Có nhiều trường hợp không được ủy quyền quyết toán thuế TNCN trong quá trình thực hiện nghĩa vụ thuế nhưng không phải ai cũng nắm rõ. Hiểu rõ những quy định và điều kiện liên quan sẽ giúp cá nhân và tổ chức tránh được những rủi ro pháp lý không đáng có, đồng thời đảm bảo quyền lợi chính đáng khi thực hiện quyết toán thuế TNCN. AZTAX đã tổng hợp thông tin liên quan đến vấn đề này, cùng tìm hiểu nhé!
1. Trường hợp không được ủy quyền quyết toán thuế TNCN?
Việc nắm bắt rõ các trường hợp không được ủy quyền quyết toán thuế TNCN sẽ giúp người dân và doanh nghiệp tránh được những sai sót trong việc thực hiện nghĩa vụ thuế, từ đó đảm bảo quyền lợi hợp pháp và tránh những rủi ro pháp lý.
Theo Tiểu mục 2, Mục 3 Công văn 5749/CT-TNCN năm 2018, các trường hợp không được ủy quyền quyết toán thuế TNCN bao gồm:
- Cá nhân đáp ứng đủ điều kiện ủy quyền nhưng đã nhận chứng từ khấu trừ thuế từ tổ chức trả thu nhập thì không thể ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức đó, trừ khi tổ chức đã thu hồi và hủy chứng từ khấu trừ thuế.
- Cá nhân có thu nhập từ hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên tại một đơn vị nhưng lại không làm việc tại tổ chức đó vào thời điểm thực hiện ủy quyền quyết toán thuế.
- Cá nhân vừa có thu nhập từ tiền lương, tiền công từ hợp đồng lao động tại một đơn vị (từ 3 tháng trở lên) lại vừa có thu nhập vãng lai chưa khấu trừ thuế hoặc khấu trừ chưa đủ mức quy định.
- Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công từ hợp đồng lao động tại nhiều nơi khác nhau.
- Cá nhân chỉ có thu nhập vãng lai và đã bị khấu trừ thuế theo tỷ lệ 10%, kể cả khi chỉ có thu nhập vãng lai từ một nơi.
- Cá nhân chưa đăng ký mã số thuế.
- Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công và thuộc diện được giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo, thì không thể ủy quyền quyết toán thuế mà phải tự thực hiện khai quyết toán thuế kèm theo hồ sơ xét giảm thuế.
Tóm lại, trong một số trường hợp không được ủy quyền quyết toán thuế TNCN, cá nhân phải tự thực hiện quyết toán thuế của mình. Nắm vững những quy định này sẽ giúp người nộp thuế tuân thủ đúng nghĩa vụ của mình, tránh được những rủi ro pháp lý không đáng có.
2. Có bắt buộc ủy quyền quyết toán thuế TNCN không?
Không. Hiện tại, pháp luật không yêu cầu người lao động phải ủy quyền quyết toán thuế TNCN. Vì vậy, người lao động hoàn toàn có thể tự quyết toán thuế TNCN hoặc ủy quyền cho tổ chức chi trả thu nhập (như doanh nghiệp, công ty) thay mình.
Để làm rõ cho vấn đề “có bắt buộc ủy quyền quyết toán thuế TNCN không”, cùng theo dõi các điều luật liên quan.
Theo quy định tại tiết d.3, điểm d, khoản 6, Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, cá nhân cư trú phải tự khai quyết toán thuế TNCN với cơ quan thuế trong các trường hợp sau:
- Khi có số thuế phải nộp thêm hoặc có số thuế nộp thừa và yêu cầu hoàn lại hoặc bù trừ vào kỳ khai thuế tiếp theo, ngoại trừ những trường hợp dưới đây:
- Số thuế phải nộp thêm không quá 50.000 đồng sau quyết toán thuế cho từng năm.
- Số thuế phải nộp ít hơn số thuế đã tạm nộp mà không yêu cầu hoàn thuế hoặc bù trừ vào kỳ khai thuế tiếp theo.
- Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công từ hợp đồng lao động trên 3 tháng tại một đơn vị, đồng thời có thu nhập vãng lai từ các nguồn khác, với mức thu nhập bình quân không quá 10 triệu đồng/tháng và đã bị khấu trừ thuế 10%, không yêu cầu quyết toán thuế đối với phần thu nhập này.
- Cá nhân được người sử dụng lao động mua bảo hiểm nhân thọ (ngoài bảo hiểm hưu trí tự nguyện) và bảo hiểm không bắt buộc khác, có tích lũy phí bảo hiểm đã bị khấu trừ thuế 10%, thì không phải quyết toán thuế đối với phần thu nhập này.
- Cá nhân có mặt tại Việt Nam dưới 183 ngày trong năm dương lịch, nhưng tổng số ngày có mặt trong 12 tháng liên tục tính từ ngày đầu tiên tại Việt Nam lên đến 183 ngày hoặc hơn.
- Cá nhân nước ngoài kết thúc hợp đồng làm việc tại Việt Nam phải thực hiện quyết toán thuế với cơ quan thuế trước khi xuất cảnh. Nếu chưa thực hiện, cá nhân phải ủy quyền cho tổ chức chi trả thu nhập hoặc tổ chức, cá nhân khác để quyết toán thuế.
- Cá nhân cư trú phải tự khai quyết toán thuế nếu có thu nhập từ tiền lương, tiền công, và thuộc diện được xét giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn hoặc bệnh hiểm nghèo, ảnh hưởng đến khả năng nộp thuế. Trong trường hợp này, cá nhân không thể ủy quyền cho tổ chức chi trả thu nhập thay mình trong việc quyết toán thuế.
Tóm lại, AZTAX đã làm rõ về vấn đề “có bắt buộc ủy quyền quyết toán thuế TNCN không”. Việc ủy quyền quyết toán thuế không phải là yêu cầu bắt buộc, nhưng trong một số tình huống, cá nhân có thể uỷ quyền cho tổ chức, đơn vị chi trả thu nhập thực hiện thay cho mình. Việc ủy quyền quyết toán thuế giúp cá nhân thuận tiện hơn trong việc hoàn tất nghĩa vụ thuế, đặc biệt đối với những người có nhiều nguồn thu nhập hoặc không có thời gian thực hiện quyết toán trực tiếp.
3. Công ty có thể nhận ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho tiền lương không?
Đây là một thắc mắc phổ biến trong các doanh nghiệp khi họ phải thực hiện nghĩa vụ quyết toán thuế cho nhân viên của mình. Việc ủy quyền này không chỉ giúp đơn giản hóa thủ tục mà còn giúp các bên liên quan tiết kiệm thời gian và công sức.
Dựa trên Tiểu mục 1, Mục 3 Công văn 5749/CT-TNCN năm 2018, dưới đây là hướng dẫn về các trường hợp cá nhân có thể ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân:
ỦY QUYỀN QUYẾT TOÁN THUẾ
1. Cá nhân được ủy quyền quyết toán thuế qua tổ chức trả thu nhập
– Cá nhân chỉ có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một tổ chức trả thu nhập và thực tế đang làm việc tại tổ chức đó vào thời điểm ủy quyền quyết toán thuế, kể cả trường hợp cá nhân làm việc không đủ 12 tháng trong năm tại tổ chức, đồng thời có thu nhập vãng lai ở các nơi khác bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng đã được đơn vị trả thu nhập khấu trừ đủ thuế 10% mà không có yêu cầu quyết toán thuế đối với phần thu nhập này.
….
Lưu ý:
– Tổ chức trả thu nhập chỉ thực hiện nhận ủy quyền quyết toán thay cho cá nhân đối với phần thu nhập từ tiền lương, tiền công mà cá nhân nhận được từ tổ chức trả thu nhập trừ trường hợp các doanh nghiệp trong năm có chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi và trường hợp người lao động điều chuyển giữa các tổ chức trong cùng một hệ thống như: Tập đoàn, Tổng công ty, Công ty mẹ – con, Trụ sở chính và chi nhánh.
Theo quy định, công ty chỉ có thể tiếp nhận ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân đối với phần thu nhập từ tiền lương, tiền công mà cá nhân nhận được từ công ty. Điều này có nghĩa là công ty không được phép nhận ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân đối với phần thu nhập mà cá nhân nhận từ các nguồn khác ngoài công ty.
4. Điều kiện được ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân
Quyết toán thuế thu nhập cá nhân không chỉ là nghĩa vụ mà còn là quyền lợi của người lao động, giúp điều chỉnh các khoản thuế đã nộp trong năm. Hiểu rõ các trường hợp được ủy quyền quyết toán thuế TNCN sẽ giúp người nộp thuế tránh được những sai sót và rắc rối pháp lý không cần thiết, đồng thời bảo vệ quyền lợi cá nhân và doanh nghiệp trong quá trình thực hiện nghĩa vụ thuế.
Có hai hình thức đóng thuế TNCN mà cá nhân có thể lựa chọn:
- Cá nhân tự thực hiện quyết toán thuế TNCN tại cơ quan thuế hoặc qua hệ thống Thuế điện tử của Tổng cục Thuế.
- Cá nhân ủy quyền cho tổ chức hoặc cá nhân khác thực hiện quyết toán thuế TNCN thay mình.
Theo quy định tại điểm d2, khoản 6, Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, các trường hợp được phép ủy quyền quyết toán thuế TNCN bao gồm:
- Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công từ hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên và đang làm việc tại tổ chức đó vào thời điểm quyết toán thuế, kể cả khi không làm đủ 12 tháng trong năm. Nếu cá nhân chuyển công tác, quyền quyết toán thuế sẽ được chuyển sang tổ chức mới.
- Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công từ hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên và đang làm việc tại tổ chức đó vào thời điểm quyết toán thuế, cùng với thu nhập vãng lai tại các nơi khác mà thu nhập bình quân không vượt quá 10 triệu đồng mỗi tháng và đã bị khấu trừ 10% thuế.
Do đó, những cá nhân làm việc cho tổ chức hoặc cá nhân khác với hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên và có thu nhập vãng lai bình quân không quá 10 triệu đồng mỗi tháng có quyền ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập cho mình.
Trên đây là các trường hợp được ủy quyền quyết toán thuế TNCN. Tuy nhiên, việc ủy quyền quyết toán thuế TNCN là quyền của người lao động, không phải nghĩa vụ bắt buộc. Người lao động có thể tự quyết toán thuế TNCN trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc qua hình thức online.
5. Thời điểm ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân
Thời điểm thực hiện ủy quyền quyết toán đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo rằng các nghĩa vụ thuế được thực hiện đúng quy định, tránh rủi ro và những hệ lụy không mong muốn. Hiểu rõ và tuân thủ thời gian ủy quyền là yếu tố thiết yếu giúp các bên liên quan thực hiện thủ tục một cách hiệu quả và hợp pháp.
Dựa trên quy định tại khoản 2, Điều 44 của Luật Quản lý thuế năm 2019, thời gian nộp hồ sơ khai thuế được quy định như sau:
Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế
….
Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế có kỳ tính thuế theo năm được quy định như sau:
a) Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ quyết toán thuế năm; chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ khai thuế năm;
b) Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch đối với hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân của cá nhân trực tiếp quyết toán thuế;
Bên cạnh đó, theo hướng dẫn tại Mục 5 Công văn 883/TCT-DNNCN năm 2022, thời gian nộp hồ sơ khai quyết toán thuế được quy định như sau:
THỜI HẠN NỘP HỒ SƠ KHAI QUYẾT TOÁN THUẾ
Căn cứ quy định tại điểm a, điểm b Khoản 2 Điều 44 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 của Quốc hội quy định thời hạn khai, nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN như sau:
– Đối với tổ chức trả thu nhập: Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế quyết toán thuế chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 03 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch.
….
– Trường hợp thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế trùng với ngày nghỉ theo quy định thì thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế được tính là ngày làm việc tiếp theo của ngày nghỉ đó theo quy định của Bộ luật Dân sự.
Theo quy định tại Tiểu mục 1, Mục 4 Công văn 883/TCT-DNNCN năm 2022, hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN được hướng dẫn như sau:
THỦ TỤC KHAI QUYẾT TOÁN THUẾ
1. Khai quyết toán thuế
1.1. Hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN
Tại điểm b tiết 9.2 và điểm b tiết 9.9 Khoản 9 Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định số 126/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN.
Tại Khoản 2 Điều 87 Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021 của Bộ Tài chính hướng dẫn: “2. Mẫu biểu hồ sơ khai thuế quy định tại Thông tư này được áp dụng đối với các kỳ tính thuế bắt đầu từ ngày 01/01/2022 trở đi. Đối với khai quyết toán thuế của kỳ tính thuế năm 2021 cũng được áp dụng theo mẫu biểu hồ sơ quy định tại Thông tư này.”
Theo đó, hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN từ kỳ tính thuế năm 2021 như sau:
…..
c) Trường hợp cá nhân thực hiện ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập quyết toán thay thì cá nhân lập Giấy ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân từ kỳ tính thuế năm 2021 theo mẫu số 08/UQ-QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021 của Bộ Tài chính.
Vì vậy, việc lập giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN cần được hoàn tất trước thời hạn nộp hồ sơ khai quyết toán thuế. Thời gian nộp hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN phải được thực hiện chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng thứ ba kể từ khi kết thúc năm dương lịch.
6. Tiền lương, tiền công tính thu nhập chịu thuế bao gồm những khoản nào?
Việc hiểu rõ các khoản thu nhập chịu thuế sẽ giúp người lao động và các tổ chức có cái nhìn chính xác về những gì cần phải khai báo và tính toán trong quyết toán thuế. Không chỉ đơn thuần là mức lương cố định, các khoản phụ cấp, thưởng hay thu nhập ngoài lương cũng có thể ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế của mỗi cá nhân.
Thu nhập từ tiền lương, tiền công bao gồm những khoản cá nhân nhận được từ doanh nghiệp, chi tiết như sau:
- Tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp, trợ cấp có tính chất tiền lương, tiền công, bao gồm cả các hình thức trả bằng tiền và hiện vật.
- Các khoản phụ cấp, trợ cấp, ngoại trừ một số khoản như: trợ cấp ưu đãi người có công, trợ cấp cho đối tượng tham gia kháng chiến, các khoản phụ cấp quốc phòng, an ninh, phụ cấp độc hại, trợ cấp cho người lao động bị tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, trợ cấp khó khăn đột xuất và các khoản trợ cấp khác theo quy định của pháp luật.
- Tiền thù lao nhận được từ các hoạt động như hoa hồng đại lý, tham gia nghiên cứu khoa học, dự án, giảng dạy, biểu diễn văn hóa nghệ thuật, thể thao, dịch vụ quảng cáo, và các thù lao khác.
- Tiền nhận được từ các hiệp hội kinh doanh, hội đồng quản trị doanh nghiệp, hoặc các tổ chức khác.
- Các khoản lợi ích bằng tiền hoặc hiện vật ngoài tiền lương, tiền công do doanh nghiệp trả, bao gồm tiền nhà ở, điện nước, phí bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí, các khoản phí hội viên, các chi phí dịch vụ cá nhân khác như chăm sóc sức khỏe, thể thao, giải trí, thẩm mỹ, cùng các khoản chi hỗ trợ khác từ doanh nghiệp.
- Các khoản thưởng dưới mọi hình thức, bao gồm thưởng theo danh hiệu thi đua, giải thưởng quốc gia, quốc tế, và các hình thức khen thưởng khác.
- Các khoản hỗ trợ từ doanh nghiệp cho việc khám chữa bệnh, phương tiện đi lại, đào tạo nghề, học phí cho con cái của người lao động, và các khoản chi phục vụ điều động, luân chuyển người lao động.
Các khoản chi trên không tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân trong một số trường hợp nhất định, tuân thủ theo quy định của pháp luật.
7. Một số câu hỏi liên quan về uỷ quyền quyết toán thuế TNCN
7.1 Khi cá nhân ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho công ty, việc hoàn thuế sẽ được thực hiện thế nào?
Theo quy định tại Điều 28 Thông tư 111/2013/TT-BTC như sau:
- Hoàn thuế áp dụng cho những cá nhân đã đăng ký và có mã số thuế tại thời điểm nộp hồ sơ quyết toán thuế.
- Đối với những cá nhân đã ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập, việc hoàn thuế sẽ được thực hiện qua tổ chức, cá nhân đó. Tổ chức, cá nhân trả thu nhập có trách nhiệm bù trừ số thuế nộp thừa hoặc thiếu. Sau khi bù trừ, nếu vẫn còn số thuế nộp thừa, tổ chức có thể bù vào kỳ sau hoặc yêu cầu hoàn thuế nếu có đề nghị.
- Cá nhân khai thuế trực tiếp với cơ quan thuế có thể lựa chọn hoàn thuế hoặc bù trừ vào kỳ sau tại cơ quan thuế.
- Trường hợp cá nhân có phát sinh hoàn thuế nhưng chậm nộp tờ khai quyết toán thuế, sẽ không bị phạt đối với hành vi khai quyết toán thuế quá hạn.
Tóm lại, khi cá nhân ủy quyền quyết toán thuế cho công ty, công ty trả thu nhập có trách nhiệm tổng hợp số thuế nộp thừa và gửi hồ sơ hoàn thuế đến cơ quan thuế. Công ty cũng thực hiện bù trừ số thuế nộp thừa, thiếu và tiến hành hoàn thuế nếu có yêu cầu.
7.2 Xử lý khi cá nhân đã ủy quyền quyết toán thuế nhưng phát hiện thuộc diện trực tiếp quyết toán thế nào?
Theo tiểu mục 3, Mục III Công văn 5749/CT-TNCN năm 2018, trường hợp cá nhân đã ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập thực hiện quyết toán thuế TNCN, nhưng sau đó phát hiện mình thuộc diện trực tiếp quyết toán, sẽ được xử lý như sau:
- Không điều chỉnh quyết toán thuế của tổ chức trả thu nhập: Tổ chức không cần điều chỉnh lại quyết toán thuế TNCN mà họ đã thực hiện.
- Cung cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân: Tổ chức chỉ cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân theo số quyết toán đã thực hiện, và ghi chú vào góc dưới bên trái của chứng từ khấu trừ thuế nội dung sau:
“Công ty… đã thay mặt Ông/Bà… thực hiện quyết toán thuế TNCN (theo ủy quyền) tại mục (số thứ tự)… trong Phụ lục Bảng kê 05-1/BK-TNCN”.
Đây là căn cứ để cá nhân thực hiện quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế.
7.3 Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế đối với cá nhân có thuế nộp thừa là khi nào?
Căn cứ tiểu mục 3, Mục V Công văn 5749/CT-TNCN năm 2018, đối với cá nhân trực tiếp quyết toán thuế có số thuế nộp thừa, yêu cầu hoàn thuế hoặc bù trừ vào kỳ khai thuế sau, thời hạn nộp hồ sơ quyết toán được quy định như sau:
- Cá nhân có thuế phải nộp thêm: Hồ sơ quyết toán thuế phải nộp chậm nhất vào ngày 31/03 của năm sau.
- Cá nhân có thuế nộp thừa: Có thể nộp hồ sơ quyết toán thuế bất kỳ thời điểm nào trong năm, không giới hạn thời gian.
Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế đối với tổ chức trả thu nhập
- Tổ chức trả thu nhập phải quyết toán theo năm dương lịch: Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm chậm nhất là ngày 31/03 của năm sau.
- Trường hợp tổ chức thay đổi pháp lý: Nếu tổ chức chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi, giải thể hoặc phá sản, thời hạn quyết toán thuế là 45 ngày kể từ ngày thay đổi pháp lý.
Như vậy, trong trường hợp cá nhân đã ủy quyền cho tổ chức quyết toán thuế nhưng sau đó phát hiện mình thuộc diện trực tiếp quyết toán, tổ chức trả thu nhập không cần điều chỉnh lại quyết toán, mà chỉ cần cấp chứng từ khấu trừ thuế để cá nhân thực hiện quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế. Nếu cá nhân có số thuế nộp thừa, họ có thể nộp hồ sơ quyết toán bất kỳ lúc nào trong năm.
Tóm lại, người lao động cần nắm rõ các trường hợp không được ủy quyền quyết toán thuế TNCN để tránh được các sai sót pháp lý. Việc nắm bắt và áp dụng chính xác các quy định về ủy quyền quyết toán thuế sẽ không chỉ bảo vệ quyền lợi của người nộp thuế mà còn giúp đơn giản hóa quy trình quyết toán một cách hiệu quả và hợp pháp. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, hãy liên hệ với AZTAX qua hotline 0932.383.089 để được hỗ trợ nhanh chóng.
