Gia hạn hộ chiếu công vụ là một bước quan trọng đối với những cán bộ nhà nước thường xuyên đi công tác quốc tế. Để không bị gián đoạn công việc, việc hiểu rõ các thủ tục gia hạn hộ chiếu công vụ là rất cần thiết. Trong bài viết này, AZTAX sẽ hướng dẫn chi tiết cho bạn các bước cần thiết để có thể gia hạn hộ chiếu công vụ một cách thuận lợi và hiệu quả nhất. Hãy cùng AZTAX tìm hiểu nhé!
1. Có được gia hạn hộ chiếu công vụ khi hết hạn không?
Theo quy định tại điểm d khoản 2 Điều 12 Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam 2019:
“Điều 12. Cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ ở trong nước
…
2. Giấy tờ liên quan đến đề nghị cấp, gia hạn hộ chiếu bao gồm:
…
d) Hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ còn giá trị sử dụng dưới 12 tháng đối với trường hợp đề nghị gia hạn hộ chiếu;
…”
Như vậy, đối với hộ chiếu công vụ trong nước, việc gia hạn chỉ được thực hiện khi hộ chiếu còn giá trị sử dụng dưới 12 tháng. Trường hợp hộ chiếu công vụ đã hết hạn, không thể gia hạn mà phải làm thủ tục cấp mới.
2. Hồ sơ và thủ tục gia hạn hộ chiếu công vụ trong nước
Về hồ sơ, các giấy tờ gia hạn hộ chiếu công vụ được thực hiện theo quy định tại Điều 12 Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam 2019. Cụ thể như sau:
Điều 12. Cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ ở trong nước
1. Người đề nghị cấp, gia hạn hộ chiếu nộp tờ khai theo mẫu đã điền đầy đủ thông tin, 02 ảnh chân dung và giấy tờ liên quan theo quy định tại khoản 2 Điều này tại Cơ quan Lãnh sự Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan được Bộ Ngoại giao ủy quyền.
2. Giấy tờ liên quan đến đề nghị cấp, gia hạn hộ chiếu bao gồm:
a) Quyết định cử hoặc văn bản cho phép người ra nước ngoài của cơ quan, người có thẩm quyền ghi rõ đối tượng thuộc diện đề nghị cấp;
b) Văn bản đồng ý của cơ quan, người có thẩm quyền cử người ra nước ngoài đối với đối tượng quy định tại khoản 13 và khoản 14 Điều 8, khoản 5 Điều 9 của Luật này và quyết định, văn bản đồng ý của Bộ Ngoại giao đối với đối tượng quy định tại khoản 14 Điều 8, khoản 5 Điều 9 của Luật này;
c) Hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ cấp lần gần nhất; trường hợp hộ chiếu bị mất phải có thông báo bằng văn bản của cơ quan quản lý trực tiếp của người được cấp hộ chiếu;
d) Hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ còn giá trị sử dụng dưới 12 tháng đối với trường hợp đề nghị gia hạn hộ chiếu;
đ) Bản chụp Chứng minh nhân dân, Thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ tùy thân khác và xuất trình bản chính để đối chiếu;
e) Bản chụp Chứng minh nhân dân, Thẻ căn cước công dân, Giấy khai sinh, trích lục khai sinh hoặc giấy chứng nhận việc nuôi con nuôi đối với trường hợp chưa đủ 18 tuổi quy định tại khoản 14 Điều 8, khoản 5 Điều 9 của Luật này và xuất trình bản chính để đối chiếu;
g) Giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức đối với trường hợp người đại diện nộp thay; người đại diện nộp thay phải xuất trình giấy tờ tùy thân.
3. Người được giao nhiệm vụ có trách nhiệm tiếp nhận tờ khai, ảnh chân dung, giấy tờ liên quan; kiểm tra, đối chiếu với thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam; chụp ảnh, thu thập vân tay của người đề nghị cấp hộ chiếu có gắn chíp điện tử lần đầu; cấp giấy hẹn trả kết quả.
4. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận, Cơ quan Lãnh sự Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan được Bộ Ngoại giao ủy quyền thực hiện cấp, gia hạn hộ chiếu, cấp công hàm hỗ trợ xin thị thực và trả kết quả; trường hợp chưa cấp, gia hạn hộ chiếu thì phải trả lời bằng văn bản, nêu lý do.
5. Người đề nghị cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ ở trong nước có yêu cầu nhận kết quả tại địa điểm khác với cơ quan theo quy định tại khoản 4 Điều này thì phải trả phí dịch vụ chuyển phát.”
Trong trường hợp nếu bạn muốn được gia hạn hộ chiếu công vụ thì sẽ phải thực hiện các trình tự thủ tục theo quy định trên, bạn có thể tham khảo để biết thêm các thông tin chi tiết.
3. Có thể gia hạn hộ chiếu công vụ cho người đang ở nước ngoài không?
Căn cứ theo quy định tại khoản 3 Điều 13 Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam 2019 về gia hạn hộ chiếu công vụ ở nước ngoài như sau:
“Điều 13. Cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ ở nước ngoài1. Cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ ở nước ngoài trong các trường hợp sau đây:
a) Người có hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ bị mất, hỏng, hết trang hoặc hết thời hạn sử dụng trong thời gian công tác ở nước ngoài;
b) Người đang là thành viên của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài hoặc cơ quan thông tấn, báo chí nhà nước của Việt Nam thường trú ở nước ngoài có thay đổi về chức vụ;
c) Người đang ở nước ngoài được bổ nhiệm làm thành viên của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài hoặc cơ quan thông tấn, báo chí nhà nước của Việt Nam thường trú ở nước ngoài;
d) Vợ, chồng, con chưa đủ 18 tuổi đang ở nước ngoài đi thăm, đi theo, con mới sinh ở nước ngoài của thành viên Cơ quan đại diện hoặc cơ quan thông tấn, báo chí nhà nước của Việt Nam thường trú ở nước ngoài.
2. Người đề nghị cấp, gia hạn hộ chiếu nộp tờ khai theo mẫu đã điền đầy đủ thông tin, 02 ảnh chân dung và giấy tờ liên quan theo quy định tại khoản 3 Điều này tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.
3. Giấy tờ liên quan đến việc cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ ở nước ngoài được quy định như sau:
a) Quyết định cử hoặc văn bản cho phép người ra nước ngoài của cơ quan, người có thẩm quyền ghi rõ đối tượng thuộc diện đề nghị cấp đối với trường hợp quy định tại điểm a và điểm d khoản 1 Điều này; trường hợp con mới sinh ở nước ngoài thì phải có bản sao giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh;
b) Văn bản của cơ quan, người có thẩm quyền về việc bổ nhiệm chức vụ hoặc thay đổi vị trí công tác đối với trường hợp quy định tại điểm b và điểm c khoản 1 Điều này;
c) Hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ còn giá trị sử dụng dưới 12 tháng đối với trường hợp đề nghị gia hạn hộ chiếu;
d) Hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ cấp lần gần nhất; trường hợp hộ chiếu bị mất phải có đơn báo với cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.
…”
4. Quy định về thời hạn của hộ chiếu như thế nào?
Thời hạn sử dụng của hộ chiếu Việt Nam được quy định tại Điều 13 Luật Xuất cảnh, Nhập cảnh của công dân Việt Nam năm 2019 và Thông tư 31/2023/TT-BCA có hiệu lực từ ngày 15/8/2023, cụ thể như sau:
Theo loại hộ chiếu:
- Hộ chiếu ngoại giao (HCNG):
- Cấp cho người từ đủ 14 tuổi trở lên: Thời hạn từ 1 đến 5 năm, tùy theo quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp.
- Cấp cho người chưa đủ 14 tuổi: Thời hạn tối đa 5 năm.
- Hộ chiếu công vụ (HCCV):
- Thời hạn từ 1 đến 5 năm, tùy theo mục đích sử dụng và quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp.
- Hộ chiếu phổ thông (HCPT):
- Được cấp cho người từ 14 tuổi trở lên: Có thời hạn 10 năm và không thể gia hạn.
- Cấp cho người chưa đủ 14 tuổi: Thời hạn 5 năm và không được gia hạn.
- Hộ chiếu phổ thông cấp theo thủ tục rút gọn (HCPT-RG): Thời hạn không quá 12 tháng và không được gia hạn.
Trường hợp đặc biệt:
- Hộ chiếu hết trang hoặc gia hạn:
- Hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ: Thời hạn mới không dài hơn thời hạn của hộ chiếu cũ và tối thiểu là 1 năm.
- Hộ chiếu phổ thông: Thời hạn mới không dài hơn thời hạn của hộ chiếu cũ và tối thiểu là 6 tháng.
- Hộ chiếu bị rách nát, hư hỏng:
- Có thể được cấp lại hộ chiếu mới với thời hạn còn lại của hộ chiếu cũ.
- Hộ chiếu bị mất, bị đánh cắp:
- Có thể được cấp lại hộ chiếu mới với thời hạn mới theo quy định của loại hộ chiếu.
Lưu ý:
- Quy định về thời hạn của hộ chiếu có thể thay đổi theo thời gian. Vui lòng cập nhật thông tin mới nhất tại website của Bộ Công an hoặc liên hệ trực tiếp với Phòng Quản lý xuất nhập cảnh để được hỗ trợ.
- Khi hộ chiếu sắp hết hạn, bạn nên chủ động nộp hồ sơ xin cấp mới để tránh ảnh hưởng đến việc đi lại quốc tế.
5. Yêu cầu, điều kiện gia hạn hộ chiếu công vụ
Các yêu cầu và điều kiện để gia hạn hộ chiếu công vụ thường được quy định cụ thể bởi cơ quan quản lý hộ chiếu hoặc đại sứ quán, lãnh sự quán của quốc gia tương ứng. Thông thường, để được gia hạn hộ chiếu công vụ, người đề nghị cần phải đáp ứng các điều kiện nhất định và chuẩn bị các giấy tờ liên quan, bao gồm:
- Hộ chiếu công vụ hiện hành vẫn còn hiệu lực.
- Đơn đề nghị gia hạn hộ chiếu công vụ, điền đầy đủ và chính xác các thông tin yêu cầu.
- Các giấy tờ chứng minh mục đích và thời gian lưu trú cụ thể tại nước ngoài.
- Các giấy tờ xác nhận hoặc công văn của cơ quan chủ quản về việc gia hạn hộ chiếu công vụ.
- Các yêu cầu khác có thể được quy định tùy theo quy định của từng quốc gia hoặc cơ quan cấp hộ chiếu.
Để biết thêm thông tin chi tiết và cập nhật về quy trình và yêu cầu cụ thể cho việc gia hạn hộ chiếu công vụ, người đề nghị nên liên hệ trực tiếp với cơ quan cấp hộ chiếu hoặc đại sứ quán, lãnh sự quán của quốc gia đó.
6. Thời gian xử lý cấp lại hộ chiếu
Thời gian xử lý các thủ tục liên quan đến việc gia hạn, cấp lại và đổi hộ chiếu được quy định như sau:
- Khi nộp hồ sơ tại Phòng Quản lý Xuất nhập cảnh, thời gian xử lý không vượt quá 8 ngày làm việc kể từ ngày hồ sơ hợp lệ được tiếp nhận bởi Phòng Quản lý Xuất nhập cảnh Công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
- Nếu nộp hồ sơ tại Cục xuất nhập cảnh: Không quá 5 ngày làm việc tính từ ngày Cục Quản lý xuất nhập cảnh, Bộ Công an tiếp nhận hồ sơ hợp lệ.
Điều này giúp đảm bảo quý vị có thể nhận lại hộ chiếu mới một cách nhanh chóng và thuận lợi.
7. Chi phí khi thực hiện gia hạn, cấp lại hộ chiếu công vụ
Lệ phí cấp lại hộ chiếu cho công dân Việt Nam được quy định như sau:
- Nếu nộp hồ sơ online:
- Từ ngày 01/01/2024 đến hết 31/12/2025, lệ phí là 360.000 đồng mỗi lần cấp.
- Từ ngày 01/01/2026 trở đi, lệ phí là 400.000 đồng mỗi lần cấp.
- Nếu nộp hồ sơ giấy trực tiếp hoặc qua bưu điện:
- Từ ngày 01/01/2024 trở đi, lệ phí là 400.000 đồng mỗi lần cấp.
Thông tin này giúp bạn nắm rõ chi phí cụ thể khi cần cấp lại hộ chiếu bị mất.
Như vậy AZTAX đã điểm qua một số nội dung quan trọng về thủ tục gia hạn hộ chiếu công vụ. Hy vọng những nội dung trên có thể giúp bạn hiểu rõ được vấn đề này và dễ dàng hơn trong việc giải quyết các vấn đề đang gặp phải. Nếu có điều gì cần hỗ trợ hoặc giải đáp thắc mắc hãy liên hệ đến HOTLINE: 0932.383.089 để được tư vấn miễn phí nhé!
