Gia hạn hộ chiếu công vụ là một bước quan trọng đối với những cán bộ nhà nước thường xuyên đi công tác quốc tế. Để không bị gián đoạn công việc, việc hiểu rõ các thủ tục gia hạn hộ chiếu công vụ là rất cần thiết. Trong bài viết này, AZTAX sẽ hướng dẫn chi tiết cho bạn các bước cần thiết để có thể gia hạn hộ chiếu công vụ một cách thuận lợi và hiệu quả nhất. Hãy cùng AZTAX tìm hiểu nhé!
1. Có được gia hạn hộ chiếu công vụ khi hết hạn không?
Theo quy định tại điểm d khoản 2 Điều 12 Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam 2019: đối với hộ chiếu công vụ trong nước, việc gia hạn chỉ được thực hiện khi hộ chiếu còn giá trị sử dụng dưới 12 tháng. Trường hợp hộ chiếu công vụ đã hết hạn, không thể gia hạn mà phải làm thủ tục cấp mới.
Hộ chiếu công vụ được cấp mới và gia hạn bao gồm:
- Người có hộ chiếu công vụ bị mất, hỏng, hết trang hoặc hết hạn sử dụng trong thời gian công tác ở nước ngoài.
- Thành viên của cơ quan đại diện Việt Nam hoặc cơ quan thông tấn, báo chí nhà nước Việt Nam thường trú ở nước ngoài có thay đổi về chức vụ.
- Người được bổ nhiệm làm thành viên của cơ quan đại diện Việt Nam hoặc cơ quan thông tấn, báo chí nhà nước Việt Nam thường trú ở nước ngoài trong thời gian đang ở nước ngoài.
- Vợ, chồng, con dưới 18 tuổi đang ở nước ngoài đi thăm, đi theo, hoặc con mới sinh ở nước ngoài của thành viên cơ quan đại diện hoặc cơ quan thông tấn, báo chí nhà nước Việt Nam thường trú ở nước ngoài.
Xem thêm: Gia hạn hộ chiếu online như thế nào?
2. Hồ sơ và thủ tục gia hạn hộ chiếu công vụ trong nước
2.1 Hồ sơ gia hạn hộ chiếu công vụ (không gắn chip điện tử) trong nước
Theo quy định tại Điều 12 Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam 2019. Cụ thể như sau:
1. Người đề nghị cấp, gia hạn hộ chiếu nộp tờ khai theo mẫu đã điền đầy đủ thông tin, 02 ảnh chân dung và giấy tờ liên quan theo quy định tại khoản 2 Điều này tại Cơ quan Lãnh sự Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan được Bộ Ngoại giao ủy quyền.
2. Giấy tờ liên quan đến đề nghị cấp, gia hạn hộ chiếu bao gồm:
a) Quyết định cử hoặc văn bản cho phép người ra nước ngoài của cơ quan, người có thẩm quyền ghi rõ đối tượng thuộc diện đề nghị cấp;
b) Văn bản đồng ý của cơ quan, người có thẩm quyền cử người ra nước ngoài đối với đối tượng quy định tại khoản 13 và khoản 14 Điều 8, khoản 5 Điều 9 của Luật này và quyết định, văn bản đồng ý của Bộ Ngoại giao đối với đối tượng quy định tại khoản 14 Điều 8, khoản 5 Điều 9 của Luật này;
c) Hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ cấp lần gần nhất; trường hợp hộ chiếu bị mất phải có thông báo bằng văn bản của cơ quan quản lý trực tiếp của người được cấp hộ chiếu;
d) Hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ còn giá trị sử dụng dưới 12 tháng đối với trường hợp đề nghị gia hạn hộ chiếu;
đ) Bản chụp Chứng minh nhân dân, Thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ tùy thân khác và xuất trình bản chính để đối chiếu;
e) Bản chụp Chứng minh nhân dân, Thẻ căn cước công dân, Giấy khai sinh, trích lục khai sinh hoặc giấy chứng nhận việc nuôi con nuôi đối với trường hợp chưa đủ 18 tuổi quy định tại khoản 14 Điều 8, khoản 5 Điều 9 của Luật này và xuất trình bản chính để đối chiếu;
g) Giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức đối với trường hợp người đại diện nộp thay; người đại diện nộp thay phải xuất trình giấy tờ tùy thân.
2.2 Thủ tục gia hạn hộ chiếu công vụ (không gắn chip điện tử) trong nước
- Bước 1: Tổ chức hoặc cá nhân chuẩn bị hồ sơ theo đúng quy định và nộp tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ.
- Trực tiếp nộp hồ sơ và nhận kết quả tại Bộ phận tiếp nhận. Cơ quan ngoại vụ địa phương có thể gửi hồ sơ cùng lệ phí và nhận kết quả từ Cơ quan cấp hộ chiếu trong nước thông qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc nộp trực tiếp.
- Bước 2: Bộ phận tiếp nhận kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của hồ sơ:
- Nếu hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết, Bộ phận tiếp nhận sẽ hướng dẫn tổ chức hoặc cá nhân liên hệ với cơ quan có thẩm quyền để giải quyết theo quy định.
- Nếu hồ sơ chưa hợp lệ hoặc chưa đầy đủ, Bộ phận tiếp nhận sẽ hướng dẫn tổ chức hoặc cá nhân bổ sung và hoàn thiện hồ sơ, đồng thời trả lại hồ sơ kèm theo “Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ”. Yêu cầu bổ sung phải cụ thể và đầy đủ một lần để tổ chức hoặc cá nhân có thể hoàn thiện chính xác. Thời hạn giải quyết thủ tục hành chính được tính từ ngày hồ sơ được bổ sung đầy đủ.
- Nếu hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết, Bộ phận tiếp nhận sẽ từ chối nhận hồ sơ và trả lại kèm theo “Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ”.
- Nếu hồ sơ hợp lệ và đủ điều kiện giải quyết, Bộ phận tiếp nhận sẽ tiến hành nhận hồ sơ, in “Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả”, và chuyển hồ sơ đến Đơn vị chuyên môn để giải quyết theo thẩm quyền.
- Bước 3: Đơn vị chuyên môn giải quyết và trả kết quả cho Bộ phận tiếp nhận theo quy định:
- Nếu hồ sơ cần bổ sung hoặc hoàn thiện, Đơn vị chuyên môn sẽ thông báo bằng văn bản, ghi rõ lý do và nội dung cần bổ sung, theo mẫu “Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ” để gửi cho tổ chức hoặc cá nhân qua Bộ phận tiếp nhận. Việc yêu cầu bổ sung chỉ được thực hiện một lần. Thời hạn giải quyết thủ tục hành chính được tính lại từ đầu sau khi nhận đầy đủ hồ sơ.
- Nếu không thể trả kết quả đúng hạn hoặc hồ sơ cần xin ý kiến của cấp/cơ quan thẩm quyền, Đơn vị chuyên môn phải thông báo bằng văn bản cho Bộ phận tiếp nhận và gửi văn bản xin lỗi tổ chức hoặc cá nhân, nêu rõ lý do quá hạn và thời gian trả kết quả theo mẫu “Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả”. Việc hẹn lại ngày trả kết quả chỉ được thực hiện một lần.
- Nếu hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết, Đơn vị chuyên môn sẽ trả lại hồ sơ, kèm theo văn bản nêu rõ lý do từ chối giải quyết theo mẫu “Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ” gửi cho tổ chức hoặc cá nhân qua Bộ phận tiếp nhận.
- Nếu hồ sơ đủ điều kiện giải quyết, Đơn vị chuyên môn sẽ xử lý và trả kết quả cho Bộ phận tiếp nhận đúng thời gian quy định.
- Bước 4:
- Sau khi nhận kết quả xử lý từ Đơn vị chuyên môn, Bộ phận tiếp nhận sẽ kiểm tra lại thông tin và trả kết quả cho tổ chức hoặc cá nhân.
- Nếu hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết, Bộ phận tiếp nhận sẽ giải thích rõ lý do từ chối theo nội dung trong “Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ” của Đơn vị chuyên môn.
3. Có thể gia hạn hộ chiếu công vụ cho người đang ở nước ngoài không?
Căn cứ theo quy định tại khoản 3 Điều 13 Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam 2019 về gia hạn hộ chiếu công vụ ở nước ngoài như sau:
“Điều 13. Cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ ở nước ngoài
1. Cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ ở nước ngoài trong các trường hợp sau đây:
a) Người có hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ bị mất, hỏng, hết trang hoặc hết thời hạn sử dụng trong thời gian công tác ở nước ngoài;
b) Người đang là thành viên của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài hoặc cơ quan thông tấn, báo chí nhà nước của Việt Nam thường trú ở nước ngoài có thay đổi về chức vụ;
c) Người đang ở nước ngoài được bổ nhiệm làm thành viên của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài hoặc cơ quan thông tấn, báo chí nhà nước của Việt Nam thường trú ở nước ngoài;
d) Vợ, chồng, con chưa đủ 18 tuổi đang ở nước ngoài đi thăm, đi theo, con mới sinh ở nước ngoài của thành viên Cơ quan đại diện hoặc cơ quan thông tấn, báo chí nhà nước của Việt Nam thường trú ở nước ngoài.
4. Quy định về thời hạn của hộ chiếu như thế nào?
Thời hạn sử dụng của hộ chiếu Việt Nam được quy định tại Điều 13 Luật Xuất cảnh, Nhập cảnh của công dân Việt Nam năm 2019 và Thông tư 31/2023/TT-BCA có hiệu lực từ ngày 15/8/2023, cụ thể như sau:
Theo loại hộ chiếu:
- Hộ chiếu ngoại giao (HCNG):
- Cấp cho người từ đủ 14 tuổi trở lên: Thời hạn từ 1 đến 5 năm, tùy theo quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp.
- Cấp cho người chưa đủ 14 tuổi: Thời hạn tối đa 5 năm.
- Hộ chiếu công vụ (HCCV):
- Thời hạn từ 1 đến 5 năm, tùy theo mục đích sử dụng và quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp.
- Hộ chiếu phổ thông (HCPT):
- Được cấp cho người từ 14 tuổi trở lên: Có thời hạn 10 năm và không thể gia hạn.
- Cấp cho người chưa đủ 14 tuổi: Thời hạn 5 năm và không được gia hạn.
- Hộ chiếu phổ thông cấp theo thủ tục rút gọn (HCPT-RG): Thời hạn không quá 12 tháng và không được gia hạn.
Trường hợp đặc biệt:
- Hộ chiếu hết trang hoặc gia hạn:
- Hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ: Thời hạn mới không dài hơn thời hạn của hộ chiếu cũ và tối thiểu là 1 năm.
- Hộ chiếu phổ thông: Thời hạn mới không dài hơn thời hạn của hộ chiếu cũ và tối thiểu là 6 tháng.
- Hộ chiếu bị rách nát, hư hỏng:
- Có thể được cấp lại hộ chiếu mới với thời hạn còn lại của hộ chiếu cũ.
- Hộ chiếu bị mất, bị đánh cắp:
- Có thể được cấp lại hộ chiếu mới với thời hạn mới theo quy định của loại hộ chiếu.
Lưu ý:
- Quy định về thời hạn của hộ chiếu có thể thay đổi theo thời gian. Vui lòng cập nhật thông tin mới nhất tại website của Bộ Công an hoặc liên hệ trực tiếp với Phòng Quản lý xuất nhập cảnh để được hỗ trợ.
- Khi hộ chiếu sắp hết hạn, bạn nên chủ động nộp hồ sơ xin cấp mới để tránh ảnh hưởng đến việc đi lại quốc tế.
5. Thời gian xử lý yêu cầu gia hạn hộ chiếu
Thời gian xử lý các thủ tục liên quan đến việc gia hạn, cấp lại và đổi hộ chiếu được quy định như sau:
- Khi nộp hồ sơ tại Phòng Quản lý Xuất nhập cảnh, thời gian xử lý không vượt quá 8 ngày làm việc kể từ ngày hồ sơ hợp lệ được tiếp nhận bởi Phòng Quản lý Xuất nhập cảnh Công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
- Nếu nộp hồ sơ tại Cục xuất nhập cảnh: Không quá 5 ngày làm việc tính từ ngày Cục Quản lý xuất nhập cảnh, Bộ Công an tiếp nhận hồ sơ hợp lệ.
Điều này giúp đảm bảo quý vị có thể nhận lại hộ chiếu mới một cách nhanh chóng và thuận lợi.
6. Chi phí khi thực hiện gia hạn, cấp lại hộ chiếu công vụ
Lệ phí cấp lại hộ chiếu cho công dân Việt Nam được quy định như sau:
- Nếu nộp hồ sơ online:
- Từ ngày 01/01/2024 đến hết 31/12/2025, lệ phí là 360.000 đồng mỗi lần cấp.
- Từ ngày 01/01/2026 trở đi, lệ phí là 400.000 đồng mỗi lần cấp.
- Nếu nộp hồ sơ giấy trực tiếp hoặc qua bưu điện:
- Từ ngày 01/01/2024 trở đi, lệ phí là 400.000 đồng mỗi lần cấp.
Thông tin này giúp bạn nắm rõ chi phí cụ thể khi cần cấp lại hộ chiếu bị mất.
7. Dịch vụ làm hộ chiếu nhanh tại AZTAX
AZTAX tự hào là đơn vị dẫn đầu trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ làm hộ chiếu nhanh chóng và hiệu quả. Với quy trình tối ưu, chúng tôi đảm bảo hoàn thành hồ sơ trong vòng 3 đến 5 ngày làm việc, giúp bạn sớm nhận được hộ chiếu trong thời gian ngắn nhất. Đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm của AZTAX luôn đồng hành cùng bạn, đảm bảo mọi thủ tục diễn ra mượt mà và hộ chiếu được cấp đúng hạn mà không gặp bất kỳ trở ngại pháp lý nào.
Khi đối mặt với các thủ tục phức tạp hoặc cần xử lý công việc khẩn cấp, AZTAX là lựa chọn lý tưởng. Chúng tôi cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp với mức phí hợp lý, giúp bạn hoàn toàn an tâm về thời gian và chất lượng. Dù bạn cần làm hộ chiếu gấp hay đơn giản muốn tiết kiệm thời gian, AZTAX luôn sẵn sàng hỗ trợ và đáp ứng mọi yêu cầu của bạn một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Như vậy AZTAX đã điểm qua một số nội dung quan trọng về thủ tục gia hạn hộ chiếu công vụ. Hy vọng những nội dung trên có thể giúp bạn hiểu rõ được vấn đề này và dễ dàng hơn trong việc giải quyết các vấn đề đang gặp phải. Nếu có điều gì cần hỗ trợ hoặc giải đáp thắc mắc hãy liên hệ đến HOTLINE: 0932.383.089 để được tư vấn miễn phí nhé!
