Trong quá trình quyết toán thuế thu nhập cá nhân, việc lập tờ khai bổ sung thuế TNCN là một bước quan trọng để đảm bảo sự chính xác và đầy đủ trong việc báo cáo thuế. Tờ khai bổ sung thường được sử dụng khi phát hiện có sai sót hoặc thiếu sót trong tờ khai quyết toán ban đầu. Bài viết này AZTAX sẽ hướng dẫn chi tiết cách lập tờ khai bổ sung, giúp người nộp thuế thực hiện đúng quy định của pháp luật và tránh các sai phạm không đáng có.
1. Hướng dẫn lập tờ khai bổ sung thuế TNCN
Để việc bổ sung tờ khai diễn ra thuận lợi và đúng quy trình, người nộp thuế cần nắm rõ các bước thực hiện, các trường hợp cần bổ sung cũng như các biểu mẫu cần thiết. Hướng dẫn chi tiết cách lập tờ khai bổ sung thuế TNCN dưới đây sẽ giúp bạn dễ dàng thực hiện và đảm bảo quyền lợi của mình.
Hiện nay, người nộp thuế thực hiện kê khai bổ sung quyết toán thuế thu nhập cá nhân năm 2025 theo mẫu 01/KHBS, được ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC. Quá trình kê khai bổ sung quyết toán thuế TNCN sẽ theo các bước cụ thể sau đây:
[1] Nhập mã ký hiệu mẫu tờ khai bổ sung của người nộp thuế.[2] Cung cấp mã giao dịch điện tử của tờ khai lần đầu có sai sót cần điều chỉnh.
[3] Ghi rõ kỳ tính thuế của tờ khai ban đầu có sai sót.
[4] Xác định số thứ tự của lần khai bổ sung so với tờ khai ban đầu đã được cơ quan thuế chấp nhận.
[5] Nhập mã số thuế của người nộp thuế.
[6] Điền mã số thuế của đại lý thuế (nếu có).
[7] Xác định số thuế phải nộp, tiền chậm nộp (nếu có), số thuế được khấu trừ hoặc số thuế đề nghị hoàn điều chỉnh tăng/giảm giữa tờ khai bổ sung và tờ khai cùng kỳ trước đó đã được cơ quan thuế chấp nhận, ví dụ:
- Tờ khai bổ sung lần 1: Số chênh lệch giữa tờ khai bổ sung lần 1 và tờ khai lần đầu của kỳ tính thuế.
- Tờ khai bổ sung lần 2: Số chênh lệch giữa tờ khai bổ sung lần 2 và tờ khai bổ sung lần 1 của kỳ tính thuế.
Cần lưu ý:
- Tổng số thuế điều chỉnh tăng/giảm tại các chỉ tiêu [10] và [11] của Mục A phải bằng tổng số thuế điều chỉnh tại chỉ tiêu [07] của Bản giải trình tờ khai bổ sung (Mẫu 01-1/KHBS).
- Số thuế khấu trừ điều chỉnh tại chỉ tiêu [12] phải khớp với chỉ tiêu [08] của Mẫu 01-1/KHBS.
- Số thuế đề nghị hoàn điều chỉnh tại chỉ tiêu [13] phải tương ứng với chỉ tiêu [09] của Mẫu 01-1/KHBS.
[9] Người nộp thuế cần kê khai khi phát hiện số thuế đã hoàn trả không đúng và phải nộp lại ngân sách nhà nước.
[10] Điền số tiền thu hồi hoàn chênh lệch giữa tờ khai bổ sung và tờ khai cùng kỳ trước đó.
[11] Nhập thông tin Quyết định hoàn thuế, nếu có nhiều quyết định, kê khai theo từng số tiền thu hồi hoàn.
[12] Cung cấp thông tin Lệnh hoàn thuế, khai đầy đủ nếu có nhiều lệnh hoàn thuế.
2. Các trường hợp khai bổ sung hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN
rong quá trình quyết toán thuế, nếu phát hiện sai sót hoặc thiếu sót thông tin trong hồ sơ khai thuế, việc khai bổ sung là cần thiết để điều chỉnh lại số liệu và tránh những rủi ro về pháp lý. Tuy nhiên, không phải trường hợp nào cũng cần phải khai bổ sung, mà chỉ khi có các yếu tố như sai sót về số liệu thu nhập, khấu trừ thuế hoặc các khoản giảm trừ.
Theo quy định tại các khoản 1, 2 và 3 Điều 47 Luật Quản lý thuế 2019, các trường hợp cần khai bổ sung hồ sơ quyết toán thuế TNCN bao gồm:
- Nếu người nộp thuế phát hiện sai sót trong hồ sơ khai thuế đã nộp, họ có quyền khai bổ sung trong vòng 10 năm kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ khai thuế của kỳ tính thuế có sai sót, miễn là trước khi cơ quan thuế hoặc cơ quan có thẩm quyền ra quyết định thanh tra, kiểm tra.
- Khi cơ quan thuế đã công bố quyết định thanh tra, kiểm tra thuế tại trụ sở của người nộp thuế, việc khai bổ sung hồ sơ vẫn được thực hiện, tuy nhiên, cơ quan thuế sẽ xử phạt các hành vi như: khai sai dẫn đến thiếu số thuế phải nộp, hoặc làm tăng số thuế được miễn, giảm, hoàn, không thu, hay hành vi trốn thuế.
- Trong trường hợp cơ quan thuế đã kết luận sau thanh tra, kiểm tra và ban hành quyết định xử lý, người nộp thuế vẫn có thể khai bổ sung nếu làm tăng số tiền thuế phải nộp, giảm số thuế khấu trừ hoặc miễn, giảm, hoàn. Đồng thời, việc xử phạt vi phạm hành chính sẽ áp dụng đối với hành vi khai sai hoặc trốn thuế. Nếu khai bổ sung dẫn đến giảm số thuế phải nộp hoặc tăng số thuế được khấu trừ, miễn, giảm, hoàn, người nộp thuế sẽ thực hiện theo quy định về giải quyết khiếu nại thuế.
3. Hồ sơ khai bổ sung quyết toán thuế TNCN
Hồ sơ khai bổ sung quyết toán thuế TNCN đóng vai trò quan trọng trong việc điều chỉnh và hoàn thiện các thông tin liên quan đến nghĩa vụ thuế của cá nhân và doanh nghiệp. Khi phát hiện sai sót hoặc thiếu sót trong báo cáo quyết toán thuế trước đó, việc khai bổ sung là cách để sửa chữa và đảm bảo tính chính xác theo yêu cầu của cơ quan thuế.
Theo quy định tại khoản 4 Điều 47 Luật Quản lý thuế 2019, hồ sơ khai bổ sung thuế bao gồm:
- Tờ khai bổ sung.
- Bản giải trình khai bổ sung cùng các tài liệu liên quan.
Ngoài ra, tại Công văn 883/TCT-DNNCN năm 2022, quy định về việc khai bổ sung hồ sơ quyết toán thuế TNCN như sau:
- Nếu tổ chức, cá nhân khai bổ sung mà không làm thay đổi nghĩa vụ thuế, chỉ cần nộp Bản giải trình khai bổ sung và các tài liệu có liên quan, không phải nộp lại Tờ khai bổ sung.
- Trong trường hợp tổ chức, cá nhân chưa nộp hồ sơ quyết toán thuế năm, khi phát hiện sai sót, phải khai bổ sung hồ sơ thuế của tháng, quý có sai sót và tổng hợp số liệu vào hồ sơ quyết toán thuế năm.
- Nếu đã nộp hồ sơ quyết toán thuế năm, quy định như sau:
-
- Đối với cá nhân tự khai thuế, quyết toán thuế thì chỉ cần khai bổ sung hồ sơ quyết toán thuế năm.
- Đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công, ngoài việc khai bổ sung hồ sơ quyết toán thuế năm, còn phải bổ sung tờ khai tháng, quý có sai sót tương ứng.
4. Mẫu bản giải trình khai bổ sung điều chỉnh thuế TNCN
Thông tư 80/2021/TT-BTC, được Bộ Tài chính ban hành ngày 29/9/2021, đã cung cấp hướng dẫn chi tiết về việc thực hiện một số điều khoản trong Luật Quản lý thuế. Bên cạnh đó, Phụ lục II của Thông tư này cũng đưa ra mẫu Bản giải trình khai bổ sung và điều chỉnh thuế TNCN, với mẫu số 01-1/KHBS, như sau:
5. Thời hạn nộp tờ khai bổ sung thuế TNCN
Trong trường hợp phát hiện sai sót hoặc thiếu sót trong tờ khai quyết toán thuế, việc nộp tờ khai bổ sung kịp thời là cần thiết để điều chỉnh và hoàn thiện hồ sơ thuế. Nắm vững thời hạn này sẽ giúp cá nhân và doanh nghiệp chủ động hơn trong việc thực hiện nghĩa vụ thuế, từ đó giảm thiểu các rủi ro pháp lý và đảm bảo sự minh bạch trong việc quyết toán thuế TNCN.
Dựa trên quy định tại Điều 47 Luật Quản lý thuế 2019, việc khai bổ sung hồ sơ khai thuế được quy định như sau:
Khai bổ sung hồ sơ khai thuế
1. Người nộp thuế phát hiện hồ sơ khai thuế đã nộp cho cơ quan thuế có sai, sót thì được khai bổ sung hồ sơ khai thuế trong thời hạn 10 năm kể từ ngày hết thời hạn nộp hồ sơ khai thuế của kỳ tính thuế có sai, sót nhưng trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định thanh tra, kiểm tra.
2. Khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền đã công bố quyết định thanh tra, kiểm tra thuế tại trụ sở của người nộp thuế thì người nộp thuế vẫn được khai bổ sung hồ sơ khai thuế; cơ quan thuế thực hiện xử phạt vi phạm hành chính về quản lý thuế đối với hành vi quy định tại Điều 142 và Điều 143 của Luật này.
3. Sau khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền đã ban hành kết luận, quyết định xử lý về thuế sau thanh tra, kiểm tra tại trụ sở của người nộp thuế thì việc khai bổ sung hồ sơ khai thuế được quy định như sau:
a) Người nộp thuế được khai bổ sung hồ sơ khai thuế đối với trường hợp làm tăng số tiền thuế phải nộp, giảm số tiền thuế được khấu trừ hoặc giảm số tiền thuế được miễn, giảm, hoàn và bị xử phạt vi phạm hành chính về quản lý thuế đối với hành vi quy định tại Điều 142 và Điều 143 của Luật này;
b) Trường hợp người nộp thuế phát hiện hồ sơ khai thuế có sai, sót nếu khai bổ sung làm giảm số tiền thuế phải nộp hoặc làm tăng số tiền thuế được khấu trừ, tăng số tiền thuế được miễn, giảm, hoàn thì thực hiện theo quy định về giải quyết khiếu nại về thuế.
Theo quy định này, nếu người nộp thuế thu nhập cá nhân phát hiện sai sót trong hồ sơ khai thuế đã nộp cho cơ quan thuế, họ có quyền khai bổ sung trong vòng 10 năm kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ khai thuế của kỳ tính thuế có sai sót.
Tuy nhiên, việc nộp tờ khai bổ sung phải được thực hiện trước khi cơ quan thuế hoặc cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định thanh tra, kiểm tra.
6. Khai bổ sung hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN có phải nộp tiền chậm nộp không?
Khi quyết toán thuế TNCN, đôi khi, cần phải thực hiện khai bổ sung để điều chỉnh các sai sót hoặc thiếu sót trong hồ sơ đã nộp trước đó. Một câu hỏi phổ biến mà nhiều người gặp phải là liệu khi khai bổ sung hồ sơ quyết toán thuế TNCN, họ có phải nộp thêm tiền chậm nộp hay không? Việc hiểu rõ vấn đề này rất quan trọng, giúp bạn đảm bảo tuân thủ đúng quy định và tránh những khoản phạt không cần thiết.
Dựa theo quy định tại khoản 1 Điều 59 Luật Quản lý thuế 2019, người nộp thuế khi khai bổ sung hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân sẽ phải nộp tiền chậm nộp trong những trường hợp sau:
Xử lý đối với việc chậm nộp tiền thuế
1. Các trường hợp phải nộp tiền chậm nộp bao gồm:
a) Người nộp thuế chậm nộp tiền thuế so với thời hạn quy định, thời hạn gia hạn nộp thuế, thời hạn ghi trong thông báo của cơ quan quản lý thuế, thời hạn trong quyết định ấn định thuế hoặc quyết định xử lý của cơ quan quản lý thuế;
b) Người nộp thuế khai bổ sung hồ sơ khai thuế làm tăng số tiền thuế phải nộp hoặc cơ quan quản lý thuế, cơ quan nhà nước có thẩm quyền kiểm tra, thanh tra phát hiện khai thiếu số tiền thuế phải nộp thì phải nộp tiền chậm nộp đối với số tiền thuế phải nộp tăng thêm kể từ ngày kế tiếp ngày cuối cùng thời hạn nộp thuế của kỳ tính thuế có sai, sót hoặc kể từ ngày hết thời hạn nộp thuế của tờ khai hải quan ban đầu;
c) Người nộp thuế khai bổ sung hồ sơ khai thuế làm giảm số tiền thuế đã được hoàn trả hoặc cơ quan quản lý thuế, cơ quan nhà nước có thẩm quyền kiểm tra, thanh tra phát hiện số tiền thuế được hoàn nhỏ hơn số tiền thuế đã hoàn thì phải nộp tiền chậm nộp đối với số tiền thuế đã hoàn trả phải thu hồi kể từ ngày nhận được tiền hoàn trả từ ngân sách nhà nước;
Theo quy định, người nộp thuế khi khai bổ sung hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân sẽ phải nộp tiền chậm nộp nếu thuộc trường hợp nêu trên.
Bên cạnh đó, nếu việc khai bổ sung làm giảm số tiền thuế phải nộp hoặc cơ quan thuế phát hiện số tiền thuế phải nộp giảm, số tiền chậm nộp sẽ được điều chỉnh tương ứng với mức giảm chênh lệch thuế.
Mức tiền chậm nộp được tính theo quy định tại khoản 2 Điều 59 Luật Quản lý thuế 2019, là 0,03%/ngày, tính trên số tiền thuế chậm nộp.
Thời gian tính tiền chậm nộp bắt đầu từ ngày tiếp theo của ngày phát sinh tiền chậm nộp, kéo dài đến ngày liền kề trước khi số tiền nợ thuế, tiền thu hồi hoàn thuế, tiền thuế tăng thêm, tiền thuế ấn định và tiền thuế chậm chuyển được nộp vào ngân sách nhà nước.
7. Hướng dẫn nộp bổ sung quyết toán Thuế TNCN
Khi phát hiện sai sót trong hồ sơ khai thuế sau thời gian hết hạn nộp tờ khai, người nộp thuế cần thực hiện bổ sung quyết toán thuế TNCN để điều chỉnh và hoàn thiện hồ sơ.
Dưới đây là các bước hướng dẫn nộp bổ sung quyết toán thuế TNCN trên phần mềm HTKK:
Bước 1: Chọn Kỳ Kê Khai Thuế
Truy cập vào phần mềm HTKK, chọn kỳ kê khai thuế cần bổ sung. Để thực hiện tờ khai bổ sung, cần đảm bảo đã có dữ liệu tờ khai ban đầu và các nguyên tắc lấy dữ liệu cho kê khai bổ sung. Sau đó, nhấn “Đồng ý”.
Bước 2: Kê Khai Bổ Sung Quyết Toán Thuế TNCN
- Sai sót hóa đơn đầu vào: Điều chỉnh tăng hoặc giảm các chỉ tiêu 23, 24, 25 để sửa lỗi trên hóa đơn đầu vào.
- Sai sót hóa đơn đầu ra: Điều chỉnh các chỉ tiêu 29, 30, 31, 32 theo mức thuế suất đúng trên hóa đơn đầu ra.
Bước 3: Lưu Dữ Liệu Bổ Sung
Sau khi điều chỉnh, hãy chọn “Ghi” để lưu lại các dữ liệu đã bổ sung vào hệ thống.
Bước 4: Lập Biên Bản Giải Trình Kê Khai Bổ Sung Quyết Toán Thuế TNCN
Mở tờ khai giải trình bổ sung bằng cách chọn sheet “KHBS” cạnh tờ khai điều chỉnh. Lưu ý đến hai chỉ tiêu quan trọng [40] và [43] và điều chỉnh như sau:
- Chỉ tiêu [40]:
- Nếu [40] dương: Tăng số tiền thuế phải nộp và số tiền phạt nộp chậm, không cần kê khai chỉ tiêu [37] và [38].
- Nếu [40] âm: Giảm số tiền thuế phải nộp, có thể theo dõi và trừ thuế đã nộp thừa trong các kỳ sau mà không cần kê khai chỉ tiêu [38].
- Chỉ tiêu [43]:
- Nếu [43] dương: Tăng số thuế GTGT được khấu trừ và kê khai vào chỉ tiêu [38].
- Nếu [43] âm: Giảm số thuế GTGT được khấu trừ và kê khai vào chỉ tiêu [37].
Bước 5: Giải Trình với Cơ Quan Thuế
Kế toán cần giải trình các điều chỉnh với cơ quan thuế. Quan trọng là phải nộp tờ khai bổ sung kịp thời trước khi cơ quan thuế hoặc cơ quan có thẩm quyền thông báo quyết định thanh tra, kiểm tra thuế.
Hiểu rõ từng bước và các yêu cầu liên quan đến việc bổ sung tờ khai sẽ giúp giảm thiểu rủi ro pháp lý, tránh các khoản phạt không đáng có. Việc kê khai bổ sung cần được thực hiện kịp thời và chính xác, bảo vệ quyền lợi của cả người nộp thuế và cơ quan quản lý thuế.
Kết luận, việc nắm rõ quy trình và yêu cầu về tờ khai bổ sung thuế TNCN là điều kiện cần thiết để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ đầy đủ nghĩa vụ thuế. Khi phát hiện sai sót trong tờ khai quyết toán trước đó, việc khai bổ sung không chỉ giúp điều chỉnh các thông tin chưa chính xác mà còn giúp tránh được các rủi ro pháp lý và phạt vi phạm. Hy vọng rằng hướng dẫn trên của AZTAX đã cung cấp thông tin hữu ích, giúp bạn thực hiện các nghĩa vụ thuế một cách chính xác và hiệu quả.
