẫn phải đảm bảo định dạng chuẩn dữ liệu theo quy định của cơ quan thuế.
2. Xuất Hóa Đơn Điện Tử Cho Khách Lẻ Không Lấy Hóa Đơn
Việc lập và xuất hóa đơn điện tử cho khách lẻ không yêu cầu lấy hóa đơn là quy trình quan trọng giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định thuế, đồng thời đảm bảo minh bạch trong hoạt động kinh doanh.
Theo Khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung Điều 16 Thông tư 32/2014/TT-BTC), khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ có giá trị từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, nếu khách hàng không yêu cầu lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế, người bán vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ: “Người mua không lấy hóa đơn” hoặc “Người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”.
Riêng đối với bán lẻ xăng dầu, nếu người mua không lấy hóa đơn, đơn vị bán hàng tổng hợp doanh thu không xuất hóa đơn trong ngày và lập một hóa đơn chung theo từng mặt hàng.
Tại Khoản 2 Điều 16 Thông tư 68/2019/TT-BTC (triển khai 100% hóa đơn điện tử từ 01/11/2020) quy định về chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử:
1. Phương thức chuyển dữ liệu theo bảng tổng hợp áp dụng cho các trường hợp:
- Cung cấp dịch vụ bưu chính, viễn thông, bảo hiểm, tài chính, ngân hàng, vận tải hàng không.
- Bán điện, nước sạch nếu có thông tin mã khách hàng hoặc mã số thuế.
- Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho cá nhân không bắt buộc ghi tên, địa chỉ người mua theo hướng dẫn tại khoản 3 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC.
- Bán xăng dầu cho cá nhân không kinh doanh: tổng hợp tất cả hóa đơn trong ngày theo từng mặt hàng.
Người bán lập Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử hàng tháng hoặc quý theo Phụ lục 2 để gửi cơ quan thuế cùng Tờ khai thuế GTGT. Nếu phát sinh nhiều hóa đơn, có thể lập nhiều bảng tổng hợp, ghi số thứ tự của bảng. Trường hợp gửi thiếu hoặc có sai sót, người bán phải gửi bảng bổ sung hoặc điều chỉnh.
2. Phương thức chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn áp dụng cho các trường hợp
Bán hàng hóa, dịch vụ không thuộc nhóm trên. Người bán sau khi lập đầy đủ nội dung vừa gửi cho người mua, vừa gửi cho cơ quan thuế.
Như vậy, dù khách hàng cá nhân không lấy hóa đơn, người bán vẫn phải xuất hóa đơn đầy đủ cho từng lần bán và đồng thời báo cáo dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế theo quy định hiện hành.
3. Quy định về thông tin ghi trên hóa đơn
Việc nắm rõ quy định về thông tin ghi trên hóa đơn là yêu cầu quan trọng đối với mọi doanh nghiệp và hộ kinh doanh. Bởi hóa đơn không chỉ là chứng từ kế toán hợp pháp mà còn là căn cứ xác định nghĩa vụ thuế. Theo quy định pháp luật hiện hành, mỗi hóa đơn phải thể hiện đầy đủ, chính xác các nội dung bắt buộc như: tên, mã số thuế, địa chỉ của người bán – người mua, mô tả hàng hóa, dịch vụ, số tiền, thuế suất và chữ ký điện tử. Việc ghi sai hoặc thiếu thông tin có thể dẫn đến rủi ro bị xử phạt hành chính hoặc không được khấu trừ thuế.
3.1 Thông tin, nội dung cần có trên hóa đơn
Theo Khoản 1, Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC, khi bán hàng hóa, dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử và thể hiện đầy đủ các thông tin sau:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, ký hiệu mẫu số;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế (MST) của người bán;
- Tên, địa chỉ, MST của người mua (nếu có);
- Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá; thành tiền chưa có thuế GTGT;
- Thuế suất GTGT, tổng số thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT;
- Chữ ký số của người bán;
- Thời điểm lập hóa đơn điện tử;
- Mã của cơ quan thuế (đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế);
- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước; chiết khấu thương mại; khuyến mại (nếu có) và các nội dung khác liên quan (nếu có).
3.2 Các trường hợp hóa đơn điện tử có thể không cần đầy đủ thông tin
Đối với một số lĩnh vực đặc thù, nơi hoạt động bán hàng diễn ra liên tục, với lượng hàng hóa nhỏ và khách hàng chủ yếu là cá nhân tiêu dùng cuối cùng, quy định về hóa đơn điện tử được áp dụng linh hoạt như sau:
- Bán lẻ tại siêu thị, trung tâm thương mại, bán xăng dầu, dịch vụ vận tải, vé xem phim, trông giữ phương tiện: Hóa đơn điện tử không bắt buộc ghi tên, địa chỉ người mua.
- Hóa đơn điện tử dạng tem, vé, thẻ (bao gồm tem, vé, thẻ điện tử): Không cần chữ ký số người bán, thông tin người mua (tên, địa chỉ, MST), tiền thuế và thuế suất GTGT. Nếu tem, vé, thẻ đã có mệnh giá sẵn, có thể bỏ qua tiêu thức đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
- Dịch vụ vận tải hàng hóa không xuất qua website hoặc hệ thống thương mại điện tử mà lập theo thông lệ quốc tế: Hóa đơn điện tử không cần ghi ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự, thuế suất GTGT, mã số thuế và địa chỉ người mua, chữ ký số người bán.
Tuy được miễn một số tiêu thức, tổ chức, doanh nghiệp vẫn phải xuất đầy đủ hóa đơn cho từng lần bán để phục vụ hạch toán và kê khai thuế đầy đủ.
4. Cách điền thông tin người mua trên hóa đơn cho khách lẻ
Khi xuất hóa đơn cho khách lẻ, việc điền đúng thông tin người mua là bước quan trọng giúp hóa đơn hợp lệ và tránh sai sót khi kê khai thuế. Tuy nhiên, nhiều kế toán vẫn còn lúng túng không biết ghi thế nào cho đúng quy định. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách điền thông tin người mua trên hóa đơn cho khách lẻ sao cho đúng chuẩn, dễ hiểu và phù hợp với từng trường hợp cụ thể.
Thông tin của người mua cá nhân khi xuất hóa đơn điện tử có thể được ghi khác nhau tùy thuộc vào việc người đó có mã số thuế (MST) hay không, cũng như loại hình giao dịch:
Trường hợp: Cá nhân có MST hoặc là cá nhân kinh doanh/hộ kinh doanh
- Tên đơn vị: Ghi tên cá nhân kinh doanh hoặc tên hộ kinh doanh.
- Mã số thuế: Ghi MST của cá nhân hoặc hộ kinh doanh. Trong một số trường hợp, MST có thể là số căn cước công dân hoặc số định danh cá nhân theo quy định hiện hành.
- Địa chỉ: Ghi địa chỉ cụ thể của người mua.
Trường hợp: cá nhân không kinh doanh và không có MST
- Tên người mua: Có thể ghi đầy đủ họ tên (ví dụ: Nguyễn Văn A) hoặc để trống nếu người mua không cung cấp thông tin.
- Tên đơn vị: Không cần điền.
- Mã số thuế: Không bắt buộc.
- Địa chỉ: Không yêu cầu ghi trên hóa đơn.
Lưu ý đặc biệt
- Đối với hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại cho cá nhân không kinh doanh, hóa đơn không bắt buộc phải ghi tên, địa chỉ, MST hay chữ ký số của người mua.
- Tương tự, trong trường hợp bán xăng dầu cho cá nhân không kinh doanh, trên hóa đơn cũng không cần thể hiện tên, địa chỉ, MST của khách hàng.
Như vậy, hóa đơn vẫn hợp pháp và được chấp nhận ngay cả khi thiếu một số thông tin của khách hàng cá nhân không kinh doanh, giúp doanh nghiệp đơn giản hóa thủ tục và tiết kiệm thời gian.
5. Mức phạt khi xuất hóa đơn cho khách lẻ không đầy đủ thông tin
Khi xuất hóa đơn cho khách lẻ không ghi đầy đủ thông tin, doanh nghiệp có thể bị xử phạt theo quy định pháp luật về hóa đơn, chứng từ. Việc thiếu thông tin như tên người mua, mã số thuế hay địa chỉ không chỉ ảnh hưởng đến tính hợp lệ của hóa đơn mà còn tiềm ẩn rủi ro về thuế và kế toán.
Căn cứ theo khoản 4 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 102/2021/NĐ-CP), hành vi lập hóa đơn mà không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc sẽ bị xử phạt hành chính. Mức phạt cụ thể được quy định như sau:
- Đối với tổ chức: phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng.
- Đối với cá nhân: mức phạt bằng 50% so với tổ chức, tức từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng.
Như vậy, nếu người bán hóa đơn không điền đủ các thông tin theo quy định pháp luật, hành vi này sẽ bị coi là sử dụng hóa đơn không hợp pháp và sẽ chịu xử phạt hành chính theo khung nêu trên.
Khi xuất hóa đơn cho khách lẻ, tuân thủ đúng quy định giúp doanh nghiệp vừa đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ kế toán, vừa tránh rủi ro bị phạt từ cơ quan thuế. Dù khách là cá nhân không lấy hóa đơn, người bán vẫn phải lập đầy đủ, ghi “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế” và lưu trữ cẩn thận. Bài viết trên, AZTAX đã tổng hợp đầy đủ những thông tin hướng dẫn, nếu còn thắc mắc bạn có thể liên hệ để được tư vấn miễn phí nhé!
